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1、基于LOTUS的办公自动化系统的设计与实现2资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。摘要一、 绪论31、 办公自动化发展趋势42、 办公自动化系统的研究意义5二、 需求分析61、 功能需求72、 办公自动化系统平台选择.8三、 系统设计91、 系统结构102、 系统功能113、 功能模块设计12(1)、 公文管理子系统13(2)、 通用信息子系统14(3)、 个人办公子系统15(4)、 系统维护子系统164、 数据库设计17(1)、 Domino/Notes数据库设计18(2)、 SQL Server数据库设计19四、 系统实现201、 概述212、 发文管理数据库22(1
2、)、 表单设计23(2)、 视图设计24(3)、 其它元素设计253、 其它模块简介26五、 总结27参考文献28摘要 随着信息技术的蓬勃发展, 特别是计算机技术、 网络通讯技术、 多媒体技术、 数据库技术及自动化技术的日新月异, 为办公自动化的发展提供了广阔的空间。传统的办公模式中公文流转速度较慢, 安全性不够, 对公文信息的处理、 统计、 分析较烦琐, 在沟通、 协作和控制等方面存在不足。办公自动化在提高政府机关或企事业单位各部门的办公质量和办公效率, 提高决策的科学性和正确性, 提高领导者的管理水平, 推动各单位的信息化建设等方面起着举足轻重的作用。 本论文以基于Lotus Domino
3、的办公自动化系统的建设为背景, 综合运用了Internet /Intranet的各种新的信息技术, 针对办公自动化系统及其关键技术进行研究和开发。论文首先介绍了办公自动化的定义, 国内外OA的发展现状和发展趋势, 经过分析办公自动化系统的功能需求, 结合对现有各种以开发平台和群件系统的对比, 确定本以系统的最佳开发和运行平台为Lotus Domino/Notes, 文中简要介绍了Lotus Domino/ Notes的特点。接着提出了基于Lotus Notes群件和Intranet的办公管理信息系统的体系结构, 完成了公文管理、 通用信息、 个人办公、 系统维护等模块的开发。最后, 根据当前技
4、术的发展和实际办公的需要, 总结了当前的工作, 并对办公自动化系统的发展进行了展望。关键词: 办公自动化、 工作流、 表单、 视图、 大纲、 Lotus Domino/Notes绪论 办公自动化(Office Automation, 简称OA)于20世纪50年代提出, 在80年代至90年代得到了飞速的发展1。办公自动化是以先进的科学技术、 信息、 技术、 系统科学和行为科学为支柱的一门综合性技术。它以系统科学为理论基础, 行为科学为主导, 综合运用信息技术(包括微电子技术、 计算机技术和通信技术等)完成各种办公业务, 充分有效地利用信息资源, 以提高生产效率、 工作效率和工作质量, 辅助决策,
5、 促进办公活动规范化和制度化, 以达到既定的目标, 获得更好的效果。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式, 是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域, 是信息化社会的产物。经过网络, 组织机构内部的人员可跨越时间、 地点协同工作。经过OA系统所实施的交换式网络应用, 使信息的传递更加快捷和方便, 从而极大地扩展了办公手段, 实现了办公的高效率。1办公自动化发展趋势从办公自动化发展的过程和今后发展的趋势来讲, 办公自动化已经经历了从第一代发展到当前的第二代, 而且正在向着第三代发展1, 如图1.1所示。图1.1 办公自动化发展趋势从80年代中期
6、起步的第一代办公系统以个人电脑、 办公套件为主要标志, 实现了数据统计和文档写作电子化, 完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。从20世纪90年代中期开始, 随着以Lotus Notes为代表的工作流群件技术的问世, 以及网络通讯技术的长足发展, 办公自动化系统发生了第一次革命性演进, 第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征, 实现了工作流程自动化, 实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。第三代办公自动化则是从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心。以公文流转为例, 第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理,
7、 比如, 本文提出的办公自动化系统就是以公文流转为核心, 而且基于工作流的协同工作方式的第二代办公自动化系统; 第三代办公自动化在此基础上更为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的相关知识, 包括在线的专家、 文件背景资料及企业其它的有关信息, 确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、 向企业现有知识学习, 使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变, 从而在提升每个员工创造能力的过程中, 大大提高了企业与机构的整体创新和应变能力。综上所述, 办公自动化系统的发展经过三个阶段, 两个飞跃过程。从以数据为核心发展到以信息交流为核心, 进而提升为以系统地运用知识为核心。知识贯穿于各
