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1、运作手册财务部财 务 部 工作任务 机构的设置及其岗位职责 财务部业务主管人员岗位职责及工作程序 财务部各工作组岗位责任制和操作流程 一、工作任务 财务部是整个酒店的独立机构，负责整间酒店的经济核算及财务管理，它的任务是：1、 管好用好资金，增加企业收入酒店财务部要正确组织和使用好各项资金，要有计划地调动资金，实现崐资金收支在数量上和时间上的平衡。要及时分析资金的使用情况，如发现不合理的资金占用，要及时采取措施。2、 降低成本降低成本是酒店财务管理的重要任务，因为成本降低了，这意味着节省了人力和物力，就能增加企业的盈利。3、 正确分配收入 在分配收入时，要正确处理好国家，企业和职工利益关系。4
2、、 加强财务监督，执行财务制度 财务监督是利用价值形式对酒店经营活动进行监督。 5、 参与经营决策 酒店财务部必须参据资料，测量指标，提供可靠数据，参与经营决策。总的来说，财务部是酒店总经理对整个酒店经营管理工作的参谋和管家的职能机构，担负酒店经济效益总核算，指导各业务部门增加营业收入，节约开支的任务。 二、机构的设置及其岗位职责酒店财务部一般分为三大部份：会计操作部、甩本控制部、会计部。1、 会计操作部负责管理房务，餐厅，商场及其它营业部门的收银员，负责夜间核数和营业核数，弄清财务入帐前的有关营业收入的准确数字。处理好客人食，住等签单后应收帐款的控制和追收工作，运用各种方法及时追回客人欠下的
3、各项帐款，尽可能减少酒店坏帐损失。2、 成本控制部掌握房务，餐饮和其它营业部门的实际成本，在没有存货的情况下测算各个餐厅毛利，与餐饮部一起制定食品成本单价和售价，协助生产部门进行月终盘点。负责酒店各项饮食原料，物料和财产的验收及入仓保管，发货等工作，为各个业务部门及时提供各项成本费用。3、 会计部a) 负责收集各项业务每天回收的营业收入数(包括现金,支票,信用卡等)及支出的现金。b) 对收入组，成本组和应收组提供的月终报表和总出纳核对相符的数字，以及本部门平日发生的各项费用支出数编制会计分录，进行会计核算。月终编制会计报表，根据完成预算前期完成数字，进行分析对比，提出改进意见。 三、财务部业务
4、主管人员岗位职责及工作程序 1、 正、副财务总监工作职责及工作程序控制预算案；指导制定公司改革及程序；合约及牌照；高级行政人员的有关资料及其它福利；管理现金流量；贷款及货币兑换和监督信贷部；一般会计事务；收入核算事务；成本部及酒店旅游部，商场部事务；以及与采购部通力合作。a) 监督编制综合会计决算表,预算表,现金流量报表及周期性管理报告工作，并提出意见。b) 管理酒店内日常财务会计工作，以及对酒店内之财务保持有效之管理。c) 提议奖金额及工资率，雇用及停止雇用会计人员。d) 设立会计系统及内部控制，并定期检查。e) 确保适当成本定价,现金流量及其控制。f) 与市场调查,饮食,采购部人员及酒店内
5、其它部门联络好；就法律问题与总经理咨商。2、 会计操作经理工作职责及工作程序a) 以身作则带领辖下员工，严格执行和各项规章制度。b) 每天检查所属员工的仪容仪表，服务态度和工衣工号牌(员工证)穿戴情况。c) 负责所属员工出勤考核和登记工作。d) 对所属员工进行培训，每季度对员工进行业务考核一次，并对考核试卷作出评估。e) 每月两次组织员工进行政治学习和业务学习,了解所属员工的思想及生活动态和业务熟练程度。f) 督促和检查员工对执行外汇管理规定，外汇代兑规定，现金管理制度，银行信用卡使用规定，帐单及发票管理规定情况。g) 检查各旅行社,团,合约单位，公司长房，各记帐单位的帐务结算是否正确，并督促
