《外贸邮件专家使用手册文稿》由会员分享，可在线阅读，更多相关《外贸邮件专家使用手册文稿（54页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 外贸邮件管理专家400-6999-190外贸邮件专家系统-外贸企业应用方案目 录一解决方案阐述31外贸企业管理电子邮件中存在的问题32为什么要使用外贸邮件专家系统33外贸邮件专家系统介绍3二外贸邮件专家系统特色及功能阐述4三外贸邮件专家系统两种典型应用模式5四外贸邮件专家系统在外贸公司实施之后的收效:6五外贸邮件专家系统功能详细介绍(部分):81邮件帐户设置8(1)新增邮件帐户8(2)邮箱权限分配设置82软件功能使用权限设置93职员管辖设置104邮件审批设置105客户档案管理12(1)新增客户档案12(2)添加客户的联系人13(3)设置其他跟进人13(4)审核控制136快速建立客户档案15(
2、1)选择单个邮件建档16(2)批量建档167业务交接18(1)客户交接18(2)员工离职交接198邮件管理-邮件外部发送20(1)邮件的创建和直接发送21(2)邮件的接收和集中发送229邮件管理-邮件内部转发2510自定义邮箱文件夹26(1)新建文件夹28(2)删除文件夹2911其他相关操作38(1)邮件的来源标记39(2)邮件的转发40(3)邮件自动归类42(4)邮件群发4312邮件外发审核4814跟踪提醒5014查找统计分析51(1)客户邮件统计分析53(2)邮件正文备注55一解决方案阐述外贸行业跟传统行业最大的不同在于由“以产品为中心”逐渐转变为“以客户为中心”,可以说把握住客户就等于把
3、握住了企业发展的命脉,如何管理和服务好客户?开发一个客户的过程往往也是开发一个新产品或项目的过程,如何对过程进行管理?如何有效的开发新客户?如何最大程度保证客户不被流失和客户资源的安全,成为一个外贸企业是否能实现跨越性发展,赢得未来的胜利的关键,外贸行业的主要特点是:贸易形式的多样化,业务流程的多样化,产品结构多样化,产品开发复杂,成本计算困难等等1外贸企业管理电子邮件中存在的问题(1)一般外贸企业业务员主要通过Email的方式与客户及潜在客户进行业务联系一般都是使用Outlook Express, Foxmail等单机版的客户端邮件系统,不可避免的碰到以下是使外贸企业头疼的问题:业务邮件分散
4、在各业务员的Email系统中,领导无法查询监督及审批管理,更无法进行客户资源的统一管理(2)邮件作为公司最重要的资源,如何备份,如何归档成为企业的网络管理员的一项不可能完成的任务,邮件越来越多,容量从一个G到十几个G不断的增长,有一天突然打不开怎么办?系统或硬盘坏了怎么办?中了病毒,邮件被莫名其妙删除怎么办?业务员走了,邮件及客户资料也带走了,或者恶意删除,这些就好象是一颗不定时的炸弹,无法知道什么时候会发生,如何才能有效的避免大量交往记录无法有效整理,仅靠邮件系统无法做到按客户联系人甚至按项目报价合同服务请求分别归档,客户资源无法有效的整理和分析(3)通过参会,外贸推广获取的大量询盘和客户资
5、料缺乏有效和持续的跟踪和挖掘,造成商业机会流失(4)在环球资源阿里巴巴GOOGLE百度等网络花大量的资金做广告,每天都有很多意向客户来询盘报价打样,如何去管理它们,如何保证不同业务员不重复给同一个客户报价或跟踪,保证客户和业务员点对点的服务?如何最大效率的开发成功客户?负责开发客户的业务员每天在干什么?这些都是一个个难题(5)开发项目是一项复杂而困难的劳动,占据业务员大量的时间,主要有:A询/报价阶段:如何有效的管理和审批,报价的依据是什么?工厂提供的大量的价格数据如何分析?B打样/样品开发阶段:如何跟报价相结合,打样的版本如何控制,样品如何管理?C项目/产品开发档案管理:如何准备记录下所有产
