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1、專案管理的概念第 1 章為什麼需要專案管理?層峰遭遇更為複雜的挑戰層峰遭遇更為複雜的挑戰薪資、物價高漲薪資、物價高漲工會需求擴張工會需求擴張長期通貨膨脹及經濟低迷長期通貨膨脹及經濟低迷資金借貸能力的短缺資金借貸能力的短缺過去做法過去做法大量降低成本大量降低成本: 裁員、強迫退休、人力縮減、強化生裁員、強迫退休、人力縮減、強化生產產力、縮短學習曲線、增加設備投資力、縮短學習曲線、增加設備投資設備投資是高風險投資設備投資是高風險投資因此逐漸針對更佳控制、使用現有資源、因此逐漸針對更佳控制、使用現有資源、內內部重整部重整開始有專案管理的需求開始有專案管理的需求=重整管理結構重整管理結構傳統組織無法對
2、快速變化環境進行快速反應且難以整合複雜的傳統組織無法對快速變化環境進行快速反應且難以整合複雜的專業專業2010滄海書局23專案 Project2010滄海書局4本章內容1.1 專案的特性專案的特性1.2 專案生命週期專案生命週期1.3 專案管理的過程專案管理的過程1.4 專案管理全球化專案管理全球化1.5 專案管理的益處專案管理的益處5專案的概念和定義PMI出版的出版的PMBOK：“專案是為創建某一獨特專案是為創建某一獨特產產品、服務或成品、服務或成果而臨時進行的一次性努力。果而臨時進行的一次性努力。”對專案更具體的解釋是用有限資源、有限的時間為特定客對專案更具體的解釋是用有限資源、有限的時間
3、為特定客戶戶完成特定目完成特定目標的一次性工作。標的一次性工作。Harold Kerzner 將專案定義為將專案定義為一系列的活動或任務一系列的活動或任務，這些活，這些活動或任務具有明確的、需要按照某種規範完成的目標，具有明動或任務具有明確的、需要按照某種規範完成的目標，具有明確的開始和結束日期，具有融資限制確的開始和結束日期，具有融資限制(如果適用的話如果適用的話)，並消耗，並消耗一定的資源一定的資源(即資金、人員和設備即資金、人員和設備)。James Lewis 把專案視為把專案視為一次性的工作一次性的工作，它具有明確的起止，它具有明確的起止時間，明確的目標、範疇和預算；不同於重覆性的活動
4、，例如時間，明確的目標、範疇和預算；不同於重覆性的活動，例如生生產產、訂單處理等；是具有一系列戰術目標的特殊活動。、訂單處理等；是具有一系列戰術目標的特殊活動。品質權威品質權威Joseph Juran 的觀點，即的觀點，即專案是為了解決問題的有專案是為了解決問題的有計畫行動計畫行動。 專案的定義(Definition of Project)6專案目標與專案五要素的關係 專案的組成要素 7(1)專案範疇(project scope) (2)專案組織結構(project organization structure) (3)專案成本(project cost) (4)專案時程(project sc
5、hedule) (5)專案品質(project quality) 專案的組成要素 8作業(Operation) vs.專案(Project)共同性均是靠人來完成均受到有限資源的限制均具有科學性和藝術性都必須經過計劃、執行和控制的程序都需要考慮經濟性和效益與效率Operations持續性、重覆性的工作為執行例行性的任務Projects暫時性、獨特性的工作為達成組織策略性目標 註 Operations也稱為日常營運或運行。相異性工作性質與內容的不同工作環境與方式的不同組織與管理上的不同專案和一般作業9作業(Operations)專案(Projects)專案管理辦公室的角色定位作業處理中心的角色定位
6、專案和一般作業企業發展過程中的專案活動與作業活動 10專案和一般作業專案與日常作業的區別 專案與作業比較專案與作業比較內內容容專案專案(project)日常作業日常作業(operations)不不同同點點特性特性惟一性惟一性重複性重複性負責人負責人專案經理專案經理部門經理部門經理實施組織實施組織專案組織專案組織(臨時性臨時性/彈性組織彈性組織)功能部門功能部門(穩定性組織穩定性組織)組織管理組織管理專案團隊專案團隊線性管理線性管理管理方法管理方法變更管理變更管理保持連貫保持連貫實施目的實施目的特殊目的特殊目的一般目的一般目的持續性持續性(時限性時限性)一次性的一次性的經常性的經常性的(重複性重