6、员工对应收款项及时追收入库。h) 督促收入会计按部门办公室的帐务处理规定，及时衔接帐务核对出纳现金和票证，按时编报平衡报表。i) 督促夜间稽核及时完成数字平衡，并做当天营业报表。j) 督促各收款班组的现金，票证及时交收，定期和不定期抽查各收款人员的业务周转金及备用金。k) 督促和教育所属员工爱护和正确使用各种机械设备，如电脑,电脑收银机,打字机,碎纸机,打印机等，保证各项设备正常运转。l) 接受和处理客人投诉，并作出记录向财务总监汇报。m) 每天上班必须先检查帐单数据和上班的留言，稽核报告，对稽核报告中需要进行处理的内容及时作出处理或向财务总监报告。3、 成本总监工作职责和工作程序a) 督促编
7、制及审核饮食成本日报表，反映饮食成本的水平，以便对成本的控制及时采取相应的措施，保证饮食经营收益。b) 督促编制及审核饮食成本日报表和饮食部部门月度/年度累计经营损益表及时反映饮食部各部门经营损益状况，为评估经营实绩，饮食经营决策及未来年度预算提供依据。c) 组织监督货物月度盘点，核算反映成本的实际水平；监督编制货仓库存帐目，反映流动资产价值；为货物补充订购提供资料，确保存货，满足酒店营业之需。d) 组织监督营业用具(O.E)季度盘点，促进营业用具的使用管理，降低损耗率，提高经营效益。e) 审核酒店所须的消耗性物品的补充，合理控制订购数量，达到既满足营业之需，且不积压资金的目的。f) 监督货物
8、的验收，储存，发放，使用，补充的不断循环过程，确保货物以良好状态投入使用，满足营业需要，使酒店创造经营效益时得到有效的物质保证。g) 督促，编制及审核饮食营业分析表，为饮食营业决策提供资料，以期对市场需求作出反映，提高饮食经营效益。h) 核批货物领用单，削减不合理的领用数量。督促，编制及审核仓库货物领用累总表(STOCK DISTRIBUTION)，为核算反映和控制部门费用，提供资料进而控制部门的费用支出。i) 审核订货单(P.O/P.R)，控制重复或过量购买。督促，编制及审核滞仓货物清单，联系有关部门使用，减少库存积压，提高货物周转率。j) 与政府管制进口货物的主管部门(海关,动植物卫生检疫
9、所,食品卫生检验所)保持良好的工作联系，确保进口货物进货及投入酒店之经营使用过程顺利。k) 联系外单位，处置废旧物品，尽可能创造合理的处理价值，以冲减酒店财政支出。4、 总会计师工作职责和工作程序a) 编制每月的财务会计报表，向管理当局提供完整的经济信息，使之符合国家的税法及财务制度。审核会计凭证，做到帐实，帐证相符；指导会计报表的汇总，编制；分析，说明酒店的财务状况。b) 统筹安排酒店资金的运用，使资金能充分调动，提高资金使用率，使管理当局明了资金的盈亏情况。做好每日的现金余额分析；制作每日的现金流量汇总分析表；预测今后资金运用的情况。c) 控制酒店贷款及费用的支付，确保酒店利益不受损害，并
10、符合国家的财经纪律。审核收货记录，发票是否正确；调节支付时间的先后，使现金周转得更有效。d) 记录及管理好酒店固定资产，向管理当局提供完整，正确的固定资产记录，此能作为购置固定资产的有效依据。及时做好新购入固定资产的记录，存档；明了各种财物的存放及转移情况；定期清查，盘点；对报废的财产作合适的处理。e) 加强酒店投保及索赔业务的管理，保障酒店财物的安全。积极联络各部门及保险公司，使索赔财物及早赔偿，减轻酒店损失f) 对酒店各类性质的费用,进行汇总,分析,预测，以确保费用的合理性，降低费用率，达到节流目的。汇总分类各项费用；分析费用是否合理；比较历年费用增减幅度。g) 监察工资发放的程序，保障酒
