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1、谈会计电算化信息系统的企业内部控制 摘要：近年来随着计算机在会计领域的普及与应用，会计信息系统由原来的传统手工会计信息系统逐步发展到了会计电算化信息系统。会计电算化大大提高了会计信息的及时性、准确性、安全性、完整性，为会计人员参与经营决策创造了有利条件。但在充分发挥优势的同时，也给企业的内部控制制度带来了一定的影响。由此，加强会计信息系统的内部控制，不断探索适合会计电算化信息系统的内部控制措施与方法成了当前企业会计信息化要解决的首要问题。关键词：会计电算化；应用；措施；内部控制内部控制制度是一个单位为了完成单位的经济活动，保护市场物资的安全性，会计信息的真实性和完整性以及财务活动的合法性等而制
2、定的一系列具有控制职能的方法、措施、程序并予以规范化、系统化，使之成为一个严密的较之为完整的体系。1、会计电算化的风险分析会计电算化后，由于会计信息系统自身的特点增加了固有风险。因为在手工会计核算下，要想更改会计数据必须要同时更改相关的会计凭证日记账、明细账、总分类账和会计报表。一方面工作量比较大，另一方面也会在相关的纸质存储介质上留下相应的痕迹，因此，一般无法对会计资料进行更改。而在会计电算化系统中，一般只需要录入原始凭证或记账凭证，系统会自动根据录入的原始凭证生成记账凭证，并对记账凭证进行进一步加工处理生成会计账簿和会计报表。1、开发和设计中存在的风险在应用软件的研制过程中，由于研制人员所
3、考虑的问题不是十分全面，致使实际工作中的一些情况与之不能吻合，容易出现微小的差错，给犯罪分子以可乘之机，犯罪分子正是利用这一空隙，运用技术化、智能化等高科技手段进行犯罪活动。2、业务操作中不规范和玩忽职守造成的风险企业应用现代化管理工具替代了陈旧落后、繁琐的手工核算。但是企业管理者的思想观念没有转变，严格而科学的管理往往只停留在形式上。所以，犯罪分子利用内部防范制度的薄弱环节，不惜以身试法，利用合法身份，滥用或盗用操作密码进行越权操作，从而达到侵吞企业财产的目的。3、计算机维护不当酿成风险在电算化高速发展的时代，会计账目，货币现金，信息存储，文件传递等都变成了电子文件存于计算机内，通过网络进行
4、传输。由于会计信息存储电磁化，电算化系统下会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中，是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹，往往使应用人员和维护人员疏忽潜在危险的存在。4、不可控制的灾害风险不正常的程序结束操作造成的故障，存储数据的辅助介质（如磁盘）部分或全部遭到破坏。以及一些不法分子蓄意制造计算机病毒，恶意攻击，侵入系统，干扰、破坏系统的设置，破坏程序正常执行及数据的完整。2、推进会计电算化应用的措施针对会计电算化存在的上述问题，需要采取以下措施：2.1、重视会计电算化实施过程中的初始化工作在会计电算化系统中，初始化工作包括设置系统参数、设置科目、建立各种账簿文件、定义各种辅助核算
5、、定义报表以及录入各种余额数据或者是发生额数据，将本单位要采用的核算程序方法、规则、基础数据录入电脑等。初始化工作只能进行一次，并将在很大程度上影响其后的核算工作。不论是从手工核算过渡到电算化处理还是更换会计电算化软件，都需要做初始化的工作。2.2、注重电算化人才的培养对现有财会人员的在职培训。会计电算化普及后，应重点培训他们计算机操作的技能，培训的模式可以先从计算机基础知识入手，然后逐渐向计算机网络知识过渡。熟练应用财务软件所提供的信息和功能为企业管理服务。2.3、采用多种加密手段，保证财务数据的安全性和保密性在进入系统时不仅仅增加用户口令，还可以增加一些诸如声音监测、指纹辨认等检测手段和用
6、户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密、软件加密或在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度，如专机专用、专室专用等。对于数据库可以采用二进制数据、函数运算方式加密，通过正常途径进入系统后，再将数据库还原操作，这样非法用户即使进入数据库也无法查看和修改数据，达到保密效果。随着网络时代的到来，还应增强网络安全防范能力。网络实现了会计信息资源的共享，但同时也将自身暴露于风险之中，这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力，应采用一些措施，例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。3、会计电算化系统内部控制制度的内容国内外会计电算化的
7、实践表明，计算机本身处理出错几乎为零，但人为造成出错和舞弊的现象有增无减，而且一旦出现舞弊，损失巨大。因此，制定严格的内控制度是非常有必要的，严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证，此外，有助于防止违法行为的发生。电算化系统下内部控制制度的内容包括以下几个方面：3.1、会计电算化信息系统的控制内容及形式与手工会计系统存在差异在传统的手工系统下，控制的内容主要针对经济事项本身的交易，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章，控制的方式主要是通过人员的职务相分离，职权不相容的内部牵制制度来实现的。而在电算化系统下，业务处理全部以电算化系统为主，出现了计算机的安全