7、複性)時間周期時間周期有明確的開始和結束日期有明確的開始和結束日期相對而言無時間限制相對而言無時間限制變化性變化性革命性改變革命性改變漸進型改變漸進型改變均衡性均衡性不均衡不均衡均衡的均衡的目標均衡性目標均衡性目標之間不均衡目標之間不均衡均衡的目標均衡的目標常規性常規性獨特性的獨特性的常規性的常規性的/重複性的重複性的資源需求資源需求資源需求多變資源需求多變資源需求相對穩定資源需求相對穩定風險性風險性風險和不確定性風險和不確定性風險相對確定風險相對確定/經驗性經驗性績效考核績效考核以目標為導向的效果型以目標為導向的效果型效率型與有效性效率型與有效性相相同同點點執行者執行者都是靠人來完成都是靠人
8、來完成資源配置資源配置都受到有限資源的限制都受到有限資源的限制管控過程管控過程都必須經過一定的計劃、執行和控制的程序都必須經過一定的計劃、執行和控制的程序1.1 專案的特性專案具有目標性專案具有目標性專案具不重複性專案具不重複性專案需運用各種不同的資源專案需運用各種不同的資源專案具有時間性專案具有時間性 (specific time frame) 或時限或時限專案具獨特性專案具獨特性 (unique) 或單一性或單一性 (one-time endeavor)逐漸完善、漸進明細逐漸完善、漸進明細(progressive elaboration) 專案具有顧客專案具有顧客專案具有不確定性專案具有不
9、確定性2010滄海書局11專案的特性專案的例子：專案的例子：戲劇演出戲劇演出研發並介紹新研發並介紹新產產品品規劃婚禮規劃婚禮設計並執行電腦系統設計並執行電腦系統發行新的發行新的1元硬幣元硬幣興建現代化工廠興建現代化工廠購併工廠購併工廠地下室改為居家空間地下室改為居家空間主持會議主持會議2010滄海書局12專案的特性設計並製作小冊子設計並製作小冊子在在污污染源執行環境清潔染源執行環境清潔舉辦高中同學會舉辦高中同學會興建購物中心興建購物中心對意外受害者施行一連串的外科手術對意外受害者施行一連串的外科手術慶祝百週年紀念活動慶祝百週年紀念活動天災後進行都市重建天災後進行都市重建宴請宴請20位親友的晚宴
10、位親友的晚宴設計高中生實習計畫設計高中生實習計畫建造樹屋建造樹屋2010滄海書局1314專案的層級(1)專案組合(portfolio) (2)計劃(program) (3)專案(projects) (4)子專案(subprojects) (5)活動或任務(activity or task) (6)工作包(work packages) (7)工作單元(work units) 15專案的層級專案專案計劃計劃 (專案群專案群)專案組合專案組合範範疇疇專案有明確的目標。專案範疇在專案有明確的目標。專案範疇在專案生命週期中逐漸明細。專案生命週期中逐漸明細。計劃有較大的範疇，並能提計劃有較大的範疇，並能提
11、供顯著的利益。供顯著的利益。專案組合的業務範圍隨著專案組合的業務範圍隨著策略目標的改變而改變。策略目標的改變而改變。變變更更專案經理預期變更，並執行一定專案經理預期變更，並執行一定的過程以確保變更處於管理與控的過程以確保變更處於管理與控制中。制中。專案經理必須預期來自計劃專案經理必須預期來自計劃內內外的變更，並為管理變更外的變更，並為管理變更作好準備。作好準備。專案組合經理在廣泛的環專案組合經理在廣泛的環境中持續監控變更。境中持續監控變更。規規劃劃專案經理在整個專案生命週期中，專案經理在整個專案生命週期中，逐漸將宏觀資訊明細化成詳細計逐漸將宏觀資訊明細化成詳細計畫。畫。計劃主持人制定專案群整體
