档案现代化和档案目标管理

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1、档案现代化和档案目标管理第一章、档案现代化档案管理现代化：就是用科学的思想、现代化的方法和手段对档案工作进行有效的管理，并获得最佳的工作效率、经济效率和社会效益的工作方法。包含三层意思：一是运用现代化的技术和手段；二是档案管理人员掌握现代科学知识；三是建立现代化和科学的档案管理机制以往档案管理中遇到的问题档案太多、管理太复杂档案太多、管理太复杂查找档案速度慢查找档案速度慢档案利用登记麻烦档案利用登记麻烦档案统计工作量大档案统计工作量大现在技术在档案工作中的应用现在技术在档案工作中的应用 多媒体技术应用于档案管理 计算机局域网在档案管理和利用中的应用 档案的全文存储与检索 档案光盘存储技术 档案

2、信息的缩微 文档一体化计算机管理系统 计算机编制档案目录与检索档案信息 计算机著录和自动标引档案信息现代技术的应用档案现代化的意义管理标准化、规范化管理标准化、规范化提升工作效率提升工作效率一、目录数据库建立1、数据库建立格式：Excel 版本。再准用doc格式建立目录数据库。2、著录要素： 案卷级著录必要项为：档号、全宗号、目录号、案卷号、题名、件数、页数、保管期限、归档年度、类目名称、密级等。 文件级著录必要项为：案卷级档号、文件级档号、全宗号、目录号、件号、题名、时间、页数、保管期限、归档年度、密级等。 专业档案，要著录揭示专业内容的事项。 3、目录数据库保存和备份。 数据库以年度为单位

3、保存。要注重数据库的备份，确保安全。各单位每年目录数据库建立后，应报一套电子版给县档案局保存，形成异地保存机制。县档案局也可根据各单位报送的目录，审查各单位整理质量，以便适时给予指导。 4、目录数据库建立要求。 室存档案，应全部建立目录数据库。有的案卷级保管单位档案，还应建立文件级目录数据库。二、全文数据库建立1、扫描格式。 扫描档案全文存储格式为：JPG和TIF。2、全文文件命名。 一律使用该文件档号加扫描顺序号命名。格式：档号扫描序号。如：T0052009综合类（W02）Y1001。3、扫描文件要求。 一般扫描文件，要求像素设置不宜过大或过小，以80100左右为宜。并进行去污、去黑边、修正

4、，保证图片质量。3、扫描文件储存。 根据档号层次设置“文件夹”，每一个层次设置一个“文件夹”。4、全文挂接。 在档案管理软件中，将对应的全文同软件进行挂接。5、全文备份。 建立全文异质异地备份制度。异质备份刻录成光盘，异地备份报县档案局备份。6、注意事项。 密件文件，扫描要进行保密监控。无保密监控手段，密件最后不要扫描，以免发生泄密事件。三、软件管理档案管理软件是提高档案现代化水平必备设施。档案管理软件力主自我开发。 省市要求，今后争创档案工作目标管理单位，必须要有档案管理软件。 单位上级系统有开发档案管理软件的，使用上级系统软件。上级没有系统软件的单位，统一使用科怡档案管理软件。以保证软件标

5、准的统一。科怡档案管理软件的演示世纪科怡档案软件界面 在使用上，系统处处以符合用户的使用习惯为出发点，界面在使用上，系统处处以符合用户的使用习惯为出发点，界面美观、功能键统一，每个模块业务流程一目了然美观、功能键统一，每个模块业务流程一目了然。 主要功能特点n系统涵盖了档案业务的全过程，易学易用n优化文件管理和档案管理,做到了两者的无缝连接n文书档案的管理真正做到了“文档一体化”管理，轻松实 现文件向档案的转化；n档案查询轻松自如，提供固定条件的简单查询和用户自定义条件的组合查询二种模式n原文管理功能。文字、图象、多媒体等各种格式电子文件以及纸质文件材料的原文直接扫描存储管理n报表自动生成、强

6、大的制作目录功能、报表自定义设计操作简单系统初始化系统初始化是指档案软件初次安装的设置过程。主要包括以下四个方面：全宗号及全宗名称设置原文路径设置档案分类方案设置辅助字典设置数据录入文件登记：登记收文、发文、内部文件。操作步骤：依次进入操作步骤：依次进入“ “文件管理文件管理” ”“ “文件文件登记登记” ” 档案录入：录入已有的文书档案数据及科技、会计、声像等档案。操作步骤：依次进入操作步骤：依次进入“ “档案管理档案管理” ”“ “档案档案录入录入” ”检索查询简单查询：模糊查询操作步骤：在录入浏览界面点击工具栏上的操作步骤：在录入浏览界面点击工具栏上的“ “查查询询” ”按钮；或者点击菜

