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1、入职培训入职培训- -行政篇行政篇 集团行政管理部 刘闯 入职培训行政 行政管理职能 行政管理制度 雅居乐的公文(特点) 行政管理职能 什么事来找我们，我们为您做些什么？ 集团行政管理部 后勤办企管办档案办法务办 文秘办 1 2 3 4 总务与资产 文秘档案 内部管理 法律事务 内务部 参谋部 后勤部 书记处 行政管理制度 遵守制度让您更自由 后勤管理 文秘保密档案 廉政要求 法务(不介绍) 工作秩序 行政制度（五类 ） 工作秩序 l办公纪律及行为规范 l办公楼出入管理制度 l车辆管理制度 l办公用品管理制度 l电话通讯系统管理规定 l出差管理制度 l会议管理制度 l印章管理制度 办公纪律及行
2、为规范 员工形象管理 l着装要求：上班时员工仪表应保持整洁、大方、 得体。特殊部门如销售部，公司有统一着装要求 ，按具体着装规定执行。 上班时间内员工严禁穿超短、超薄、露胸、露腰 （背）的衣（裙）严禁穿背心、短裤和拖鞋。 l语言要求：语言文明，禁忌粗话、脏话，多用礼 貌用语。 l尊重上级，关心同事，切勿在公共场合顶撞、辱 骂上级和同事。 日常制度一 办公室工作秩序 l上班时间内，公司员工应坚守工作岗位，不得串 岗、闲聊；因工作原因需要进入其他办公室，必 须先轻敲门，征得同意后方可进入。 l员工应保持办公室肃静，不要聊天、高声喧哗。 l上班时间保持良好的精神状态和精神面目，切勿 在办公室打瞌睡。
3、 l上班时间一般不允许打私人电话。 l如有宾客来访，必须在前厅等候，问明事由后， 再到指定场所洽谈 。 办公区域管理 l不随地吐痰，不乱扔果皮纸屑； l保持办公区域的整齐有序，个人办公桌面的 整洁，物品不得乱摆乱放。 l不在办公室吸烟； l不在桌面、隔屏、墙壁、门窗等处乱刻乱贴 、乱写乱画； l不在办公室和公共场所放置有异味或其它污 染空气的物品； l保持空气流通，并保持适宜的温度、湿度；勿随便 调节空调温度。 l公用设施日常的运行管理由专业人员负责，严格执 行操作规程，并进行日常的维护和定期的检查保养 。各部门公用设施的使用出现故障，应及时通知行 政部（办）派专业人员进行维修。 l办公环境清
4、洁频率表 l办公楼检查制度 办公楼出入管理制度 l员工进出办公大楼须佩戴工作证 ； l携带公司物品外出，须凭部门负责人和行政部 共同签署的“物品放行条”，接受保安查核； l非紧急逃生、抢险、拯救等原因,严禁任何人员 未获行政部准许使用走火通道进出，违者予以 解雇处理。 l 任何人员不得携带易燃、易爆、 利器等危险 物品进入办公大楼。 日常制度二 l员工下班后非加班原因原则上不允许进入大楼， 如遇特殊情况需进入大楼须说明理由并获值班人 员准许经登记后方可进入，但逗留时间不得超过 15分钟。 l员工夜间加班进入大楼或者下班后未离开大楼直 接加班者，需凭部门主任（或以上人员）签署生 效的加班申请单，
5、在总台登记加班 。 l离职人员进入办公楼须履行外来人员登记管理程 序。 车辆管理制度（用车管理） 日常制度三 l提前填写派车单，单程超过250公里提前三天，250 公里以下的提前一天下午14：00前申请； l派车单由部门负责人审核后，交行政管理部门审批， 然后交前台调派车辆； l集团本部的车辆调度于每天下午15：00公布在网站上（ http：/ ） ，申请用车时先查看车辆调 派情况； l除行政级，一人不派车。 办公用品管理 l办公用品领用标准 l办公用品领用一律按以旧换新的原则领取。 l计划以内的办公用品由部门派人于每月上旬一次 性领用到位。计划外的领用，限每周一下午到行 政部办理。 l凡申领
