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1、秘书会务管理模块一总结 模块一总结 初始接触到秘书会务管理，感觉一头雾水，虽说自己学的是法律文秘,但自己对于秘书该干些什么还不甚了解，只知道进行简单的办文、办会。通过对模块一的学习，我对于秘书的工作有了基本的了解。首先就从秘书与会议的关系来说吧。 孙先生说过。“凡研究事理而为之解决,一人谓之独思，二人谓之对话，三人以上而循有一定规则者,则谓之会议”。 在各种会议的筹备和举行过程,秘书人员担任着重要角色,从会议的设计、安排、组织、服务、协调,到各种具体事务的处理、文件的收集、新闻的发布，会务工作已经成为秘书的一项基本的工作职责。其主要任务有: 、保障各种会议的顺利进行，圆满完成会议的目标； 2、
2、为参与者提供优质的物质与精神服务； 、协调主办方和参会者解决各种与会议有关的问题; 、确保参会者的安全。然而会议是由多种要素构成的一种综合性行为方式，其要素包括: 一、会议的主题； 二、会议的时间; 三、会议的地点； 四、会议的议程； 五、会议的主办者； 六、会议的参加者; 七、会议的方式; 八、会议主持人; 九、会议的结果。明确了会议这九大要素，会议的组织就有了一条主线，秘书人员就有了清晰的工作目标和方法。 当今社会会议对人类社会活动有着重要的作用,但由于观念、组织、程序以及认识的误区等各种原因，实际中的会议存在许多弊端，不仅浪费时间、金钱还浪费精力，为此要使每次会议都具有高效力、高质量，会
3、前秘书必须做到以下方面:(1）判断会议的必要性（2）取消不必要的会议(3)将会议决定权上交(4)事先确定会议目标（5）减少开会人员(6)选择适当的时间开会（7）会议场所要适当(8）事先发放资料（9）计算会议成本（10)限定出席会议的次数；会中秘书要做到准时开会控制时间c不宜过于舒适按议程开会e避免干扰f来去自由g总结强调h准时结束；会议后要随机考核、完成会议记录、标明不守会议纪律者、追踪会议的决议与待办事项;等等都需要秘书人员积极筹备。 对模块一的深入了解与分析,我又懂得秘书人员应有的职业道德要求，首先要树立正确的服务观念及爱岗敬业严格自律；其次严守纪律,保守机密;但是秘 书人员光有良好的服务
4、意识还不行,还必须掌握必备的服务技能、出色的沟通能力、灵活的应变能力。这些繁琐而紧张的生活对秘书来说具有不小压力,因此这就要求秘书具有较好的心理素质,而良好的心理素质需要做到以下几方面:a、性格开朗,积极乐观用良好的心态对待会议的每一个环节和参与者；b、良好的自我控制能力；c、忍耐宽容的对待会议中的人与事;d、增强自我调节能力避免复杂环境和不良情绪的干扰。 希望在以后的学习中自己能不断加强秘书职业意识与道德准则，逐渐向自己的目标迈进。 姓名：吴国静 学号:0199422 班级：法律文秘1231 第二篇：浅谈秘书会务工作浅谈秘书的会务工作 李诗怡 摘要。对于秘书来说,会务工作是秘书的一项重要常规
5、工作,也是秘书的一项重要职责。一场成功的会议离不开秘书人员严谨认真细致的工作,秘书人员的会务工作包括前期准备工作,会议期间宣传工作服务工作和会后的扫尾工作。秘书的会务工作是会议能够达到预期目标的重要影响因素。今天,会议已成为当代社会开展政治活动、经济活动、文化活动和其他活动的重要方式之一 关键词：秘书会务工作会议 一、会议的含义和作用 会议一词有两个含义，一是指有组织有领导的商议事情的集会;二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织2。这里,本文中的会议是指第一种含义的会议。会议是一种围绕特定的目的来商讨问题、布置任务、贯彻指示、交流信息的具有组织形态的活动。主要通过口头交流的形式来交流
6、解决问题。 二、会议策划 （一)、明确会议目标: 会议的目的性强，要完成上级布置的任务，主要是发布指示命令,制定、贯彻决策，或者商讨难题解决问题，也有重要消息的宣布告知。 (二）、会议议程的安排 根据会议的规模来模拟会议现场。大概有多少人发言,发言时间多长，发言人的 顺序,这是会议的重点内容,不容差错。 (三）、会议时间地点的安排 根据会议的规模,来确定会议的时间长短和场所,不拖沓,不草率。 三、会前准备 （一)、通知与会者和发言者 参与会议的人要有知悉会议议题的权限或必要。而发言的人要求要有代表性或权威性,或者是能够提供相关咨询,或与议题有直接关系的人。会前几天应该给这些人通知好,并并确保他
7、们有收到通知。 （二）会场的布置 1、强化会议主题来营造会议氛围，可以布置一些会议相关的标语、旗帜、装饰和色调; 、注意开销，不能一味求奢华，以干净整洁、舒适勤俭为基调； 3、会场座位的布置，讲究座位格局，要科学利用场地; 4、会场设备和物品是会议活动赖以进行的物质保障，会议开始前,要再一次检查相关设备是否可用。当然安全设备也是必不可少的。 四、会间的服务工作,会中协调控制，做好管理保证。 （一）做好会议的报到和签到工作”在组织与会人员签到时,要手中备一份与会人员的名单、联系方式及与会人员的抵离时间表3 （二）在接待与会人员时。态度一定要礼貌热情，在证实报到人员的身份后,再将事先准备好的文件袋
8、发给与会人员,还要对报到人员住处的电话号码进行详细登记，以备随时联系2。 （三)要随时掌握报到人数,发现该报到而未报到的,应抓紧催促,保证在开会 之前与会人员能够全部按时到达。 （四)做好会议记录工作，会议记录应将主要讨论的观点。 （五)调派车辆，接送与会人员。不能只顾安排自己领导的车,而忽略其他来宾。 （五）做好会场内外的保卫与保密工作。 五、会议记录 会议记录是会议客观进程和内容的原始记载，既包括一般会议的记录，也包括各种会见和会谈的记录4 会议记录能够为之后查考提供依据;同时会议记录便于传达会议的内容和会议精神。 （一）会议记录的方式 1、文字记录。要求逻辑清晰,力求记录完整，需要语言规
