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1、监理资料管理 施工阶段监理档案资料的管理 广东珠江建设工程监理有限公司 二九年六月1 施工阶段监理档案资料的管理 一、监理资料档案管理工作的概念范畴资料档案管理在管理学上属于基础管理工作范畴，监理资料档案管理工作是建设工程“三控、两管、一协调” 中“信息管理”的重要内容，是监理人员必须进行的工作。二、监理资料档案管理工作的目的和意义1、监理资料档案是开展监理工作的依据：监理资料和信息资源是进行建设工程进度、质量、成本、安全等目标控制的客观依据，它含有项目工程涉及的国家政策法规、工程合同法律文件、设计勘察文件、监理工作指导文件、施工单位管理体系文件、工程监理记录、监理业务工作记录、往来文件等，这
2、些都是我们开展监理工作必须使用的依据。此外，有关监理资料表格也已标准化和系统性，也可作为开展监理工作的指引依据，指导我们需要开展哪些监理工作，填写哪些资料档案。2、监理资料档案是监理基础工作和成果的详实记录和追溯：监理资料档案详实记录了工程建设过程中监理人员所进行的监理工作内容，体现了监理人员的工作成果，也是监理在工作中可查询的文字依据，具有可追溯性。监理工作强调“以事实为依据，用数据来说话，以规范为准绳”。3、监理资料档案是工程施工过程的真实记录：监理资料档案的内容涉及工程建设的全方位，全面反映了工程的进展情况，也包括对施工资料的监理，是施工过程每一工序、分项、分部工程的实体质量的真实记录文
3、件，是工程评估验收的依据，也是工程在交付试验后运行、维修、保养、改扩建的依据。4、监理资料档案是明确工程参建各方责任的重要证据：监理资料档案比较完整、详细、具体，是追溯工程建设过程的主要证据，更由于监理站在公正的第三方，比较客观，因此在工程建设过程中乃至工程交付之后，如果出现的某些问题，可以通过查询监理资料找出有关依据，明确各方责任，解决存在问题。在法庭上，监理资料是除约定外可取信的重要资料。5、对监理资料档案进行科学管理，可以极大提高监理工作效率，同时，监 2 理资料档案也是检查监理工作质量的重要依据。6、做好监理资料档案管理工作，是国家和地方政府有关行政主管部门的明确要求，为建设工程档案的
4、归档提供可靠保证。7、监理审核技术文件、报告和报表以及运用指令文件和一般管理文书等都是施工阶段质量控制的重要手段。三、监理资料档案管理工作的 ） | | | | | | | |城市简称 项目简称 年度 顺序号编码说明：城市简称：广州穗，北京京，天津津，上海沪， 西安西，深圳鹏，惠州惠，江门江，成都蓉；项目简称：项目名称简称，取24个字；年度：发文时所处年度,四位数；顺序号：发文流水号，取3位数，如进入新的一年，则重新从001开始。 例：珠监（穗）广州骏景2007020：表示我司广州市骏景项目2007年发的第20号文。3 发文登记表按公司统表，应有序号、日期、文件名（文件主题）、收文人签名、文件
5、发往单位、发文编号的记录，发文登记表应装订成册，妥善保管。(b)、收入资料时应建立收文台帐，资料宜加注收文编码，编码由项目自行统一形式( 如序号, 或序号,或序号，序号以整个项目收文统一排序。), 收文登记表按公司统表，应有序号、日期、文件名（来文主题）、收文人签名、文件来源（来文有编号的要标注上）的记录。（c）监理文件档案资料的传阅与登记：由总监或总代确定文件、记录是否需要传阅和传阅范围，传阅人员应在文件上签名并注明日期，传阅完毕，文件原件应交还资料管理员归档。(d)、资料分类归档时应严格甄别，按公司资料目录归档，并标注档案编码，归档编码的统一形式如下：珠监（ ）| | | | | | |
