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1、外贸商务信函几个写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的。所有您需要偷懒 的就是，用简单朴实的语法，准确的表达自己的意思，更为让对方可 以非常清楚的了解您不想说什么。围绕这一点，我们总结了几各方面 的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。；1、口语化;每一封信函的出入，都是您跟收信人相互依赖的一次交流。 人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多 人长都有一种误解，以为写作商务信函就必须应该用一种特殊的“生 意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉 沉。他们宁愿写 “your letter has been receivedn uyour compla
2、int is being looked into” 而不是 “i have received your lettern 或者”we are looking into your complaintn。其实我们 简单的来解释一会一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次吗? 只不过是把记下交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语 句，用我/我们做主语，这样才能让我们的读到信函读起来热切，友好, 就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。；2、语气语调；由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所导入信 件的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下， 您写这封信函是想达到一
3、个什么样的，您希望对收信人产生一种怎样 的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可 以通过信函中的语调来表现。；3、礼貌；我们这里所说的诚恳，并不是单纯用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为 他人综合考虑，多体谅对方神情处境和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此 变弱这个朋友，不会影响未来合作的机会。；特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并拥 护观点对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时, 请表现顺便您的高姿态，您可
4、以据理力争，说明您的观点，但注意要 讲究礼节友善，尽量避免用冒犯性的语言。；还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情, 一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真 诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要抓住好“度”， 才能达到预期的精准度。；4、简洁；就象前而提到的，要用简洁朴实的语言来写柔和信函，让您 的亲笔信读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或 者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句， 因为短句更容易理解。少用“and”，“but” , “however”， consequently这些让句子变得冗长的难懂连接词。在
5、同一封信函 里，不要使用多个相同词语的单词。比如，您前面写了 goods have been sent,那后面再不想提到这件事时就不要再用其他单词如 forward dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考 虑这些词之间是否另有含义。；5、回复迅速及时；给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家只通常只看最先 发给的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复略嫌及时, 就可能因为抢不到先机而失去商机。；6、标题；这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到, 事实上，e-mail的标题是极其很重要的一个部分，您的给对方的第一 个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有以下
6、内容，看起来象群 发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“how are you? , can we work together?n , 建议您改成 uproposal: bright ideas imports一一zhejiang textile * s partnership opportunityn 或者 u introduction: our product offerings for bright ideas imports. 这样人文学科您的邮件会显得更加专业领 域。；7、精确；当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格， 货号等等，尽可能做到精确。这样沟通会使交流的内容更加有把握， 更有助于加快事务的进程。；8、针对性；请恳请在邮件中写上为对方公司的名称，或者在信头直接称 呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是 那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信 人的名字，那就在称呼一栏里写下“dear sirs” or udear sir or madam 。:
