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1、第三章第三章 数据清单的建立和使用数据清单的建立和使用3.1 数据清单的建立数据清单的建立 Excel将工作表中的一系列连续单元格的数据集合组成一个数据清单，数据清单实际上也是一个工作表，但是有它的特点。数据清单也是由“行”和“列”组成，“行”就相当于数据库中的“记录”，“列”相当于数据库中的“字段”。已知某商场2002年1月上半月彩电降价区各种彩电销售量和销售额的数据，建立一个新的工作薄，输入数据，就建立了一个数据清单。表3.1中的第一行的产地、品牌、规格型号、单价、销售量和销售额就是不同的变量(字段)，每一种彩电的产地、规格型号、单价、销售量和销售额就是一条条的记录(个案)。3.1.1 建
2、立数据清单的注意事项建立数据清单的注意事项建立数据清单必须符合以下要求：(1)在一个工作表中只能建立一个数据清单，这是因为数据清单的排序、筛选等功能一次只能在一个工作表的一个数据清单中使用；(2)在工作表中如果还有其他数字，至少要用一个空行和空列与数据清单格开，以利于数据清单各项功能的操作；(3)在数据清单中不能放置空行和空列，关键数据不要放在数据清单的两侧；(4)在数据清单的第一行设置变量名(字段名)，用来查找和组织数据；(5)在变量名和各行计量之间要用边框直线分开，变量所用的字体、对齐方式等应与各行计量有所差别；(6)同一列中各行数据的性质和格式类型应该相同，在单元格的开始处不要有多余的空
3、格。3.1.2 常规数据的录入方式 有3中基本方式可以录入数据：1.单击目标单元格后直接输入数据；2.双击目标单元格，出现插入光标，鼠标变为指针“I”形状，光标移到所需位置在录入数据；3.单击目标单元格，在编辑栏中输入数据，录入很多文字或输入公式和函数的时候常常采用这种方式。常规数据录入时应注意的事项常规数据录入时应注意的事项(1)单元格的最大容量：一个单元格中最多可以容纳32767个字符，编辑栏中可以显示全部的字符，而一个单元格中最多可以显示1024个字符；(2)日期的录入：录入年、月、日时，用“年月日”和“年/月/日”格式输入，“2004-4-4”表示“2004年4月4日”；录入月、日时，
4、按“月日”或“月/日”格式输入，“4-4”表示“4月4日”；输入当前日期，使用“Ctrl”“；”组合健；输入当前时间，使用Ctrl+Shift+“：”组合健。(3)分数的录入：录入数学中的分数数据时，分数前要加上0和空格，键入“0 3/5”，回车后显示“3/5”；(4)负数的录入：一是在数字前面加上减号“-”，另外一种是把数字放在括号中(4);(5)公式的录入：录入公式时，前面必须要输入等号“”；(6)特殊符号的录入：点击工具栏中的“插入符号”，从列表中选择所需的符号；3.2 数字格式数字格式 在输入数据以后，对数字格式应该作进一步了解。通过对单元格格式的设置，输入的数据不仅可以按要求显示，而
5、且可以限制一些输入数据时出现的错误。在第二章介绍过，设置数据格式的方式，首先要选中设置格式的单元格，单击右键，在弹出的快捷菜单中选取“设置单元格格式”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡。在“分类”列表框中，共有12种格式，可以在右边选择或者修改必要的选项，下面依次介绍：(1)常规格式：它是默认的单元格格式，在常规格式下，输入的数字来说，如果单元格足够宽，输入的数字和显示的数字将完全相同，如果单元格的宽度不能容纳整个数字，根据单元格的宽度对数字进行自动取整；(2)数值格式：这种格式可以对“小数位数”、“是否使用千位分隔符”和“负数”的显示格式进行设置；(3)货币格式：可以对
6、一般货币的数值进行设置，具体可以对“小数位数”、“货币符号”和“负数”的显示格式进行设置；(4)会计专用格式：和货币格式类似，不能对负数的显示格式进行设置；(5)日期格式：如果事先或事后设置了单元格的日期格式，那么输入的数字将转化位设置的格式；如先输入“2004/8/1”，然后在日期格式中选择“二一年三月十四日”的格式，单元格就会显示“二四年八月一日”；(6)时间格式：它的设定和日期格式类似，如先输入时间“15：38”，再选择“1：30PM”，则单元格会显示“3：38PM”；(7)百分比格式：将单元格的数字格式设置为百分比，那么单元格中的数值都会乘以100，并用百分比的形式显示出来，还可以进一
7、步设置小数的位数；(8)分数格式：选择分数的格式，则输入的设置将转化为分数形式，如先输入“0.75”，再选择“以10为分母”的格式，则单元格中的数值变为“8/10”；(9)科学计数格式：选择科学计数格式，那么输入的普通数字将转化为科学计数的形式，如先输入“8000000”，选择科学计数格式后会转化为“8.00E+06”,其中E前面的部分是指数的小数部分，E后为正指数时是加号，E后为负指数时是减号；(10)文本格式：将输入的文字或公式与数字设置为文本格式时，而且左对齐；(11)特殊格式：包含邮政编码、中文小写数字和中文大写数字，如输入“212013”，那么这三种格式的显示方式为“212013”，
