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1、广州市花都区公路管理局花都分局办公自动化项目文档 总体需求阐明书项目编号版本号V1.0编写者王志伟项目经理王志伟提交日期/9/20审视者广州市公路管理局花都分局OA实行小组*A代表新增，M代表修改，D代表删除。版本号发布日期提交人审视人A.M.D更新位置更新摘要V1.0-9-20王志伟M流程基于东城分局最新流程整顿而成目录1前言51.1目的及范畴51.2办法51.3参照材料52工作范畴详细描述52.1客户52.2当前系统52.3当前系统所遇到问题62.4新系统概述62.5新系统目的63功能需求63.1公文审批管理63.1.1收文办理流程73.1.2分局发文流程93.1.3联合发文流程123.1
2、.4内部发文流程153.1.5退文办理流程173.1.6文献分发流程193.1.7文献催办流程213.1.8合同订立流程233.1.9带薪年假休假申请253.1.10休假申请流程283.1.11会议办理告知流程313.1.12申请召开会议流程343.1.13申请参加继续教诲流程363.1.14局务会讨论内容拟报流程383.1.15路政允许申请呈批流程403.1.16办公用品申请流程423.1.17办公用品采购流程443.1.18车辆维修申请流程463.1.19领导干部外出请假申请流程483.1.20物资报修流程503.1.21物资借出归还流程523.1.22大宗物资领用流程553.1.23大宗
3、物资采购申请流程573.1.24加班审批流程593.1.25申请盖公章流程613.1.26用车申请流程633.1.27公路养护大中修工程项目审批流程653.1.28车辆维修配件购买审批流程673.1.29机械设备调拨流程693.2沟通713.3信息发布与共享713.4事务管理713.5文档管理723.6系统管理723.7接口开发724新系统使用上影响735设计条件及约束735.1环境规格规定735.2兼容性条件735.3安全与恢复735.4顾客和谐性735.5影响实行约束746需求变更控制741 前言1.1 目的及范畴依照广州市花都公路管理局花都分局办公自动化系统建设目的，构建符合广州市花都公
4、路管理局花都分局实际需求办公自动化系统，实现公文流转等功能，协助顾客更合理地运用资源，提高办公效率。1.2 办法办公自动化系统收集需求办法为：问题列表加顾客面谈。1.3 参照材料序号参照文档1.广州市公路管理局东城分局、从化局、花都局、增城局办公自动化系统软硬件销售、实行合同2.会谈记录3.公文模板纸质样本2 工作范畴详细描述2.1 客户本系统重要顾客是广州市花都公路管理局花都分局我局及其下属各所、中心。2.2 当前系统广州市花都公路管理局花都分局机关各部门及其属下各所、中心没有使用办公自动化系统，采用手工方式发、收文。广州市花都公路管理局花都分局机关各部门及其属下各所、中心采用手工方式解决文
5、献、归档。诸多管理项目也是运用纸质材料传递解决，既挥霍又低效。2.3 当前系统所遇到问题广州市花都公路管理局花都分局办公始终采用手工方式进行公文流转，工作量大；诸多管理项目也是运用纸质材料传递解决，既挥霍又低效。效率上难以满足日益提高当代化进程，因而建立一套完善办公自动化系统，提高工作效率，减少工作人员工作量是势在必行。2.4 新系统概述京华ExOA办公自动化系统可以较好实现公文流转无纸模式，解除既有繁重人工劳动；同步公文流转系统与档案系统无缝连接，可以便捷实现公文档案一体化，即在公文流转结束后直接归档，减少了手工录入重复劳动。2.5 新系统目的本系统目的是为广州市花都公路管理局花都分局建立完
6、善办公自动化系统，提高工作效率，实现办公无纸化。同步本系统附加Office功能模块，可以增长顾客工作便利。3 功能需求3.1 公文审批管理l 京华ExOA系统内置京华ExFlow工作流引擎，顾客只须懂得基本计算机操作就能使用ExFlow提供表单设计工具与流程设计工具设计各类文献、行政、业务流程。l 审批管理（待办事项，审批解决，审批设立，审批监控和审批查询）l 办文效率记录（审批记录，流程记录，效率记录，解决时间记录和代理记录）设计公文模板时，严格控制公文模板权限，不同人员仅可以看到与之相相应公文模板，从而减少公文网络流转不安全性。详细公文需求阐明如下：3.1.1 收文办理流程3.1.1.1
