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1、日期: 2002.11 行政公关部 索 引 7. 1 公文管理 13 7. 2 印鉴管理 15 7. 3 保密制度 16 7. 4 例会制度 17 7. 5 接待制度 18 7. 6 办公用品管理 19 7. 7 电脑管理 20 7. 8 电话及传真管理 21 7. 9 车辆使用管理 22 7. 10 写字楼管理 238. 公关管理 8. 1 加强信息交流工作 24 8. 2 建立音像资料系统 25 8. 3 组织大型活动,宣传公司形象 25 8. 4 公司对外捐款与赞助工作 25 8. 5 新闻发布的规定 26 8. 6 有关公司形象突发事件的处理程序 28 8. 7 制作宣传印刷品的管理
2、319. 档案管理 9. 1 定义33 9. 2 档案管理原则33 9. 3 档案管理体制33 9. 4 档案收集33 9. 5 档案处理399. 6 档案管理现代化439. 7 档案处罚4410. 附件附件1.收文处理专用纸 45附件2.发文纸46附件3.印章使用申请单 47附件4.办公用品领用登记表48附件5.电脑耗材领取登记表49附件6.汽车行驶任务单 50附件7.乘坐出租车登记表51附件8.车辆维修申报单 52 附件9.档案移交登记表 53 附件10.档案卷内目录表 54 附件11.档案借阅申请表 55 附件12.档案销毁登记表 56 附件13.档案摘录复印申请表 577. 行政管理
3、7.1 公文管理 7.1.1 收文A. 收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、 立卷、归档、销毁。A. 收到上级机关、北京市政府各部门及有关单位的公文后，均应由行政公 关部按照密级、挂号文件、重要程度、文件内容、内部资料等进行分类登记编号，并填妥收文处理专用纸（附件1），由行政公关部呈公司领导批阅或交相关部门处理。B. 根据阅批范围，由行政公关部及时送阅处理，并负责催阅、催传。C. 为提高传阅速度和保证文件安全，文件送到后，公司领导和部门领导要及时阅看，阅签后及时退回行政公关部。公文不得带出公司。 E. 各部门对公司领导批示的公文要及时处理，并将处理结果注于公文阅办单
4、 上，处理完毕后退交行政公关部。 F. 传阅文件，请阅后签名并注明阅文日期。 G. 公司领导及部门领导开会带回的有关公文及会议文件一律交行政公关部登 记、处理、存档。 H. 凡上级机关和北京市政府发给有关部门的重要文件，应将原件送交行政公 关部存档，复印一份给部门办理或留存。I. 有关部门、地盘工作简报、通报、报告由行政公关部统一登记后，按派送 范围及时送达。 J. 有关部门的进度表、图纸等按规定时间送达行政公关部汇总、存档。 7.1.2 发文A. 凡以AA公司（北京）有限公司名义制作的公文，文件的起草由相关部门 具体承办，填妥发文纸（附件2），部门领导核签（如与其他部门业 务有关的文件，应请
5、有关部门会签）。B. 部门已签署的文件草稿应先交行政公关部核稿，确定发文编号、范围、印发份数和缓急程度，由行政公关部呈送主管领导审批签发。签发后的文件由行政公关部负责盖章，并按印发范围发文，文件底稿由行政公关部存档。 C. 发文应遵照公文格式及字体规则： 文号：四号 仿宋GB2312 左齐 标题：三号 黑体 居中 正文：小三号 仿宋GB2312 视正文内容多少，行间距定义为最小值或单（双）倍行距，并通过调整字间 距，尽量避免“此页无正文”或段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、 完整、美观。 附件：正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。 成文时间：四号 仿宋GB2312 右齐 以领导签发日