11、店及员工利益。分析工资的组成，增减情况。四、财务部各工作组岗位责任制和操作流程 1、 会计操作部a. 餐厅收银组餐厅收银作为财务部的前线部门，负担着整个酒店的餐饮娱乐活动的收入结算工作，是财务收支中不可缺少的一环，它的运作可分为下列几部份： 1) 一般性程序(用于餐厅和酒吧) 楼面服务员入厨单(ORDER)，注明台号/日期/经手人和客人的点菜。ORDER一式四联，要打印时间。 收银接到ORDER后，在第一联(白色)上盖收银章，留下红联做打单凭证，其余给回楼面(烟酒除外)。 楼面凭盖有收银章的ORDER到厨房出菜，若要取消某样菜，必须取回已盖章的一联给收银并重写一份。 更改或取消都要有楼面经理或
12、收银主管签名，电脑上的每一笔消数都必须有出处。 收银按ORDER上的不同台号插单/在机上打单。 叫结帐时楼面服务员要写巾芥纸，上面注明台号/人数/茶种类/经收人,收银接巾芥纸后把打好的餐单给服务员拿给客人。 收银按餐单回来后的不同结帐方式来结帐。 楼面收市后，收银打印营业报表分别给楼面/厨房/酒吧和自己。 收银做好报表后回办公室打分类纸带/核对。 填缴款袋，到保险箱处投款，投款要有证人签名，之后经主管允许，收银才能签退下班。 2) 保龄/桑拿/发廊的程序 全部手抄餐单，保龄收银代售机币，桑拿发廊健身室和网球由一个收银负责。 因这几个属客房部，所以营业收入及报表在下班时交前台收银入机，前收写回收
13、据。 若有饮品销售，则按餐饮做法直接投款。 3) 给折扣的程序 目前酒店可接受：金银卡/长房卡/慈善卡/海南信通等 给折扣一定要有楼面经理签名，若经理不在，必须由经手服务员先签之后再由经理补签。 打折后发现要增减，要VOID出折扣再增减，之后重新给折，以免多收或少收。 对熟客经理可直接给8折或9折。 香烟/雪茄烟/场租/司机餐费等不能给折。 送餐服务没有任何折扣。 4) 结帐操作概述 现金：包括人民币/港币和转帐支票三种。收银员要辨别真伪及注意港币汇率，收支票则要看印鉴/日期/帐号/限额和是否折叠,要求客人背书,收银员用黑色签字笔写上小写金额并写支票给客人。 信用卡：我酒店可接收长城卡/牡丹卡
14、/金穗卡/建行VISA&MASTER卡/太平洋卡/五种国内卡和AE/DINNER/VISA/MASTER/JCB/FEDER六种外汇卡。接受信用卡时要辨别真伪及是否在接受范围内，是否过期等。国内卡要抄下身份证号，超出限额的要向银行取授权，不能把超限额的消费分两次压卡，有授权机的地方按规定使用。 房客签单：分联网和非联网两种。联网指收银机可直接入数给前台收银的电脑，非联网指电脑故障时房客无法入机，需要即刻打电话给前台报数及送单入数以免走单。 房客签单时，要求服务员把签好的单和该客的欢迎卡一起送至收银处 核对，核对无误后方可让客离开。如客忘带欢迎卡，服务员必须要求客人现付。(楼面主管签名担保除外) 挂帐：包括员工挂帐和单位挂帐。挂帐也叫街帐，是一种先签名认可，后定期结算的结帐形式。酒店五级以上高级员工可直接签单挂帐，和酒店有挂帐协议的单位，其负责人可签单，收银要熟悉这些人的签名式样。 宴请：包括ENT&HOUSE ACC 酒店因业务需要而进行的宴请，总监以上高职有这种签单权利，不用收服务费。 工作餐：外籍员工/值班经理/乐队人员可享受这种待遇，签员工单(OFFICE CHECK)，免服务费。 5) 宴会订金宴会部订收订金,每天汇总交财务,订金单在餐收处领订金单一式三联,白联给客人,蓝联给楼面,黄联给收银。客人消费后凭白联冲减订金，若想退回现