12、計劃主持人制定專案群整體計畫，並制定宏觀計畫來指計畫，並制定宏觀計畫來指導下一層的詳細計畫。導下一層的詳細計畫。專案組合經理在相關的整專案組合經理在相關的整個專案組合上，建立與維個專案組合上，建立與維護必要的過程和溝通。護必要的過程和溝通。管管理理專案經理管理專案團隊來達成專專案經理管理專案團隊來達成專案目標。案目標。計劃主持人管理專案群人員計劃主持人管理專案群人員及專案經理，建立願景並領及專案經理，建立願景並領導全局。導全局。專案組合經理管理或協調專案組合經理管理或協調專案組合管理人員。專案組合管理人員。成成功功藉由藉由產產品與專案的品質、符合度、品與專案的品質、符合度、時程和預算完成度，及
13、顧客滿意時程和預算完成度，及顧客滿意度來衡量成功。度來衡量成功。藉由專案群滿足預定需求和藉由專案群滿足預定需求和利益的程度來衡量成功。利益的程度來衡量成功。藉由專案組合所有成員的藉由專案組合所有成員的整體績效來衡量成功。整體績效來衡量成功。監監測測專案經理對創造預定專案經理對創造預定產產品、服務品、服務或成果的工作進行監測。或成果的工作進行監測。計劃主持人監測專案群所有計劃主持人監測專案群所有成員的進展，確保實現專案成員的進展，確保實現專案群的整體目標、進度、預算群的整體目標、進度、預算和利益。和利益。專案組合經理監測整體績專案組合經理監測整體績效和價效和價值值指標。指標。專案的特性要成功地完
14、成專案，通常受限於四項因素要成功地完成專案，通常受限於四項因素2010滄海書局16專案的特性1.專案範圍專案範圍專案範圍專案範圍 (project scope) 也可以稱為也可以稱為工作範圍工作範圍 (work scope)。換言之，為了。換言之，為了交付交付 (deliverables) 顧客顧客產產品或項品或項目需求，與此專案相關的所有工作都要被執行，目需求，與此專案相關的所有工作都要被執行，在需在需求或是進行的事項雙方都同意後，即可開始專案求或是進行的事項雙方都同意後，即可開始專案。2.專案成本專案成本所謂所謂專案成本專案成本 (project cost) 是指顧客為了要求完成專是指顧客
15、為了要求完成專案，所同意支付的費用。案，所同意支付的費用。2010滄海書局17專案的特性3.專案時程專案時程所謂所謂專案時程專案時程 (project schedule) 是特定活動的開始與是特定活動的開始與結束時間。結束時間。在專案進行之前，先發展計畫是相當重要在專案進行之前，先發展計畫是相當重要的；這計畫要包括所有工作任務、相關的費用及預估的；這計畫要包括所有工作任務、相關的費用及預估所需完成的時間所需完成的時間。4.顧客滿意顧客滿意最終，專案經理的責任是要使最終，專案經理的責任是要使顧客滿意顧客滿意 (customer s satisfaction)。2010滄海書局181.2 專案生命
16、週期2010滄海書局19在專案生命週期的第一階段在專案生命週期的第一階段 (first phase)，要確認，要確認需要、問題或機會，專案團隊或組織需要、問題或機會，專案團隊或組織 (有意承接的有意承接的廠商廠商) 提供顧客所需求的計畫書，以便能明確提供顧客所需求的計畫書，以便能明確說說出出需要或解決方案。需要或解決方案。需要及需求通常會被顧客寫在文件上，這份文件需要及需求通常會被顧客寫在文件上，這份文件被稱為被稱為邀標書邀標書 (request for proposal, RFP)。透過。透過邀標書，顧客對於要如何解決問題可以請個人或邀標書，顧客對於要如何解決問題可以請個人或廠商提出計畫書，
17、同時一併提出費用及時程。廠商提出計畫書，同時一併提出費用及時程。2010滄海書局20專案生命週期的第二階段專案生命週期的第二階段 (second phase)，是就需，是就需要或問題，研擬計畫書來解決。所擬的要或問題，研擬計畫書來解決。所擬的計畫書計畫書 (proposal) 要交給顧客，也就是專案的付費者。要交給顧客，也就是專案的付費者。專案執行的第三階段專案執行的第三階段 (third phase) 是正式執行計是正式執行計畫書。畫書。第四階段第四階段 (final phase) 是專案週期的最後一個階是專案週期的最後一個階段。當專案被完成，需要確定每件要被執行的任段。當專案被完成，需要確
