公文处理方法基本常识

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1、公文处理基本常识介绍公文处理基本常识介绍 总经理办公室总经理办公室 （一）公文的含义 简单的讲，公文就是党政机关、人民团 体和企事业单位在实施管理、处理公务过程 中形成的具有特定或法定效力和规范体式的 文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导 、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通 信息，交流经验和记录情况的重要工具。 一、概 述 （一）公文的含义 公文是现代应用文的一类。从我国各级 政府及事业、企业、社会团体目前使用的公文 来看，有规定公文和非规定公文。规定公文就 是指2001年1月1日起施行的国家行政机关 公文处理办法中明文规定的13种通用公文 ，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知 、通

2、报、议案、报告、请示、批复、意见、函 、会议纪要； 一、概 述 （一）公文的含义 非规定公文，也称普通公文，就是虽然没有 国家明文规定的文种、使用范围和行文要求， 但是仍属于公文的范畴，而且长期广泛地作为 处理公务的一种工具，这类公文主要包括调查 报告，工作计划、规划、方案、安排、总结， 述职报告、大事记以及办法、规定、细则、章 程等，这些公文也有相对固定的文体格式。 一、概 述 （一）公文的含义 以上规定和非规定应用文是现代应用文的一大 类。作为广泛应用于国家机关、企事业单位和社 会团体进行全面管理和处理日常事务的一种有效 工具，现代应用文还包括宣传应用文，例如消息 、通讯、演讲稿等；还包括

3、经济应用文，例如市 场预测报告、经济活动分析报告、审计报告、统 计报告、经济合同等；还包括诉讼应用文，例如 民事、刑事诉讼书状等； 一、概 述 （一）公文的含义 还包括交际礼仪应用文，例如介绍信、 邀请函、倡议书、贺信、欢迎词等；还包括日 常应用文，例如求职书、推荐书、检讨书、讣 告等；还包括科技应用文，例如科技论文、实 验分析报告、设计报告等。 一、概 述 （一）公文的含义 作为规定公文，对于油田公司来说,对其有 一个定义，就是指在油田的生产经营管理工作 过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务 文书，是传达贯彻上级有关指示，发布规章， 请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报 告情况，交流

4、经验的重要工具。(股份公司和原 油田公司公文处理规定) 一、概 述 （一）公文的含义 结合油田实际,公司的公文种类主要有九种,即 ：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意 见、函、会议纪要，与国家办法规定的少了4种 ，即：命令（令）、公告、通告、议案。 (我们今天讲的公文处理的一些基础知识，就 是针对公司的规定公文讲的，也就是以上9种公 文的一些处理方面的基础知识) 一、概 述 （二）公文的特点 一般来讲，公文具有以下5个方面的特点： 第一，具有法定的作者。公文的作者是指依 法设立、并能以自己的名义独立行使权利、承 担相应义务的社会组织机构及其领导人。社会 组织机构就是指党政机关、人民团体和企

5、业、 事业单位。（举例：领导人作为公文作者的例 子） 一、概 述 （二）公文的特点 第二，具有法定的权威性和约束性。公文是 发布者依据职权制发的，体现了制发或授权者 的意图，在法定的时间和空间内对受文对象产 生强制性影响。 第三，具有很强的政治性和政策性。党和国家 制定的路线、方针、政策，以公文的形式下达 ，党政机关、人民团体和企事业单位负有传达 、贯彻、执行的责任。因此，各单位制发的公 文必须符合党和国家的方针、政策，保证各项 方针政策的贯彻执行。 一、概 述 （二）公文的特点 第四，具有很强的针对性和时效性。 公文是为解决具体的现实问题而制发的， 具有很强的针对性。这种实用性决定了公 文的

