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1、1秘书学实务秘书学实务第1页，共44页。课程导入v1.谈谈什么是秘书部门，你所了解的秘书部门都有哪些？以下部门（机构）是秘书部门吗？v（1）校学生会秘书部 （2）信访办公室v（3）督查办公室 （4）台湾事务办公室v2.案例分析：第2页，共44页。一、背景一、背景于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科技公司，于雪是这家公司的秘书处负责于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科技公司，于雪是这家公司的秘书处负责人，公司正准备明年在香港上市。星期一早晨一上班，于雪就收到一份传真。传真是青海一人，公司正准备明年在香港上市。星期一早晨一上班，于雪就收到一份传真。传真是青海一家医院发来的，说是
2、本公司生产的麻醉机出现质量问题，造成严重的医疗事故，病人家属情家医院发来的，说是本公司生产的麻醉机出现质量问题，造成严重的医疗事故，病人家属情绪很大，不仅提出巨额赔偿要求，而且准备向新闻界投诉，因此，院方要求公司尽快派人过绪很大，不仅提出巨额赔偿要求，而且准备向新闻界投诉，因此，院方要求公司尽快派人过去处理。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：去处理。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a a、马上与医院联系，了解事故发生的具体原因。、马上与医院联系，了解事故发生的具体原因。 b b、马上与正在香港出差的老总通电话，向他汇报情况，并听取、马上与正在香港出
3、差的老总通电话，向他汇报情况，并听取他的指示。他的指示。c c、因为情况紧急，马上以老总的名义给对方院长发传真，请、因为情况紧急，马上以老总的名义给对方院长发传真，请院方代表公司向病人家属表示慰问。院方代表公司向病人家属表示慰问。d d、与公司内有关部门联系，商量这次事件有可能对本公司的影、与公司内有关部门联系，商量这次事件有可能对本公司的影响而采取相应的对策。响而采取相应的对策。e e、与公司技术部联系，询问这类医疗事件到底是设备质量问题还、与公司技术部联系，询问这类医疗事件到底是设备质量问题还是医务人员操作失误。是医务人员操作失误。二、问题二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合
4、适，请说明理由，并对其他几种选择进对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。行评析。第3页，共44页。4第二章秘书部门五、秘书部门的职业特征三、公司企业的秘书部门四、秘书部门的地位 二、行政机关的秘书部门一、秘书部门的涵义六、秘书部门的职能第4页，共44页。5一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的机关。第5页，共44页。6一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义秘书部门又称秘书机构，有
5、广义和狭义之秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。分。广义的秘书机构，指承担办文办事、信息广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。研、信访、行政、督查等部门。狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书
6、处、秘书科等。部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。第6页，共44页。官场病的故事：英国著名的行政学家诺斯古德帕金森在其著作官场病中对当时英国行政机关工作作风做了入木三分的剖析，揭露和嘲弄了英国官场的种种弊病，引起当时社会的强烈反响，使“帕金森定律”这个概念成了官僚主义的代名词。官场通病主要有以下几种：第一，职员人数与工作量毫不相关，不管工作量如何变化，职员人数总是成倍增加；第二，现代政府机构委员会之类的组织形式日益膨胀。在委员会内部必然出现非正式的核心委员会，过一段时间，这个核心组织又会扩张起来。如此周而复始，机构就越来越庞杂，人员越来越多，工作效率却越来越低。第三，组织的低效、无能根源于自发的
