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1、如 何 整 理理 会 计 档 案武隆县财政国库库支付中心 钱素素一、会计档案的的概念及管理理依据1概念：会计计档案是指会会计凭证、会会计账簿和财财务报告等会会计核算专业业材料，是记记录和反映单单位经济业务务的重要史料料和证据。会会计档案是以以货币为计量量单位，反映映的是经济业业务方面的资资料，文书档档案是管理性性的文件材料料。 2管管理依据：财政部、国家档档案局会计计档案管理办办法（财会会字1999832号号），从1999年年1月1日起起执行。重庆市档案局局 重庆市市财政局关于于进一步规范范会计档案整整理工作的通通知（渝档档发2011026号号、(武隆档发201030号)。重庆市会计基础础工作
2、规范实实施细则（渝渝财会20010200号）。 二、会会计档案的归归档范围 本单位位形成的会计计凭证、会计计账簿、财务报报告、银行对对账单、银行存存款余额调节节表等会计核核算专业材料料。会计档案案移交清册，会会计档案保管管清册（会计计档案案卷目目录），会计计档案销毁清清册也属于归归档范围，归归入全宗卷 。全宗卷就是是对档案进行行管理过程中中的一些文件件所形成的卷卷宗。 本单位位的经费预算算、财务收支支计划以及各各种财务制度度，财务管理理文件材料，纳纳入文书档案案立卷。三、会计档案的的分类1会计凭证类类：原始凭证证、记账凭证、汇总总凭证，其他他会计凭证。2会计账簿类类：总账，明细账，日记账，固定
3、资产产卡片，辅助助账簿，其他会计计账簿 。3财务报告类类：月报、季季报、年度财财务报告，包包括会计报表表、附表、附附注及文字说说明 。4其他类：银银行对账单、银银行存款余额额调节表、会会计档案移交清册、会会计档案保管管清册、会计计档案销毁清清册。四、会计档案的的保管期限1、会计凭证类类：保管15年。2、会计账簿类类 ：总账、明明细账保管115年；现金金出纳账、银银行存款账保保管25年。行政政单位和事业业单位固定资资产明细账（卡片） 在固定资产产报废清理后后保管5年 。3、财务报告类类 ：月报和季季报保管5年；年度决决算报告保管管永久。 4、其他类 ：银行存款款对账单和余余额调节表保保管5年；会
4、计档档案移交清册册保管15年；会计计档案保管清清册（会计档档案案卷目录录）、会计档档案销毁清册册保管永久。会计档案的保管管期限，从会会计年度终了了后的第一天天算起，如：2011年终了日为为12月311日，2012年年的会计档案案保管期限应应从2012年1月1日日开始计算。各种会计档案的的保管期限按按会计档案案管理办法附附表一、二执执行。（见本资料P26-28） 五、会会计档案的整整理会计档案分类、分分保管期限进进行整理。会会计档案的整整理主要包括括会计凭证、会会计账簿、财财务报告及其其他文字资料料的整理。（一） 会计凭证的整理理1、会计凭证的的装订 一般般每月装订一一次，不是同同一月份产生生的
5、凭证不要要组合在一起起。装订好的的凭证按年分分月妥善保管管归档。 *会计计凭证装订前前的准备工作作分类整理，先先将记账凭证证所附的各种种原始凭证（如如发票、工资资表、附件等等）折叠粘贴贴整齐、规范范。对于所附附票据较多，且且票据大小不不规范的，如如差旅费报销销单等，要在在凭证装订线线外根据票面面金额的大小小分类并错位位粘贴；对于规格大于于记账凭证的的费用报销单单等单据所附附的原始凭证证，要按照记账凭证证的规格折叠整理整齐齐，折叠整理中中要留有装订位位，以便于日常常翻阅原始凭凭证。按记账凭证的的凭证编号顺序序排列，防止止漏号、颠倒倒，并检查是否否附件齐全；确定装订成册册的本数；摘除凭证内的的金属