6、品开发的过程,并归档,供以后或大货作参考,产品的图纸文档及原始资料如何保存并共享?2为什么要使用外贸邮件专家系统(1)业务人员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作,历史数据不能方便的被业务人员检索和调用,日常操作停留在手工劳动,无法发挥业务人员的最大价值(2)垃圾邮件太多,如何能有效的防范(3)为什么老是电脑网络老是会中病毒,总是无休止的重装系统,其实90%的病毒是通过电子邮件进行传播的(4)历史沉淀下许多有用的销售数据及邮件却不能利用为决策参考信息,为下一年产品开发和经营方向参考(5)人员流失造成客户资源流失和新员工接手原工作的缓慢,有用的销售经验不能有效的内部传递作为企业的决策者总是感
7、觉,为什么我很忙,但却不知道赚了多少钱,业务员每天都在干嘛?货物/打样为什么老是出错?3外贸邮件专家系统介绍外贸邮件专家系统解决了外贸公司加强对电子邮件管理的迫切需求,将电子邮件统一处理和存储,所有的邮件都通过系统收发,系统中的自动分发功能将以前外贸公司必须通过手工分发的问题彻底解决,大大提高工作效率,也提高了公司的管理能力可方便的实现老板或经理对邮件的监督和查询;将邮件与客户关系管理业务系统等有机的结合,实现了对客户邮件以及其它资料的有机整合,客户可方便的查询到某个客户的所有来往邮件记录;同时系统彻底的解决了业务人员飞单的情况以及方便快速的实现新老业务人员的交接;系统还提供全面的权限管理功能
8、,保障公司邮件资源的安全,也就保障了客户的安全可以说,使用了外贸邮件专家系统之后,您就可完全放心的将精力放在发展业务上了,而不用担心电子邮件的事务了二外贸邮件专家系统特色及功能阐述1网络版系统,邮件集中存放在服务中,统一分发和处理,保障数据安全(1)所有Email等资料都会存入到服务器端,业务员跟据权限处理邮件(2)多种备份方式:自动备份打包备份手动备份等,保证资料万无一失(3)根据系统管理员设定的转发规则,自动将邮件分发给相关人员处理2系统提供严格的各级权限管理,杜绝业务员飞单(1)业务人员只能查看和修改其权限内的数据,高层及经理可设定查看其他人员的客户信息(2)管理人员还可控制邮件删除的权
9、限,并且已删除邮件可以恢复和跟踪3方便高效的领导查询和监督功能高层和主管可以根据各种条件的组合灵活检索所有的往来Email,查看和监督日程业务的运作和进展情况,包括建立的文件夹,发出的邮件和处理邮件的情况以及客户开发的进度等等4系统提供强大的收发审批功能企业可以基于业务员或特定的客户建立Email审批流程,对于新业务员重点或敏感客户,主管可以设置审批程序,审批通过的邮件方可由业务员发出审批未通过的,需根据主管建议作相应修改,直至通过审批5智能化自动分发功能,解放老板或经理,再也不需花时间在分发邮件上对于公共邮箱,可设定邮件转发规则,实现邮件分发自动化智能化6与客户管理系统完美结合,实现邮件与客
10、户的有机联结(1)对于Email地址在系统中不存在的邮件,用户可依此创建新的销售线索,进而可以转换为联系人/客户和销售机会,或将该Email地址与系统中现有的相应联系人相关联(2)对于所有的往来Email,标注相关的属性,如:报价单订单发票等,从而将进行归类管理,方便查询,节省业务处理的时间,并建立统一的客户往来信息数据库(3)可进行客户区域管理联系人管理状态管理等7使用方便界面友好,并能大大提高业务人员工作效率,深得业务人员喜爱,避免了业务人员对系统的抵触(1)使用传统与现代相结合的界面,所有功能一目了然,使用方便(2)充分内置了许多操作便捷功能,如快速拖曳直接通过点击批量填加客户数据快速导