8、及维护、系统管理及操作员的制度职责、计算机病毒防治等新内容。3.2、内部控制的对象发生了变化在电算化系统下，由于会计信息的核算及处理的主体发生了变化，控制的对象也发生了变化。控制对象原来为会计处理程序及会计工作的相容性等，会计资料由不同的责任人分别记录在凭证账簿上以备查验，是以对人的控制为主；而在电算化系统下，会计数据一般集中由计算机数据处理部门进行处理，而财务人员往往只负责原始数据的收集、审核和编码，并对计算机输出的各种会计报表进行分析。这样，内控对象转变为对人与计算机二者为主。3.3、控制的实现方式发生了变化手工会计系统的内部控制以人工控制实现。电算化会计系统的内部控制则具有人工控制与程序
9、控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序。如程序发生差错，由于人们对程序的依赖性以及程序运行的重复性，增加了差错反复发生的可能性，使得失效控制长期不被发现，从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大。3.4、会计电算化信息系统缺乏交易处理痕迹手工会计系统中严格的凭证制度，在会计电算化系统中逐渐减少或消失，凭证所起到的控制功能弱化，使部分交易几乎没有“痕迹”，给控制带来一定的难度。3.5、会计电算化信息系统中会计信息存储电磁化电算化系统下，原先会计业务处理过程的凭证、汇总表、分类表等书面档案资料被计算机自动生成的会计信息以电
10、磁信号的形式存储在磁性介质中（如光盘、硬盘等），是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹；另外，电磁介质易受损坏，加大了会计信息丢失或毁坏的危险。3.6、网络的迅猛发展及其在财务中的进一步应用带来了许多新问题网络技术无疑是目前IT发展的方向，电算化会计信息系统也不可避免受到其深远的影响，特别是Internet在财务软件中的应用对电算化会计信息系统的影响将是革命性的。4、电算化系统下内部控制的应对措施电算化系统下内部控制需要做到以下几点：4.1、明确职责分工，加强组织控制由于会计电算化知识与功能的相对集中，必须制定相应的组织和管理控制制度，明确职责分工，加强组织控制。职责分工首先是将电算
11、化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员。在这两者之间进行职责分工的目的，是尽可能保持不相容职能（如业务授权、执行、保管和记录）的分离，以及在电算化部门内部的职责分离。4.2、加强会计核算控制会计核算结果是会计预测、决策、分析的基础。会计核算控制是防范和化解会计核算风险的重要环节，必须引起高度重视。从核算环节把关，必须保证业务处理合法、有效，账务处理的正确性、规范性，做到数据真实、完整和安全。会计核算控制内容应包括：原始凭证经过审查，在录入处理前一切经济业务处理必须经过相应的权级审批，简明、准确、完整地填制与录入。不正确的业务更正与删除，待解报单的处理等都必须严格按规定
12、进行，严格执行复核制度，充分保证计算机账务处理不错不乱。会计数据输出必须进行严格审核并签章，无论是静态审核，还是动态审核，都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致。4.3、加强操作程序的控制会计电算化操作应严格遵照会计业务和处理流程进行，会计电算化系统操作管理制度的内容主要是系统使用管理、上机操作规程、账务处理程序，这些规定是为了保证会计电算化系统安全可靠的运行，保证所有进入会计电算化系统的数据真实、有效。操作管理制度从内容上来看，一般包括以下几项：（1）操作人员的工作职责和工作权限。（2）预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。如规定原始凭证必须经有关审核人
13、员审核并签章后才能输入计算机等。（3）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施。如规定已输入计算机的凭证需由审核人员核对并签章后方可登记机内账簿等。（4）建立必要的上机操作记录制度。如规定用操作日志的形式记录每天的上机操作内容等。此外，在会计软件中还应设置防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序。另外，还要加强系统安全控制、会计档案控制、内部审计等控制手段，使电算化系统与内部控制制度有机的结合，以保证会计信息的真实完整性。5、结束语企业在信息化技术产业推动下，电子信息技术的需要量必将大大增加，谁掌握最新的经济和技术信息，谁就会处于领先地位。发展会计电算化，是实现会计工
14、作现代化及促进改革的重要保证。不仅如此，企业还应加强会计电算化的内部控制，加快会计现代化步伐，发挥会计信息作用，使其完全融入整个企业的信息化管理中，为企业带来更大的收益，提升企业的竞争能力和管理水平。【参考文献】1阎达五：内部控制框架的构建J会计研究，2001（2）2王景新、郭新平：计算机在会计中的应用M.经济管理出版社，1998.3朱荣恩：内部控制评价M中国时代经济出版社，20024吴水澎、陈汉文：邵贤第企业内部控制理论的发展与启示J会计研究，2000（5）.5赵伟：加入WTO对我国会计信息产业的影响与对策J中国会计电算化，2002（7）6王治安、向显湖：试论我国的会计改革目标J四川会计，1997，（12）7任多魁：企业内部的会计管理模式J山西财税，1997（11）8张英明：IT环境下会计信息系统内部控制研究J.中国会计电算化，2002（9）.1