9、范,当然可以会后补充,但要求准确,包括手写和打字，一般使用速记法。 2、音频记录。使用录音工具来补充会议记录，使记录更原汁原味，也更方便整理。 3、图片记录。可用于会议期间和会后的宣传报道。 4、视屏记录。 （二)会议记录的内容 首先要有会议类型的描述,以及会议的时间、地点、参与人、记录者、主持者；不可少的是会议的流程,包括会议讨论的话题、重要的发言、决定的事项和未确定的论题。会议记录的最后还需要记录员和主席的签名。 （三)会议记录的格式分为。记录头、记录主体、审阅签名。 （四）会议记录的重点 1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动； 2、会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解; 3、权威人
10、士的发言或代表人物的言论； 4、会议已决定或议而未决的事项； 5、对会议产生较大影响的其他发言或活动。 （五）会议记录的方法。详细记录、摘要记录、简要记录。 （六）会议记录的要求 1、人员落实。要求秘书要具备较强的听知能力，熟练掌握速记技能,反应敏捷,可以安排多名秘书同时记录，而后共同整理汇总。 2、熟悉与会人员。会前至少要了解发言人的姓名身份。粗浅了解他们的方言、口音特点、说话习惯。 、准备充分。了解会议的内容和形式，特别是一些专业性较强的会议,需要秘书人员更加深入了解，了解越深入，越有把握。一般是可以通过事先阅读会议文件来熟悉专业术语。 、记录要准确完整、简洁明确。要求格式规范,才有保存价
11、值，方便整理、使用。 5、会议记录的修改。定稿打印前，要请主席签字,一经签字就不能再修改,但是与会者指出错误,主席或秘书可改。 六、会议期间对外宣传 (一）妥善处理与新闻媒体的关系。 （二）注意内外有别，验收单位秘密。 （三）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。 （四）收集媒体对会议的报道提供给领导。 (五）为领导召开记者招待会提供资料。 七、会后的扫尾工作 (一）文件的回归和归档。会议相关文件的外传可能造成会议内容的泄露,要谨慎对待会后的文件的归档,其次，也方便将来寻找。 (二）报道会议消息。可以由公司主动召开新闻发布会，也可以向媒体发布会议最后文件，吸引媒体的报道,还可以通过公
12、司的官方网站发布会议简报。选择的方式可以看会议的规模,但消息一定要让公众了解。 （三）安排与会人员离开。该派车的派车,有司机的要及时提醒,不要让与会人无故滞留。 (四）归还借用物品 (五)草拟会议纪要。 （六）寄感谢信。 八、会议工作总结 (一)含义:会议工作总结指的是指会议工作告一段落后,进行回顾、分析和评价而形成的文书 (二)作用。以书面的形式记录一次经验教训，不管会议成功与否,都是秘书人员成长的一次磨练,能够为今后的工作提供借鉴；还可以当表彰大会相互交流的素材;也是向上级汇报的材料，报告属于法定公文,可以直接提交给上级机关。“ 九、提高会议效率 (一)建立并会套开、会议审批等制度,严格控
13、制各类会议 (二)强化文件把关、分流机制，大力精简各类文件简报 (三)推行领导活动呈批制，减少以党委、政府或两办发文。 （四)强化督促检查和领导带动机制，确保工作取得成效。”7 脚注：1陈合宜秘书学第六版M广州暨南大学出版社142页脚注：2陈合宜秘书学第六版广州暨南大学出版社14页 脚注:3李晓彤理论前沿j221年第八期浅谈当前的秘书会务工作脚注：4向国敏会议学与会议管理M知识产权出版社188页脚注:5向国敏会议学与会议管理知识产权出版社194页脚注:6向国敏会议学与会议管理知识产权出版社4页脚注：陈合宜秘书学第六版广州暨南大学出版社页 参考书目:陈合宜秘书学第六版广州暨南大学出版社 向国敏会
14、议学与会议管理M 秘书学笔记杨玲 第三篇:秘书的会务工作会务工作: 1、接受任务,拟定方案：会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算; 2、文稿准备:主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订,制作证件:出席证、代表证、列席证、工作证； 、制发通知:会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间； 、收集名单:单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组; 5、会场准备：会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生; 6、后勤准备:文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划(接车安排）、医疗卫生、文娱活动; 7、会前检查：检查会场、检查会议文件、检查后勤保障; 8、接会议代表：了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆； 9、会间服务：签到（文件分发)、记录录音、摄影照相、采暖降温(供水)、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动； 10、会议秘书:会议简