7、嫉妒病。机关成立的年代愈长，人员的素质就愈低。第7页，共44页。8秘书机构的设置程序v确定组织架构：人数、机构数、岗位数v规定职权职责：权职相当v配备工作人员：结构合理v制定规章制度：标准化、规范化一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义第8页，共44页。9秘书机构的设置原则v一、效能最大化原则（1）科学分工（2）层次合理（3）结构优化（4）配置合理v二、适应工作需求的原则 (1)秘书机构的设置必须以管理职能的实际工作需要为最终原则 （2）在机构设置过程中应严格避免随意设置、因人设岗等腐败现象一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义第9页，共44页。秘书机构的设置原则v三、分级管理，职、权、责分明统一原则
8、 （1）在其位、谋其政、行其权、负其责 （2）既要避免权利的滥用，又要避免责任的逃避v四、机构统一、相对稳定的原则 （1）秘书机构的名称要统一，做到称谓一致，名副其实 （2）秘书机构的设置要统一（机构的层次、人员的编制、职责的划分要有科学合理统一的标准） （3）秘书机构的职能目标要统一第10页，共44页。11一一、秘书部门的涵义秘书部门的涵义秘书机构图秘书机构图办公室（主任、副主任）办公室（主任、副主任）调调研研科科室室秘秘书书科科室室档档案案科科室室信信访访科科室室行行政政科科室室督督查查科科室室 机机要要科科室室第11页，共44页。12二、行政机关的秘书部门二、行政机关的秘书部门 行政机关
9、主要指党政机关、部分事业单位、企业以及行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘书部门就分以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府机构设置（见图）。别设置在各级机关之下，下图为各级政府机构设置（见图）。第12页，共44页。13二、行政机关的秘书部门二、行政机关的秘书部门在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长。第13页，共44页。14三、公司企业的
10、秘书部门三、公司企业的秘书部门公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样，大体有四种形式，如下表所示。第14页，共44页。15三、公司企业的秘书部门三、公司企业的秘书部门部门种类 称 谓 所在企业类型 职 能 综合性的秘书部门公司办公室或集团办公室 国有大中型企业、国有公司等带有行政机关管理特色的公司、工矿企业和商业企业 全面掌管单位内部的行政管理事务，负责对外宣传、联络、开展公共关系事务，甚至涉及辅助业务领导的工作 职能性的秘书部门 经理办公室或厂长办公室 公司企业作为行政办
11、公室 担负单位内部行政事务和其他事务性、临时性的工作任务，协调各个职能部门之间的关系 专业性的秘书部门 文秘室或值班室 人员规模比较小的公司企业中 负责单位文书信函的撰写制发，管理文件档案，接打电话、接待来客以及单位领导临时交办的各种工作 由一两名秘书承担的秘书办公室 前台 公司企业规模小不设秘书部门的单位 全时在岗，负责电话接听、文电处理、文稿制作、来客接待等 第15页，共44页。16四、秘书部门的地位四、秘书部门的地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、联系左右、沟通各方的枢纽地位。第16页，共44页。17四、秘书部门的地位四、秘书部门的地
12、位第17页，共44页。18五、秘书部门的基本特征五、秘书部门的基本特征从属性从属性秘书机构在整个机构体系中，不同于其他权力机构，秘书机构在整个机构体系中，不同于其他权力机构，一般不具有决策权和指挥权，属于综合性的辅助部一般不具有决策权和指挥权，属于综合性的辅助部门。门。中介性中介性秘书机构辅助决策、拟定计划、传达指令、组织秘书机构辅助决策、拟定计划、传达指令、组织协调、督促检查等，经常起着沟通上下、联通内协调、督促检查等，经常起着沟通上下、联通内外的枢纽作用。外的枢纽作用。服务性服务性秘书机构相对于整个机关和企事业单位而言，是秘书机构相对于整个机关和企事业单位而言，是一个综合性的办事机构，不仅
13、为领导和上级服务，一个综合性的办事机构，不仅为领导和上级服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务，服务也为下级组织、其他部门、全体成员服务，服务性是秘书部门的本质特征。性是秘书部门的本质特征。第18页，共44页。19六、秘书部门的职能六、秘书部门的职能第19页，共44页。20第20页，共44页。21第21页，共44页。22第22页，共44页。23第三章秘书职业认知与管理三、秘书工作的特点四、秘书工作的要求二、秘书工作的宗旨一、秘书的基本素质四、秘书工作的具体实务 五、秘书工作的具体实务 第23页，共44页。24一、秘书的基本素质良好的政治素质良好的职业道德高度的纪律意识良好的工作态度良好的文
