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1、优选文档公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特拟订本制度。第二条本制度所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及职工从事生产、经营、公司管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保留价值的各样文字、图表、账册、凭据、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同样形式的历史记录。第三条重要原始档案依照“双人双控，共同管理”原则，由总经办一致管理。第二章档案归档第四条归档范围(一)通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。(二)工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招招标文件、造价、工程管理（改正、进度控制、质量控制）、工程查收、
2、工程报批资料等。(三)合同：原辅料采买、设施采买、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。(四)设施档案：公用系统、物料、库房等协助设施；生产部设施、工程部设备、QC部设施等。(五)职工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外面培训报告等。(六)计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设施内部校验记录归于设施档案中。(七)产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样察看和产品牢固性试验资料、产质量量回首、改正情况、产品药检所查验报告（含送检或抽检）、产品重要质量事故资料等。(八)供给商档案。(九)质量标准：原料、
3、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装资料等。(十)查验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装资料等。(十一)记录：除批记录以外的全部记录。包括协助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；(十二)批记录：批生产记录、批查验记录、批监控记录、批包装记录等。(十三)标准操作规程。(十四)考证文件：考证主计划、厂房及公用系统、生产设施考证、QC设施考证、工程部设施考证、方法考证、工艺考证、干净考证等。(十五)行政类文件：行政法规性文件。包括上级颁发、需要公司执行的，或由公司刊行的各样标准、规章规程等；各样公函。本公司对外的正式发文与有关机构来往的批复；各样证照、证书。
4、包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商注明册证书、公司和产品获得的各样荣誉牌匾和证书等；人事任命、劳动纠葛等；各样固定财产资料。包括车辆全部原始证照、办公设施、仪器设施说明书、保修卡等；全部加盖公章的文件复印件；在公司文化建设和社会活动中直接形成的有保留价值的各样文字、声像光碟等形式的历史记录。第五条归档时间(一)各样证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；(二)设施档案、产品档案、质量标准、查验方法、标准操作规程随时产生随时归档；(三)职工培训类资料按月归档，于每个月25日此后次月
5、5日从前到档案室办理归档手续；(四)计量类资料按半年归档，于每年5月25日此后6月5日从前、11月25日此后12月5日从前到档案室办理归档手续；(五)供给商档案按年度归档，于每年1月25日此后2月5日从前将上一年的资想到档案室办理归档手续；(六)记录文件。协助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；(七)批记录文件按月归档，于每个月25日此后次月5日从前到档案室办理归档手续；(八)考证文件随时产生随时归档，考证主计划按年度归档，于每年1月25日此后2月5日从前到档案室办理归档手续；(九)其他文件每周一会集归档一次。(十)未按要务实时归档而造成损失的，由当事人肩负全部责任，并依照情节轻重予以相应
6、办理。第六条归档份数(一)原件全部归档，并注明份数、出处。(二)使用频频的档案，各使用部门应复印保留自用。第七条归档要求(一)由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。(二)对已经破坏或模糊的文件必定先修复再归档。(三)文件必定经过系统整理后再归档。(四)文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。第八条归档手续各样文件归档时，归档部门应填写文件归档单一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各保留一份，以备查考。由档案员填写文件归档登记薄，归档人和档案员共同签字确认。第三章档案的收集与整理第九条档案的收集(一)由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行