6、物（如如订书钉、回回形针、大头头针）； 检查查记账凭证上上有关人员（如如财务主管、复复核、记账、制制单等）的印印章是否齐全全。 *会计计凭证装订时时的要求 装订订凭证的厚度度一般不宜过过厚，要适度度，方可保证证装订的牢固固，美观大方方，每册凭证证一般厚度为为12厘米，不超过过2.5厘米； 凭证证外面要加封封面，封面纸纸用质好的牛皮纸纸印制，封面规格略略大于所附记记账凭证； 在凭证包角角纸的左上角角画一边长为为4厘米的等腰腰三角形，用用票夹夹好，用用装订机在等等腰三角形的的底线上分布布均匀地打两两个针眼（或用“三针引线法法”装订，即在在左上角部位位打上三个针针眼）； 上边和和左边要对齐齐，如果原
7、始始凭证大于记记账凭证，右右边和下边要要折叠，如下下图1，便于翻开。装装订线在左上上角，并订入入一张包角纸纸，装订完成成后将包角纸纸翻过去在背背面粘上，将将线头包进去去，盖上装订订人的图章，以以示负责。（见下图2，黄色色部分为包角角纸，红色圆圆点为洞眼，蓝蓝色为装订线线） 装订订凭证应使用用棉线（现在大家也也有用塑钉装装订会计档案案的，永久保保管的不允许许用塑钉，如如要用，要另另穿棉线加固固），用针线线装订时，大大针引线绳穿穿过两个眼，将将线头子押入入中间，向上上、向左分别别拉紧穿的线线。在凭证的的背面打结，结结扣应是死的的，并放在凭凭证封皮里面面。然后包角角，将护角向向左上侧面折折，并将一侧
8、侧剪开至凭证证的左上角，然然后抹上胶水水。向上折叠叠，将侧面和和背面的线绳绳扣粘死。装装订时尽可能能缩小所占部部位，使记账账凭证及其附附件保持尽可可能大的显露露面，以便于于事后查阅。但但不能有未装装订的会计凭凭证。（详见见以下会计凭证证装订图） 22、填写会计计凭证封面项项目 装订完后，粘贴贴好凭证封签签，在每本凭证封面上填填写好单位名名称、凭证种种类、时间、册册数、起止号号码、凭证张张数，会计主主管人员和装装订人员签章章，装订人在在装订线封签签骑缝处签名或或者盖章。 3、排排列 会计凭凭证同一年度度按记账分类类，逐月按凭凭证号顺序排排列。 4、编编号会计凭证装订完完成后按照凭凭证的排列顺顺序
9、，在每册册脊背的凭证证标签上的“册号”栏编写顺序序号，一般是是跨年度编制制，也可以分分年度编制。一一个目录内案案卷号最多不不超过三位数数。从本单位产生凭凭证之日起拉拉大流水号，从从1号开始编号号，但不能超超过三位数（即即999号）。如去年年本单位凭证证尾号是9000多号，今今年产生凭证证100册，如如果连续拉号号，编号就要要突破9999号。所以当年形形成的凭证就就不能再接900多号的尾号，只只能重新另起起案卷号（即从从“1”重新编流水水号），并且且另起目录号号。会计档案目录号号的确定是由由综合档案室室给的，这个个应根据单位位实际情况编编定。5、装盒按案卷号顺序依依次将会计凭凭证装入会计计档案凭
10、证盒盒内。一盒可可以装一卷或或数卷。并填填写凭证盒封封面、盒脊相相应项目。会计档案凭证盒盒封面格式新的凭证盒封面面相关栏目的的填写n 全宗名称：填写写立档单位名名称，用全称称或通用简称称。n 凭证名称：填写写能够反映会会计凭证用途途或内容的名名称，如：“收款会计凭凭证”“转账会计计凭证”等。n 凭证起止号：填填写本盒内会会计凭证的起起号和止号。n 起止日期：填写写本盒内会计计凭证的起止止年月日。n 全宗号：填写档档案馆给立档档单位编制的的代号。n 目录号：填写全全宗内案卷所所属目录的编编号。n 案卷号：填写本本盒内会计凭凭证案卷号，如果果盒内装有两两卷或两卷以以上的会计凭凭证，则填写写起止案卷