14、化素质良好的群众基础办公自动化技能科学管理时间的能力第24页，共44页。251 1、秘书人员秘书人员的重要品质的重要品质传统道德的延伸传统道德的延伸中华民族的道德修养观中华民族的道德修养观修身、齐家、治国、平天下修身、齐家、治国、平天下关键的个人品质关键的个人品质有社会责任感有社会责任感 对领导和团队忠心耿耿对领导和团队忠心耿耿有敬业精神有敬业精神 有认真的工作态度有认真的工作态度有任劳任怨的胸怀有任劳任怨的胸怀秘书的个人职业道德品质修养秘书的个人职业道德品质修养第25页，共44页。26秘书人员的职业道德秘书人员的职业道德第26页，共44页。27 美国最著名的美国最著名的哈佛商业评论哈佛商业评
15、论评出了评出了条条 职业人应该遵循的职业道德。职业人应该遵循的职业道德。（）诚实（）诚实 （）正直（）正直 （）守信（）守信 （）忠诚（）忠诚 （）公平（）公平 （）关心他人（）关心他人 （）尊重他人（）尊重他人 （）追求卓越（）追求卓越 （）承担责任（）承担责任 第27页，共44页。28在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好三服务，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。其中直接的主要的是为党中央领区、直辖市服务，为人民服务。其中直接的主要
16、的是为党中央领导工作服务。导工作服务。” 但随着现代社会公共管理的发展，“三服务”的指导思想难以涵盖一切秘书工作，于是秘书工作的宗旨被提了出来。二、秘书工作的宗旨秘书工作“三服务”的指导思想第28页，共44页。29秘书工作的宗旨秘书工作的宗旨是为领导与上司的决是为领导与上司的决策和管理顺畅地贯彻实策和管理顺畅地贯彻实施创造和谐的环境。施创造和谐的环境。第29页，共44页。30秘书工作的特点就是秘书作为一门职业，与其它职业在工作本质上的明显不同，包括以下三点。三、秘书工作的特点第30页，共44页。31 秘书工作的机要性秘书工作的机要性秘书的基本素质中，最重要的莫过于秘书的基本素质中，最重要的莫过
17、于“嘴紧嘴紧”了。我能把饭碗抱到今天，全靠了。我能把饭碗抱到今天，全靠“哑三年、聋三年、哑三年、聋三年、瞎三年瞎三年”。这个口诀本来是韩国女性出嫁当儿媳的。这个口诀本来是韩国女性出嫁当儿媳的训诫。作为秘书，即使是对一句话、一封邮件、一训诫。作为秘书，即使是对一句话、一封邮件、一页文件也不能大意，不能说的决不说，不能看的决页文件也不能大意，不能说的决不说，不能看的决不看，做到守口如瓶、滴水不漏。秘书应该把不看，做到守口如瓶、滴水不漏。秘书应该把“秘秘密密”看得和自己的命一样重要。看得和自己的命一样重要。 -（韩）金圣姬（韩）金圣姬第31页，共44页。32四、秘书工作的作用第32页，共44页。33
18、五、秘书工作的内容秘书工作最凝练的概括是“办文”、“办会”、“办事”。以“办文”、“办会”、“办事”为线索，可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识。第33页，共44页。34第34页，共44页。35n1文书撰写n2文书制作n3文书处理n4档案管理n5会议组织n6调查研究n7信息资料工作n8信访工作结合我国具体情况，可分为15种 n9接待工作n10协调工作n11督查工作n12日程安排n13日常事务n14办公室管理n15其他临时交办 事项。第35页，共44页。36知识点补充：秘书的角色认知特点特点作用作用角色认定角色认定职业素养职业素养职业道德职业道德机要性信息枢纽参谋严谨自制良好的职业作风保守机
19、密辅助性傅作辅助助手谦虚谨慎明确的职业意识不越级越位综合性统筹协调组织、公关沟通合作正确的职业态度科学公正技术性高效优化管理技术人员精益求精卓越的职业理想敬业精业第36页，共44页。37案例案例1：办公室的故事：办公室的故事 某单位正在召开年终总结表彰大会，请来的上级某单位正在召开年终总结表彰大会，请来的上级领导和单位领导正微笑着把一朵朵红花戴在先进工作者领导和单位领导正微笑着把一朵朵红花戴在先进工作者的胸前，在场群众情绪高昂，掌声不断。的胸前，在场群众情绪高昂，掌声不断。 但料想不到的是，当单位领导把大红花戴在倒数第五但料想不到的是，当单位领导把大红花戴在倒数第五人时，花篮里的红花只剩下三朵
