沟通协调是提高行政管理效率的重要要素

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1、沟通协调是提高行政管理效率的重要要素沟通与协调是人类社会的基本生活方式，沟通与协调在 我们生活当中无处不在，从某种意义上说，沟通与协调已经不再 是一种职业技能，而是一种生活和生存的方式。纵观现代行政管 理工作中的各项职能和行政管理工作中的各项详细活动，其间无 不布满了沟通与协调活动，沟通与协调是行政管理重的技巧和手 段。可以这样说，现代行政管理工作，离不开沟通与协调，沟通 与协调在现代工作中具有相当重要的作用。一、沟通与协调是现代行政管理工作中的重要功能之一。要研究沟通与协调在现代行政管理工作的重要功能，首先， 要分别明白沟通与协调的含义是什么。什么是沟通？大英百科 全书中是这样解释的：沟通是

2、用任何方法，彼此交换信息，即 指一个人与另一个人之间用视觉、符号、电话、电报、收音机、 电视或其它工具为媒介，所从事交换信息的方法。在现代行政管 理工作中，常用沟通渠道有语言沟通、文字沟通、肢体语言沟通 和多媒体技术沟通四种，其作用有使组织成员感到自己是组织的 一员、激励组织成员的动机，使成员为组织目标奋斗、供应反馈 意见、保持组织间和谐的工作关系、提高组织成员的士气，建立 团队合作精神、鼓舞组织成员积极参与决策、通过了解整个组织 目标，改善自己的工作绩效、提高组织战斗力以及保证管理者和 领导者倾听群众意见，并准时赐予答复。什么是协调呢？协调是 指人们在相互合作的事务上同心协力、协作默契的行为

3、过程。就 一般意义而言，协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互 沟通，查找共同点，从而实现某种平衡，达到某种默契的一种行 为方式。因此，也可以说，没有协调就没有统一的行动，没有协 调就没有良好的秩序。协调工作具有目的性、综合性、能动性和 时效性，更具有柔韧性和指令性的特性。在行政管理工作中，协 调的方式有商榷式、个别沟通式和建议式三种，协调的种类有政 策协调、事务协调、计划协调和战略协调四种，协调的原则有调 查研究，实事求是的原则、客观公允，秉公协调的原则、坚持原 则性和敏捷性相结合的原则、立足全局，听从总体目标的原则、 统一领导，统筹兼顾的原则为领导服务与为基层服务相全都的原 则。其次，

4、要弄清晰沟通与协调的特点是什么。现代行政管理工 作中沟通与协调的特点：一是随时性。我们所做的每一件事情都 是沟通与协调。一项工作指令是沟通与协调，一个规章制度也是 沟通与协调，任何一名行政管理者想要做好任何一件事，均必需 进行有效的沟通与协调。二是双向性。我们既要收集信息，又要 赐予信息。我们强调的是双方共同的交流。明显这一交流不是单 向的，而是双向的。在行政管理工作中不是单纯的上级对下级或 下级对上级，而是相互之间的，即上级对下级有要求要让下级知 道、理解并执行。上级通过这一下达指令的过程，对职工行为进 行引导和掌握。同时，职工对指令的执行状况也要通过一定的反 馈途径向上级汇报，上级对汇报状

5、况作出反应，从而实现对组织 行为的掌握。三是心情性。信息的收集会受到传递信息的方式所 影响。沟通与协调时要留意心情掌握，过度兴奋和过度哀痛的心 情都会影响信息的传递与接受，尽可能在安静的心情状态下与对 方进行有效的沟通与协调，才能保证达到良好的沟通与协调效果。 四是互赖性。沟通与协调的结果是由双方打算的。沟通与协调双 方彼此需要对方协作他们拥有相互补充的信息，离开了其中的一 方，另一方不能达到沟通与协调的效果。沟通与协调越深入，两者 之间的依靠性就会越强。再次，要把握沟通与协调在现代行政管理工作中的重要功能。（1）沟通与协调是保证组织成员间熟悉统一，步调全都和 政令畅通的需要。在现代行政管理工

