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1、- 1 -关于当前公文管理及办理过程中存在的问题公司成立后即下发了公司公文管理办法，以规范公司公文管理工作。公司 OA 办公系统运行以来，各部门在公文处理上基本上能够按照有关要求办理，有效地提高了管理效率。经过一段时间的运行，在公文处理过程中存在一些的问题，我们借此机会进一步强调公文处理过程中一些需要大家共同注意的问题，以进一步规范公文管理工作。当前，公文处理普遍存在以下几方面主要问题：一、拟制公文的水平和质量需进一步提高一方面，拟制公文时个别部室拟写的公文发文目的和意义不明确，文字质量不高，请各部室领导和主办处室处长严把审核关，提高公文水平。特别是签报类需要重点加强（签报是各部门拟写，秘书处
2、编号不负责核稿，报主送公司领导）。另一方面，在向公司领导呈送文件，有的只陈述情况，没有具体意见；有的有处理方案，但没有部门的明确建议，导致领导在决策时缺乏足够的决策依据。主任和处长是公文处理的关键节点，要认真审核，不能见下级签署了就直接签署。二、文种区别不清，公文格式不规范在执行公司公文处理办法上，个别存在文体选择不当的现象，请示和报告混用比较多。- 2 -在公文格式方面，有的主送机关、抄送单位不填写或填写不全、不规范，新启公文时在公文稿纸正文前还有写标题和主送单位现象，有的附件名称不全或与正文附件名称不一致，有的发文说明太简单而不能清楚说明文件内容，等等。所有公文在发文稿纸中默认格式均为仿宋
3、三号字体、首行缩进 2 字符、行距固定值 28 磅。随意改变格式现象经常发生，而且从网页上下载的文字自带隐藏网格线，封发时会链接不上，需引用前取消引文格式。三、签报类文件存在问题比较多(一) 签报与其他文件的使用区别不清，签报只在公司本部使用，用于部门向领导请示或说明事项，一事一签报，不对外。其中涉及基层单位“请示” 事项的不 应以领导签发的签报为答复，应以“批复 ”为准。签报中的有关事 项需要发文时，应另行启文，重新按照发文程序运行。(二) 拟写签报时主送领导不明确。签报需写明主送领导，每次只能送一位领导，需主送多位领导的，要按由低到高顺序排列主送领导名字。(三) 签报类中发文说明（目的、简
4、要内容、意见、附件说明）和文件本身区分不清。有的把签报和发文说明与发文稿纸一同混用。(四) 引文没有进行规范处理。签报稿纸中默认的格式为仿宋三号字体，行距为固定值 28 磅，有些部门从其它的文档- 3 -中拷贝一些内容粘贴到签报稿纸中，由于字体及格式不一致导致查看签报时无法正常显示，影响领导签发。已发过电子公告重申此问题，但错误还是时有发生。(五) 签报标题应规范。签报也要写清标题，现在有“关于的签报” 、“签报” 、“关于的请示” 等多种格式，应统一为“关于 的请示” 或“ 关于 的意见”为妥。四、部门自行发文需禁止目前还存在有的部室为了工作方便以部室名义对基层单位发文的现象。公司部门需要告
5、知基层单位的可以以公司文件和专题会议纪要两种形式行文，不允许以部室名义对基层单位下发文件。五、处理公文程序中存在的问题(一) 公文处理程序中具体承办人何时归档存在问题。收文处理程序是：秘书处领导批文承办部门承办处室具体承办人员办理返回文书归档。具体承办人员办理公文应包含：1、其在办理过程中的落实情况反馈（如存在什么问题，提出问题后又逐级反馈回处长、主任及公司领导）；2、提出的具体意见（是否需要下发有关文件、制定有关办法等）；3、以上处理过程全部完成后才能返回文书归档。不能是具体承办人员看到文件后即签署已办或正在办理后就返给文书归档。(二) 有的业务处室在办理部门领导的批示意见后，没有按- 4
6、-程序反馈给部门领导，而是直接反馈到公司主管领导或主要领导，形成文件横传和越级传送（应在具体办理过程中由具体承办人员逐级反馈回处长、主任及公司领导）。六、办理上级来文和基层的请示等文件效率不高有的部门有时在办理上级来文时还存在着照转照抄的现象。有时部门和处室领导及具体承办人因公外出不设代办人，导致公文积压。我们总经理工作部作为公司公文管理和运转的负责部门，将严格执行公司公文处理办法的有关规定，按照要求做好公文审核工作，把好文字关、政策关、质量关和运转关。对不符合要求的公文要坚决退回重办，对有时限性要求和久拖不办的文件要及时催办，努力提高公司办文质量和办文效率。上述问题和现象希望各部门引起高度重视，切实提高办文、办事水平，切实提高工作效率，切实保证公司本部整体工作水平的不断提升。
