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1、直資學校招標及採購程序直資學校招標及採購程序二零一二年十月十一日二零一二年十月十一日1問題問題?q某學校為中四學生安排星加坡遊某學校為中四學生安排星加坡遊 學團，得悉某教育機構能提供合學團，得悉某教育機構能提供合 適的行程，就向該機構包團前往適的行程，就向該機構包團前往 星加坡，總星加坡，總值值港幣港幣216,000元元2基本處理貨品及服務的採基本處理貨品及服務的採購原則購原則：q採用的招標及採購程序採用的招標及採購程序公平公平、公公 開開及及透明透明q訂立妥善訂立妥善、清晰的機制，有足清晰的機制，有足夠夠 的監察與制衡措施的監察與制衡措施 、3基本處理貨品及服務的採基本處理貨品及服務的採購原
2、則購原則：q正確正確運用政府撥款，運用政府撥款，認可開支項認可開支項 目目方可記入政府撥款帳目方可記入政府撥款帳目q 報價及招標報價及招標資料應保密資料應保密 4基本處理貨品及服務的採基本處理貨品及服務的採購原則購原則：q 妥善儲存妥善儲存所有行政及財政記錄，所有行政及財政記錄， 須須不時檢不時檢查查及覆核記錄及覆核記錄，預防出，預防出 現偏私現偏私、貪貪污污及舞弊等及舞弊等當當為為q 以以學生的利益學生的利益為依歸為依歸5制訂招標及採購校本政策制訂招標及採購校本政策q 學校須盡量依循現行教育局通告學校須盡量依循現行教育局通告 第第15/2007號號資助學校招標及採購資助學校招標及採購 程程
3、序指引序指引，如與上述指引有所，如與上述指引有所 不同，須獲校董會或法團校董會不同，須獲校董會或法團校董會 批准及將記錄存檔，以供持分者批准及將記錄存檔，以供持分者 查查閱閱 q 6制訂招標及採購校本政策制訂招標及採購校本政策q討論討論內內容容：q不同採購模式的金額上限不同採購模式的金額上限q不同金額上限的標書批核不同金額上限的標書批核q必須經校董會或法團校董會會議必須經校董會或法團校董會會議 通過通過及及批准批准7金額上限金額上限金額金額採購模式採購模式收取標書或報價數目收取標書或報價數目 批核人員批核人員$供應商投標供應商投標最少最少 5 5個個標書批核標書批核委員會委員會8制訂招標及採購
4、校本政策制訂招標及採購校本政策q討論討論內內容容（續）：（續）：q 成立標書審核委員會成立標書審核委員會(TOVC)q 成立標書批核委員會成立標書批核委員會(TAC)q 可視乎招標項目的價可視乎招標項目的價值值，成立兩，成立兩 個個TAC 9標書批核標書批核金額金額批核權批核權TACTAC成員成員 介乎介乎$ $ 至至 $TACTAC成員須包括至少兩名教職員，成員須包括至少兩名教職員，由校長擔任主席由校長擔任主席 $ $TACTAC成員須包括校監校董成員須包括校監校董、校校長長、一名教師及一名家長教一名教師及一名家長教師會代表或家長校董師會代表或家長校董10制訂招標及採購校本政策制訂招標及採購
5、校本政策q討論討論內內容容（續）：（續）：q 制訂採購職員的分工制訂採購職員的分工，作利益申報作利益申報， 指引要清楚指引要清楚， 如邀請供應商如邀請供應商、驗收驗收 貨品貨品、 認收服務及確認付款認收服務及確認付款，應應盡盡 可能由不同教職員處理可能由不同教職員處理11制訂招標及採購校本政策制訂招標及採購校本政策q討論討論內內容容（續）：（續）：q制訂制訂特殊情況機制特殊情況機制，免除一般的採購，免除一般的採購 程序程序 (一一) 專項採購，事先訂定評審準則，專項採購，事先訂定評審準則， 編訂供應商候選名單編訂供應商候選名單 (二二) 決定在那種情況下，可減少報價數目決定在那種情況下，可減少
6、報價數目 (三三) 批核人員的職級批核人員的職級 (四四) 申報利益申報利益 12制訂招標及採購校本政策制訂招標及採購校本政策q討論討論內內容容（續）：（續）：q如價格不是唯一的考慮因素，應事如價格不是唯一的考慮因素，應事 先制訂批出服務及工程合約的評審先制訂批出服務及工程合約的評審 準則，例如列明強制規定準則，例如列明強制規定、設有評設有評 分制度分制度13運作須知運作須知：認可認可供應商名冊供應商名冊q 保存一份認可供應商名單，根據保存一份認可供應商名單，根據 服務貨品分類服務貨品分類q 更新供應商名冊，增刪供應商更新供應商名冊，增刪供應商 14如何獲得認可供應商名單如何獲得認可供應商名單
