1、案例：某公司文秘专员的胜任力模型一、职位说明书 部门综合办公室职位名称文秘专员标准职位等级 职位编号ADD-5编制时间****.10编 制 人人力资源部+用人部门直接部属无直接报告对象综合办主任主要职责全面负责公司重要文字材料撰写、重要文件收发，并建档管理，倡导和推进企业文化建设，按要求管理公司印章业务内容具体工作内容发生频率重要程度占总业务量的%· 撰写公司主要领导讲话稿随时515%· 撰写集团公司要求呈报的材料随时520%· 接收外部单位文件并送领导审阅随时45%· 草拟、送批、印发公司文件和相关通知随时45%· 收集整理公司文件资料并归档管理随时35%· 编辑、印刷《化工特刊》，倡导公司企业文化1次/月512%· 更新网站信息（公司新闻或介绍）随时43%· 协调、组织、安排、参与相关会议，并做记录1次/会议410%· 进行公司的印章管理随时45%· 完成领导和相关部门交办的其他临时性工作随时35%使用设备器材电脑1台完成报告及种类年度、半年度或季度工作总结及下阶段工作计划，重要会议记录，集团要求的资料，《化工特刊》任职条件 大学本科以上学历，中文类、新闻类或经济类专业毕业 大中型企业三年以上办公室综合文秘工作经验 有较好的文学修养和文字组织技巧，一定的企业管理知识 熟练掌握WORD、EXCEL、PPT等办公软件 具备较强的沟通、组织、应变、信息收集、文字写作和创新能力。
二、文秘类职位胜任力模型相关知识• 综合知识专业技能• 信息收集• 执行力• 统筹管理• 沟通协调力• 分析总结• 领悟力职业素养：积极主动、服务意识三、文秘专员职位胜任力素质定义、分级及评估表胜任能力项目胜任能力类别权重分值100分分级详细解释自我评估打分主管评估打分职业素养01积极主动★13定义· 在工作中遇到各种问题、困难时，包括公司上级、客户（供方/需方）、同事等提出来的问题，是否积极正面地产生思考，并相应配合· 采取主动工作的方式，推动工作往前有所进展初级（0-3）· 工作中遇到很多困难和问题，时有发出抱怨的声音· 把业绩的好坏，常归纠于市场、公司的环境，很少从自己身上找原因· 很多工作是领导或者客户推着做，应声而动，工作需要他人督促中级（4-6）· 工作中出现困难与问题，有抱怨但不多，同时也很少出现正面想法· 业绩的好坏，有时认为是市场原因，但也会从自我身上找原因· 在没人要求的情况下，当天工作完不成会加班加点完成中高级（7-9）· 工作中遇到的问题，很少抱怨外部环境，很少发出负面信息· 经常从自己身上找原因，寻找优缺点，进行日常工作中的改进· 主动配合公司、客户的要求，开展工作，工作未完成不需要领导要求，会自我要求完成相关工作高级（10-13）· 工作中出现困难与问题，极少抱怨，大多会正面思考带来的好处· 在对问题与困难进行思考时，每一个困难能说得出带来哪个正面的要素· 知道怎样变消极为积极、变被动为主动的方法，自己推着事情做02服务意识★13定义指具体工作中，有清晰强烈的“服务内/外部客户”概念，为客户提供周到、主动、热情的服务，满足客户需求，并在工作中有所表现初级（0-3）· 缺乏“内/外客户”的概念，不清楚自己的内外部客户有哪些部门和人员· 按照工作流程和工作时间，按部就班进行日常的工作中级（4-6）· 对“内外部客户”概念有所了解，知道自己具体有哪些内外部客户· 在按部就班工作同时，会根据内部客户的要求，进行适当的变动与配合中高级（7-9）· 认同“内外部客户”概念，清晰地知道自己该为哪些客户服务· 会根据客户需要，主动进行相关工作改进，不会与客户发生矛盾高级（10-13）· “内外部客户”概念深入到实际的工作中，清晰知道自己的内外部客户· 根据自己的经验，主动提出“内外部客户”有可能在哪方面出现问题，并提醒客户· 工作方式三方面结合：“对领导负责”+“对工作内容负责”+“对客户负责”相关知识02综合知识★13定义指对公司、公司财务、物流、业务（内贸OR外贸）、相关法律法规等基本知识、相关规章流程了解与掌握的程度，对本工作需要的重点知识模块掌握的程度初级（0-3）· 了解基本的公司、财务管理、物流、业务、法律法规等知识要点· 清晰以上工作的目的与出发点· 了解自己工作需要的重点知识，说得出相应的结构模块中级（4-6）· 熟悉相关公司、财务、物流、业务、法律法规等内部关键的规章、流程和模块· 知道这些规章、流程、模块的关键节点，知道这些节点可能产生的问题· 对自己重要需要的知识点，会深入分析1-2个知识点中高级（7-9）· 掌握相关公司、财务、物流、业务、法律法规等内部关键的规章、流程和模块· 对以上规章、流程、模块等具体的操作过程，有一定的了解· 对自己重要需要的知识点，会深入分析3-4个知识点高级（10-13）· 对以上规章、流程、模块等具体的操作过程，有较熟悉的了解· 将容易出现的问题罗列出来，标准化，提醒内部客户和自己的工作· 对自己重点需要的知识点，会深入分析5个及以上知识点专业能力03信息收集力9定义· 指对自己相关工作方面的政策更新、技术发展、最新应用等方面了解的程度初级（0-2）· 偶尔会关心本职位工作最新的信息，或者只是遇到工作问题时才去了解 信息来源的渠道比较单一，没有进行系统的规划中级（3-4）· 