6、作中，由于每个人所处的位 置和利益关系不同，对事物和形势的熟悉也不一样，在理解和贯 彻上级领导决策的过程中，难免会出现一些熟悉上的分歧和行动 上的不全都，这就需要通过协调来统一大家的思想，协调各方的 行动，以保证决策的贯彻和政令的畅通。（2）沟通与协调是使领导摆脱繁琐事务，集中精力抓大事 和议大事的需要。现代行政管理工作的日常事务千头万绪，纷繁 复杂，问题和矛盾都许多，领导不可能事必恭亲，任何事情都要 领导亲自去办理。所以作为领导，只有做好问题和矛盾的沟通与 协调工作就可以了，把精力和时间腾出来抓大事、想大事和议大 事。（3）沟通与协调是理顺关系，化解矛盾，提高行政管理水 平的需要。随着经济和

7、社会发展，传统的管理模式正朝着法治和 科学的管理模式转型，管理系统的复杂化和管理目标的社会化， 客观上就要求行政管理机关发挥协调功能理顺关系化解矛盾， 提高办事效率。（4）沟通与协调是沟通感情，亲密干群关系，改进机关工 作作风的需要。在现代行政管理工作中，沟通与协调可促进各部 门间的相互了解，建立一种和谐有序的良好关系，从而使各种分 歧达成共识，化消极为积极，使分力为合力，增加凝聚力、向心 力和战斗力，促进整体功能的发挥。二、沟通与协调是组织管理工作中提高行政管理效率的重要 技巧和手段之一。行政效率就是一个行政单位在一定时期内的行政管理活动 中，行政总产出与行政总投入的比率。在行政管理工作中，

8、提高 行政效率的途径有许多，如完善行政管理体制、建设高素养的行 政管理人员队伍、努力实现行政决策的科学化、健全行政法制和 实现行政管理手段的现代化等。另外，加强沟通与协调也是提高 现代行政管理工作中的行政效率的重要技巧和手段之一。（一）沟通与协调是人类社会的基本生活方式。从人类出现开头，就通过各种媒介，如身体、石器、棍棒、 叫声、语言等，相互传播着各种生活信息，为自己供应生活的依 靠等物品，甚至抵挡来自其它的威逼。人是社会性的动物，人有 合群与群居的倾向，在群居中就离不开个体之间的相互作用，离 不开个体之间的信息交流。人与人之间的信息交流的过程就是沟 通与协调的过程。研究发觉，沟通与协调在人的

9、社会生活中占有 重要地位，人在醒着的时候，大约有70%的时间都在进行着各 种各样的沟通与协调，人们通过沟通与协调，进行信息交流，就 可以建立各种各样的人际关系，在广泛的交往过程中，彼此还可 能产生情感，相互吸引，形成亲热的关系。（二）现代行政管理工作离不开沟通与协调。现代行政管理已经进入了一个以人为本的管理新时代，人们 之间的沟通与协调成了最重要的管理手段，行政管理工作中的一 切活动都和沟通与协调分不开，就算你是一个多么优秀的管理者、 决策者，你有多么好的创意和点子，假如你下面的职工不清晰、 不了解你的意图，不能和你一起共享理念，又怎能发挥出自己的 最大价值呢？在管理活动的众多因素中，人是整个

10、管理活动过程 中最活跃的要素，是统领其他一切因素的灵魂与核心，人的因素 是打算性的。假如说将一个行政机关或者组织比作是人的躯体，那么沟通 与协调就是人的血液，血液流通不通畅的话，就不能把养分成分 输送到人体的各个器官，从而导致麻痹、堵塞甚至死亡等状况出 现。有许多尖锐的矛盾都是由于没有进行很好的沟通与协调而引 起的，或者至少与此有关。一个部门或组织中经常会存在很多不必要分歧，而这些分歧 在常规状态下，又必需通过沟通与协调进行解决，因而在某种意 义上降低了企业或组织运行的抱负效率。我们需要最大限度地削 减沟通与协调的障碍和成本，最大限度地降低信息传递过程中的 损失，将情感、信息、思想、计划、工作

11、的沟通与协调进行高度 统一，用成本最小化的沟通与协调设计造就出最好的绩效，实现 工作的最大化目标。（三）沟通与协调有利于提高行政管理工作的效率。行政管理的实质是对各种对象资源的一种整合，但由于各种 资源在客观上是各自独立隔绝的，他们自己无法直接相互发生组 合和联系，因此就需要管理者为了达到某种目的对它们施加有效 的处置和影响，从而在它们之间建立起有效和牢固的联系。这中 间需要各种联系的桥梁。而沟通与协调就是这些桥梁和联系。行政管理的过程是一刻也离不开沟通与协调，行政管理管理 的过程是资源组合的过程，组合的过程必需借助于各种资源信息 和组合方式的信息的大量复杂的交流、反馈。没有这些大量的信 息交