7、q學校可透過電郵獲取學校可透過電郵獲取供應商名單供應商名單 電郵地址電郵地址 q請於電郵請於電郵內內註明學校名稱及發放註明學校名稱及發放 電郵人士的職級電郵人士的職級15運作須知運作須知：計算採購物品的總計算採購物品的總值值q學校應把學校應把同類同類的採購項目集中收的採購項目集中收 錄在同一份報價或標書錄在同一份報價或標書內內q學校學校不應不應把訂單拆細，藉以避免把訂單拆細，藉以避免 遵守批核標書的規定或報價遵守批核標書的規定或報價/招標招標 程序程序16日常運作日常運作：邀請供應商邀請供應商q採用採用輪流方式輪流方式邀請認可供應商名邀請認可供應商名 冊中的供應商投標冊中的供應商投標q也邀請上
8、次表現良好的供應商也邀請上次表現良好的供應商q為加強投標的競爭程度，為加強投標的競爭程度， 學校可學校可 考慮在學校網頁登載招標廣告考慮在學校網頁登載招標廣告17日常運作日常運作：發佈投標文件發佈投標文件q 學校以容易清晰理解的一般用語學校以容易清晰理解的一般用語 擬定所需貨品擬定所需貨品/服務規格服務規格q 所有投標文件若用郵遞方式所有投標文件若用郵遞方式，應應 以以掛號掛號寄交獲邀投標的供應商寄交獲邀投標的供應商， 將派遞收條存檔，以便日後將派遞收條存檔，以便日後查查核核18日常運作日常運作：接收投標文件接收投標文件q 學校應在校務處的一個學校應在校務處的一個固定及方固定及方 便的便的位置
9、，設置一個位置，設置一個雙重上鎖雙重上鎖的的 投標箱投標箱q 鎖匙須由校鎖匙須由校內內的不同人員保管，其的不同人員保管，其 中一條鎖匙應由一位督導級人員保中一條鎖匙應由一位督導級人員保 管管q 校長保管一套校長保管一套後備後備鎖匙鎖匙19日常運作日常運作：開開啟啟標書標書q預留足預留足夠夠招標時間招標時間，一般相隔最一般相隔最 少三周少三周，在緊急情況下在緊急情況下，可經校長可經校長 批准縮短時間批准縮短時間q須須在在截標日期當日截標日期當日的的指定時間指定時間開開 啟啟標書標書q 不接受逾期標書不接受逾期標書20日常運作日常運作：開開啟啟標書標書q標書審核委員會標書審核委員會(TOVC)與與
10、 標書批核委員會標書批核委員會( TAC) 的的 成員，應由不同的人士出任成員，應由不同的人士出任q 填寫填寫投標摘要及批核紀錄表投標摘要及批核紀錄表 21日常運作日常運作：記錄記錄q如學校以價錢為準則，學校應選如學校以價錢為準則，學校應選 取取合乎合乎規格而規格而出價最低出價最低的標書，的標書， 如學校不選取出價較低的標書，如學校不選取出價較低的標書， 應應記錄不選取的理據記錄不選取的理據q填寫填寫按報價購貨表格按報價購貨表格22日常運作日常運作：簽訂合約簽訂合約q 一般是與供應商簽約三年一般是與供應商簽約三年，如果如果 簽約年期較長簽約年期較長，學校宜考慮週詳學校宜考慮週詳q 學校應設立監
11、察機制學校應設立監察機制，有責任有責任監監 察察供應商表現供應商表現q 為確保服務質素為確保服務質素，不宜准許供應不宜准許供應 商分判商分判、轉讓轉讓、出讓合約出讓合約23日常運作日常運作：內內部監控部監控q與投標有關文件，包括學校與投標有關文件，包括學校/投標投標 者的後補資料，必須列作者的後補資料，必須列作限限閱閱 文件文件處理，直至開標為止處理，直至開標為止 24日常運作日常運作：內內部監控部監控q若採購高價若採購高價值值的項目，須由兩名職的項目，須由兩名職 員驗收貨物員驗收貨物q督導級的學校人員須督導級的學校人員須抽樣抽樣/突擊檢突擊檢查查採購記錄，填寫採購記錄，填寫按報價購貨表按報價