11、号号，起号和止止号之间用“”连接。会计档案凭证盒盒盒脊格式及及相关栏目的的填写 6、编编目会计凭证按案卷卷号逐卷编目目。会计凭证案卷目目录的填写n 案卷号：填写本本卷会计凭证证的编号。n 题名：填写本卷卷会计凭证的的名称，如“收款会计凭凭证”“基建会计计凭证”等。案卷题名的要求求：三要素，即即题名结构，缺缺一不可。三三要素位置不不能颠倒。作者、责任任者（单位）。内容（年度内容）。名称。例如：武隆县财政局2012年1月会计凭证；武隆县财政局2012年现金日记账；武隆县财政局2012年年度财务报告；武隆县财政局2012年112月财务报告；武隆县财政局2012年银行对账单等。201201001201
12、201331n 时间：填写本卷卷会计凭证的的起止时间，分别用8位阿拉拉伯数字标注注。如图：n 凭证起止号：填填写本卷会计计凭证的起号号和止号。n 保管期限：填写写本卷会计凭凭证的保管期期限。n 备注：填写其他他需要说明的的事项。会计凭证目录应应加封面 案卷目目录封面格式式（二）会计账簿簿、财务报告告及其他类会会计档案的整整理 1、装装订 会计计账簿、财务务报告及其他他类会计档案案同一年度内内区分类别和和保管期限立立卷。用线或不锈钢钉装订订，订本会计计账簿保持原装订订方式。 （1）会会计账簿的装装订 各种会会计账簿年度度结账后，除除跨年使用的的账簿外，其其他账簿应按按时整理立卷卷。 *基本本要求
13、：账簿装订前，首首先按账簿启启用表的使用用页数核对各各个账户是否否相符，账页页数是否齐全全，序号排列列是否连续；然后按会计计账簿封面、经经管人员一览览表、账户目目录、该账簿簿的账页、备备考表、封底底的顺序进行行装订。（详详见以下各种种样表）297mm2210mm(长宽)会计账簿、财财务报告及其其他类会计档档案封面格式式 会计档案归档档章格式注意：封面内容容能揭示会计计档案内容是是指封面内容容有全宗名称称、会计材料料名称、年度这这三项内容。会计账簿经管管人员一览表表格式单位名称：填写写形成会计档档案的单位名名称，填写要要求与记账凭证封面上上的单位名称称”相同。账簿名称：填写写该账簿所属的类类别，
14、如总账账、明细账账簿页数：填写写该账簿中有内容容记载的账簿页数（空空白账页除外）。启用日期：一般般都是当年的的公历第一天天算起，如22012年11月1日。姓名：填写单位位内管理财务务的负责人姓姓名、会计姓姓名、复核姓姓名、出纳姓姓名。会计账簿账户目目录格式会计账簿账户目目录中总账科科目名称写一一级科目名称称；明细账科目名称写写到二级科目名名称（或底级级科目）；往往来账、辅助助账写到底级级；页号是各个科科目在该账簿中的页码码位置，前面面的都只写起起号，最后一一个科目要写写起止号。 会计账簿、财务务报告卷内备备考表格式 *活页账簿装装订要求： 保留留已使用过的的账页，将账账页数填写齐齐全，去除空空
15、白页和撤掉掉账夹，用质质好的牛皮纸纸做封面、封封底，装订成成册。 多栏栏式活页账、三三栏式活页账账、数量金额额式活页账不不得混装，应应按同类业务务、同类账页页装订在一起起。 在账账本的封面上上填写好账目目的种类，编编好卷号。*会计账簿的装装订： 一般都都采取三孔一一线的方法装装订。装订一一律在左侧，结结头放在案卷卷后面。装订订前，要将包包背脊的纸附附在经管人员员一览表前，必必须将线包过过。装订时先先从中间穿下下去，按图上上标的1-22-3-4的的顺序装订。左左边距账簿边边缘1-1.5cmm，上、下边边距账簿边缘缘3 cm。如图： *账簿簿装订后的其其他要求 会计计账簿应牢固固、平整，不不得有折角、缺缺角，错页、掉掉页、加空白白纸的现象。会计账簿的封封口要严密，封封口处要加盖盖有关印章。封面应齐全、平平整。会计账簿按保保管期限分别别编制卷号。 （2）会会计