18、定每件要被執行的任務是否均結束務是否均結束2010滄海書局21專案生命週期的長短可由數週至數年不等，這全專案生命週期的長短可由數週至數年不等，這全賴於工作賴於工作內內容、複雜度、專案大小的不同來決定。容、複雜度、專案大小的不同來決定。2010滄海書局2223專案的目標是按照指定的成本和進度交付具有一定品質的指定範圍的專案的目標是按照指定的成本和進度交付具有一定品質的指定範圍的產產品。品。專案管理人員的任務是平衡性能專案管理人員的任務是平衡性能(範疇範疇)、時間、時間(進度進度)和資源和資源(成本成本)。然而也就。然而也就只有這些自由度，進度、預算和品質都沒有限制的情況很少。我們只能選擇只有這些
19、自由度，進度、預算和品質都沒有限制的情況很少。我們只能選擇著重考慮其中的一兩種品質指標作為主要的追求目標。著重考慮其中的一兩種品質指標作為主要的追求目標。 專案管理金三角(三重限制)範疇品質性能資源成本時間進度專案管理的金三角24表示PCTS關係的三角形 專案管理的金三角25P 指技術與功能方面，專案達到預期的績效或性能要求；C 指工作的人力成本，專案目標在成本和預算限制範圍內；T 專案要求的時間，專案目標是準時；S 工作的規模與大小或稱為範疇，專案目標是要符合指定的 工作範疇大小。這四項變量之間是互相聯繫的，其關係可用下式表達：C = f(P, T, S)亦即，成本是性能、時間和範疇的函數：
20、C = 2P + 3T + 4S專案管理的金三角26專案的形成(1)市場需求市場需求(market demand) (2)組織需要組織需要(organizational need) (3)客客戶戶要求要求(customer requested) (4)技術改進技術改進(technological advance) (5)法律需求法律需求(legal requirements) (6)商業需求商業需求(business need) (7)社會需求社會需求(social need) 27專案管理 Project Management28專案管理的概念和定義專案管理是專案管理是把各種把各種知識、技能
21、、工具和技術應用於專案活動中知識、技能、工具和技術應用於專案活動中，以，以滿足對專案的滿足對專案的需求需求和和期望期望。Project management is the application of knowledge, skills ,tools and techniques/methods to project activities in order to meet project requirements.專案管理是專案管理是通過應用和綜合諸如通過應用和綜合諸如啟啟動動(initiating)、規劃、規劃(planning)、實施實施(executing)、監測、監測(monitori
22、ng)與控制與控制(controlling)和和結束結束(closing)等等專案管理過程群組專案管理過程群組進行進行的。的。29一般專案的有關各方需要滿足的要求與期望主要涉一般專案的有關各方需要滿足的要求與期望主要涉 及下述幾個方面：及下述幾個方面： (1)對專案本身的要求與期望對專案本身的要求與期望 (2)專案有關各方不同的需求和期望專案有關各方不同的需求和期望 (3)專案已辨識的需要與期望專案已辨識的需要與期望 (4)專案尚未辨識的要求和期望專案尚未辨識的要求和期望 專案管理的概念和定義30專案管理程序綜觀專案管理程序綜觀 專案管理的概念和定義31專案管理及一般企業管理 (1)專案管理的
23、對象是專案或被視為專案來處理的運作專案管理的對象是專案或被視為專案來處理的運作 (2)專案管理的全過程都貫穿著系統工程的系統思維專案管理的全過程都貫穿著系統工程的系統思維 (3)專案管理的組織結構具有特殊性專案管理的組織結構具有特殊性 (4)專案管理的體制是一種基於團隊管理的個人負責制專案管理的體制是一種基於團隊管理的個人負責制 32專案管理及一般企業管理 (5)專案管理的方式是目標管理專案管理的方式是目標管理 (6)專案管理的要點是創建和保持一種使專案順利專案管理的要點是創建和保持一種使專案順利 進行的環境進行的環境 (7)專案管理的作用是變革管理及創新管理專案管理的作用是變革管理及創新管理
