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1、企业职工档案管理工作之我见摘要：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料，是职工完整的历史记录。近年来，随着市场经济的逐步发展 ，人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入，企业职工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放等问题屡见不鲜。加强企业人事档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。将档案信息用电子系统进行处理是档案工作者今后工作的
2、重点，档案信息电子化管理是档案工作发展的必然趋势。关键词：企业、职工、档案、信息正文：档案工作历来是各单位、各部门内部“最隐蔽”的工作。很多人不注意这个工作，也不清楚这个工作的具体内容，而等到需要时，又不知道该、找谁。这就是档案工作的特点。然而，于细微处见功夫，如果一个部门、一个单位没有档案管理工作的话，小则连历次领导的会议都不知道开了些什么，大则会让这个部门、这个单位失去存在的价值。档案管理是一门科学，它有自己独特的理论；同时它又是一门有极强实际价值的技能。只有通过持续地学习理论知识，并结合社会经济发展背景、现实国家和部门的政策以及单位的具体特点，不断地摸索总结，才能成为一个经验丰富，技术熟
3、练的档案管理人员。人事档案管理是档案工作中很小的一部分，但它涉及所有单位员工的个人权益，从这个角度来说，人事档案管理又是责任重大的一项工作。如何做好人事档案管理，需要不断地学习、不断地改进、不断的摸索。一、当前职工档案管理存在的问题 （一）档案管理体制落后职工档案是劳动和社会保障工作的基础,是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策的法律凭证，是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案管理的目的不仅仅是职工政治历史情况、工资晋级等，同样应侧重于各项保险、基金、补贴缴纳和发放，签定、解除劳动合同等方面。企业职工档案管理分散、多头管理，有的由政府职
4、能部门管理，有的由企业主管部门管理，有的由企业管理，没有实行集中统一管理，资源整合注1。按照公司法组建的现代企业有统一的模式，却对职工档案管理没有统一的要求和模式，这给企业的基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益。（二）档案管理工作制度不完善企业以追求利润为目的，普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，认为档案工作不重要，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在人事档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段，这种方式
5、严重制约了人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。 （三）档案管理手段技术不规范1企业职工档案内容简单雷同，个人材料分散企业职工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考 ，进而影响到人员的正常晋升与轮换，失去了真正意义上的参考价值。2档案转递不及时，操作程序不规范例如，有的人早已跳槽，但其人事档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。这些现象
6、在民营企业尢为严重。3有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。 4手工劳动强度大，计算机技术应用范围小人事档案归档工作，对有的企业来说是一项艰巨的任务，每年形成的工会会员表、工资台账、干部任免表、劳动合同等，收集、编号、归档，工作期限长，手工劳动强度大。（四）人事档案信息的不开放随着社会经济的发展，人事档案向本人有条件开放已经成为趋势。人事档案是人生经历的真实记录，属于员工个人的资料，员工有权知悉了解。企业应建立人力资源信息系统，与公司所属单位形成共享信息资源网络，并应该将数据库信息进行核对，
7、学历、经历、职称、工龄等不符的通知员工提供依据性材料归档，更正数据库信息，使员工对档案情况有了一定的知情权，这种做法保护了员工的切身利益，也使数据库的信息更加准确。（五）对人事档案补充、收集、更新缓慢归档材料未能及时、准确地得到补充。另外，某些科研、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。 （六）对档案工作的重要性认识不足、宣传不到位对人事档案的重要性未进行广泛宣传，职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新。另外，员工对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚；还有的认为自己的档案
8、不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。二、加强职工档案管理的建议及措施 （一）明确企业职工档案的管理机构当地政府应制定本地企业职工档案管理办法，明确规定档案管理者，一是经当地劳动和社会保障行政部门认定后，具备保管条件的用人单位，二是当地劳动和社会保障行政部门的人才交流中心。严禁职工个人或他人保管档案，民营中介服务机构也不得保存职工档案。企业合并、重组、破产后，对有单位接收的人员应及时将其档案办理交接；对临时未落实单位人员，归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理，待落实单位后，办理转递；对解除劳动关系的人员，其档案归劳动和社会保障行政部门的人才交流
9、中心管理；对下岗人员的档案，应及时转递到劳动和社会保障行政部门的人才交流中心保存，以便再就业时使用。（二）强化档案意识，提高企业职工档案工作地位。一是加强宣传，提高企业领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体，加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。采取正反两方面宣传手法，通过法院对有关丢失职工档案处置的案例宣传，转变企业领导不重视职工档案的现状。另外通过依法管档用档事例的正面宣传，使他们把档案工作纳入重要议事日程，并使之在企业发展规划中占据一定的位置。二是要通过各种有效的舆论形式及培训形式，使企业职工档案工作的性质、任务和作用，最大限度地被企业领导了解和认识，工作实践中自觉地形成利用档案、关心
10、重视和支持档案工作，加大职工档案工作经费投入，使职工档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，促进企业全面发展。 （三）规范企业职工档案的业务标准体系。在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须及时进行改革，建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化、科学化。在档案的收集上要及时、完整；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能
11、更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务。 （四）加强队伍建设，提高档案管理人员的素质。1严把选人关。根据新形势档案工作的需要，选配档案管理人员时，要注重选拔思想 政治素质高，年纪轻、有足够学历、熟悉计算机操作，有一定工作能力和文字水平的人员从事职工档案工作。2强化培训，优化档案管理队伍素质。分期分批集中档案管理人员学习业务知识，围绕疑难问题进行研究探讨，以达到取长补短，共同提高的目的。同时积极鼓励档案管理人员在职自学，从业务能力方面提高档案管理人员的整体水平。定期召开改制企业职工档案工作座谈会、研讨会，交流改制企业职工档案管理经验，解决疑难问题，研究新的发
12、展思路，提升工作水平。3实行目标管理。把档案管理人员的工作成绩纳入岗位目标管理，并与年终考核相结合，从而促进档案管理人员素质的提高。（五）档案管理信息化电子文件作为信息化时代发展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足信息化发展的需求。三、档案管理电子信息化（一）档案信息电子化管理的现状1不同档案软件之间缺乏通用性和数据接口。各级档案部门使用的软件不能互用，并且没有一个既适用
13、于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。不能利用电脑完成不同层次档案信息的管理工作，不能快捷地提供信息合成处理结果，这制约了档案信息电子化安全管理的进程。2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、
14、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。4档案信息管理人员的能力有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。（二）档案信息的发展趋势电子化管理办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行。这种变化预示着档案工作者将面对更多的电子信息载体，而档案结果的输出，档案工作成果的汇总也将以大量电子信息的形式形
15、成。将档案信息用电子系统进行处理是档案工作者今后工作的重点，档案信息电子化管理是档案工作发展的必然趋势。（三）档案信息电子化管理的益处所谓档案信息电子化管理，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：1可充分利用和发挥电脑高速处理的优势，把形式单一、格式重复的档案处理工作交由电脑来完成，提高工作效率。2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题选材编辑出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成
16、信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化管理可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。3档案信息电子化管理一次投入，多次产出，改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望上级部门给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。（四）档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面。首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同。电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,信息载体无法
