云帆物业信息化管理整体方案

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1、云帆物业管理软件功能需求方案集中管理分权运作荆门市云帆服务有限公司2012年8月22日第一章：总体结构一、 功能结构云帆物业管理系统以组织机构为主线，包括收费管理、客户关系管理、工程管理、财务管理、物料管理、人力资源管理、安防智能管理系统的各个子系统均基于业务基础平台进行开始，使用相同的技术架构和基础数据，在产品功能和业务流程等方面实现集成应用。管理系统能够通过财务接口自动生成财务系统需要的凭证数据，也可以通过银行接口将托收数据“报盘”给银行，并接收银行系统的“回盘”数据，同时能够通过自定义数据接口与其它系统进行数据交换，实现企业级的集成应用。部署图要求区域公司和各管理处通过ADSL、有线宽带

2、等方式上网即可实现集中式应用。要求部署方式简单，容易管理和维护，而且要求部署和使用成本低。第二章：系统特点一、 多级组织的集中管理模式要求管理系统通过互联网连接将总公司、区域公司、管理处连接到一起，所有数据集中储存在一个数据库中，能够实时共享，以及自由添加独立管理区域及企业，为企业领导和各级管理人员提供一个实时掌握业务全貌的信息处理平台。主要要求表现在：1) 所有数据集中存放在一个统一的数据库中，避免存在多个数据孤岛。通过统一的数据库实现真正的集团管控，包括集中采购、合同签报、收入与成本实时反映、实时查询各种管理报表和业务报表等功能。2) 支持多级组织架构。集中式应用下的多组织架构不能是扁平式

3、而应该是层次结构的，应包括总公司、区域公司、管理处、项目和管理区等多种组织机构类型，而且区域公司下还能存在下级区域公司（子公司或分公司），从而构成多级组织架构。当组织架构调整时，软件系统应能够快速地进行调整，并且数据会自动按照新的组织架构进行统计和汇总。二、 工作流协同办公子系统，能够以图形化的方式定义和监控业务流程，支持直流、分流、条件流、并发流、自动转发等多种流程模式，提供会审功能和扩展流程服务等高级功能。协同办公子系统与其它业务子系统无缝集成，既可以在业务子系统中发起流程，也可以在协同办公子系统中发起流程。通过软件的工作流驱动技术，能够实现客户服务、合同审批、采购管理等业务的流程化管理。

4、主要要求如下：1) 工作流引擎是符合国际工作流规范的工作流引擎。2) 工作流可以根据客户的实际业务流程进行灵活的定义，而且每个区域公司或者每个管理处都可以根据各自的管理特点，结合工作效率的要求，定义个性化的工作流。3) 工作流可以对所有的业务单据进行工作流驱动，还可以自己增加个性化的业务单据。三、 功能需求及整体方案服务功能：通过工作流驱动的方式来实现客户服务部、工程部和其他部门的跨部门协作，实现流程化的客户服务功能，提高工作效率和客户满意度。同时，能够通过呼叫中心、数字化社区和短信应用平台等企业门户加强与客户的沟通与互动，以全面提升服务品质。精细化的设备管理：设备管理不仅可以记录每个设备的基

5、本属性、技术参数、检测参数和配件附件等详细信息，还可以编制设备保养计划和检测计划，并通过对保养计划和检测计划的有效执行保证设备处于良好的使用状态，降低设备的维护成本并提高设备的使用效率。采购和仓库管理：通过招商采购能实现统一的供应商和统一的价格体系管理，从而降低采购成本。同时，通过对商品及物料消耗过程的跟踪管理，能够避免物料浪费、防止商品损好漏洞以降低成本。成熟的人力资源管理：物业公司是人力密集型的单位，通过建立详细的职员档案，可以帮助公司快速管理各个项目的人员编制、劳动合同、人员异动等人事过程管理，同时通过考勤管理、绩效考核、社保管理、员工培训管理与薪酬系统的无缝集成，既加强了对员工的考核，