12、購貨表格格25帳目稽核發現的問題帳目稽核發現的問題 大部分學校都制訂校本採購政策大部分學校都制訂校本採購政策 但但 (一一) 未能提供校董會未能提供校董會/法團校董法團校董 會通過的記錄會通過的記錄 (二二) 沒有依照政策要求進行招標沒有依照政策要求進行招標 (三三) 未有涵蓋重要指引，如申報未有涵蓋重要指引，如申報 利益利益、資料保密資料保密 26帳目稽核發現的問題帳目稽核發現的問題其他學校依循其他學校依循教育局通告教育局通告第第15/2007號號資助學校招標及採購程序指引資助學校招標及採購程序指引，落實有出入落實有出入 27帳目稽核發現的問題帳目稽核發現的問題與採購程序有關：與採購程序有關
13、： 學校處理採購程序時學校處理採購程序時，需，需對對物有物有 所所值值、資料保密資料保密、公開及公平競公開及公平競 爭爭等觀念等觀念，有所有所認識認識28帳目稽核發現的問題帳目稽核發現的問題沒有進行投標程序：沒有進行投標程序： 例子：遊學團購買機票例子：遊學團購買機票、光纖寬頻光纖寬頻 上網上網、電梯維修電梯維修、裝修工程裝修工程、 僱用護衛員僱用護衛員、核數服務核數服務、開辦開辦 特色課程特色課程、食物部食物部（參考教育局參考教育局 通告第通告第 24/2008號學校的商業活動號學校的商業活動） 原因原因：認為供應商數目少唯一認為供應商數目少唯一 供應商供應商、續約沒有重新招標續約沒有重新招
14、標 29帳目稽核發現的問題帳目稽核發現的問題 以報價代替投標：以報價代替投標： 沒有依照金額上限進行投標沒有依照金額上限進行投標 例子例子: 租用影印機租用影印機、校園工程校園工程 30帳目稽核發現的問題帳目稽核發現的問題 投標報價文件的記錄：投標報價文件的記錄： 沒有準備沒有準備、欠妥善保存欠妥善保存、未能提供未能提供 查查閱閱： 如校董會法團校董會會議記錄如校董會法團校董會會議記錄、 標書正本標書正本、 投標摘要及批核紀錄表投標摘要及批核紀錄表 、 按報價購貨表格按報價購貨表格 、書面報價書面報價 及合約等及合約等31帳目稽核發現的問題帳目稽核發現的問題招標程序過程中招標程序過程中，校方訂
15、單或招校方訂單或招 標條款標條款內內未加入有關防止賄賂的未加入有關防止賄賂的 聲明聲明32個案一個案一採購項目：星馬遊學團採購項目：星馬遊學團總總值值: $240,000限額：限額：$80,000 最少最少5個供應商投標個供應商投標報價：報價： 單一供應商單一供應商有何問題有何問題? 如何解決如何解決 / 正確程序正確程序 ?33個案二個案二採購項目：採購項目： 24個月寬頻上網服務個月寬頻上網服務總額預算：總額預算： $95,000最低投標價最低投標價: $91,000最後中標價最後中標價: $105,000(已減兩個月回贈已減兩個月回贈)原因：不詳，沒有填寫原因：不詳，沒有填寫按報價購貨表
16、格按報價購貨表格 有何問題有何問題? 如何解決如何解決 / 正確程序正確程序 ?34個案三個案三採購項目：採購項目： 影印機影印機合約合約: 5年年第三年期間：第三年期間： 另一供應商主動提另一供應商主動提 出以新型號影印機替代舊機出以新型號影印機替代舊機，並並 願代賠償毀約金給原本供應商願代賠償毀約金給原本供應商有何問題有何問題? 如何解決如何解決 / 正確程序正確程序 ?35個案四個案四採購項目：採購項目： 升降機保養升降機保養報價：報價： 無無原因原因:原廠一直保養，信心保證原廠一直保養，信心保證有何問題有何問題? 如何解決如何解決 / 正確程序正確程序 ?36聯絡 37p 各分區學校發展組各分區學校發展組 有用參考文件有用參考文件q教育局通告第教育局通告第17/2012號號 直接資助計劃直接資助計劃學校學校(直資學校直資學校)政府撥款及非政府經費的政府撥款及非政府經費的運用運用 q教育局通告第教育局通告第15/2007號號 資助學校招標資助學校招標及採購程序及採購程序q教育局二零零七年十一月二十一日發出有教育局二零零七年十一月二十一日發出有關直資學校財務管理的函件關直資學校財務管理的函件q廉政公署防貪錦囊：採購程序廉政公署防貪錦囊：採購程序 q廉政公署廉政公署 防貪錦囊：學校管治與防貪錦囊：學校管治與內內部監部監控控 38謝謝 謝謝!39
