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1、科技档案管理一、科技档案概述v概念：科技档案广义定义是：科技活动中直接形成的具有保存价值的各种不同形式的记录材料。v科学技术档案案卷构成一般要求中，对科技档案进行了新的定义，其表述为：企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。科技档案与科技资料的区别 科技档案是生产、科研、基建等活动的原始记录，它是第一手材料，而不是事后另行编写和搜集、复制的间接的第二手、第三手资料。 科技资料则不同，它不是科研、生产活动中的直接记录，而是为科研、生产等活动参与借鉴的需要而收集、交流或购买来的科技图书、科技情报等材料。 科技档
2、案具备凭证和依据作用，而科技资料则只能起到参考和借鉴作用。 科技资料应用到科技活动中，就成为科技档案。科技资料应用到科技活动中，就成为科技档案。 科技档案特点科技档案特点v专业技术性专业技术性v成套性成套性v动态性（现实性）动态性（现实性）经常要修改、转经常要修改、转让让v多样性多样性 内容、形式、载体内容、形式、载体v保密性保密性二、科技档案的种类v科技档案的种类主要有：工业生产技术档案，农业科技档案，基本建设档案，设备仪器档案，科学技术研究档案以及一些专门科技档案。 v1、产品档案。也是工业生产技术档案的简称，是指在工业产品的研制、设计、制造等活动中形成的科技档案，主要产生于工矿企业单位，
3、产品档案的基本特点是以型号成套。一个型号的新产品档案是一个有机联系的整体。v2、农业科技档案。是指在农、林、牧、副、渔等生产活动中形成的档案总称。农业科技档案具有综全性、地域性强，外业形成量大的特点。它主要包括以下几个方面：v（1）土壤普查、农业自然资源调查、农业区划档案。v（2）农作物档案。v（3）林业档案。v（4）畜牧业档案。v（5）水产档案v3、基本建设档案。基本建设档案，是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基建工程的勘察、设计、施工、竣工、管理和维护等活动中形成的科技档案。v基本建设档案的基本特点是以工程项目成套。一个工程项目的档案材料是一个有机联系的整体。v基本建设档案主要包括：
4、可行性研究、任务书、设计基础材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工文件、财务、器材管理文件等。v4、设备仪器档案。是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器仪表的档案材料。其特点：一是按型号成套，二是以生产流程和工艺流程成套。v（1）外购设备档案。它的内容主要有：设备仪器的购置文件材料，随机文件材料，设备一起安装、使用后形成的文件材料。v（2）自制设备档案。它是构成同产品档案基本相同，包括设备在设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该设备在安装、使用、维修、改造过程中形成的文件材料。v（3）与基建工程连在一起的设备档案。比如某些化工装置以及钢铁企业的
5、各种熔炼炉，酿酒设备的档案等。与基建档案一般很难分开，可以作为基建档案的一个组成部分。v5、科学技术研究档案。是指在自然科学技术研究活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据和声像、电子等各种文件材料。它的基本特点是以课题成套，围绕着一个课题的形成的全部档案材料构成一套不可分割有机整体。内容包括：v（1）立项档案v（2）研究试验档案v（3）总结、鉴定与验收档案v（4）成果奖励与申报档案v（5）推广应用档案 v6、专门性科技档案。由于科技活动的多样性和广泛性，形成了一些专门性科技部门，在这些专门性的科技部门或单位形成的科技档案，统称为专门性科技档案。主要有以下八种：v（1）测绘档案v（2）地质
6、档案v（3）水文档案v（4）天文档案v（5）气象档案v（6）地震档案v（7）医药卫生档案v（8）环境保护档案三、科技档案管理制度 v“三纳入”规定v1、把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序；v2、档案工作纳入科技工作计划；v3、档案工作纳入有关部门和有关人员的职责范围。v档案部门“四参加”规定v1、档案部门或档案人员参加产品试制定型会；v2、档案部门或档案人员参加科研成果鉴定会；v3、档案部门或档案人员参加基建工程验收会。v4、档案部门或档案人员参加设备仪器开箱验收会。v“四同步”规定v1、下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；v2、检查计划进度与检查科研材料形成情况