6、用办公用品,必须填写领用申请单，经部门 负责人审核，送行政部（办）主管（或主任）审 批，方可领用。 l员工离职或调职，必须交回所领取的非损耗品类 办公用品，遗失照价赔偿。 日常制度四 电话通讯系统管理规定 电话礼仪： l电话铃响三声之内接听； l讲电话语气平和，吐字清晰，拨打电话先报上自 己的姓名单位； l接听电话第一句说“您好，XXX部门”； l通话结束待对方收线再放下话机； l遇对方找人不在，主动留口讯。 l接到找公司高层管理人员的来访电话，转给相应 的秘书/助理处理。 日常制度五 电话使用： l长话短说，不闲聊漫谈； l不得使用公司电话拨打声讯台、私人长途，不 得长时间拨打市内私人电话；
7、 l经行政办核对话费清单，如有非公务电话，发 函通知财务从通话人的工资中扣除通话费； l无开通长途功能的电话，使用人如工作需要拨 打长途，一律通知总机接线员拨通后转至通话 人； l电话配置标准 出差管理制度 l员工长途出差(指超出珠江三角洲以外地区，不能 当天往返的)必须履行出差审批手续；短途出差（ 指珠江三角洲地区以内以及公司各分公司/项目之 间的公务往来）不须进行出差审批手续。 l长途出差审批，按以下办法执行： 由派遣出差部门填写“出差申请表”一式二份，递请 核准后，一份送人力资源部（行政人事部）登记出 差日期，一份由出差人凭以预借或报支差旅费。（ 差旅费标准） 日常制度六 出差审批 出差
8、类别类别 审审批人 部门门 负责负责 人 项项目总总 经经理 中心 副总监总监 主管副 总总裁 项目督导级 以下三天内出差 项目部门经 理出差及督导级 以 下超过三天的出差 集团本部督导级 以下员工出差 集团本部部门经 理出差 副总经 理/副总监 出差 国外出差 印章管理 l刻章审批 集团公章、项目公章、财务章需集团审批 部门章项目审批 l盖章审批 l印章保管 项目每半年将印章档案、汇总表交集团行政 中心 l印章档案M 日常制度七 会议基本要求： l公司各类会议要务必做到切合实际需要，做到会 前有准备，会议目的、议题明确，会上有效率会 后有决议，执行会议决定事项有结果； l会议决议实行少数服从
9、多数、局部服从整体、下 级服从上级的原则，会议未决议的事项和不同的 意见，不得在会外宣扬。 会议管理制度 日常制度八 各类例会 例会名称召开频率参加人员统筹部门 高层管理人员 会议 每季度1次行政五级以上行政中心 集团本部例会每月1次本部部门负责人行政中心 系统例会每月1次系统部门负责人各管理中心 项目例会每月1次项目部门负责人 项目行政人事部 部门例会每周1次部门全体员工部门 会议纪律： l严格按会议时间参加，不得迟到、早退。 l遵守会场纪律，保持安静，关闭通讯工具 或设为振机状态。 l对公司举办的各类大型会议或公共活动， 应注意个人形象，穿着整齐。原则上，男 士要着西装打领带，女士着套装。
10、 会议组织： l每年初制定例会计划； l例会常规议题：工作通报汇报、工作部署、 研讨、工作沟通协调。 l视频或电话会议应提前1天通知参会人员，于 会前10分钟做好设备接入准备。 l电话会议接入方式详见会议室操作指引 l开会方式优先选择视频会议，能开视频会议 不开电话会议，能开电话会议不开现场会议 。 会后处理： l各类会议都应做好会议记录。重要的会议 和涉及多部门或全局性的会议，就会议主 要精神和成果形成纪要文件，经主持人签 署，于三天之内发出。 l有效落实会议决定事项，贯彻实施会议精 神。会议决议的有关事项的督办，一般由 主办单位和部门负责督办。 l公文 l公司网站： lOA平台： l电话通
11、讯系统 l工作联系单 l会议 附三 税集团正式沟通途径 文秘保密档案 l文控管理制度 l公文处理制度 l保密制度 l接受媒体采访规定 l档案管理制度(不介绍) 制度文件控制程序 l制度文件发布、保管 行政管理部门受控文件登记 未经批准不得复制未经批准不得复制 l文件使用 确保不持有、有使用作废或失效文件 l离职移交 受控文件离职应移交。受控文件离职应移交。 日常制度九 集团管理制度 行政管理部营运管理手册 人力资源部营运管理手册 企业文化部营运管理手册 资讯技术部营运管理手册 财务中心营运管理手册 综合管理部营运管理手册 预算部营运管理手册 监控部营运管理手册 材料部营运管理手册 行政管理 人