6、又能快速反映到薪酬系统中计算工资，大大提升了物业公司对人力资源的管理能力和工作效率。高效、实时的决策支持：通过实时查询从不同维度进行统计的各种业务报表和管理报表，能够高效、实时地监控各项业务的实际执行情况，为公司决策提供数字化依据，做到“事前预则、事中控制、事后分析”。四、 扩展性和可维护性云帆业务基础平台能够提供数据实体定义、单据定义、报表定义、工作流定义等功能，能够快速地对现有产品功能进行调整，或开发新的产品功能，保证产品有良好的扩展性和可维护性。云帆物业管理系统中收费项目、收费标准等基础资料支持完全的用户自定义，报表的打印格式、查询条件、显示字段等也可以实现用户自定义，具有高度的灵活性。

7、保密性。五、 可靠性和稳定性云帆业务基础平台优先支持互联网应用，提供数据缓存、分页查询、数据压缩、批量读取和批量提交等网络流量控制技术，保证软件系统在互联网上网络带宽比较小的情况下实现良好的性能。云帆业务基础平台基于模型驱动的设计思想，提供数据实体设计工具、界面设计工具、业务流程设计工具和系统发布工具，能够极大程度上减少源代码的数量，避免“代码越多、错误越多”的问题，从而保证软件系统的稳定性。六、 运行成本云帆软件支持真正的互联网连接，不需要使用 VPN 或Critrix等远程接入技术，客户端只要能够上网就能够使用云帆软件，同时产品要良好的性能以及“最小流量”的设计，对于服务器的硬件配置和网络

8、带宽的要求较低，因此能够降低部署和运行成本。同时软件系统的部署方式比较简单，也大大降低了对于网络和其它硬件设备的维护成本。软件需有 “智能感知、软件升级”的技术特性，客户端一次安装，终身免维护，以此降低客户端的维护和管理成本。第三章：产品功能需求云帆物业管理系统包括协同办公、基础管理、收费管理、客户关系管理、租赁管理、工程管理、会所管理、品质管理、财务管理、商品物料管理、人力资源管理和决策支持商品管理、安防智能管理系统等多个子系统。各个子系统的产品功能需求如下：一、 协同办公子系统协同办公子系统需要强大的工作流系统，能够以图形化的方式定义和监控业务流程，支持直流、分流、条件流、并发流、自动转发

9、等多种流程模式，提供了强大的会审功能和扩展流程服务等功能，并且与云帆物业管理系统的其它子系统无缝集成。协同办公子系统的基本功能模块包括：1、 消息中心通过“消息中心”可以集中处理各种待办事宜、未读邮件、未读短信、未读通告和预警信息，使实现所有事务和信息的“一站式”管理。2、 单位通告查看最新的公司通告，或根据权限发布通告。3、 我的流程“我的流程”包括发起新的业务流程、处理待办事宜，查看已办事宜等功能。流程管理是整个协同办公子系统的重要组成部分，用户可以通过“我的流程”发起新的业务流程，也可以监控流程处理状态并通过邮件、短信等方式对业务流程进行催办。“我的流程”同时是处理其他用户发起的待办事宜

10、的便捷工具。4、 我的文档“我的文档”对个人文档和公共文档进行管理，并支持文件授权。5、 我的联系人通过“我的联系人”功能可以建立个人通讯录和公共通讯录，其中公共通讯录还可以自动查询业务系统中的客户、职员和往来单位的最新数据。6、 我的邮件系统支持强大的电子邮件系统，实现了外部邮件和内部邮件的统一管理。除发送内部邮件外，用户可以设置任意个外部邮箱账号，用于外部邮件收发。电子邮件系统支持所有允许设置支持收协议和发邮件协议的邮件服务器。7、 我的短信包括系统发送的内部消息和通过电信或移动网关发送的手机消息。8、 日程安排支持日程安排及备忘录管理功能。系统会自动提醒“待办事宜”。9、 我的资源包括车

11、辆管理、会议室管理、文件管理等功能，通过完善的流程管理来促进公司资源的合理利用，为公司创造效益。10、 工作流定义通过自定义设置立体模块，建立管理区域实景图形的方式，直观地描绘出公司的业务范围，达到“所见即所得”的目的。自定义工作流的定义后，其他用户即可以通过流程化的方式来处理相关业务。二、 基础管理子系统1、 基础资料基础资料功能模块包括组织机构、职员、物料档案、辅助资料等功能。组织机构模块定义总公司、区域公司、管理处、部门和工作组等组织机构信息；职员模块定义和管理各组织机构的职员信息；物料档案完成仓库物料分组和物料信息的建立；辅助资料模块定义楼宇结构、物业类型、职员类别等辅助资料。通过基础