会花一部份时间去关心、浏览相关信息，但未作深入的探讨 信息来源有多种渠道，但未对来源渠道进行优先顺序排序中高级（5-6）· 经常了解最新的政策、技术或者相关应用· 有多种信息来源渠道，且在了解时按照信息渠道的重要性、可靠性顺序进行 建立或者参与相关的活动圈，会与同行交流相关的信息高级（7-9）· 每天会基本固定时间，主动去了解最新政策、技术或者应用· 对信息来源渠道的重要性、可靠性、真实性非常了解· 在工作中，信息得到一定加工分析，会导出相关结论，并在工作中得到实际应用 建立或者参与相关活动圈，会根据需求参加较高层次的培训与学习04执行力★13定义遵守工作流程与标准、按照内外客户意图具体执行的能力，包括执行的绩效标准、准确性、及时性等，工作上是否谨慎仔细，执行结果是否或满足内外客户需求初级（0-3）· 了解工作具体流程与细节，遵照流程与标准展开工作，执行中偶有拖延 跟进相关工作进程，对工作进程的执行结果有时不够到位中级（4-6）· 熟悉工作具体流程与细节，遵照流程与标准展开工作，执行中偶拖延 跟进相关工作进程，了解绩效标准，执行结果大多符合预期中高级（7-9）· 事先预估到各流程的情况与细节上可能的问题，遵照流程与标准展开工作 跟进相关工作进程，熟悉绩效标准，遇到问题独立解决，执行结果内外客户基本满意高级（10-13）· 将工作流程、细节上可能的问题、处理方法等标准化，· 提出有见解的流程（标准、制度）建议，让流程（标准、制度等）工作更具有效性 跟进相关工作进程，绩效标准清晰，遇到问题独立解决，执行结果满足内外客户需求05统筹管理9定义是指工作的计划性、条理性和个人自我管理（时间管理、压力管理）的能力23初级（0-2）· 进行日常性（日、周、月、季、年等）工作计划的安排· 不能理清工作的轻重缓急，经常像“救火队员（长）”一样工作· 大多数情况下工作推着自己往前走，不清楚工作的努力方向· 有比较大的工作压力，个人情绪低落，时常听到抱怨的声音中级（3-4）· 有日常工作计划安排，工作有条理，工作效率一般· 时间管理上，每天列出工作任务清单，清楚轻重缓急，应用检查表的工作方法· 了解先进的工作管理工具，开始有意识地分析自己的各项活动· 有一定的工作压力，但也能承受，很少听到抱怨声音中高级（5-6）· 在行事历上确定周工作或月工作安排，明确周、月工作内容与重点· 熟悉先进的工作管理工具，能分析自己的管理活动（数量/质量/方向），并找出问题· 问工作要结果，会设定各项工作结果的“目标”（或建立自己的年度目标卡），工作中紧抓目标不放松· 工作中有一定的压力，坦然承受，也能很好地控制自己的情绪高级（7-9）· 工作中能抓主要矛盾，工作中能挤出时间进行自我能力的提升· 有高效的时间管理技能，开始把大量时间放在“重要/不紧急”的工作，有一年及以上长远战略的计划，经常“把明天的事情拿到今天来做”· 应用相关管理工具，熟练进行管理活动分析，找出问题和努力方向· 坦然面对工作中的压力，工作中情绪状态良好06沟通协调力9定义· 指在工作中需要同相关部门交流、传递工作信息，或者说明他人协助配合等工作，保证对方对工作的准确性理解，或者说服、协调相关人员配合工作，来解决工作中出现的困难和矛盾初级（0-2）· 缺乏工作沟通目的性，工作沟通时时常跑题（或变成闲聊），导致达不到沟通目的· 经常出现与他人沟通后，因为对方不明确，需要再次沟通的现象· 遇到问题时，被动协调相关的人、财、物等资源，经常需要更高领导出面来解决问题中级（3-4）· 事先知道沟通目的，但沟通常用自己的专业术语来表达，导致对方常有不理解现象· 沟通后双方基本上能达成相关口头协议，并按照口头协议执行· 出现矛盾和问题后，能主动协调相关资源进行解决，能自行努力协调化解中高级（5-6）· 了解“工作沟通”的流程、技巧与原理，熟悉沟通成功的关键点· 学会用“对方的语言”进行沟通，让大多数的对方明白自己要讲述的内容· 大部份沟通都有结果，能够达成口头协议，并能有效执行· 了解说服他人的“同理心”沟通，并会尝试在工作中应用高级（7-9）· 熟练应用工作沟通的技巧，掌握沟通流程及达成效果的关键点· 每一件工作与相关人员沟通时，大家都能清楚地听懂自己表达的意思· 双方沟通很少有误解或者不清晰的地方，达成口头协议比较顺畅· 熟悉并经常应用“同理心”沟通，经常站在对方角度思考，沟通协调效果较好07分析总结力★13定义· 指把一件事情（现象、概念、问题）分成较简单的组成部分，找出这些部分的本质属性和彼此之间的逻辑关系，再进行综合研究的一种能力，也称为“结构化思维”· 把这种结构化思维，体现在相关载体（文案、表格、影像）上，其正确程度或使他人阅读（聆听）后信服的能力43初级（0-3）· 了解结构化思维的概念，了解结构化思维的基本常识· 能够区分一件具体工作组成部份（时间、空间、过程等）及如何逻辑结合为一个整体· 相关载体（文案、表格、影像）时有错误（缺点）出现，但修改后基本能符合要求中级（4-6）· 熟悉结构化思维的概念，了解结构化思维的具体内容· 分析与总结具体工作时，有时利用结构化思维技巧，呈现逻辑思维，取得一定效果· 相关载体（文案、表格、影像）少有错误（缺点）发生，修改后大多符合工作要求中高级（7。