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1、xx物业管理有限公司文件xx物综201746 号关于印发xx物业管理有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定的通知物业公司所属各单位：为加强xx物业管理有限公司文件材料归档工作，便于物业公司所属各单位正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，结合物业公司档案管理工作实际，制定了中铁建（北京）物业管理有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定，已经物业公司2017年第5次党委会审议通过，现予以印发，请各单位认真学习，参照执行。中铁建（北京）物业管理有限公司2017年11月14日xx物业管理有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定第一条为加强xx物业管理有限公司（以下简称：物业公司）文件
2、材料归档工作，便于物业公司正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能全面反映企业主要职能活动情况，维护其历史真实面貌，又便于保管和利用，根据企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局第 10 号令）、中国铁建房地产集团有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定（地办xx125 号）精神，结合物业公司档案工作实际，制定xx物业管理有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定。第二条 本规定中的文件材料是指xx物业管理有限公司在从事职能活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的历史记录。第三条所属各单位档案负责部门依照企业资产关系分别负责对所属各单位文件材料归档范围和
3、档案保管期限表编制及归档工作进行业务指导和监督。第四条企业文件材料归档范围：(一）反映物业公司在科技研发、施工生产、经营管理、物业服务、物业管理等各项活动和基本历史面貌的，对物业公司各项活动、现行工作、历史查考和国家建设、社会发展具有利用价值的文件材料；（二） 物业公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益方面具有凭证作用的文件材料；（三） 物业公司制定的发展规划、战略决策、重大改革、年度计划与工作总结等文件材料，以及制发的企业内部管理规定、制度、办法等法规性文件材料；(四） 物业公司需要贯彻执行的上级机关和相关单位的文件材料；非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出
4、具的与物业公司有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；(五） 有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对物业公司各项活动具有查考价值的文件材料。第五条企业文件材料不归档范围：(一） 有关物业公司和上级主管单位制发的普发性的不需要物业公司办理的文件材料，任免、奖惩非物业公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；(二） 物业公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，企业内部互相抄送的文件材料，物业公司负责人兼任外单位职务形成的与物业
5、公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；(三） 非隶属关系单位发来的不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；(四） 所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需物业公司办理的文件材料；(五） 其他不需归档的文件材料。第六条凡属物业公司归档范围内的文件材料，必须按照有关规定定期向物业公司档案部门移交归档，实行集中统一管理。任何部门或个人，不得以任何理由据为己有或拒绝归档。第七条企业档案保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为 30 年和 10 年。第八条永久保管的企业管理类档案主要包括：（一）物业公司党委会、总经理办公会、变更以及履行职责、维护权益、人事任免过程中形成
6、的文件材料；(二） 物业公司制定的发展规划、战略决策、重大改革、年度计划与工作总结等文件材料，以及制发的企业内部管理规定、制度、办法等法规性文件材料；(三） 物业公司召开的各类重要会议、举办的重大活动形成的主要文件材料；(四） 物业公司关于重要问题向有关机关或上级主管单位的请示、报告、报表及其批示、批复、复函，有关物业公司或上级主管单位制发的需物业公司办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对物业公司做出的重要决定及出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，物业公司与其他组织或个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；(五） 物业公司机构演变（包括企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或
7、其他变动）中形成的文件材料,人力资源管理及涉及职工权益维护的重要文件材料；(六） 物业公司资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料，物业公司资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料，以及签订的重要合同、协议等凭证性文件材料；(七） 物业公司在施工生产、经营管理、安全质量管理、行政管理、产品（技术）研发、基本建设、物业服务、物业管理等项管理职能活动中形成的重要文件材料；(八） 物业公司党群工作、精神文明建设和企业文化建设形成的重要文件材料，新闻媒体对物业公司重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道；(九
