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1、文秘专业基础知识大全第一节秘书的定义及分类一、秘书的定义制定秘书定义的要点1.秘书活动的服务对象是领导者;2.秘书活动的根本职能是辅助管理;3.秘书活动的基本方式是处理信息和事务。教材给出的定义秘书是直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。其他定义1.秘书是帮助上司处理各种事务的人员。2.秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。3.秘书就是能使上询司专心致志地从事其本八职工作的辅助人员。二麦、秘书的分类纵向分类顽1.秘书所在单位镀的级别有高有低，相应披地有三个层次的秘书。的2.同一单位内部蝎，秘书人员的职位有高丫低之分：初级秘书：主魔要从事一般
2、日常工作;巳中级秘书：主要负公责文字工作-起草文瘴稿、办理公文、处理信枝息;高级秘书：工宁作以参政议政为主，较站多参与决策。3.兴秘书职业资格鉴定的三绿个等级线：初级、中级彭、高级秘书，在知识要样求和技能要求上各有不衬同。横向分类1.背从所属部门的角度划分排，更大的意义在于显示洞秘书遍布于社会各行各适业。2.从具体工酷作的角度划分，其意义杠在于提示秘书可以而且筷必须承担哪些具体工作萤。生活秘书这云一类型确实存在过，不秃能简单地予以否定;哑按此标准划分，还有迂新闻秘书、军事置秘书、公关秘书涧、警卫秘书等类型焉。第二节秘书机构一、职秘书机构的定义秘恳书机构是各级各类领导蚂机关的综合性办公机构捅，也
3、叫办事机构。它隶潮属于领导机关，并在机弱关内为领导工作和机关妻日常事务提供公务服务之。二、秘书机构的性质电比较两类机构1.遏职能性机构：承担具体梅业务工作，专业性强，吴分工明确，职能界线清炮晰。2.综合性机捂构：不承担具体业务工喝作，处理综合事务，全豆面协调，拾遗补缺。眠秘书机构属于综合性液机构，既非决策性机构凿，也非职能性机构。三劣、秘书机构的特点附属闸性：直接隶属于领导机员关;综合性：活动内容剩综合性强;辅助性础：活动形式是向上辅助姐，而非向下指挥或执行找监督。四、秘书机构的虚设置总原则：必须优适应机关或单位管理工弛作的实际需要。具体要伟求：1.凡独立单位必音须设置秘书机构;瘩2.秘书机构
4、的组织形杨式、人员配备，必须符粥合精简、合理、高效的瞩要求;3.秘书机斋构与所属机关在工作性棘质上必须相适应。五、愤秘书机构的任务总括：毋1.秘书机构的基埋本任务是为机关领导层捷或领导者提供综合性辅品助和公务服务。2透.办文、办会、办事是壳中外秘书机构的主要任邪务的概括。分述：1.破政务性工作调查研究信役息工作协调工作咨询工茄作2.业务性工作文书银工作档案工作会务工作哟接待工作保密工作3.婴事务性工作六、秘书机奢构的领导关系秘书机构筋只直接对所属机关单位蝎负责秘书机构只直菌接为本单位领导服务，八对下一级或上一级秘书忻机构不存在领导或被领炔导关系。换言之，各级柄秘书部门之间不实行自肺上而下的、独
5、立的垂直天领导体系，秘书机构之秩间存在相对的封闭性。蝶这种领导关系，可枝以形象地比喻为各为豫其主、各自为营堪。秘书机构之间的联系冀1.纵向联系2.横向辈联系七、各类秘书机构穴第三节秘书工作一、秘琶书工作的定义秘书氓工作是秘书及秘书机构阴以领导者和领导机关为哇对象而开展的一系列近复身综合辅助和公务服务涨活动，其目的在于通过慈近身综合辅助和公务服敌务，减轻领导的事务负域担，以便领导集中精力卜处理决策大计，协助领淫导提高工作效率和优化瘤工作效果。二、秘书工夷作的主要内容主要内容差1.事务管理2.中介招沟通3.文书工作4.锈信息工作5.参谋辅助阜6.会务操办7.综合幸协调8.督促检查机文秘专业招聘考试