24、 (8)專案管理的方法、工具和手段具有先進性、開專案管理的方法、工具和手段具有先進性、開 放性放性 33專案管理及一般企業管理 特徵特徵專案管理專案管理一般企業管理一般企業管理對象對象專案管理的對象是具體的專案。專案管理的對象是具體的專案。一般企業管理的對象是一般企業管理的對象是作業。作業。目標目標是確保專案能是確保專案能夠夠成功。所謂成功是在滿足各成功。所謂成功是在滿足各項限制條件下達到專案的目標。專案目標的項限制條件下達到專案的目標。專案目標的特性是非常突出的，沒有目標就不能稱其為特性是非常突出的，沒有目標就不能稱其為專案。專案。一般企業管理的目標是一般企業管理的目標是使每個作業都能高效率
25、使每個作業都能高效率地展開，以求企業達到地展開，以求企業達到一定的經濟效益。一定的經濟效益。內內容容專案管理要達到專案成功的目標，所以它包專案管理要達到專案成功的目標，所以它包括專案的範疇管理、專案的組織管理、專案括專案的範疇管理、專案的組織管理、專案的品質管理、專案的成本管理和專案的時間的品質管理、專案的成本管理和專案的時間管理等管理等內內容，且每一項管理都含有風險。容，且每一項管理都含有風險。一般企業管理的一般企業管理的內內容也容也許更豐富，但是它的風許更豐富，但是它的風險性相對比較小。險性相對比較小。方式方式專案管理是一種多層次的目標管理，也是一專案管理是一種多層次的目標管理，也是一種有
26、效變革管理及創新管理方式，其作用是種有效變革管理及創新管理方式，其作用是追求跳躍式的成長。追求跳躍式的成長。一般企業管理是多層次一般企業管理是多層次的目標管理，追求穩定的目標管理，追求穩定的成長。的成長。34專案管理及一般企業管理 特徵特徵專案管理專案管理一般企業管理一般企業管理過程過程專案管理非常強調過程。一般來講專案都有一個專案管理非常強調過程。一般來講專案都有一個生命周期，專案管理過程也就是專案在整個生命生命周期，專案管理過程也就是專案在整個生命週期中的全過程管理。它包括專案的發起、專案週期中的全過程管理。它包括專案的發起、專案的設計評價、專案的規劃、執行、控制、專案的的設計評價、專案的
27、規劃、執行、控制、專案的結束等全過程。結束等全過程。一般企業管理強調的是一般企業管理強調的是創造一個穩定的環境，創造一個穩定的環境，使各項作業能以最高的使各項作業能以最高的效率進行，側重於作業效率進行，側重於作業點的效率。點的效率。責任責任專案管理強調對整個專案負責，所有專案組織中專案管理強調對整個專案負責，所有專案組織中的人無一例外，這些來自不同部門的人員，聚集的人無一例外，這些來自不同部門的人員，聚集在一起的惟一理由是為了實施這個目標，所以比在一起的惟一理由是為了實施這個目標，所以比起個人或部門的責任，更重要的是確保專案成功起個人或部門的責任，更重要的是確保專案成功的責任。的責任。一般企業
28、管理中分工，一般企業管理中分工，強調各部門按作業規範強調各部門按作業規範做好自己的本職工作，做好自己的本職工作，所以責任在其規定的作所以責任在其規定的作業範疇業範疇內內。手段手段專案管理中所能採取的手段，一般不同於普遍的專案管理中所能採取的手段，一般不同於普遍的企業管理方法。如，在專案成本管理中使用實獲企業管理方法。如，在專案成本管理中使用實獲值值管理管理(Earned Value Management; EVM)強調強調成本控制，在專案時間管理中使用計劃評核術成本控制，在專案時間管理中使用計劃評核術(Program Evaluation and Review Techniques; PERT
