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1、第三章ACCESS数据表操作数据表是Access数据库中存储数据的对象，是数据库的基本操作对象。3. 1数据表的组成Access的数据表是一个关系型的二维表，数据表由多条记录组成，一条记录由多个字段 组成。创建数据表时主要包括以下两个方面：(1) 确定数据表的表名，表名用于标识数据库中某一个具体的数据表。(2) 定义数据表的表结构，数据表的表结构主要包括字段名称、数据类型、字段大小、主 键和索引等字段属性。本章将创建xsda.mdb数据库中的9个数据表，分别为“学生档案表XA01、系部编码表 TB06、学生班级编码表TB03、专业编码表TB04、毕业标志编码表TC04、性别编码表GC01、地
2、区编码表GC02和民族编码表GC03、政治面貌编码表GC04。1. 字段名称字段名称必须能直接、明确地反映数据内容，字段名称要符合Access有关字段名的规定。 字段名命名的规定如下：(1) 长度不能超过64个字节。(2) 可以是包含字母、数字、空格及其他字符的任意组合，但不能包含句号、感叹号、方 括号、重音符号及控制字符(ASCII值为0一31)等特殊字符，且不能以空格开头。(3) 不能与Access中已有的属性及其他元素的名称相同。Access为大多数属性提供了默认设置，一般能够满足用户的需要，用户也可以根据需要自 行设置。2. 数据类型(1) 字段大小可由用户设置的数据类型有：文本型、数
3、字型和自动编号型。文本型字段的大小属性可以设置为厂255之间的任何整数，其默认值为50。数字型字段的大小属性的可选项提供了字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步 复制ID和小数。各个选项所占用的存储空间不同，默认值为长整型。自动编号型字段的大小属性的可选项提供了长整型和同步复制型，其默认值为长整型。(2) 索引为字段建立索引可以迅速地在表中定位记录，提高管理效率。(3) 格式使用“格式”属性可规定字段的数据显示格式。除了 OLE对象以外，其他的数据类型字段 均可设置格式，Access为自动编号、数字、货币、日期/时间和是/否等数据类型提供了预定义 格式，可从列表中选择。例如，出生日期的格
4、式可以设置为“198606-19 ”的形式。(4) 字段有效性规则字段有效性规则用来控制数据输入的正确性和有效性。一旦输入字段的数据违反了有效性 规则，Access将显示一个信息告诉用户哪些是允许的输入内容。例如：设置“性别”字段的有 效性规则为“二男Or =女”，如果输入的字段值不是“男”或“女”，就会显示提示信息 对话框。(5) 标题标题是表或查询在数据表视图中字段的列标题，可以与字段名称相同，也可以与字段名称 不相同。例如“学号”的标题可以设置为“学生编号”。(6) 默认值使用此属性可以指定在添加新记录时自动输入的值，如果表中记录的某字段值大部分相同， 则为该字段设置一个默认值可以简化输
5、入。添加新记录时可以接受默认值，也可以重新输 入新值覆盖默认值。例如，性别字段的默认值可先输入“男”或者“女”。(7) 小数位数当字段类型为数字或货币类型时，才可以设置小数位数。Access提供了自动和015位的 多种选项，其默认值为自动。(8 )查阅属性查阅属性是指可以使用“组合框”或“列表框”代替“文本框”来显示或输入表中的数 据，从而方便用户的输入，以防止字段中出现无效的数据，因为系统只能接收组合框或列表框 中的值。在列表框中只能选择列表中的选项，而组合框中，不仅可以选择列表的值，也可以输 入新的值，比列表框更为灵活。3. 字段的说明字段说明是指对每个字段的简要性说明文字，用来说明该字段
6、所表示的具体信息，以及设 计字段时的注释。3.2数据表的视图视图是Access数据库对象的外观表现形式。Access的数据表有4种视图：设计视图、数 据表视图、数据透视表视图和数据透视图视图。1. 设计视图数据表的设计视图用于设计数据表的结构，在数据表的设计视图中，既可以创建数据表的 结构，也可以添加、删除或修改表中原有的字段。要显示数据表的设计视图，最简单的方法是 先在数据库窗口中选中数据表，然后单击数据库窗口中工具栏上的【设计】按钮即可。也可以 先选择数据表，然后右击打开快捷菜单，选择快捷菜单中的【设计视图】命令。2. 数据表视图数据表视图以行列格式显示数据表，用于添加、修改和删除数据记录
7、。要显示数据表视图， 可以在数据库窗口中直接双击数据表的表名；也可以先在数据库窗口中选择数据表，然后单击 数据库窗口中工具栏上的【打开】按钮。3. 数据透视表视图和数据透视图视图数据透视表视图和数据透视图视图是用所选格式和计算方法，汇总大量数据的表或图，多 用于查询或窗体中。显示数据表的设计视图或数据表视图后，Access主窗口的工具栏和【视图】菜单会有所 变化，工具栏最左边会出现一个切换视图的按钮，【视图】菜单中也会出现切换视图的菜单项。 可以利用这些按钮直接切换视图，以满足操作的需要。3.3创建Access数据表的方法创建Access数据表的常用方法有如下4种：1) 利用数据表的“设计视图