6、时效性，即制发公文应及时、提高效 率、注重实效。公文的这种时效性的特点 还体现在，一些公文随着现实问题的解决 和工作的完成，其使命也随之完成，失去 了现实效用。 一、概 述 （二）公文的特点 第五，具有规范的体例格式和特定的 处理程序。为了维护公文的严肃性、权威 性，提高公文运转效率，党和国家有关机 关规定了统一的公文格式以及公文处理的 程序和制度。各单位也结合实际，制定具 体的公文处理规定，制发公文时应遵循这 些规范和要求。 一、概 述 （二）公文的特点 从原油田公司来讲，具体的公文处理 规定有公文处理办法、公文格式标 准、机关公文处理规定、电子文 件系统运行管理实施细则以及文稿材 料上数字

7、用法的规定等，这些制度对处 理公文的程序、规范、标准等都有具体的 要求。 一、概 述 （三）公文的作用 一般来讲，公文具有以下5个方面的作 用： 第一，指挥策令作用。各单位可以通过 制发公文来部署工作，传达决策意图和要 求，对下级单位的工作进行领导和指导。 （举例：印发年度工作报告的通知等） 一、概 述 （三）公文的作用 第二，行为规范作用。用以规定人们 行为规范的规定、办法、细则等规范性公 文，一经发布，便成为一定范围内的行为 规范，必须遵守和执行。 第三，宣传教育作用。公文不但要传 达决策意图、布置任务，还要分析形势、 解释原因、说明情况，使受文对象统一思 想、提高认识、明确目标，发挥主动

8、性， 提高积极性。 一、概 述 （三）公文的作用 第四，传递信息、联系公务的作用。 单位之间可以用公文进行工作联系、沟通 情况、交换意见和商洽公务。 第五，凭证记载作用。公文是制发单 位公务活动的真实记录，也是受文单位执 行或者处理问题的依据。公文归档后即成 为制发单位和收文单位工作的历史凭证， 也是编史修志和查考的重要依据。 一、概 述 （四）公文处理工作的主要内容 公文处理主要包括公文的收文办 理、发文办理、公文归档、公文管理 等一系列相互关联、衔接有序的工作 。 一、概 述 （四）公文处理工作的主要内容 收文办理是指对收到公文的处理过程，一 般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办 、催

9、办和查办等程序；发文办理是指以本单位 名义制发公文的过程，一般包括拟稿、会稿、 审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记 、分发等程序； 一、概 述 （四）公文处理工作的主要内容 公文归档就是指公文办理完毕后按照档 案管理的规定及时将公文定稿、正本及有 关材料整理（立卷），确定保管期限并移 交档案部门，应当根据其相互联系、特征 和保存价值分类整理（立卷），保证归档 公文的齐全、完整，能正确反映本单位的 主要工作情况，便于保管和利用。 一、概 述 （四）公文处理工作的主要内容 公文管理包括收发、审核、用印以及撤销、废止， 复制、清退等。公文复制件作为正式公文使用时，应 当加盖复制单位证明章，视同

10、正式公文妥善保管。公 文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作 自废止之日起不产生效力。 一、概 述 （五）公文处理工作的主要依据 一般来讲，各单位公文处理工作的依据 主要有： 1、有关的法律法规和行业标准。如 国家行政机关公文处理办法（国发 200023号）和国家行政机关公文格式 （GB/T97041999）。 一、概 述 （五）公文处理工作的主要依据 一般来讲，各单位公文处理工作的依据 主要有： 2、上级单位有关公文处理的规定和要 求。比如：中国石油天然气股份有限公 司公文处理暂行办法等。 一、概 述 （五）公文处理工作的主要依据 一般来讲，各单位公文处理工作的依据 主要有： 3、本

11、单位根据或参照上述规定，结合 实际制定的公文处理规定。如：原油田公 司公文处理办法、机关公文处理规定、公 文格式标准等。 一、概 述 （六）公文处理工作的目标、基本原则 公文处理工作的目标就是实现规范化 、制度化、科学化。 规范化是指公文处理的每项程序、操 作都要遵循一定的规则、方式和要求，办 理结果要达到一定的标准和规格；制度化 是指在规范化的基础上，将程序、规则、 要求、标准等以规章制度的形式固定下来 ，并加以贯彻执行； 一、概 述 （六）公文处理工作的目标、基本原则 科学化是指公文处理的规范、制度应 符合公文处理的规律和实际；同时，公文 处理工作应当运用现代科学技术，采用现 代化的办公手