29、)及關鍵路徑法及關鍵路徑法(Critical Path Method ;CPM)。一般企業管理中強調計一般企業管理中強調計劃與控制。強調成本管劃與控制。強調成本管理。理。專案管理與一般企業管理的區別 35專案管理需要的專業知識領域 專案管理團隊需要的專業知識領域 36(1)專案管理知識體系專案管理知識體系 (2)應用領域的知識、標準和規章應用領域的知識、標準和規章 標準標準(standard) 規則規則(regulation) (3)理解專案環境理解專案環境 (4)一般的管理知識和技能一般的管理知識和技能 (general management knowledge and skills) (5
30、)處理人際關係技能處理人際關係技能(Interpersonal skills) 專案管理需要的專業知識領域 1.3 專案管理的過程專案管理過程的意思是專案管理過程的意思是工作要計畫工作要計畫 (planning the work)，然後按計畫工作，然後按計畫工作 (working the plan)。2010滄海書局37專案管理5大過程專案起始專案起始有限資源下選擇最佳專案有限資源下選擇最佳專案識別專案的利益識別專案的利益準備批准專案的所有文件準備批准專案的所有文件指派專案經理指派專案經理專案規劃專案規劃定義工作需求定義工作需求定義工作數量及品質定義工作數量及品質定義所需資源定義所需資源作業排
31、程作業排程個別風險評估個別風險評估2010滄海書局38專案管理5大過程專案執行專案執行專案團隊成員的協調專案團隊成員的協調工作指導及管理工作指導及管理與團隊成員合作並協助改善與團隊成員合作並協助改善專案監測與控制專案監測與控制進度追蹤進度追蹤比較實際與預測比較實際與預測分析差異及衝擊分析差異及衝擊進行調整進行調整2010滄海書局39專案結束驗證已完成工作合約結束計價項目結算文件管理整理與結束底線計畫所要做的包括下列步驟：底線計畫所要做的包括下列步驟：1.清楚定義專案目標清楚定義專案目標2.細分再細分專案的主要工作包細分再細分專案的主要工作包3.定義每項所需執行的工作包，以便順利達成專案目標定義
32、每項所需執行的工作包，以便順利達成專案目標4.應用網路圖，以圖表來描述任務應用網路圖，以圖表來描述任務5.預估每項任務所需要完成的時間及資源預估每項任務所需要完成的時間及資源6.估算每項任務的費用估算每項任務的費用7.計算專案時程及預算，以便決定能否在需求時間、有計算專案時程及預算，以便決定能否在需求時間、有限資金及可利用資源限資金及可利用資源內內完成完成2010滄海書局40工作分解結構工作分解結構 (work breakdown structure, WBS) 就像是分幹分支的樹，將工作項目逐項分層分級就像是分幹分支的樹，將工作項目逐項分層分級地分解。工作分解結構通常可以定義出個人或組地分解
33、。工作分解結構通常可以定義出個人或組織要做的每項工作。圖表織要做的每項工作。圖表1-3就是工作分解結構的就是工作分解結構的例子例子 (工作分解結構將在第工作分解結構將在第5章討論章討論)。2010滄海書局412010滄海書局422010滄海書局432010滄海書局442010滄海書局451.4 專案管理全球化在專案管理過程中，全球化的推動增加其獨特性。在專案管理過程中，全球化的推動增加其獨特性。2010滄海書局462010滄海書局472010滄海書局48專案管理全球化專案管理全球化影響推行成功的因素：專案管理全球化影響推行成功的因素：貨幣波動與匯率貨幣波動與匯率當地特定的工作規範，如每日工作時
34、數、休假日與宗當地特定的工作規範，如每日工作時數、休假日與宗教節慶教節慶經濟相互依賴狀況經濟相互依賴狀況法人合資企業與合股關係，在跨國專案推動中法人合資企業與合股關係，在跨國專案推動中產產生其生其獨立性獨立性國家間的政治關係國家間的政治關係高需求勞動技術的獲取性高需求勞動技術的獲取性2010滄海書局491.5 專案管理的益處專案管理最終的目的是要獲得專案管理最終的目的是要獲得顧客滿意顧客滿意 (satisfied customer)。用有品質的方法，準時且在預算。用有品質的方法，準時且在預算內內完完成所有的專案範圍，就能獲得最大的滿意度。成所有的專案範圍，就能獲得最大的滿意度。當專案成功時，每個人都是贏家。當專案成功時，每個人都是贏家。2010滄海書局50