8、”创建表。2) 利用“表向导”创建表。3) 利用“通过输入数据创建表”的方法创建表。4) 利用“导入表”的方法创建表。1. 利用数据表的“设计视图”创建表。数据表的设计视图是一个功能强大的工具，利用它不仅可以修改数据表的结构，还可以自 行设计数据表。本节将使用表的“设计视图”创建一个数据表，该数据表的名称为：系部编码 表TB06，具体表结构如表3.1、3.2所示。, 表3.1系部编码表TB06,的表结构.，序号字段名含义类型宽度小数主键1TB0601系部编码Text10Y2TB0602系部名称Text203TB0603系部拼音码Text104TB0604系主任Text10表3.2.系部编码表T
9、B06数据TB0601TB0602TB0603TB060400基础部TCB张明忠10机械系TXX孙明华20电，气系DQX郭明权30计算机系TSTX刘明强40管理系GLX蒋明华50机,，系TDX倪明寿步骤如下：1) 打开xsda.mdb数据库.打开数据库xsda.mdb，数据库窗口如图3.1所示。打开数据库时自动选取第一个数据库 的对象：表，并且数据库窗口列出了3种建立数据表的方法：“使用设计器创建表”、“使用 向导创建表”和“通过输入数据创建表”。图3.1 xsda.mdb数据库窗口2) 定义“系部编码”数据表的表结构（1）打开数据表的“设计视图”在如图3.1所示的xsda.mdb数据库窗口中
10、，选择【表】对象。然后双击【使用设计器创 建表】选项，即可弹出表的“设计视图”，如图3.2所示。图3.2表设计视图3）定义表中的每个字段的字段属性“系部编码表TB06 ”表中包含以下字段：tb0601（系部编码）、tb0602（系部名称）、 tb0603（系部拼音码）、tb0604（系主任）。（1）输入字段名在“设计视图”的第一行，【字段名称】列中单击，输入“tb0601”，作为“系部编码”表 的第一个字段。（2）选择数据类型在【数据类型】列中，保留默认值（文本）；或者单击【数据类型】列右端的向下箭头，根 据需要为各个字段选择合适的数据类型。（3）输入字段的说明信息在【说明】列中输入有关字段的
11、说明信息，例如“tb0601”字段的说明信息可以输入“系 部编码”。说明信息不是必须输入的，如果没有说明信息，可以为空。（4）设置字段的其他属性根据实际需要，在窗口下半部的【常规】和【查阅】选项卡中，分别对各个字段的属性进 行设置。例如，系部编码的字段大小设计为10，系部名称的字段大小设计为20。（5）为字段设置索引为了控制数据表中记录的有序化，提高查询速度，可以根据需要为字段设置索引，例如， 系部编码设置为“有（无重复）”，其他字段设置为“无”。用同样的方法，对“系部编码表TB06 ”表的其他字段逐一作出定义，创建一个完整的表 结构如图3.3所示。TB06区字段名祢数据类型说明4文本11TB
12、0602文本TB0603文本TB0604备注V字段雇性常规查阅字段大小 格式 输入掩码 标题 默认值 有效性规则 有效性文本 必埴字段允许空字符串 索引4).定义主键主键是表中 找数据。Uni code 压缩 输入法模式据表中收集和查唯一标识一条记录的字段，通过主键可以快速准确地在各个数设置主键的方法是：选择将要定义为王键的一个或多个字段。例如“系部编码表TB06 表中的“系部编码”。然后单击工具栏上的【主键】按钮。这时，“系部编码”前面的行选定 器上也会出现标识，如图3.3所示。5) .保存表在【文件】菜单中选择【保存】命令或单击工具栏上的【保存】按钮，出现【另存为】对 话框，然后为表输入一
13、个唯一的名称“TB06”，单击【确定】按钮，一个按要求设计的表便建 成了。6) .输入记录隹TB06 :表口回区TB0601TB0602TB0603TB0604S3基础部JB张明忠10机械系m孙明华12旅游系LYX张明娟15物施系WU乔明毅20电气系DQX郭明权30计算机系XGX刘明强40管理系GLK蒋明华50机电系JDX倪明寿70艺术系YSX张明90其他部门QTX李明来记录：回 厂1 ?! 共有记录数:10图3.4 TB06表记录2使用向导创建表Access提供了 “表向导”创建表的方法，利用表向导不仅可以快速地创建数据表，而且可 以帮助初学者掌握表的设计过程。这里只简单介绍一下。1) 打开
14、数据库打开已创建的数据库(例如xsda数据库)，或者创建一个空数据库。2) 创建数据表的表结构(1) .启动表向导在如图3.1所示的xsda数据库窗口中，单击【表】对象。然后双击【使用向导创建表】选 项，即可启动“表向导”。选择【表】对象后，单击【数据库】窗口工具栏上的【新建】按钮，会弹出【新建表】对 话框，在该对话框中选取【表向导】选项，然后单击【确定】按钮，也会启动“表向导”。(2) .选择所需字段(3) ,重命名字段名称若要修改表中字段的名称，可在【新表中的字段】框中选中需修改的字段，例如选择【名 字】，然后单击【重命名字段】按钮，在弹出的【重命名字段】对话框输入新的字段名称“姓 名”，单击【确定】按钮即可。(4) ,指定表的名称、设置主键。3) 输入或修改字段值3. 通过输入数据创建表通过“输入数据创建表”的方法可以一次性完成数据表的创建和数据的输入。1) ,打开数据库先打开已创建的数据库，例如，xsda数据库，或者新建一个数据库。2) ,打开数据表视图在xsda数据库窗口中，单击【表】对象。然后双击“通过输入数据创建表”选项，则弹 出数据表视图。3)