12、段，以提高公文处理的质量 和效率。 公文处理工作的基本原则是：实事求 是、精简高效、集中统一；基本要求是及 时、准确、安全、规范。 一、概 述 （七）做好公文处理工作在组织领导和人员素质方面的要求 1、各单位负责人应高度重视公文处理工作，加强对本单位公 文处理工作的领导和检查，并模范遵守公文处理的有关规定和 程序。 2、各单位应明确公文处理管理部门主管本单位和指导下级单 位公文处理工作，并设立文秘部门或者配备专职人员具体负责 公文处理工作。 3、公文处理人员应具备良好的政策和理论水平，熟知有关法 律法规、业务知识和公文处理的有关规定，有强烈的责任感、 大局观和保密意识，坚持原则、严谨细致、精益

13、求精。 一、概 述 （八）常用公文种类 1、中国共产党机关公文处理条例规定党 的机关公文的种类有：决议、决定、指示、意 见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、 条例、规定、函、会议纪要等14种；国家行 政机关公文处理办法规定行政机关公文的种 类有：命令（令）、决定、公告、通告、通知 、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函 、会议纪要等13种。 二、公文的种类及适用范围 （八）常用公文种类 2、企事业单位可根据本单位的性质和工作特 点，选择适用的公文种类。企事业单位常用的 公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示 、批复、意见、函和会议纪要等9种。 二、公文的种类及适用范围 （九）决定的适用

14、范围及种类 决定适用于对重要事项或重大行动做出决 策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤 销下级单位不适当的决定事项。 决定的种类主要有：嘉奖决定、处分决定 、重大行动安排或重要事项的决定等。 二、公文的种类及适用范围 （十）通知的适用范围及种类 通知适用于转发上级部门和不相隶属单位 的公文，批转下级单位的公文；向所属单位发 布规章制度，传达要求所属单位办理、遵守和 有关单位需要周知或者共同执行的事项；机构 设置，任免和聘任人员。 通知的种类主要有：批转和转发通知、传 达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人 事任免通知等。 二、公文的种类及适用范围 （十一）通报的适用范围及种类 通报适用于

15、表彰先进、批评错误，传达重 要精神或情况。 通报的种类有：表彰通报、批评通报、情 况通报等。 二、公文的种类及适用范围 （十二）报告的适用范围及种类 报告适用于向上级部门汇报工作，反映情 况，提出意见或建议，请求备案，答复上级部 门的询问，汇报上级部门交办重要事项的处理 结果。 报告的种类主要有：工作报告、情况报告 、答复报告、报送文件或材料的报告等。 二、公文的种类及适用范围 （十三）请示的适用范围及种类 请示适用于向上级部门请求指示、批准。 一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准 的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、 新问题，请求上级单位解决或协助解决困难； 三是某些工作事项比较复杂

16、或涉及不相隶属单 位，请求上级单位批转所制发的文件；四是对 上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工 作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级 单位指示或予以明确。 请示的种类主要有：请求批准的请示、请 求解决问题的请示、请求批转性的请示和请求 指示性的请示。 二、公文的种类及适用范围 （十三）请示的适用范围及种类 请示与报告的区别： 1、行文功能不同。请示主要是请求批准、指 示和解决问题；报告主则是汇报情况、反映问 题等。 2、处理方式不同。请示属办件，需要办理批 复；报告属阅件，可不回复。 3、时间要求不同。请示应在事前行文，即所 谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有 关情况，即所谓“事后报告”。 二、公文的种类及适用范围 （十四）批复的适用范围及种类 批复适用于答复下属单位的请示事项。 （ 十五）函的适用范围及种类 函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询 问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。 函的种类主要有：征询意见函、请求批准 函、答复意见和答复审批事项函。 二