7、同步；v3、验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；v4、上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。v科技档案归档要求：科技档案归档要求：v（1）归档工作由相关的科技业务部门承担。v（2）归档的科技文件材料应做到书写材料优良，字迹工整，图形清晰，有利于长久保存。v（3）归档的科技文件必须达到完整、准确并经过系统整理、编目，由项目负责人审查后及时归档。v（4）、档案人员有责任监督、指导科技人员做好科技文件的归档工作。v科技档案归档时间科技档案归档时间v（1）在一项科技活动结束后归档。指一般的科技活动形成的材料，归档文件材料不很多。v（2）按阶段
8、归档。指科技活动时间较长，但某一阶段形成了大量的归档文件材料，则需要按阶段归档。v（3）按子项目归档。指大型工程项目，不仅周期长，而且每个项目由若干子项目或单项目组成的，则要逐个子项目归档。v（4）按年度归档。指对时间连续性强，文件材料形成有明显的年度界限的科技项目。v（5）随时归档。对外购设备档案材料，某些机密性或因工作需要及时归档的文件材料。四、科技档案整理v执行标准：v科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 118222008） v国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 282002）v科学技术研究课题档案管理规范（DA/T 292） v其它专门科技档案，上级有专门规定的
9、从其规定。v（一）制定科技档案分类方案v 科技档案分类方案：就是通过文字、数字、代号或图表的形式，表现出本系统或本单位科技档案类别的划分、排列及其纵横关系的体系。v 各单位在编制科技档案分类方案时，应将科技档案作为一个单独的门类编入本单位全部档案的分类方案之中。v1、根据科技档案种类设置大类； 如：单位科技档案有基建档案、设备档案、科研创新档案等。v2、根据档案内容和特征，设置属类，属类层次根据实际设置一层或若干层。 如：基建档案下，设办公区、住宿区、厂区；设备下设办公设备、专用设备等。工程档案下工程前期阶段、设计阶段、施工阶段、监理阶段、竣工阶段等。v3、设置每个类目的代字或代号。机关单位用
10、“K”代表科技档案，“j”代表基建，“s”代表设备，“c”代表产品，等。v4、用文字或图表的方式编制出分类方案，并撰写说明，指明代字代号使用方法。分 类 方 案归 档 范 围保管期限门类类 别科技文件材料K基建j厂区11、厂房建设项目审批文件材料永久2、办公21、办公楼工程审批文件材料永久2、设备s1、设备使用说明书30年2、图表式：文字表述式：v1、科技档案 （ K）v1.1 基建档案 （ Kj）v 1.1.1 厂区基建工程 （ Kj1）v 1.1.1.1 厂房建设项目审批文件材料 永久v 1.1.1.2 v 1.1.2 办公区基建工程 v 1.1.2.1 办公楼工程审批文件材料 永久v 1
11、.1.2.2 v1.2 设备档案 （ K s）v 1.2.1 设备使用说明书 30年档号编制示例：档号编制示例：T005Kj111 第第1 1号案卷号案卷 1 1号厂房号厂房 厂区工程厂区工程 基建档案基建档案 全宗号全宗号全宗号、分类号、案卷号之间用“”隔开。分类号中，设有属类的用“”隔开。如再加一个层次，可在Kj11后面再加一个层次，如此类推。档号编制示例：档号编制示例：T005Ks11 第第1 1号案卷号案卷 第第1 1个设备个设备 设备档案设备档案 全宗号全宗号分类号下，没有属类的编号方法。（二）科技档案分类方法v1、工程项目分类法。主要适用于基建档案，一般按每一个工程项目进行分类；在
12、一个大工程项目下，也可按工程阶段分类。v2、型号分类法。主要用于产品档案和设备档案。以各种型号的产品和设备为分类单元。v3、课题分类法。主要用于科学技术研究档案。以各个独立的研究课题为分类单元。v4、专业分类法。主要用于其对象和内容标准化、通用化或互换性较强的科技档案。多用于农业科技档案。v5、时间分类法。多用于一些专门的科技档案。按科技档案形成时间内容所反映的时间特征进行类别划分。v6、地域分类法。主要用于专门的科技档案。按科技档案内容所反映的地域特征进行类别划分。（三）科技档案整理步骤v1、实体分类 指对应归档的每份文件科技文件材料，按照编制的分类方案，先按大类分开，再按属类分开，严格执行
13、分类方案。v2、图纸折叠 一般指复制图或蓝图折叠。 底图不能折叠，平放在底图柜中，编号建目录。v图纸折叠要求：v1、采取“手风琴”式折叠法；v2、图纸折成A4幅面，并尽量减少折痕；v3、折叠时，图面朝里，减少对图样的摩损；v4、要将图纸标题栏露在最外面，便于查阅；v5、装订图纸，最底一层图纸左边应留13CM装订边。图标图标以A4高度，从上向下折以A4为宽度，从左向右，或反之折叠从左向右折，将图标折在最上面大幅图纸要多次折叠图标装订时，这应折成三角形如装订图纸，折叠时，这应留1-3CM空位，以便装订图纸折叠示意图v3、组卷 把若干个反映相同内容、问题的科技文件，结合保管期限，组成一个个案卷。同传