6、| （ ） | | | | | | 城市简称项目简称单位工程名称 类号 栋号分类号顺序号 编码说明：城市简称、项目简称：同上；单位工程名称：单位工程简称，取24个字；类：指文件类型，如合同类文件为A类，勘察、设计文件为B类，详见下面第四条。栋号：有些单位工程里面又分为几个栋号，据栋号编号填写，如果没有分栋号，则统一填写0；分类号：指第四条项目监理部主要资料信息采集计划中每一类文件里所含的分类号，如建设工程施工合同属于合同文件（A类）里的第（2）分类，则该分项填写2；顺序号：归档流水号，取3位数，从001开始。例：珠监（穗）骏景西苑（A）2（2）1：表示我司广州市骏景项目，西苑单位工程，合同文件
7、（A类），2栋，建设工程施工合同中的序号1文件。每类资料的每个分类档案均应有登记表，登记表见附表，档案登记表应有序号，日期，文件名，归档编码，文件来源（来文有编号的要标注上），归档人。归档文件需按文件类型和编码归类存放，每类文件保存在一个文件夹中，文件夹中设分页纸（即档案登记表）以保存各分类文件，当文件数量多时可适当增加文件夹按不同分类号分开。每件文件必须有且只有唯一档案编码，码号连续。能够对应到每个单位工程的资料应按单位工程编制（一个单位工程对应一个施工许可证），并按单位工程分别存放，对于属于项目共用性质的资料，其中那 4 些在竣工后需要归档到各个单位工程的，一般在收集过程中就应及时复印分别
8、归档到各个单位工程里（一般数量较少，如会议纪要、安全检查记录，等），其它的项目共用管理性文件（不须归档到每个单位工程的，如内部监理合同文件、技术性文件、法规性文件、公司文件、公司检查记录等），根据实际情况适当统一放置于其中的一个单位工程内。(e)为使资料编码标准规范，公司为项目部刻制编码章，规定发文编码在资料的左上角（兰色），归档编码在右上角（红色）, 收文编码在左下角(手写)。（f）发文编号、收文编号、归档编号和平时资料管理过程所编制的自编顺序号是完全不同的概念，是四个不同的管理编码，应注意区别。（g）监理文件档案资料的借阅、更改与作废：监理文件档案资料原则上不外借，若确需外借应经过总监或总
9、代同意并办理借阅手续；监理文件档案资料的更改必须按照原版本资料产生的流程和程序来进行，更改后作废的版本可以适当保存以备查阅。（二）、资料采集的内容：采集的资料主要是工程合同法律文件，设计勘察文件，监理工作指导文件，施工单位管理体系文件，工程监理记录，监理业务工作记录，来往文件等，详见下面第四条。四、项目监理部主要资料信息采集计划 5 6 7 8 1、对于7、工程报验申请表（G类）第（3）分类土建检验批/分项/分部/单位工2程质量报审文件，13层或3万m（暂定）以上单位工程可以细分为(3)A、(3)B、(3)C等等，其中字母序列表示土建分部工程，A地基与基础，B主体结构，C建筑装饰装修，D建筑屋
10、面2、对于7、工程报验申请表（G类）第（5）分类电气检验批/分项/分部工程质量报审文件，2万m2（暂定）以上公共建筑单位工程可以细分为(5)A、(5)B、(5)C，其中字母序列表示分部工程，A建筑电气，B智能建筑，C电梯。 五、项目监理资料采集和归档过程1、项目监理档案资料采集过程六、监理资料档案管理工作的特点、关注点1、来源广：有建设方、施工方、设计方、勘察方、政府部门、监理公司（含项目监理部）等。2、资料动态量增，系统完整，首尾闭合：随着工程的推进，资料数量递增， 9 关联资料应是形成完整的系统，资料应是闭合的(即问题有提出，有处理结果)。3、兼职管理：由于项目监理工作量及项目成本制约，使