11、入等功能,大大提高工作效率8群发功能协助您轻松推广业务及联络感情,推动公司业务发展(1)群发功能可以从文件中导入地址,也可从客户中批量添加地址,而且每封信都能对应所设定的称谓,充分尊重客户(2)将样品信息快速发给相关客户,也能在如节日时给客户发去问候(3)使用灵活方便,并可自动记录所有群发结果,进行统计分析9强大的垃圾邮件防范功能有效防范垃圾邮件,可以设定多种过滤方式,也可以分公共邮箱和个人邮箱过滤10简单快速的远程访问,方便分支机构或远程移动办公(1)提供简单快速的远程访问服务,老总经理或业务员出差或在家中都可以处理自已的邮件,处理方式跟在公司一模一样(2)支持ADSL等动态IP接入方式,无
12、需增加任何额外的费用数据通信可以自定义加密方式,保证数据安全11能将业务发展过程有效串联如公司通过群发邮件国内外展会广告或推广发布信息客户询盘自动分配给相关业务人员联系回复客户(将意向客户添加至客户档案)领导审核客户确认(订单)安排下单等一系列联系的过程通过系统快速便捷的实现12系统还具有很多其他功能(1)公司统一邮件模板管理,提升公司形象,规范公司发出的邮件(2)海(国)外邮箱转发,确保邮件准确到达目的地(3)灵活设定邮件读取范围,可将邮件自动分页,有效解决邮件量大的问题(4)邮件标签管理,进行标签的方式管理13邮件及客户资料移交当业务员离职或需交换客户时,快速将业务员的业务资料(邮件,传真
13、,客户等等)交接到另一业务员,实现业务无缝交接管理14分布式服务器集群管理当用户数量大(200用户以上),邮件量多(30G/月),可通过配置分布式服务器,将负荷均衡到各台服务器中三外贸邮件专家系统两种典型应用模式根据企业网络环境和Internet应用方式的不同,主要有两类不同的应用模式:（） 局域网 + ADSL等方式接入Internet + 企业邮局应用;（） 局域网 + ADSL等方式接入Internet + 一个POP3信箱共享应用下面,就这两种不同的应用模式特点及具体实现详细介绍如下:局域网 + ADSL等方式接入Internet + 企业邮局应用对于已经设立企业邮局的用户,外贸邮件专
14、家系统也可以很好地配合应用,使企业的邮件应用更加方便,更加可靠规范.企业注册有域名(如:)并设立企业邮局,拥有n个域名级的POP3信箱(如:),外贸邮件专家系统可以集中管理这n个POP3信箱,外贸邮件专家系统可以统一收取这n个POP3信箱的Email并投递至LAN邮件服务器中相应的POP3信箱中去具体应用模式请参见图所示:局域网 + ADSL等方式接入Internet + 一个POP3信箱共享应用对于尚未注册域名的用户,外贸邮件专家系统可以通过一个POP3信箱的 “共享应用来实现企业对Internet邮件的整个公司的规范使用.这是一个非常规的应用模式,企业只拥有一个Email信箱,譬如: ,在企业局域网LAN中设立一个外贸邮件专家系统邮件服务器,此时,外贸邮件专家系统只是一个局域网邮件服务器,同时,外贸邮件专家系统是一个特殊的邮件网关,可以解释标准Email地址的发件人姓名信息,譬如:name,IComMail 2005系统可以识别 前的name信息,依据不同的 ” name” 信息将邮件分发至局域网LAN中邮件服务器相应的POP3信箱中具体应用模式请参见图所示:四外贸邮件专家系统在外贸公司实施之后的收效:1企业员工在公司局域网中都拥