12、流、反馈，即沟通与协调的发生、实现，管理的过程就要中 断或残缺，甚至失去掌握。所以，领导者必需重视职工并且开放 沟通与协调的渠道，才能善用沟通与协调技巧，提高部门或组织 的绩效管理。因为共享理念需要有高效率的沟通与协调能力和技 巧，高频率地同组织内部的成员进行直接沟通与协调特别必要， 他们知道越多，就越能理解，也就越关心。每一个职工能清晰知 道部门或组织存在的目的与意义，知道自己在做什么？要完成什 么？了解做事的最终目的？以及如何可以贡献一己之力？部门 或组织上下齐心协力地向同一个方向前进，就没有任何事物可以 阻挡他们，这样的组织才有生命力，才能不断地向前发展，才能 不断创造新的工作绩效和不断

13、实现新的工作目标，从而降低行政 成本，提高行政效率。三、沟通与协调有助于加强团队建设，提高队伍战斗力。现代行政管理的主体是活生生的人，领导者不向被管理对象 输出指令，并从被管理对象方面猎取信息，事实上就无法有效实 施管理。计划、组织、指挥、领导、掌握无一不是信息交流，即 沟通与协调。人并不是冷冰冰的机器，可以依照预先设定好的程 序或指令来机械性的进行工作，人都是有感情、有心情的，他们 在工作中会因应不同的环境变化和心理变化。绩效和沟通与协调的程度成正比关系，那么要如何沟才 能通？如何协才能调呢？这是行政管理过程中一个 很重要的课题。部门或组织制定规划、策略、计划，以及科学的 组织、指挥、协调，

14、都离不开调查研究、倾听意见、权衡利弊、 反复斟酌，为此领导者与中层管理者、与职工之间的沟通与协调 就必不可少。1、沟通与协调是人的一种重要的心理需求，是职工解除内 心紧急，表达自己思想感情与态度，寻求同情与友情的重要手段。2、沟通与协调是改善人际关系、鼓舞士气的有效途径，有 助于营造和谐相处的和谐氛围。3、沟通与协调可以转变职工对工作的态度，进而转变职工 的行为，因为人们在不同的信息和意见的影响下，会形成不同的 态度，引发不同的行为。4、沟通与协调可以使一个团队的人员之间相互了解，建立 良好同事关系，形成一种相互关系、相互帮助和相互支持的工作 氛围，从而有利于工作的开展和促进单位工作目标的实现

15、。5、沟通与协调是激发职工参与单位事务积极性的重要手段， 职工通过各种沟通与协调渠道，既能发表对单位日常事务的意见 和建议，也能得到对意见和建议的反馈，使职工感到被重视、被 敬重，激发起他们主人翁责任感，从而提高整个团队的凝聚力和 战斗力，全面完成工作任务。总之沟通与协调有利于形成氛围良好和增加团队的战斗力， 领导者和下属建立良好的人际关系和组织氛围，能够提高职工的 士气。在工作中，职工除了技术性和协调性的信息外，还需要鼓 舞性的信息。充分的沟通与协调可以使领导者了解职工的需要， 关心职工的疾苦，在决策中就会考虑职工的要求，以提高他们的 工作热忱。人一般都会要求对自己的工作能力有一个恰当的评价

16、。 假如领导的表扬、认可或者满足能够通过各种渠道准时传递给职 工，就会带来某种工作激励。同时，内部良好的人际关系更离不 开沟通与协调。思想上和感情上的沟通与协调可以增进彼此的了 解，消退误会、隔阂和猜忌，即使不能达到完全理解，至少也可 取得谅解，使单位有和谐的组织氛围，形成一种大家“心往一处 想，劲往一处使的精神就是有效沟通与协调的结果。四、沟通与协调是队伍建设中提高队伍素养的基本要求之一。卡特罗吉斯曾说过这样一句话：假如我能够知道他表达了 什么，假如我能知道他表达的动机是什么，假如我能知道他表达 了以后的感受如何，那么我就敢信念十足地果敢断言，我已经充 分了解了他，并能够有足够的力气影响并转变他。”（一）良好的沟通与协调有利于一个团队的凝聚力建设。将一个团队的人有效的构成一个整体，人们会在思想上凝成 一股绳，在行动上团结全都，真正的把每一个人的能力发挥到极 致。成功的领导者都擅长与广阔职工进行沟通与协调，让每一个 职