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1、word中国管理软件推动中国企业走向世界DCI.Indi.Office V4.办公自动化系统公文流转使用手册慧点科技开发某某2010 年 04 月 / 1. 公文配置1功能描述用来生成和配置部门公文库，并对配置信息进展管理。操作公文之前，系统管理员必须在【公文配置】里先定义部门流程库，发文库，收文库并为其指定公文文书，然后公文文书才能定义本部门的流程，开始公文流转。至于催办提醒，签字库，密钥管理，待办事宜与公文统计模块都是与公文流转业务相关的模块，并不是公文流转的前提条件。在配置中心中将办公系统配置下的Key_multidomain的关键字的值设为true，公文配置中便可以对多网络域的分子公司
2、以与分子公司部门设置。注：分子公司以与发子公司部门是多个OA系统间进展公文收发时使用，如甲公司OA发文到乙公司收文，两个OA的公文配置库都要创建相关的配置文档。跨应用的收发文的工作将通过OA消息引擎来完成2操作过程2-1新建公文配置表点击导航条中的“公文配置进入部门公文配置页面如图1-1,选择点击左侧部门后即打开被选部门下的配置文档： 图1-1点击右上角的“新建按钮，打开被选部门的配置界面。如如下图1-2： 图1-2“应用名：默认为部门所在应用。在“数据库类别里，勾选某项操作后，“模板库文件名、“数据库中文名、“数据库文件名等信息会自动列出；并可查看已有其他数据库信息，假如要编辑已有数据库，可
3、打开编辑图1-1所示视图中的对应文档。“模块分类指定生成的库放在哪个目录下显示。注：创建数据库类别一般采用如下顺序比拟适宜，文档一体化-流程定义-发文管理-收文管理-请示报告“数据库中文名和“数据库文件名只要选择了“数据库类别后，就会自动生成名称，这些名称也可以更改或手动输入。“文件归档到制定该公文在点击“归档操作后，文档在指定的“文档一体化库里创建一个复本，复本在文档一体化“未分类视图下，由指定的部门管理员文书用户来分类管理，其它用户可以借阅文档。“文件归档后保存，缺省为2天。指的是公文库“已归档视图下的文档在公文库里保存多少天后被自动删除，如果设置为0天，只表示永远不删除。“关联库点击关联
4、库后的“查找按钮，可以选择要关联的部门，数据库与视图。此配置与公文里的“公文关联相结合。当创建完一个部门公文数据库后，会自动在当前应用的管理引擎数据库中创建一条模块文档，用于显示在左边的导航条中。配置表属性描述部门名称创建公文部门名称；部门管理员文书选择该部门公文文书；在公文库中的存取级别：编辑者ACL角色：manager；领导选择该部门领导在公文库中的存取级别：编辑者ACL角色：leader应用名该部门所属应用数据库类别发文管理、收文管理、流程定义、请示报告、文档一体与C/S端自定义的模块类别模块分类新创建的数据库存放在管理引擎配置的模块类别里，用于OA左侧导航条中显示模板库文件名需输入该类
5、型公文库的模板ntf路径；如：app1/fwgl.ntf；2-2编辑已有公文配置表系统管理员可以对本服务器上已建的公文配置表进展修改，但是对其他服务器上创建的公文配置表信息只能浏览，不能修改。本服务器上的公文配置表一旦创建，可以修改的项目有：部门管理员(文书)、领导、模块分类。修改完毕后，点击提交按钮进展保存，相应的权限和分类会即时发生变化！2-3删除已有公文配置表系统管理员在系统管理模块下单击“公文配置标签，进入【公文配置】页面，选中公文配置列表页面上所要删除的选项前面的复选框，然后单击页面下部的“直接删除按钮。在列表中有些配置记录前没有复选框，那是因为这条记录是在其他服务器上创建的，管理员
6、只能维护本应用上的配置文档，对其他服务器上的配置文档只有查看权限。2-4新建和维护单位组 通过创建单位组，可以将不同的部门组织在一起成为一个单位，在公文发放的时候可以选择归为一组的部门统一发放。简化了公文的组发放过程。新建单位组时，在“单位组视图下点击“新建按钮进入如图1-3所示画面： 图1-3“部门名称列表的值从“选择按钮中选择，值可以是一个或是多个。填写完单位组名称和单位组序号后，点“保存按钮，创建的群组信息就会在“单位组视图下保存。管理员可以通过“编辑按钮来修改维护单位组信息。删除单位组信息时，选中记录前的复选框，再单击“永久删除按钮，就可将该条单位组删除。或者是打开记录，通过记录里的“
7、删除按钮，也可将记录删除。注：如果部门的收文库被删除了，该部门也将会从涉与的单位组中自动删除。2. 流程定义1功能描述【流程定义】为进展审批流转的公文模块定制流程，流程可以按照实际的用户业务需求来定制2操作权限部门管理员文书：在图形化的流程定制工具中管理所有的已有流程。有新建、删除、编辑、查看流程的权限。也可以在浏览器端进展管理。应用管理员系统管理员：可以统一管理本应用下的所有部门的流程定义，其对流程的操作权限相当于部门文书对本部门流程的操作权限。本手册仅介绍浏览器端的使用方法。其他用户：只能浏览和检索“审批常用语，不能浏览流程。3 操作过程3-1查看流程部门文书在公文模块下点“流程定制目录，