8、种方式的信息交流, 从简单的电子邮件、 群件与协作、 直至构建Web应用, 其核心目的都是在获得与应用知识。知识是企业网络上传递的最有价值的信息。对知识的运用效果关系到企业的综合发展实力。第三代OA帮助企业从How To的过程转变到Know How的过程, 即将办公自动化系统由模拟手工作业向改变并提高手工作业效率过渡。2办公自动化系统的研究意义应该说没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利, 可是对现代的办公自动化而言, 其目的己经不局限于减轻员工的工作量, 而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来, 用更多的精力去关注最重要的事情, 从而提高企业的效率, 增强企业的综合竞争能力。在这种办
9、公模式下, 企业的组织结构能够得到简化, 各个部门在信息共享的基础上进行协作, 便于明确各个部门甚至每个员工的责任, 而决策层能够迅速综合来自各个方面的信息, 并以此为依据制定企业的战略决策。从这个意义上讲, 在市场竞争日趋白热化的今天, 办公自动化己经不再是一种手段、 一种工具, 而成为决定企业生存发展的命脉。 在传统的办公模式中, 由于缺少重要的信息传递和工作流程环节, 办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成, 从而难以实现各个部门之间的高效协作。在日常的办公过程中, 比较容易出现以下的差错: 一是各部门的信息传递和事务交接依然由人工完成, 容易出现差错; 二是上下级和部门之间无法实
10、现协同工作, 难以及时沟通; 三是信息和工作流程相互分离, 缺少至关重要的随时记录, 使工作监控和评估困难重重。能够想象, 掺杂着如此大量的人工操作过程的事务处理方式根本无法适应现代化办公模式的需要。 随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高, 在办公过程中, 传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求, 实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率, 规范化管理的必然趋势。办公自动化系统的带来的好处有1: (1). 信息传递与沟通交流顺畅排除因职能、 职位、 距离等原因造成的信息联络不畅而带来的企业发展羁绊, 经过构建内部通讯、 信息发布与交流平台, 实现多途径的联络与沟通,
11、 减少信息在途时间, 提高信息的时效性, 与此同时, 缩短领导与职员之间, 各部门之间的距离。 (2). 规范工作管理, 提高整体效率解决了跨地域跨部门多岗位间的业务处理诸多问题, 有效避免工作中出现的脱节、 延误、 错办等情况, 杜绝职责不清、 工作推脱等怠工现象, 实现网上协同办公, 增强组织协调能力, 提高团队协作能力。同时, 加强了领导实时了解事务状态, 实时掌控工作进度, 强化了过程控制与监督, 加强了工作管理。 (3). 整合信息资源, 实现知识管理打破”信息孤岛”, 彻底改变文件丢失遗漏、 管理分散、 查找不方便等现象, 解决因人事变动导致经验流失等问题, 经过知识管理, 有效整
12、合并积累各类资源, 实现再利用。 (4). 增强凝聚力, 提高响应能力在降低管理成本, 促进管理进步的同时, 能够培养全员信息化关注与参与意识, 激发掌握和利用先进信息技术的热情, 提高专业素质, 形成全新的企业文化。办公自动化是信息社会的一种新型办公方式, 它将现代化办公和计算机网络功能结合。随着信息技术的发展, 办公自动化在行政企事业单位的管理、 经营活动中发挥着日益重要的作用。经过网络, 组织机构内部的员工可跨越时间、 地点协同工作。经过办公自动化系统所实施的交换式网络应用, 使信息的传递更加快捷和方便, 从而极大地扩展了管理手段, 实现了运营的高效率。二需求分析1功能需求随着计算机技术
13、的飞速发展, 特别是网络技术的超速发展, 带动了信息的广泛交流甚至导致了信息爆炸”信息时代”这一词汇似乎己经被普遍接受。特别是近年来Internet超乎想象的发展, 对信息的广泛收集、 整理、 利用和传播更把世界带入了信息时代的一个更高层次。因此, 无论是对于一个国家还是对于一个企事业单位, 如果要在未来的社会中获得发展, 掌握信息技术已变成了一个基本要素。 近年来, 某公司的各个部门都普遍配备了微机, 并开发出各自的事务处理的应用, 在一定程度上提高了各部门的办公效率。但有限的技术能力, 使这些面向各部门内部事务处理的办公自动化系统相互之间标准不统一, 各自为政, 难以集成。随着公司内部网络
14、的建立, 各部门的信息能够发布到Web上, 使信息发布的效率和范围得到较大程度的改进, 然而, 由于公司内部网络仍缺少重要的信息传递和工作流程环节, 部门之间仍无法实现信息共享和集成, 从而难以实现各部门之间的高效率协作。 为了提高了公司整体办公效率, 需要具有先进水平的办公与管理机制提供强有力的支持。随着计算机技术、 网络技术的迅速发展以及系统科学、 管理科学的引进, 在现有的公司内部网络上建立高效、 协调、 集成的数字化办公系统己成为可能, 这也是能够从根本上变革办公及管理体制的有效途径。 本论文的研究正是基于这一实际课题办公自动化系统建设项目。该公司提出的系统目标如下: (1). 用户界面。系统采用统一简洁的用户界面, 并根据使用者身份, 动态显示相应操作界面。使用者可经过每个模块界面上的操作、 查看、 查询3 类功能, 方便快捷地完成所需工作。(2). 办公流程。在公文流转中, 使用者根据不同文件能够自行定义文件的传递流程; 在文件的流转过程中能够根据文件的批阅情况调整文件的流程, 与用户自定义表单结合使用以提高系统适应企业实际情况的灵活性、 可扩充性及可维护性。(3). 表单定制。根据企业自身特定的业务需求, 系统提供用户可自行设计定义的用户表单, 管理员稍作设计就能够制作满足要求的各类单证、 单