7、单中按钮；或者点击菜单中“ “记录记录” ”下的下的“ “简单简单查询查询” ” 组合查询（高级查询）：多条件组合查询。操作步骤：点击菜单中操作步骤：点击菜单中“ “记录记录” ”下的下的“ “高级查询高级查询” ”报表打印录入界面下的报表打印操作步骤：在录入浏览界面点击菜单中的操作步骤：在录入浏览界面点击菜单中的“ “报表报表” ”。制作目录操作步骤：在操作步骤：在“文件管理文件管理”或或“档案管理档案管理”中进中进入相应的入相应的“报表打印报表打印”或或“制作目录制作目录”。文件归档文件归档是指把收发文数据通过计算机辅助组卷导入到档案中。操作步骤：在“文件管理”中进入“文件归档”，选择需归

8、档的门类，点击工具栏上的“查询”，检索出相应的数据，通过点击选择生成顺序号，在下方填入年度、分类、期限等信息，点击“归档”按钮。数据备份与恢复数据备份：将系统中已有的数据备份到其它地方。操作步骤：依次进入操作步骤：依次进入“ “数据管理数据管理” ”“ “备份与恢备份与恢复复” ”“ “数据备份数据备份” ”。依次选择备份目录，备份。依次选择备份目录，备份路径，根据情况选择备份条件、查询等，最后点路径，根据情况选择备份条件、查询等，最后点击备份按钮。击备份按钮。数据恢复：将已有的数据备份恢复系统中。操作步骤：依次进入操作步骤：依次进入“ “数据管理数据管理” ”“ “备份与恢备份与恢复复” ”

9、“ “数据恢复数据恢复” ”。依次选择恢复类型，恢复。依次选择恢复类型，恢复文件路径，根据情况选择表恢复方式、查询等，文件路径，根据情况选择表恢复方式、查询等，最后点击恢复按钮。最后点击恢复按钮。原文管理n n原文管理原文管理：建立条目数据与相关电子文件的对应建立条目数据与相关电子文件的对应关系。关系。操作步骤：操作步骤：依次进入依次进入“ “档案管理档案管理” ”“ “档案录入档案录入” ”，点击选择需要操作的条目，点击菜单中的，点击选择需要操作的条目，点击菜单中的“ “原文原文” ”“ “原文管理原文管理” ”。第二章、档案目标管理执行文件：湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法（鄂档规2

10、0111号）湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评审办法 目前，省档案局正在修订中，新的标准出来，按新标准执行。1、等级划分（百分制） 目标管理：省特级、省一级（90-100）、省二级（80-89） 省特级在省一级的基础上考察9个方面的内容。 规范管理： AAA级（95-100）、AA级（90-94.5）、 A级（80-89.5）、 2、办法的适用范围 目标管理：全省各级机关、团体、民主党派、具有行政管理职能的事业单位和其他组织。 实行文档中心的，也可进行考评，单独的考评标准。 规范管理：湖北省内的企业、科技事业单位。 要根据不同性质的单位适用合适的考评标准。3、申报条件 机关档案工作

11、目标管理 1）依法办理了档案登记； 2）机关档案实行了集中统一管理； 3）按规定向同级国家综合档案馆移交了到期档案。国家有特殊规定的从其规定； 4）属于应向国家综合档案馆报送政府公开信息的机关，按要求向同级国家综合档案馆报送了已公开现行文件和相关信息； 5）机关两年内没有发生档案丢失、被盗、损毁、失泄密等档案安全事故； 6）机关电子文件管理规范安全。档案行政管理部门要求开展电子文件归档管理和规范移交的机关能够积极响应并认真落实 机关档案工作目标管理省特级：标志系统档案工作达到先进性水平，重点考核系统档案整体水平。无下属单位，不得申报。省一级：标志机关档案工作达到先进性水平。重点考核单位档案信息

12、化和服务水平。省二级：标志机关档案工作达到规范性水平。重点考核单位档案组织管理、基础设施、业务建设、利用服务方面规范程度。4、考评（评审）权限目标管理 省局：省特级晋升 市局：省特复、省一级（或复） 县局：省一级复、省二级规范管理 省局： AAA级 市局： AAA级复、AA级、 县局或行业主管部门： A级 5、考评（评审）程序 申报（申请）、公示、考评（评审）、审批 省特级计划管理，年初报计划，省局下达指标数，无计划不验收。省一级市局也要求年初预报计划。 目标管理：预检后公示 规范管理：申请后公示 公示时间7天以上或7天。公示方式在网上或其他方式。 6、考评统计 每年12月10日前向上级档案部

13、门报送本地考评（评审）情况。 7、考评（评审）组 成员组成，考评组人数限额5-7、7-9人，评审组5-9人单数，组长责任。 我县组织的考评，可邀请口属牵头单位档案人员参加考评组。 8、复查期限 机关3年，规范化等级5年（正在修订的3年）。到期不复查，等级自动失效。9、考评会程序 1）听取档案工作目标管理及自查情况汇报； 2）对照考评标准，现场逐项检查； 3）审查材料，逐项评议（评分），形成评审结论； 4）反馈评审情况； 5）宣读评审结论； 6）评审组与被考评机关交换意见。10、奖励政策 机关省特级、省一级，规范管理AAA级、AA级，在有效期内，可享受档案达标奖励政策。黄纪20097号文件中，规定档案达标奖，单位工作人员享受一个月工资奖励。 奖励依据为档案部门出具的确认函。