企业文库系统定义及特性

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1、企业文库系统定义及特性企业文库系统提供给企业一个易用，安全，高效的文档管理软件。通过系统软件，企业 可以集中存储和管理海量的文档和各类的数字资产（如Office文档，视频，音频，图片， AutoCAD档等等）。系统提供了严谨和灵活的权限管理机制和文档共享机制。通过文档管理 系统，企业可以很安全和便捷的管理文档的存储，分发，打印和下载。一、文库管理系统特性集中式存储管理，各种类型的文档统一存储调用：强大的基于组以及角色的权限机制；便捷的文档分类，检索机制。自定义的分类元数据，强大的全文检索以及分类搜索： 简化，快捷的操作方式，能够在线文档编辑，在线文档预览；提供版本控制，集成文档工作流管理的审批

2、机制；文档的版本管理和签入/签岀，可保证各种文档修改的唯一性；完整的系统报表和日志。二文档集中存储和安全管理用户只能通过系统提供的界面访问到被授权的文档；系统可以追踪并记录用户在系统内的任何操作；系统可以控制所有的对于文档的操作权限，例如：下载，预览，打印，邮件，编辑属 性等等，并可以设置权限的过期时间；文档集中存放在系统服务器上，并可以通过加密或混淆文件名对文档进行进一步的保 护。三、文档安全及防扩散限制文档的本地保存（文件只能存放于系统服务器中）；限制拷贝、粘贴、打印；限制截屏和其他屏幕录制软件；键盘控制；文件外发或脱离控制环境之后即刻失效。四、为企业带来的价值帮助企业全面掌控文档资源；解

3、决文档共享协作以及重用问题；帮助企业解决核心文档的控制问题。五、应用效果1. 数据资产保护只有通过身份认证，并在服务器管理下，才能访问这些文档。因此，无论是因为计算 机失窃，还是由于内部员工通过移动存储设备、电子邮件或即时通讯工具把加密文档外传, 都能够保证加密文档无法阅读。2. 防止泄密有效防止用户主动或被动泄漏机密数据，用户无法通过拷贝、打印、内存窃取、外传 等方式外泄这些加密文档的内容，即使是通过黑客工具也无法窃取加密文档的内容。3. 文档访问管理用户只能访问属于本人的加密文档，根据管理员配置，对加密文档的指定操作需要管 理员审批才能进行，例如共享和解密文档。4. 灵活、容易操作不改变用

4、户使用习惯和业务操作流程，根据实际应用需求，可进行系统配置，支持加 密文档的共享、解密以及带出功能，同时允许设置管理员进行审批，规范了文档的管理降 低了管理成本。5. 事件追踪全面的系统管理，及数据文档操作事件审计，系统详细记录了管理员管理系统的事件， 用户操作加密文档的事件，做到系统发生的事件均可追溯相关责任人。6. 无需值守，管理成本低提供基于WEB的管理方法，管理员可以通过浏览器进行系统管理。用户与计算机设 备绑定，同时使用USB-KEY身份认证技术，每个用户依据配置的策略进行操作，即使管 理员不在场”也不会发生违规操作和窃、泄密事故。六、系统软件传统 OA 类：通达、金蝶、用友新兴类互联网类：伙伴协同、teambition、明道、今目标、eteams