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1、秘书实务笔试考试复习资料一、上班伊始1、秘书职业的能力特征： 具备文字与语言沟通能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。2、秘书工作职责：（1）接待工作日常、专门、团组；（2）收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件；（3）文书写作使用电脑写各类文件及制作文件；（4）时间管理自己、上司；（5）会议组织会前、会中、会后；（6）信息管理存、管、取；（7）旅行安排吃、住、行；（8）对外公关联络（外事）、参与活动；（9）商务活动营销、市场、税务、法律-；（10）指派工作上司安排；3、秘书工作职能与素质要求（1）职业道德：爱本职爱岗敬业，归属服从，从点滴作起；要谦虚刻苦学习，虚心求教，钻研业务；
2、多动脑主动思考，机智敏锐，有商业意识；守纪律遵纪守法，格守信用，严保秘密；（2）工作作风：热情真心诚意，笑脸迎送，谦和友善；扎实做事不飘，跟进落实，检查确认；细致准确不粗，认真不草，稳重不浮；敏捷干练守时，讲究效率，商如战场；（3）秘书的业务素质秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体知识是基础；智力是知识的结晶；能力是知识和智力的最终体现和归宿。二、有效沟通1、沟通的含义： 沟通是一种信息的交换过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号，把信息、思想和情感进行传递的过程。 2、秘书工作沟通的特点： （1）非权力支配性：秘书的职位比较特殊，在工作中没有行政的支配权力，无论和什
3、么人进行什么沟通都是非权力支配性的。 （2）非职责限定性：秘书在工作中，没有明确规定他一定要做沟通工作，但在具体的工作是，沟通又是必不可少的内容和环节。 （3）认同疏导性：是指秘书沟通的方式和方法。秘书在工作中，由于处于非支配性地位，所以只能利用自己的能力来影响别人，使协调的各个方面服从疏导、配合协调，达到结果上的认同。3、解决跨文化沟通障碍的解决办法： （1）注意不同空间位置在不同文化中的作用; （2）重视保留、保持沟通中的个人空间; （3）了解不同的时间概念在交往中的作用;（4）了解对实现、建立友谊的不同习惯; （5）学习了解不同文化中对于承诺、协议的含义和差异;（6）把不同的伦理道理与其
4、历史文化联系加以理解;（7）了解适应不同的饮食习惯和饮食文化要求;（8）努力了解不同文化背景中的礼仪和馈赠方式。4、有效沟通的前提：（1）尊重，是实现有效沟通的基本要素。（2）理解，强调在沟通中的换位思考、积极了解、引导与说服。5、有效沟通的目标：（1）说明事情：了解对方的意图，陈述事实，引起对方思考或兴趣，影响对方见解和态度（2）表达情感：（3）建立联系：（4）和谐工作环境：三、我方前往考察1、办理出国手续：撰写出国申请、办理护照、办理签证、办理黄皮书、办理出境登记卡、办理保险2、制定商旅计划：（1）收集旅行信息（2）与对方联系，商定日程和接待（了解经理日常习惯）（3）根据样本制定商旅计划（
5、4）提交上司审查四、公文写作：1通知：是党政机关公文共有的文种。通知是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关公文，传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免人员时使用的文种。通知大多属下行公文2、（1）批转通知：批转下级机关公文的通知。（2）转发通知： 转发上级机关和不相隶属机关公文的通知。（3）印发通知：印发本机关或本机关与其他机关联合制定的公文的通知。（拟写要点：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+转（印）发文件原文） 3、通报：通报是党政机关公文共有的文种，是党政机关和社会团体在一定范围内告知所属下级需要指导的事项的公文，是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或沟通重要
6、情况的一种文种。通报属下行公文。4、通报的性质（1）通报属于奖励与告诫性公文（2）通报属于传达和告晓性公文（3）通报的发布范围，往往是在一个机关或一个系统内部使通报类型：1）表彰通报（2）批评通报（3）传达通报（拟写要点：（1）标题（2）主送机关（3）正文：发文缘由；通报事项；分析；决定；号召要求；）5、报告：报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。 报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。6、报告特点：1.汇报性 2.陈述性7、报告的类型： 1.汇报工作报告 2.反映情况报告 3.答复询问报告8、通告是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文。通告是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文。9、通告的类型：（1）制约性通告（2）告知性通告（拟写要点：标题；正文；落款；成文日期）10、决定是对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文.它是各级机关、企事业单位与团体普遍使用的一种指令性下行文。11、决定的特点：（1）决策性：2）制约性