12、力资源管理 企业文化工作 资讯技术管理 财务管理 合同成本管理 工程预结算管理 工程施工管理 材料采购管理 附一 制度体系 集团管理制度 规划设计部营运管理手册 装修部营运管理手册 物业中心营运管理手册 营销中心营运管理手册 商业拓展部营运管理手册 投资部营运管理手册 企业传讯部营运管理手册 规划设计管理 装修设计管理 物业管理 营销管理 商业拓展管理 项目投资立项管理 企业传讯管理 l审批流程雅集20072号文件 经营审批（财务和人事） 业务审批（行政管理、人力资源、资讯、 预算、工程监控、采购） l业务流程营运管理手册 附二 流程体系 公文管理制度 l公文类别、公文写作（略）； l公文格式
13、 l公文处理 日常制度十 下一部分再介如 接受媒体采访规定 l可代表公司接受媒体采访的员工：行政五 级及以上管理人员 l代表公司接受媒体采访的程序：须填写 媒体采访申请表、采访提纲，按规定进 行审批。 l员工凡未经审批代表公司接受媒体采访或 发表言论，视情节及影响给予记过或解雇 处分。 日常制度十一 保密制度 保密范围： l公司重大决策； l尚未付诸实施的经营战略、规划、项目等； l核心技术（设计方案图纸、营销策划方案、技术 标准、作业标准等）； l合同协议、可行性报告、重要会议记录； l财务预决算报告、财务凭证、帐册、报表； l统计报表、审计报告书； l员工档案、工资、劳务收入资料； l其他
14、应当保密的事项。 日常制度十二 设计方案 /图纸 公司重大 决策/战略 核心技术 合同协议财务报表 客户/业主 资料 员工档案 /工资管理制度 /作业标准 保密 范围 密级 ： 绝密 l直接影响公司 权益及公司发展 的重要决策文件 资料、核心技术 资料 l保密期限为永 久 机密 l财务报表、设 计图纸、公司经 营情况等 l保密期限为长 期 秘密 l管理制度、人 事档案、合同协 议、重要会议纪 要等 l视实际情况确 定保密期 保密措施： l文件资料处理：标明密级 l密级资料非经上级批准，不得复制 l密级资料存放 l业务中需提供保密资料，需请示上级主管领导； l不准在私人交往通信中泄露公司秘密 l
15、不准在公共场所谈论公司秘密 l没有得到公司授权许可，不得向新闻媒体透露公 司情况； l个人工资属保密范畴。 廉政要求 l廉政制度 l任职回避制度 廉政制度 l严禁向业务单位索取或暗示提供好处（钱物、宴请等 ） l严禁接受业务单位的红包、回扣、中介费及礼金、 礼品、样板、赠品等。 l严禁贪污、挪用、拖欠公款。 l严禁公司员工从事兼职，尤其是与公司业务和本人 业务相关的职业。 l严禁将公司财物占为已用，不得将公司车辆、设备 、工具等物资作私人用途。 l严禁利用职务之便营私舞弊，例如假签证、虚报工 程预决算数据、虚报财务数据等 日常制度十二 职务禁止条款 l员工凡有收到来自业务单位的非正常收入，包括
16、（ 但不限于）礼金、礼品、有价证券、优惠等务必向 公司如实申报（五十元内）或上缴（超出五十元） ，由公司统一进行处置，否则视为违规。 l凡属于业务单位以其单位名义向公司及相关人员礼 节性赠送日历、刊物等形象宣传印刷品，当事人在 不便拒绝的情况下可以接纳，但如果数量或价值较 大，同样须按上条执行。 非正常收入处理 任职回避制度 （1）属于任职/公务回避范畴的亲属关系： l夫妻关系 l直系血亲关系 l三代以内旁系血亲关系 l近姻亲关系 日常制度十三 l不能有直接上下级关系；不能在同一部门 任职； l公务回避：财务、审计、用款、采购、工 程监控、招聘、奖惩等公务活动，涉及亲 属关系的，必须回避；不得参与调查、审 核或施加影响； （2）回避原则： 后勤管理 l