11、项目资料的管理只能是工程监理人员兼任，资料管理难以是专人管理，兼职资料员更多的是起到一个组织、统筹、管理、检查、督促、整理的作用，故项目全体监理人员均要了解、参与这项工作，这同时也便于提高全体监理人员监理工作时文件的使用效率，因此，我司的监理人员都要掌握资料管理知识，项目总监（总代）要承担起指导和领导的责任。七、监理资料档案管理工作的标准1、标准化原则：尽可能做到表格化和标准化，对此，国家和地方规范以及公司制度对有关文本格式、内容和记录表格均已有具体详细的规定和格式。2、及时，真实，准确，完整：及时性即是要求监理资料必须按照工程进度及时填写和整理，确保资料是对工程质量情况的真实反映，要杜绝拖沓
12、滞后，甚至工程结束后才补做资料的现象和应付突击式的心理；真实性和准确性即要求实事求是，客观准确，如实反映工程实际情况，填写规范，字迹清楚，数据准确，要杜绝闭门造车；完整性也即全面性，要系统地、全面地填写、收集和整理各种监理资料，不漏项，内容和签字完整、齐全，闭合(即问题有提出，有处理结果)。八、监理资料档案工作的评估1、自检：项目监理部内部定期或不定期对所做的监理资料进行自己检查。2、月检：由地区公司监理部组织，每月定期对各项目监理部的资料进行检查和评估。3、半年度检：由公司总部监理部组织，每半年定期对各项目监理部的资料进行检查和评估。4、定期上报：按照公司制度有关规定，定期将有关资料上报地区
13、公司和总部。10 11 附表一： 广东珠江监理公司（ ）类文档登记表 各种监理资料管理的一些具体要求和说明（内部使用） 一、合同文件（A类）（一）、监理合同：1、我司监理合同分为对外监理合同和集团内部监理合同，对外监理合同仅用于工程报建和施工过程中应付政府部门检查，以及竣工后向城建档案馆归档，不作为我司和甲方的具体操作依据。项目监理部应收集对外监理合同和监理中标书，存档于监理部备政府部门检查。2、集团内部监理合同是我司和甲方实际操作的合同，不能对外公开，应注意保管的机密性，可以保管在“公司文件”分项中。3、内部监理合同是开展监理工作的重要依据，项目监理部全体人员都应学习、熟悉合同的有关内容。（
14、二）、施工合同：1、施工合同是开展监理工作的重要依据之一，必须收集并熟悉其主要内容。2、应收集总承包合同、联营承包合同，联营承包合同作为集团内部操作合同，不应对外公开，应注意保管的机密性，可以保管在“建设单位来函”分项中。施工单位已进场施工, 施工合同未提供给监理部的，要采取措施追索。3、应收集相关分包合同，凡是甲方需要我方监理的，甲方都应该提供相应的分包合同，包括甲方指定分包、直接分包，否则我方应发出专函索取，并说明若不提供，我司将不能承担相应的监理责任。二、勘察、设计文件（B类）（一）、施工图设计文件：1、按照国家规定，设计文件中设计人员签名应完善，审批手续齐全，图纸上应加盖注册师注册章、
15、设计单位出图章、建设单位图纸专用章；设计图纸应按规定经审图机构审查，审查意见监理要留底备查。2、目前集团设计图纸普遍达不到以上要求，虽然集团内部设计图纸盖有建设单位图章即可认为是有效图纸，可以作为开展监理工作的依据，但从保护自身角度出发，监理应有跟踪措施，可以以工作联系单形式提出以上问题并跟踪，要 12 求甲方完善程序，保证设计文件符合上述规定。（二）、图纸会审记录：图纸会审记录应包括土建、水电安装等内容，表头（表一）须有设计、监理、业主、施工方签名及盖公章，正表（表二）每页均须有设计人员签名及盖出图章。（三）、工程变更文件：1、工程变更文件必须是符合集团工程变更流程要求，审批手续完善的变更文件。2、对于工程变更，一般都会涉及工程量的变化，监理部只做技术性审查。我方签署时应注明: “涉
