采购人员绩效管理规范.doc

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1、采购人员绩效管理规范广东省天宝生物制药有限公司 采购部门绩效管理规范(试行) 天宝公司倡导有劳有酬、多劳多得、奖励先进、鞭策落后的企业文化在薪酬分配方面执行公平公正、机会同等、共同创造、共同分享的原则并逐步建立员工末位淘汰制度。 为规范公司采购行为加强对采购工作的监督管理建立对相关工作人员进行有效激励约束的内外制衡机制贯彻落实公司采购工作的原则：坚持科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的基本原则建立健全采购管理的各项制度防止采购过程中的不正当行为发生；坚持有计划、有步骤降低采购成本达到质优价廉；采购价格在同行业中要达到最低水平从而提高我企业的竞争力尽最大努力实现公司的质优价廉的采购策略。 因

2、此基于对供应商的管理与对内部人员的管理紧密结合起来的基本原则； 坚持与供应商建立长期的合作伙伴关系和双方互利的合作原则；坚持采购立足于未雨绸缪机制和及时满足公司生产经营需要并尽可能减少资金占用的基本原则特制定采购部门绩效管理规范。 一、采购部门绩效管理基础文档 1、 部门职责说明 2、 部门行为标准 3、 部门绩效目标协议 4、 部门绩效目标指标解释 二、 采购部门绩效考核文档 1、 部门月度绩效考核流程 2、 部门月度绩效考核表 3、 部门绩效考核数据采集表 4、 部门绩效考核申诉表 5、 部门月薪酬结构表 广东省天宝生物制药有限公司 采购部门职能说明书 执行主体 采购部经理 监督主体 生产

3、副总/财务经理 考评主体 总经理/人力资源经理等 1、 依据生产部门或其他物资需求部门之原物料申购计划及最低库存量标准制订年、月度采购计划； 2、 实施采购计划向合格或指定的供应商发送产品订购单。追踪产品订购单实施情况并及时调整； 3、 建立供应商信用记录及时反馈质量信息每批次检验或使用的结果填写质量反馈表传递给供应商重大质量问题与供应商协议处理方案； 4、 建立采购台帐及时与供应商核对依合同或公司相关财务制度结算； 5、 负责开发新供应商； 6、 负责新采购原物料的询价、议价、比价及首样试用； 7、 负责追踪采购物品的交期； 8、 负责办理所采购物资的交验、报帐工作； 9、 负责将采购物品相

4、关的品质等问题反馈与供应商并与供应商协议处理方案； 10、 负责供应商资料（包括每次成交价格、数量、品质、交期等）的整理保存并定期进行供应商评估； 11、 协助财务人员进行应付帐款核对； 12、 收集原物料市场资讯及价格方向及时与供应商协议成交价格； 13、 严守公司商业秘密严禁外泄工作机密； 14、 公司或上级领导安排的其他职能。 签发人/签名 各部门： 现将部门职能说明书发给你部请严格执行。 总经理/日期： 执行人/签名 总经理： 兹收到部门职能说明书本人已熟悉部门职能的详细内容并保证在本部门严格贯彻执行。 执行人/日期： 编制人 日期 审核人 日期 批准人 日期 广东省天宝生物制药有限公

5、司 采购部门作业行为标准（试行） 一、第一行为模块：采购准备。 （一）、明确采购需求： 1、 明确待购物料的名称、型号、规格要求、数量、生产厂家等基本信息； 2、 明确采购计划的种类、重要程度、要求完成时间。 （二）、明确供应商和采购价格： 1、 落实待购物资的若干供应商和多种供货渠道； 2、 向各个供应商发出询价要求(对大宗采购和有特殊要求的物资采购,必要时采取招标竞投的方式)了解各个供应商的供货价格和供货时间； 3、 综合分析落实待购物资的采购参考价格和参考供应商。 二、 第二行为模块：谈判、签订合同。 （一）、谈判准备： 1、 收集和分析报价表综合分析供应商的价格、货期、供货能力和售后服

6、务选择谈判对象； 2、 确定目标价格上限、要求供货时间、技术要求和质量保证要求； 3、 综合供需要求准备谈判相关资料。 （二）、谈判、签订合同： 1、 组织供应商和公司有关人员对物料价格、货期、供货能力和售后服务等方面进行谈判； 2、 在双方就价格、交货期、付款条件等达成一致以后按照公司的标准合同样本签订订货合同。 三、 第三行为模块：合同执行。 （一）、合同执行跟踪： 1、 定期与供应商联系了解和落实合同的执行情况和完成进度及时获知采购执行的效果和存在的问题； 2、 准确、及时、完整地记录合同执行情况； 3、 督促供应商准时交货。 （二）、合同执行反馈： 1、 及时将合同执行情况反馈给相关部

7、门和人员； 2、 及时将公司相关部门或人员对合同执行的意见和建议反馈给供应商并督促供应商采取相应的行动。 四、 第四行为模块：送检入库。 （一）、物料送检： 1、 接受供应商送交的物料清点数量检查外包装并签收； 2、 将待入库物料送交进货质量检验员检验。 （二）、物料入库： 1、 若验收合格供应商没有提供发票则填写暂入库单按照既定的入库程序办理物料入库； 2、 若验收合格供应商提供发票则填写入库单按照既定的入库程序办理物料入库； 3、 若验收不合格则联系供应商进行退换货处理。 （三）、单据保存： 1、 对送检入库过程中的信息及时记录； 2、 保存送检入库过程中的入库单。 （四）、申请付款： 1