7、收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。(二)由档案管理人员如期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。(三)收集时要保证档案的质量。如不完满，需进前进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。第十条档案的整理(一)档案采用按种类分类的方式，做到有条不紊，便于保留和利用。(二)档案严格依照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便今后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，详尽说明以下：GM/01*7、8、9位代表流水号001999。5、6位为档案柜号。3、4位为二级分类的编号。1、2位为一级分类的英文缩写。第四章档案建档第十一条分类梳理归档的资
8、料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并成立档案明细台账。第十二条档案专用章全部归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保留。第十三条档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保留，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。第十四条检索目录全部归档文件，由档案员成立对应关系的电子版检索目录，并如期查对。第十五条电子备份重要资料的原件须经过扫描等方式成立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。第五章档案使用和送还第十六条档案使用(一)文件复印：由
9、使用人填写档案复印登记薄，一般性文件经部门负责人赞成，重要文件同时报分管副总赞成，由档案员复印、供给。(二)借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写档案借出登记薄，经部门负责人赞成，最长不高出十个工作日，重要文件及特别情况同时报分管副总批准；十今后仍未送还的，由档案员跟催或办理从头借出手续。(三)借阅原始文件：由使用人填写档案借阅登记薄，经部门负责人赞成，于档案室指定的地址查阅，不得带离档案室，重要文件及特别情况同时报分管副总赞成。(四)借出原始文件：由使用人填写档案借出登记薄，经部门负责人赞成，最长不高出五个工作日，重要文件及特别情况同时报分管副总赞成，总经办会签；五个工作今后仍未送还的，
10、由档案员跟催或办理从头借出手续；原件借出后不再送还的，须经分管副总、总经理赞成，总经办会签，档案室保留复印件备查；(五)外单位借出档案时，由使用人填写档案借出登记薄，须经总经理赞成后方可使用。(六)按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额肩负，并依照情节轻重予以相应办理。第十七条档案送还(一)档案使用者应爱惜档案，保证档案的完满性，不得擅自涂改、勾勒、剪裁、抽取、翻开或损毁。借出的各样档案文件在送还时，经检查无误后，应在档案借出登记薄登记，并由使用人和档案员分别签字确认。(二)发生
11、破坏、抛弃的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由使用人全部肩负，并依照情节轻重予以相应办理。(三)档案送还时内容发生改正的，使用人应实时知会档案员进行更新，以保持档案的正确性。第十八条档案保留与检查(一)公司各样应归档文件应会集于档案室管理，任何部门和个人不得擅自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额肩负，并依照情节轻重予以相应办理。(二)每个月底，总经办负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案员共同对档案室的全部资料进行一次彻查，并填写档案盘点记录。(三)档案管理应账实切合。档案损毁或抛弃的，由档案员全额肩负，并依照情节轻重予以相应办理。第六
12、章档案保留限时和销毁第十九条档案保留限时序号1一级分二级分类保留限时类通用管注册申报资料永久保留；01证书；02部门职责、岗位职责；03手册；理其他资料生新废旧，原件04注册申报资料；05其他GM保留五年。工程基01设计文件、图纸；02会议记录；03招招标文件；04造价；05工程管理（改正、进度控2建永久保留。CE制、质量控制）；06工程查收；07工程报批资料；08其他01原辅料采买；02设施采买；03工程基建；合同304技术转移；05委托合同；06设计合同；永久保留。Ct其他合同07设施档01公用系统；02物料、库房等协助设施；设施运行资料保留八年，4案03生产部设施；04工程部设施；05Q
13、C部设其他资料在设施报废一EA备年后销毁。5职工培01培训计划、总结；02内部培训记录、外面个人培训档案职工辞职训培训报告；03辞职人员培训档案；04个人培一年后销毁，其他培训资ET训档案料保留五年。01化测类；02力质类；03温湿度类；04计量6CM压力类；05热工类；06长度类；07计时类；保留八年。08流量类；09其他类701产品批件、包装设计；02技术转移资料；产品批件、包装设计、03产品工艺规程及空白批记录；04质量标工艺规程、空白批记录、产品档案准；05留样察看和产品牢固性试验资料；质量标准生新废旧，原PF06产质量量回首；07改正情况；08产品药件保留五年；其他资料检所查验报告(含送检或抽检）；09产品重保留八年。技术转移资大质量事故资料；10其他资料料永久保留。供给商档案有业务联系的合格供给8SA商永久保留；不再作为供给商后保留一年。9生新废旧，此后原件保01原料；02辅料；03中间产品、待包装产质量标准品；04成品(仅现行版)；05包装