14、统文书立卷方法相似。v组卷方法：v（1）按结构组卷。这种方法主要用于机械产品的科技文件材料，其具体做法是：按机械产品的部件或系统将其科技文件组成案卷，如汽车。v（2）按子项组卷。这种方法主要用于基建工程的科技文件材料。v组卷方法：v（3）按工序或阶段组卷。即按生产程序或工作过程，把反映同一程序或过程的科技文件组成一个案卷。v（4）按专业性质组卷。就是按科技文件材料内容涉及的专业分别组卷。如基建工程的图样可以分别按土建、结构、水暧、电气、通风等不同专业组卷。v（5）按问题组卷。就是按科技文件所反映的不同问题分别组成案卷。v（6）按文件名称或材料性质组卷。如对基建工程中的设计任务书、计算书、说明书
15、、原始记录、修改通知等分别组卷。v组卷方法：v（7）按地域组卷。如对地质勘探、地形测量、天文观测、水文和气象观测材料可按此方法组卷。v（8）按时间组卷。如对一些专门性的科技档案可按时间的先后顺序组卷。v（9）按作者组卷。按科技文件材料的形成者分别组卷。 v 对于一个门类的科技档案，以上方法可以单一使用，也可以结合使用。v4、拟定案卷标题 每个案卷组完后，给其草拟一个案卷标题。要求能反映全卷内容，字数不宜过长。v标题格式：由项目名称、文件内容特征和文件名称三部分组成 v例：v项目名称 文件内容特征 文件名称v300工程 采暧 设计图v办公楼工程 技术验证 资料v牌电脑 使用 说明书v5、卷内文件
16、排列v（1）图样文件的排列。对于图样文件的排列分两种情况：一是有图样目录的图纸可按图样目录的顺序排列；二是没有图样目录的按总体局部顺序排列。v（2）文本文件的排列。文本文件的排列同文书档案排列相近，可按重要程度排列、时间顺序排列、逻辑关系排列、地区排列等，有译文的，译文排列在前，原文排列在后。v（3）图文混合材料的排列。要求文本文件排列在前，图样排列在后。v6、编页号v 每卷从“1”开始编起。页号编写在文件正面的右下角，背面左下角，有字一面编页号，无字不编页号。成套成册，已编页号的，可不重新编号。v 不装订的，每“件”文件单独从“1”编页号。v7、编写卷内文件目录卷内文件目录 档号：T005K
17、j11序 号文件编号责任者文件题名日 期页 数备 注1中江设计院团风县档案馆初步设计图纸201105045如装订的，此可编页号，并填每个文件的起号，最后一个文件填起止号。v8、填写卷内备考表 备考表置于卷尾。有个卷盒已印制了备考表，可不重新制作。卷内备考表 档号：互见号:说明: 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日v9、装订或盖档号章v取掉案卷内文件材料的金属物 v1、装订。文件材料要求左下齐，“三孔一线”装订。装订前应把封面制作好。封面、封底一起装订。v2、不装订。每件装“斜口袋”，每件文件上端空白处盖“档号章”。档 号序号T005Kj112宽30，高10 ，下同宽15，高10 ，下同
18、v10、编制案卷封面v 可写手，也可设定格式直接打印出来。档 号： T005Kj11 团风县发改局、规划局、国土局等关于团风县档案馆立项、规划、用地、环评的报告、批复、许可证 立档单位： 团风县档案局 起止日期： 2011040520111206 保管期限 ： 永 久 密 级 ：v11、案卷排列v排列方法：按科技档案形成的流程顺序，保持科技档案之间的有机联系。v具体几种排列方法：v（1）产品类案卷按产品开发的工作程序或按产品系列、结构排列。v（2）科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励阶段和推广应用阶段排列。v（3）基建类档案按申报、审批、设计、施工、监理、验收
19、过程排列。v（4）设备类案卷按申报、审批、开箱验收、安装、运行、维修等顺序排列。v12、装盒及编制盒背脊v按档号顺序装盒。一般要求一盒一个案卷。v盒背脊按格式填写完整，一般要求用“牛皮纸”打印。盒的厚度根据实际装档案材料需要，26都可。保管期限案卷题名T005Kj11档 号永久团风县馆项目结构施工图纸v13、编制案卷目录v编案卷目录同时，一并建立案卷级目录数据库。科技档案案卷目录序号档号案 卷 题 名总页数保管期限备 注1T005Kj11团风县馆项目结构施工图纸21永久5T005Ks11团风县档案馆库房密集架使用说明1430年案卷目录编制好后，打印出来，存入目录夹，放入检索柜备查。案卷级目录数据库还应编著：全宗号、分类号、案卷号、归档年度、起时间、止时间、总件数、密级等。v14、排列上架v 将档案按科技档案分类方案，排列上架，保证分类号之间的次序，案卷号之间的连续性，档案盒要排列整齐、美观。每类之间预留一定的空位。谢谢大家！