8、、 将收到的发票连同入库单交财务部做好发票的交接手续； 2、 根据协议或合同向财务部申请付款。 广东省天宝生物制药有限公司 采购部门绩效目标协议（试行） 被考核执行主体：姓名： 职位： 所在部门： 考核主体1：姓名： 职位： 考核主体2：姓名： 职位： 协议有效期： 签署日期： 指标类型 关键业绩指标（KPI） 权重 重要 程度 周期 计分方法 目标值 财务/效益 指标 采购价格成本控制情况 10% 每月 实际成本/计划成本 100% 100% 应付帐款的准确性、及时性 5% 每月 应付帐款结算的差错、延误次数 0次 服务/运作 指标 采购计划的完成情况 10% 每月 未能根据采购计划按质按量

9、按时采购发生的次数 0次 大宗采购任务的完成情况 10% 每月 按采购计划按质按量按时完成采购的情况 很好 采购物品质量不合格次数及退货次数 10% 每月 采购物品质量不合格次数及退货次数 0次 采购交期延误次数 10% 每月 采购交期延误次数 0次 开发新供应商的情况 5% 每月 A类物资采购供应商开发家数 1家 出现采购问题不能及时处理的次数 5% 每月 出现采购问题不能及时处理的次数 0次 其他部门投诉次数 5% 每月 其他部门投诉次数 0次 上级领导满意度 5% 每月 上级反馈满意度调查表 满意 学习 成长 指标 自主学习、提高工作技能的情况 5% 每月 个人自主学习计划及执行情况 自

10、主书面完成部门工作流程及制度的情况 5% 每月 书面材料 内部运营 管理指标 采购操作改善提案次数 5% 每月 提交书面材料 1份（含）以上 采购原始资料(含采购合同)及供应商资料建档保管的完整性 5% 每月 按公司文档资料管理的要求分门别类管理 工作职业操守 5% 每月 发生玩忽职守、违规操作、贪污受贿等行为的次数 0次 合计 100% 修改调整情况 被考核执行主体签名： 年 月 日 考核主体1签名： 年 月 日 考核主体2签名： 年 月 日 广东省天宝生物制药有限公司 采购部门绩效目标指标解释（试行） 被考核执行主体：姓名： 职位： 所在部门： 考核主体1：姓名： 职位： 考核主体2：姓名

11、： 职位： 协议有效期： 签署日期： 序号 关键业绩指标（KPI） 指标定义 取值部门 1 采购价格成本控制情况 采购价格必须控制在已经批准或合理、较低的价格内进行采购确保能质优价廉 财务部 2 应付帐款的准确性、及时性 按采购合同/协议准确、及时支付采购货款 财务部 3 采购计划的完成情况 及时、保质、保量完成采购计划或采购任务的情况 生产部/申请采购部门 4 大宗采购任务的完成情况 及时根据采购计划保证质量完成大宗采购任务的情况 生产部 5 采购物品质量不合格次数及退货次数 采购物品必须符合公司或行业制订的检验规范 质检部 6 采购交期延误次数 不能按时完成采购任务的情况 生产部/申请采购

12、部门 7 开发新供应商的情况 经常、大量、大额、紧缺物资采购供应商开发情况 总经办 8 出现采购问题不能及时处理的次数 及时、妥善处理质量、交期、货款等问题的情况 相关部门 9 其他部门投诉次数 其他部门对采购部门的投诉或抱怨情况 相关部门 10 上级领导满意度 部门直属主管领导及有关领导对采购部门工作的满意情况 副总、总经理等 11 自主学习、提高工作技能的情况 自主学习提高工作技能、增长专业知识、改善工作态度的情况 人力资源部 12 自主书面完成部门工作流程及制度的情况 积极主动参与或进行部门工作流程、规章制度制订及完善的情况 总经办 13 采购操作改善提案次数 积极提供提高采购工作效率和

13、工作质量合理化建议和提案的情况 总经办 14 采购原始资料及供应商资料建档保管的完整性 采购部必须进行合格供应商评估和建档工作资料要求必须完整、清晰、易于检索 总经办 15 工作职业操守 采购人员在进行采购工作时必须守规、守法杜绝弄虚作假、以权谋私、损公肥私、贪污受贿（接受馈赠或商业折扣必须在两个工作天内报告或上交否则视为受贿行为） 总经办等（所有部门或人员都有权监督或检举） 广东省天宝生物制药有限公司 采购部门月度绩效考核流程（试行） 绩效考核流程 负责 工作要求 材料/表格 部门 开 始 设定考核指标、目标值 人力资源部与专业部门审核与考核 结 束 总经办审批 绩效结果反馈与归档（含申诉）

14、考核 收集数据 每月1日开始 总经办 根据部门绩效目标协议设定考核指标和本期目标值 部门月度绩效考核表 相关 部门 采集考核数据 要求：及时、准确、无误 时限：每月8日前 部门绩效考核数据采集表 人力资源部 汇总业绩KPI数据审核并考核得分 时限：3个工作日 部门月度绩效考核表 人力资源部 汇总KPI考核结果；汇总否决指标考核结果 时限：3个工作日 部门月度绩效考核表 总经办 汇总专业部门KPI考核结果；汇总否决指标考核结果。 时限：2个工作日 部门月度绩效考核表 总经办 反馈给被考核部门及个人 时限：1个工作日 部门月度绩效考核表 被考核部门/个人 若被考核部门对考核结果有不同意见应填报申诉表 时限：2个工作日 部门绩效考核申诉表 广东省天宝生物制药有限公司 采购部门月度绩效考核表（试行） 被考核部门 考核时间 年 月 指标 关键业绩指标（KPI） 权重 本期 目标值 当月 完成值 完成情况说明 考核 得分 财务/效益 指标 采购价格成本控制情况 10% 100% 应付帐款的准确性、及时性 5% 0次 服务/运作 指标 采购计划的完成情况 10% 0次 大宗