8、“二十一万二千一十三”，“贰拾壹万贰仟零壹拾叁”；(12)自定义格式：在自定义格式中可以设置自定义数字格式或者在数字的前后添加文字；如先输入“00123”，常规的数字只显示“123”，此时可以在“自定义格式”的类型中增加“00000”这种格式，回车后就会“00123”；3.3 数据的有效性设置数据的有效性设置 数据可以分为连续型数据和离散型(分类)数据两大类，离散数据的取值往往有几个或者几十个，如性别有“男”、“女”；我国民族有“汉”、“回”共56个。无论那种数据，如果超出固定范围，就属于无效数据。为了保证数据的有效性，有时要对单元格中的数据进行有效性设置。1.连续型数据的有效性设置连续型数据
9、的有效性设置假定定义变量为“年龄”，把数据放在第一列，依次单击“数据有效性”，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡中的“有效性条件”中选择“整数”，在“最小值”中输入“0”，最大值中输入“150”，点击“确定”按钮，如果此时在单元格中输入200，将会弹出输入值出错的提示信息；2.离散型离散型(分类分类)数据的有效性数据的有效性设置设置首先选择某一单元格区域用来存放可能的分类值，比如在单元格A1:A2“中存放性别的种类：“男”、“女”；选中需要设置的单元格区域，如B2:B10；在“数据有效性”对话框中，在“设置”选项卡中的“有效性条件”中的“容许”选择“序列”；在“来源”框的右侧，选取存放
10、分类值的区域，单击“确定”按钮；单击设置好的单元格区域，单元格右侧会出现倒三角按钮，单击它就会出现首先输入的可能分类值；3.4 记录单的使用记录单的使用 对于比较简单的数据清单，对记录的操作，如添加、查找、修改和删除，就要使用记录单来进行操作。(1)查找记录： 单击数据清单中的任一单元格，再单击工具栏中的“数据记录单”选项，打开“记录单”对话框，记录单中显示第一条记录的有关信息，通过点击右侧滚动条或者“上一条”和“下一条”按钮，可以查找到其他记录的相关信息。 (2)添加记录如果现在想添加一条记录，点击记录单右侧的“新建“按钮，则显示的记录消失，在记录单中的空格里面可以输入需要添加的记录，如增加
11、“国产 康佳 21” 单价650元”，输入相关信息后，按回车键，则新纪录出现在原数据清单的下面。(3)修改记录要修改相关记录，先在记录单对话框中利用滚动条或者“上一条”“下一条”按钮查找到该记录，修改完毕后，点击“关闭”按钮，即可完成记录的修改；(4)删除记录 同样要先找到删除的记录，单击“删除”按钮，会弹出“显示的记录将被删除”的对话框，点击“确定”，该记录就会被删除。3.5 数据的自动填充3.5.1 数据的自动填充 简单数据的自动填充可以通过“填充柄”、“Ctrl+Enter”复合键和“填充序列”对话框来完成。(1)填充柄：实现联系单元格或者单元格区域数据的自动填充在一般情况下，Excel
12、工作表中的鼠标为空心十字形状，当把鼠标移到某一个单元格或者单元格区域的右下角时，鼠标就变为实心的十字形状，这时按住鼠标左键，拖动这个实心的十字到需要填充的单元格再松开鼠标左键，就完成了自动填充。对于数值型数据、日期型数据、时间型数据、“文本数字”和“数字文本”型数据都可以使用自动填充柄来实现数据的自动填充。对于日期型数据、时间型数据、“文本数字”和“数字文本”型数据，使用自动填充柄时，只要在起始单元格输入一个数据，系统会自动增加日期、时间或者相应的数字；如果仅仅输入数字型或者文本型数据，使用自动填充柄时，需要填充的单元格只会重复原单元格中的内容； 如果输入两个数值型数据，选定这两个单元格作为单
13、元格单元格区域时，拖放单元格区域右下角的填充柄，Excel会根据这两个单元格的数值及其差值自动填入等差数列，见图中F列数据；(2)“Ctrl+Enter”复合键：在非连续的单元格或者单元格区域中输入相同的数据首先选定单元格区域，如果要选择几个不连续的单元格区或者单元格区域，选取第一个单元格以后，按住Ctrl健继续选取其他单元格或者单元格区域；键入相关的数据，再按住“Ctrl+Enter”复合键。例：选取A1:A4单元格区域，按住Ctrl键，继续选择C1单元格、D3:F4和G5:H6两个单元格区域；输入“数据清单”，按住Ctrl后在键入Enter键，A1:A4单元格区域、C1单元格、D3:F4和
14、G5:H6单元格区域都显示“数据清单”。 (3)填充序列对话框：可以实现更多形式的自动填充 在一个单元格中输入第一个数据，选定一个单元格区域，使输入的第一个数据位于选定单元格区域的顶行、底行、最左边或者最右边，点击工具栏中的“编辑填充”，在弹出的子菜单中可以选择向下填充、向上填充、向右填充或者向左填充。进一步的，可以点击“填充”子菜单中的“序列”，弹出“序列”对话框，可以设置填充序列产生的位置和填充序列的类型；例例：在单元格A1输入数据10，选定单元格区域A1:A8; 单击菜单工具栏中的“编辑填充”，在下拉式菜单中选择“序列”，会弹出“序列”对话框； 在序列对话框中选择需要产生序列的各种参数：在“序列产生在”选择“列”，在“类型”中选择“等比序列”，在“步长值”后的方框中键入5(由于已经选定了固定的单元格区域，不用选定“终止值”),单击确定按钮，A1:A8单元格区域会出现一个等比序列：