20、了，台上还有四位先进工作人时，花篮里的红花只剩下三朵了，台上还有四位先进工作者没有受奖。要想赶制一朵红花肯定是来不及了，为大会服者没有受奖。要想赶制一朵红花肯定是来不及了，为大会服务的工作人员急得团团转。领导们兴致正浓，在热烈的气氛务的工作人员急得团团转。领导们兴致正浓，在热烈的气氛中给倒数第三位的先进工作者戴花，难堪的局面马上就要发中给倒数第三位的先进工作者戴花，难堪的局面马上就要发生了生了第37页，共44页。38办公室的故事办公室的故事 想象看看，如果遇到这样的情况，你会怎么做呢？第38页，共44页。39案例2：小于的难题 小于是某公司的秘书，今天她遇到了这样一小于是某公司的秘书，今天她遇
21、到了这样一件事，该如何处理？件事，该如何处理？ 第39页，共44页。40 上午先去经贸部送了份材料，刚回到办公室，姜总让我马上到他的办公上午先去经贸部送了份材料，刚回到办公室，姜总让我马上到他的办公室去一趟。听姜总的口气，事情似乎挺急。心里有些紧张。室去一趟。听姜总的口气，事情似乎挺急。心里有些紧张。 来到姜总的办公室，姜总倒还是像平时一样随和，聊了几句后，姜总问来到姜总的办公室，姜总倒还是像平时一样随和，聊了几句后，姜总问我：我：“小于，近来公司似乎有人在议论王总的事，你常去他的办公室，知小于，近来公司似乎有人在议论王总的事，你常去他的办公室，知不知道一些这方面的情况？不知道一些这方面的情况
22、？” 王总是公司负责市场销售的副总经理，四十岁刚出头，他的工作王总是公司负责市场销售的副总经理，四十岁刚出头，他的工作能力是无可挑剔的，但可能是由于他老婆孩子都在美国的原因，公能力是无可挑剔的，但可能是由于他老婆孩子都在美国的原因，公司不时流传一些他的风流韵事。司不时流传一些他的风流韵事。 第40页，共44页。41上个星期四下午，王总突然让我去他的办公室，说：上个星期四下午，王总突然让我去他的办公室，说：“小于，我马上要去一趟小于，我马上要去一趟香港，麻烦你明天帮我办一件事，你去王府井某某大厦的首饰柜台，我刚才已香港，麻烦你明天帮我办一件事，你去王府井某某大厦的首饰柜台，我刚才已给对方打过电话
23、，你只要提我的名字人家就会给你一包东西。取到东西后，你给对方打过电话，你只要提我的名字人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。再帮我送一下。”说着，递给我一张写着地址和乘车路线的纸条。第二天下班说着，递给我一张写着地址和乘车路线的纸条。第二天下班后，我取了东西正准备离开，柜台里年纪像是值班经理的人对我说：后，我取了东西正准备离开，柜台里年纪像是值班经理的人对我说：“你是打你是打出租吗？这包东西很贵重，在路上注意一点。出租吗？这包东西很贵重，在路上注意一点。”我当然明白，在首饰柜台前说我当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元甚至几千元能买得起的。根据王总的纸条，我找到了的贵重东
24、西，不是几百元甚至几千元能买得起的。根据王总的纸条，我找到了亚运村一座高层公寓层的三门。出来给我开门的是一位看上去不到三十岁亚运村一座高层公寓层的三门。出来给我开门的是一位看上去不到三十岁的漂亮小姐；她还穿着睡衣，接过东西，她高兴得几乎跳了起来，的漂亮小姐；她还穿着睡衣，接过东西，她高兴得几乎跳了起来，“啊！王哥啊！王哥连我的生日都还记得，真是太好了，谢谢王哥！谢谢王哥送给我的生日礼物！连我的生日都还记得，真是太好了，谢谢王哥！谢谢王哥送给我的生日礼物！” 姜总问的肯定是这件事。姜总问的肯定是这件事。第41页，共44页。42小于该如何回答呢A“前几天王总的老师过生日，王总要出差，让我帮他送了前
25、几天王总的老师过生日，王总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。点礼物给他的老师。B“最近一个时期王总从未找过我，对王总的事我一点也不最近一个时期王总从未找过我，对王总的事我一点也不知道！知道！”C “上个星期五下午，我帮王总送了件手饰给住在亚运村上个星期五下午，我帮王总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。的一位年轻女性。”D“上个星期五下午，我帮王总送了件手饰给住在亚运上个星期五下午，我帮王总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。”E“对王总我似乎不太了解。对王总我似乎不太了解。”第42页，共44页。43十条法则造就不凡人生十条法则造就不凡人生一表人才一表人才 二套西装二套西装三杯酒量三杯酒量 四圈麻将四圈麻将五方交游五方交游 六出祁山六出祁山七术打马七术打马 八口吹牛八口吹牛九分努力九分努力 十分忍耐十分忍耐曾仕强曾仕强中国式管理中国式管理第43页，共44页。n演讲完毕，谢谢观看！第44页，共44页。