6、知识它大全一、秘书人员的知醋识结构基础知识秘闲书应具备的基础知识可翻以分为两个方面：一方展面是社会科学基础知识袖，包括语文、历史、地脉理、外语等;另一方面娇是自然科学知识，包括波物理、化学、生物等知邱识。这些知识对其秘书篱工作起着直接或间接的尸作用。专业知识专婆业知识是指秘书人员应苑该具备的秘书业务知识盛，包括应用文写作、文维书制作和文书档案管理仁、档案保管、办公室管郁理、调查研究、会议组熔织、信访工作、信息科其学和公共关系知识等。街由于秘书岗位所在的部颜门属于枢纽部门，与领照导联系最为紧密，因此裹秘书在辅助领导进行科醇学决策管理过程中发挥雇着重要作用，所以，具耘备基本的秘书业务知识贮和一定的
7、管理学知识，喻对于提高秘书工作效率辟，实现秘书工作的现代殉化、科学化意义重大。紊行业知识行业知识藩是指秘书人员所在行业怂、系统的专业知识，如菠在政府机关工作的秘书酋人员必须具备行政管理沿知识，在工商企业工作缨的秘书人员必须具备企闺业管理知识、市场营销沉知识，而处于教育、军俱事、外事、科学、文艺私、体育、医疗等行业系砧统的秘书人员也应具备灿各自的行业基础知识，蜒秘书在日常工作中必然甄会大量接触行业领域的鼻专业知识，如果不了解筑这些知识就有可能对所耙处理事务的轻重缓急不押甚清楚，进而有可能造汰成失误或损失。相关知媚识所谓相关知识是灰指秘书人员为适应新形隆势下的工作需要而应该渡加以进修的知识，属于每
8、秘书人员知识结构中的喀较高层次，主要涉及经搽济学、法学、社会学、共心理学、传播学、领导登科学、统计学等。通过姬这些专业的学习，秘书眷人员可以更加拓宽自己晓的工作领域。在当前市味场经济条件下，随着我缨国各项改革措施的不断狰深化，有些专业领域的情知识可以使秘书人员从合更深的角度去认识秘书情工作和秘书活动。比如吊社会学、心理学，有助翁于秘书人员更好地认识辆自己的社会地位和社会傣价值，调整自己的心理禹状态，运用科学的方法孕更自觉地、更有效地适痒应秘书工作和秘书活动绸，还有些知识可以帮助毋秘书人员从更好更先进魁的角度去考虑和从事秘栖书工作，比如领导科学执、信息传播学等等。译秘书人员应根据岗位贸的需要和自
9、我的要求，沤有针对性地、有目的性州地建构合理的知识结构篓，不断优化自己的知识拉结构。而随着社会的不拐断发展，终身学习近的理念正在逐步深入人陌心，日益成为对各行各慢业从业人员的共同要求蜒。秘书从业人员也应根宋据自身的实际状况有意滩识地扩大知识面，不断啼加强专业知识与行业知方识的广度和深度。二、迅秘书人员的能力要求洋秘书工作的复杂性、跨多样性和秘书活动的丰呆富性、广泛性，要求秘宇书人员必须具备下述基漏本能力要求：表达能力疚秘书工作的表达能剃力包括语言表达能力和痒文字表达能力，能说怕会写是对秘书工作的羽基本能力要求，也是秘玻书人员给人的第一印象踞。1.语言表达能力减秘书虽然很少有机会耘亲自走上发言台
10、，但是项上传下达、汇报情况、私接待来访、接打电话等迭这些基本的日常办公工彦作却是无时无刻不在考魄验着秘书人员的语言表贤达能力。因此语言表达拍能力作为秘书人员必备韵的基本能力，就要求秘让书人员在日常办公工作涌中要做到：一要反应敏卢捷，应对自如;二要表漾达准确，分寸适当;三炊要口齿清楚，流畅清晰啼;四要态度从容，表达终圆满;五要针对不同对擎象，选用不同语言，讲桂究说话的艺术性。2.掏文字表达能力所谓荡秘书人员的文字表达能摧力，简单地说就是以书森面形式表达思想意图，伞辅助领导处理政务的能嗜力。这是秘书人员以位文辅政的必然要求。痛较强的文字表达能力集炔中体现在以准确、简洁屑、得体、庄重、朴实的博书面语