7、基本信息流程名称收文解决流程流程编号使用范畴负责分局外来文献管理人员，合用于外来文献登记及后续传阅解决。触发条件当有外来文献时也许触发流程流程阐明保密员登记外来文献，呈办公室主任提拟办意见后送保密员，保密员再送分局领导审视,依照分局领导批示送有关部门阅办。3.1.1.2 流程图3.1.1.3 表单图例3.1.2 分局发文流程 3.1.2.1 基本信息流程名称分局发文流程 流程编号使用范畴分局内各部门人员触发条件需要以分局名义对外发文也许触发流程流程阐明经办人拟稿呈部门负责人审核通过后，送有关部门会签，送文秘审核，并由办公室主任审稿后，送分局领导审批后送打字室复制，最后送保密员登记、分发、归档。
8、3.1.2.2 流程图3.1.2.3 表单图例3.1.3 联合发文流程 3.1.3.1 基本信息流程名称联合发文流程流程编号使用范畴分局内各部门人员触发条件也许触发流程流程阐明经办人拟稿呈部门负责人审核通过后，送联合发文单位会签，送文秘审核，并由办公室主任审稿后，送分局领导审批后送打字室复制，最后送保密员登记、分发、归档。3.1.3.2 流程图3.1.3.3 表单图例3.1.4 内部发文流程3.1.4.1 基本信息流程名称内部发文流程流程编号使用范畴分局内各部门人员触发条件也许触发流程流程阐明经办人拟稿呈所属部门领导审核，通过后由保密员登记并送办公室填写意见（如有需要，可先发给会签部门填写意见
9、后再发给办公室填写意见），然后送分局领导批示，通过后以部门名义盖章发文。3.1.4.2 流程图3.1.4.3 表单图例3.1.5 退文办理流程3.1.5.1 基本信息流程名称退文办理流程流程编号使用范畴分局内各部门人员触发条件也许触发流程流程阐明经办人发现接受文献不符合求，通过填写退文表退回来文单位（部门）。3.1.5.2 流程图3.1.5.3 表单图例3.1.6 文献分发流程3.1.6.1 基本信息流程名称文献分发流程流程编号使用范畴分局内各部门人员触发条件也许触发流程流程阐明保密员保密员收到公文后，填写文献分刊登，把文献分发到各单位（部门）。3.1.6.2 流程图3.1.6.3 表单图例文
10、献分送表紧急限度： 密级：来文单位来文编号印数文献标题收文日期发出日期收件人签 名收件人签 名张辉泉局长肖孟局长金盘岭养护中心征稽所王小星书记黄林星副局长长平养护中心东区公路养护所陈文俊副局长段昌宁副局长白山保洁中心西区公路养护所赖达凡副局长办公室：长安收费站公路绿化养护所张宇副局长（人事劳资）南新收费站工程维修中心办公室：（工会）花城收费站政工科（安全）潘岐相调研员养护工程科（行政）张连杰副调研员安监科路政所财务科养护工程科工会财务科路政所3.1.7 文献催办流程3.1.7.1 基本信息流程名称文献催办流程流程编号使用范畴分局内各部门人员触发条件也许触发流程流程阐明保密员填写文献催办表，把文
11、献分发到各单位（部门）。3.1.7.2 流程图3.1.7.3 表单图例 催办编号：公文催办表紧急限度： 密级：承办单位办文编号转办日期应复日期文献标题催办意见1、此件已超过回答期限至今未复。请于本催办表送出之日起 个工作日内将办理状况回答分局（ 科）。2、如不能按催办期限回答，须书面报告当前办理状况并承诺回答时间（填写下面栏目后退回）。3、若不按催办期限回答意见也不作阐明，视为批准或无意见。XX科拟办：审核：电话： 传真：当前办理状况及承诺回答时间承办单位：（盖章）填报日期： 年 月 日承办人： 电 话：3.1.8 合同订立流程3.1.8.1 基本信息流程名称合同订立流程流程编号使用范畴分局内各部门人员触发条件需要分局领导批示合同订立也许触发流程流程阐明请示人拟稿呈所属部门负责人审核，征求有关部门意见，后呈分局有关领导批示。3.1.8.2 流程图3.1.8.3 表单图例合同订立呈批表 紧急限度： 合同编号： 合同标题经办科室办公室核稿拟文： 文秘：办理合同根据及附件： 科室领导：主任：会签人员签名领导会签主管领导签名分发状况订立份数： 甲方： 份 乙 方： 份 丙方： 份 档案室： 份办理状况跟踪 订立日期： 年 月 日3.1.9 带薪年假休假申请3.1.9.1 基本信息流程名称带薪年假休假申请流程编号使用范畴分局所有员工触发条件员工申请带薪年假或休假也许触发