12、资料模块建立起完善的、规范的、全方位的基础数据，为实现企业全面信息化构架好基础平台。功能要求如下：1) 简单的基础资料，如房型、计量单位等只有代码和名称属性，集中到辅助资料中进行统一管理。2) 立体图形界面操作进入，平面显示基本客户，再是文字全部资料。支持自定义设置个性字段，及批量录入，并支持报表查询。3) 基础资料操作界面既集中存在于基础资料模块中，也在相关业务模块中存在，方便用户快捷操作。说明：也就是说系统预设置图形，包括立体、平面。立体包括：树类，植被等，立体模块组建房屋，颜色调整。然后根据每个小区实景，公司仿实景组建界面的鸟览图。操作时点击要查找界面立体图，然后显示平面户型，户型上有自

13、动生成的文字标注：业主姓名及房号。点击后显示详细客户信息。2、 房产管理房产资源管理模块详细记录小区、楼盘、住户单元、停车场、车位的位置、物业类型、小区设施分布、房屋结构、房号、户型等信息，并可对小区、楼盘、房间、停车场、车位提供图片的保存和查询。进行初始化时可以批量增加房间和车位。房产管理同时提供房产验收的功能，对物业管理公司接收房产时的验收项目和验收结果进行管理。功能特点如下：1) 基于总公司区域公司管理处管理区楼宇房间的管理架构，符合公司的管理特点。2) 房产、树、景观、贯穿整个软件系统，操作简单、清晰。3) 支持批量生成房间、批量设置房间对应客户、仪表和收费标准。4) 支持联查，可以从

14、房间快速联查对应的客户、应收款和欠款等信息。三、 收费管理子系统1、 收费管理1) 收费标准支持公式自定义，并且每个管理处可以定义自己的收费标准。不同收费项目可以指定不同客户或不同账号进行收款。2、 收费报表通过收费报表模块可以方便、快捷地查询各种费用报表、欠款报表、收款报表、预收款报表、费用余额报表、和保证金报表等报表。汇总报表能够根据组织机构自动进行分级汇总。功能特点如下：1) 可以按不同的维度对收费数据进行汇总和分析，动态报表所有数据均是实时数据，以实现公司对收费数据进行实时监控；静态报表能反映历史某个时间点当时的收费数据状态，便于公司对收费过程的管理。2) 查询条件可以保存为方案，并支

15、持按方案预警、按默认方案自动打开报表等功能。3) 支持自定义报表，包括Excel形式的自定义报表和高级自定义报表。4) 所有报表均支持图表功能。5) 系统提供多张针对收费数据的审计报表，如收费相关数据变动情况表便于上级对房间面积修改、收费标准发生变化等影响收费金额的数据异动情况进行审计；费用减免情况表便于上级对费用减免的情况进行审计。四、 客户关系管理子系统1、 客户管理客户管理模块帮助公司建立起完整的客户档案，可详细记录客户的姓名、身份证号、工作单位等信息。每位客户还可以同时建立起家庭成员（或同住人员）的档案。客户管理模块同时管理客户入伙、客户迁入迁出等活动，一方面进行小区的人口管理，另一方面确定管理处的收费对象。功能特点如下：1) 支持对业主、租户和住户的全面管理，通过房产客户关系一览表清晰反映房间对应业主、租户或住户的信息。2) 支持批量的快速迁入迁出操作，客户在迁出时可以同步抄表以及快速生成结清费用。3) 业主入伙时，支持开发商代缴。4) 可以设置客户的账号，实现以银行托收方式收取费用。5) 业主变更时，可以通过过户登记功能快捷办理。6) 客户可以通过网银登录社区网站的超市远程购物，预订时间送货。7) 客户账号加密登录，8) 客户服务客户服务模块包括服务派工管理、投诉管理、装修管理等模块，实现流程化跟