11、言，撰写符合规罩范的公文文稿。秘书人豫员要写好公文和应用文起，应具备语法、逻辑、妖修辞等方面的知识，掌曳握丰富的词汇和不同的裔句式，具备公文和应用藉文文体知识，掌握常用北汉字和简化字，掌握标姆点符号用法，并通过长梭期的实践积累将这些知憎识综合起来转化为写作伐能力。应该认识到，写札作能力并不仅仅是文字歧表达能力，还反映了一瘦个人的思维能力、观察共能力和语言组织能力，懂是需要加以锻炼、培养裹才能提高的。办事能力菱秘书活动具有鲜明晤的事务性特征，办事是酗秘书基础性和经常性的牧工作。对于领导者来说柄，每天要忙于抓具有全藉局性的大事，而具体的愁事务性工作则主要是由母秘书来承担的。对于各霓职能部门来说，每
12、一个喧职能部门都有自己分管灾的专门业务和职责范围瞩，因此，凡是别的部门朔不管的事和领导交办的彰事，秘书部门都要管。发总之，办事能力是秘书题工作的一项最基本、最糕重要的能力，也是一种膳综合能力，它主要包括狱下述几个方面：1.理豁解领会能力理解领饶会能力是高效办事的前姻提。口语信号的表达往兰往同一定的情境有关，疫也常因不同的表达风格篓而使同样的话具有不同业的含义。秘书人员要善什于从领导或别人的发言勇中抓住要点、判断其真宣实用意、察觉其言外之芹音，从对方的语气、停锚顿、眼神、表情和姿势潮中体会其说话的分量，终进而抓住矛盾的焦点。溅全面正确地理解领会领吧导的意图，才能将事情概办好。2.观察分析能禹力秘
13、书工作可谓千翠头万绪，巨细皆备，所段以在工作中要时时、事银事、处处做个有心人，革善于观察，善于发现蝎死角，及时提请领导浪注意，要善于做拾遗补纽阙工作。不仅要善于发酗现问题，更要善于分析光问题，把各种事情综合砧考虑清楚，分出轻重缓膘急、主次难易，有条不斑紊地分别办好。秘书具葵备观察分析能力就能深墒入实际，经过分析研究动提出解决问题的方法，傀供领导参考。并且观察冤分析能力是秘书工作由淆被动服务变为主动服务泰的前提条件。3.应变置能力应变能力是对翌突发和意外事件紧急处拜理的能力，是秘书人员妓各项能力和综合素质在鲁应急状态下的临场发挥偿和反映，要求秘书人员振必须具备冷静的头脑和槐随机应变的能力。秘书誉
14、人员所处理的事务可以诚分为两类：一类是可以绝事先预计和安排的经常积性事务;另一类是无法峪预计和安排的突发性和罢意外性事件。这种经常刺性与突发性的矛盾统一诀是秘书工作的一大特点溶，它要求秘书人员必须逮具备敏捷的应变能力。占事件一旦发生，秘书人雨员就能立即投入紧张的汲工作中。此外，秘书人潦员还要具备良好的心理博素质，能够控制情绪，泞对突如其来的事件可以柄立即作出判断，采取果暗断有力的措施，在不违再反原则的前提下进行变厄通处理。社会交往能力宰由于秘书工作本质歼上属于一种服务性工作仇，秘书人员需要处理各糠种复杂的人际关系，所诽以秘书人员要加强社会羌交往能力的培养，具备橙与各种各样的人交往的隙能力。秘书
15、人员要提高乎社会交往能力，就需要规了解人际交往的基本特且点，掌握人际交往的原付则和方法，这样才能处岩理好同各个方面的关系扣，建立和谐融洽的工作幽环境，为顺利开展各项表工作活动创造必要的条颅件。在人际交往中允秘书人员应当坚持诚实砰、谦虚、和气、大方、业端庄、适度的原则。其展中，诚实、谦虚、和气廖，是做人的态度问题;忠大方、端庄是对仪表的兢要求;适度是指言行的栋标准，是风度问题。态肩度和风度是构成社会交鼓往能力的重要因素。漠秘书人员良好的社会宇交往能力要依靠长期工骋作实践的积累和培养，渝具体可以从下述几方面嗅进行：一要学习和掌握元交往对象的心理状态;再二要树立高尚的交际品粮德;三要善于沟通情感糟并注意行为仪表;四要恤把握好言行尺度，做到腥恰到好处。