8、） 有关机关和上级主管单位制发的属于物业公司主管业务的文件材料，物业公司代上级机关级机关起草的有关标准、规范、文件材料，以及有关机关、上级主管单位表彰、奖励、处罚涉及物业公司或员工的重要文件材料；(十） 党和国家领导人、有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到物业公司检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及物业公司工作汇报等重要文件材料，物业公司参与国家和社会重大活动形成的重要文件材料，物业公司职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；(十一） 物业公司直属、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件
9、材料；(十二） 物业公司在外事、对外交往活动中形成的重要文件材料；(十三） 物业公司造成重大经济损失和国际国内影响的重大安全质量事故的文件材料；(十四） 物业公司编辑出版的志书、简史、年鉴、史料等重要编辑出版物。第九条定期保管的企业管理类档案主要包括：(一） 物业公司资本金管理、资产管理及涉及职工权益的一般性文件材料；(二） 物业公司部门工作或专项工作规划、计划、工作报告、总结，以及半年、季度、月份计划、总结、统计报表等文件材料；(三） 物业公司施工生产、经营管理、安全质量、产品（技术）研发、物业服务、行政管理、物业管理等一般性文件材料； (四）物业公司党群工作、精神文明建设和企业文化建设等一
10、般性文件材料；(五） 物业公司召开会议、举办活动形成的一般性文件材料，发布的一般性公告，以及物业公司与其他企业联合召开会议、举办活动形成的一般性文件材料；(六） 物业公司关于一般性问题向有关机关或上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关或上级主管单位的批示、批复、复函，有关机关或上级主管单位、中介机构、行业协会等制发的需要物业公司贯彻执行的一般性文件材料和对物业公司出具的一般性证明文件，物业公司与其他单位或个人形成的一般性合同、协议等文件材料；(七） 物业公司直属、所属、控股、参股和机构报送的一般性问题的请示、报告、来函及物业公司的批复、复函等文件材料；(八） 物业公司参与国家或社会活动形成的
11、一般性文件材料，物业公司职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料，物业公司接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料；(九） 有关机关或上级主管单位制发的属于物业公司主管业务的一般性文件材料；(十） 上级机关或同级单位制发的非物业公司主管业务但要贯彻执行的文件材料；(十一） 不相隶属单位或同级企业关于一般业务问题的来函及物业公司的复函等文件材料；(十二） 下级企业报送的年度或年度以上的规划、计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料；(十三） 物业公司编辑出版的报纸、书籍，编印的内部刊物、信息资料及其他文件材料。第十条物业公司形成的人事、科技、会计、声像、实物档案及
12、其他专门档案的归档范围和保管期限，仍按国家有关档案管理规定执行。第十一条对归档范围内的电子文件元数据要随纸质档案一并归档；归档的纸质文件材料中，如有重要修改意见或批示的修改稿及有文件发文稿纸和文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档；对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。第十二条物业公司与其他企业（单位）联合召开会议、联合研制产品、联合研发项目、联合举办活动、联合行文等所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业归档相应的副本或复制件。第十三条本规定若适用于所属各单位档案范围，各单位档案归档参照本规定执行。若各单位档案归档内容本规定未涉及，各单位结合本单位
13、档案工作实际，可制定本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，需报物业公司备案。各单位档案业务部门应按隶属关系负责指导所属单位编制的文件材料归档范围和档案 1 保管期限表。第十四条各单位资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。第十五条各单位在编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限规定时，应全面分析和鉴别文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其它载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。第十六条物业公司在中华人民共和国境外经营的企业，由该企业参照本规定提出实施要求。第十七条本规定适用于物业公司所属各单位。附件：
14、xx物业管理有限公司文件材料归档范围和档案保管期限表（按职能）xx物业管理有限公司文件材料归档范围和档案保管期限表（按职能）序号归 档 范 围保管期限1会议文件1.1物业公司召开的党委会、总经理办公室会会议文件材料1.1.1请示、批复、通知、议程、名单、签到表、报告、领导人讲话、议案、表决表、决议、选举结果、会议记录、纪要等文件材料永久1.1.2讨论未获通过的文件10年1.2物业公司召开的党代会、职代会、工作会及工会、共青团、纪律检查委员会会议及其他大型会议的文件材料1.2.1请示、批复、通知、议程、名单、报告、领导人讲话、选举结果、决议、决定、会议记录、纪要、重要简报等文件材料永久1.2.2
15、典型材料、发言材料、交流材料，重要的贺信、贺电30年1.2.3会议一般简报、快报，会议服务机构的计划、总结等文件材料10年1.3党委会、总经理办公会及纪委、工会、团委会会议记录、纪要等文件材料永久1.4.职能部门召开的业务工作会议、专题会议的文件材料1.4.1请示、批复、通知、议程、名单、报告、讲话、总结、决定、纪要及其他材料永久1.4.2典型材料、发言材料、交流材料、简报、会议未通过的材料10年1.5物业公司或职能部门召开的现场会、视频会、电话会、小型专业座谈（研讨）会文件材料1.5.1召开会议的议程、报告、讲话、通报、决定等文件材料30年1.5.2会议形成的一般文件材料10年1.6物业公司承办的大型展览会、论坛、学术会议的文件材料1.6.1申办或筹办组委会的请示、批复及组委会组建文件材料，会议安排、议程、名单、主报告、辅助报告，贺辞、题词、讲话，会徽设计、简报、新闻报道永久1.6.2委员会、分会会议、学术会议的讨论记录，会议代表登记表、接待计划安排，代表发言、经验交流30年1.7参加上级主管机关召开会议带回的文件材料1.7.1直接针对物业公司主要业务需长期贯彻执