8、出现界面如图2-1所示：图2-1部门流程库中会有一预制流程：不定流程。该流程除了名称不定流程之外，其他的信息可以修改。在这个页面上可以浏览“流程定义的一些根本信息，如果想查看流程具体定制内容，点击相应的流程就可以看到详细的流程信息了。如如下图2-2所示：图2-23-2设置审批常用语点击“审批常用语进入审批常用语页面，点击“新建按钮，新建新的审批语，如图2-3：图2-3常用语的使用X围分为两种：全部人员和选择人员，当为“全部人员时，所有用户都能使用这个常用语；当为“选择人员时，随后会出现“选择按钮，让您选择要使用这条常用语的人员。“确定提交后，新建好的常用语会显示在“审批常用语页面中。如果“添加
9、常用语为空或是空格，页面会提示“审批常用语不能为空以是警示。本程序提供了默认审批常用语。3-3条件域定义点击“条件域定义进入条件域配置页面，点击“新建新建条件域，如图2-4：图2-4“域标题和“域名都不能为空或空格。“域标题是显示给用户看的，值一般都为中文字段。“域名的值为英文字段，“域名的值来自于Notes公文数据库，须到数据库表单中查找。“类型是指域名的字符类型，该类型必须与Notes数据库中的类型一致。定义好的域应用在流程定义中的条件分支里。3-4写入域名称定义该视图的功能为定义写入域的中文名和英文名，使创建流程时将意见写入域中或将用户名写入域中，域的指定可以选择中文名，进入“写入域名称
10、定义，点击新建按钮，如图2-5： 图2-5中文域名和英文域名都不能为空。“中文域名是显示给用户并提供应用户选择的，英文域名的值来自于Notes公文数据库，需到数据库表单中查找。 类别分为“意见域和“用户域，意见域对应流程中的将意见写入到域中，用户域对应流程中的将当前处理人写入到域中。3-5新建流程部门文书进入流程定义的页面后，点击右上角的“新建按钮，进入的页面如图2-6：图2-6进入页面后，填写“审批流程名称、“审批环节数目，选择“使用流程数据库等流程属性内容。在“审批环节数目里填好数字后，页面下端就会出现相应数量的环节属性标签。在 “运行套打/清稿/盖章/编号的环节属性中输入对应的环节号，如
11、此在实际的公文流转过程中该环节就具有相应“套打/清稿/盖章/编号操作。环节分为3种：开始环节、完毕环节、普通环节。开始环节和完毕环节：为每个流程必须有的环节，只用来标识流程的开始和完毕。开始环节的环节号是：0，完毕环节的环节号是：9999。普通环节：此环节定义了比拟多的环节属性，如：处理状态、处理人产生方式、提交环节、驳回方式等。页面如图2-7： 图2-7下面详细对这些环节属性进展解释：禁止委托办理：两个选择，一旦选择“是，即使处理人交给其他人代办，也会禁止该流程的代办事项，选择“否，如此可以正常由代理人处理。处理状态有多种，可以在下拉框中选择，也可点击“新增按钮自己添加。处理对象的产生方式即
12、默认处理人，有四种：由系统角色计算：选择这个方式后，下方会弹出“处理角色选项，点击后面的“查找按钮，便可以选择在用户管理中已经定义好的系统角色。域名：收发文页面上标题在Notes数据库公文表单中相对应的英文名称。 现在指定：点击出现的“处理人对应的“选择按钮，选择下个环节的审批人。流程发起人：处理人为本流程的发起者。无：不指定处理人，但提供人员“选择按钮，人员的选择X围在随后出现的“选择X围中设置，如果选择“指定X围，就需要在“处理人中指定人员选择X围。是否过滤为本部门人员：三个选择，选择“否，如此对处理人不进展本部门的过滤，还可以选择是按照“起草人过滤还是按照“上一环节处理人过滤本部门人员。
13、请确定过滤层级：此配置项是在有过滤本部门人员的情况下显示，共设置10级部门的过滤，缺省是本部门过滤，根据配置向上几级部门，就过滤几级，这里的级别是根据用户管理里的地址树来拟定的。当在一个级别里过滤到用户后，将不再往上级部门进展过滤。注：这里的过滤是跟处理对象选择“角色来配合使用的选择X围：共有四个选项，分别为不可选，全体员工，指定X围，指定角色。如果选择了“指定X围会在下面显示“处理人显示X围和“是否过滤为本部门人员，通过“查找按钮选择X围。如果选择了“指定角色会在下面显示“处理角色和“是否过滤为本部门人员，角色的选择可以在用户管理中的“系统角色中设定。多对象处理规如此有两种：顺序审批或并发审
14、批。顺序流转：是指公文按照指定审批人的先后顺序进展审批，一个环节审批完毕，下一环节才可以审批。在同一个环节，如果有多个审批角色如此按照审批人的排列顺序进展，直至这一环节的所有人都审批完了，下一环节才开始审批。顺序流转处理规如此下，审批人为多人时驳回情况的特殊说明：1、第一环节审批人不能撤回，第二环节的顺序第2,3.审批人的公文。2、第二环节的第1顺序审批人撤回顺序第2,3.审批人的公文后，第一环节审批人也不能从第二环节第1顺序审批人手里撤回公文。3、第一环节审批人能从第二环节第1顺序审批人手里撤回公文，前提是后者没有保存后公文。并发审批：在并发审批中有两种并发审批所有审批人必须都通过：也是一个环节审批完毕才开始下一环节的审批，不同的是在同一个环节中，如果同时有多个审批角色，如此可以同时进展审批，不分先后顺序。直至这一环节的所有人都审批完了，下一环节在开始审批。并发审批只有一个审批人通过即可：也是一个环节审批完毕才开始下一环节的审批，不同的是在同一个环节中，如果同时有多个审批角色，只要有一个审批通过就转到下一流程