6、期为准 印章：除会议纪要外，应加盖印章。 抄报、抄送： 四号 仿宋GB2312 与正文齐 D. 公文用纸统一采用国际标准A4型，左侧装订。以“AA公司（北京）有限 公司”名义或子公司名义发文，要分别采用相应的公司信笺，并加盖相应印 章，不得混用。 E. AA公司（北京）有限公司名义发文，其发文号为：AA公司地产京（部门）字（年 份）第（序号），具体文号如下： 行政公关部：AA地产京行政字（年份）第（）号 人力资源部：AA公司地产京人力字（年份）第（）号 资金财务部：AA公司地产京财务字（年份）第（）号 投资策划部：AA公司地产京投资字（年份）第（）号 合约管理部：AA公司地产京合约字（年份）第
7、（）号 设计研究部：AA公司地产京设计字（年份）第（）号 经营销售部：AA公司地产京销售字（年份）第（）号AA公司BB发展部：AA公司地产京紫金字（年份）第（）号AA公司CC发展部： AA公司地产京馥园字（年份）第（）号AA公司DD发展部：AA公司地产京凯旋字（年份）第（）号 F. 严肃公司行文制度，要注重效用，不得滥发，做到少而精。 G. 拟发传真时，先填写传真登记表并按传真对象要求选用公司传真书写纸，力 求字迹工整，言简意明。 7.1.3 各部门都必须严格执行AA公司（北京）有限公司公文处理办法的规 定，对本部门保管、发出或签收的公文要指定专人按公文要求分类管理， 妥为保存，年终归档，严防
8、公文的散失。行政公关部将定期对各部门保管 和处理的文件进行检查指导，维护公司公文的严肃性。7.2 印鉴管理 印章是公司凭信的标志，具有法定性和效用性。公司印章的保管与使用是 极为严肃的，为此特做如下规定： A. 公司和各部门印章由行政公关部统一管理，并指派专人保管。 B. 各部门需用公司印章的文件必须是部门领导审定的正式文本，并填写印 章使用申请表（附件3），注明时间、用途、份数等由行政公关部呈主 管领导批准后方可用印。C. 凡公司领导已签署的文件、合约、标书等，如需用印，经领导同意，可直 接与行政公关部联系办理。D. 非签约等特殊情况，不得携带印章外出，必要时须经公司领导批准，经办 人递交借
9、用申请，或由行政公关部安排专人执章陪同前往，用后及时归还。 E. 一般性事务，部门经理可直接与行政公关部联系办理用印事宜。E. 凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度，认真履行登记签字手续， 不得擅自扩大使用范围，印章须有专人保管，不得随意转交他人。 G. 印章的销毁 因更名、损坏等原因需刻制新印章时，应按印章管理权限，由使用部门 将旧印章交回印章管理部门或公司。 如因业务需要继续使用旧印章时，须经印章管理部门同意，暂缓销毁， 但使用时仍按印章批准权限办理。 需销毁印章应交回行政公关部，并由2人办理且需登记备案。7.3 保密制度A. 做好安全保密工作是公司每位员工义不容辞的责任和义务，各部
10、门负责人对本部门的保密工作负直接责任。B. 公司内部的文件、资料、管理规定、发展动态、重要商业活动日期、重要客人来访、人事变动、工资福利等均属于商业机密，未经允许，一律不得向外界和公司其他员工透露。C. 严禁在办公桌上存放密级以上的文件、资料，不得在与外来人员交谈或交往中泄露公司商业机密。员工在使用完电脑后，要及时关闭，并将软盘放在上锁的地方，避免遗失和泄露信息。D. 公司领导的办公室、会议室以及文件柜、资料柜，任何员工未经允许不得擅自入内或开启。E. 外来人员到公司联系业务，因公司办公区域为开放式，均应到会议室商谈工作。员工在与外单位人员进行业务交往中出具公司有关资料和信息，须经部门经理同意。F. 凡发往集团公司和系统外的传真，必须由公司分管领导签字后才能发出。G. 凡因违反公司有关规定擅自泄露公司机密，造成损失的，后果一律自负，情节严重的，公司将追究其法律责任。H. 公司临时聘用的勤杂人员，在从事清扫、修理等服务工作时，须经行政公关部同意方可进行，其余无关人员一律不得随意出入办公区域。I. 公司保密工作由行政公关部负责，各部门涉及到有关保密工作的事情，请及时知会行政公关部。7.4 例会制度 7.4.1 公司总经理例会 A. 会议时间：每星期召开一次，定于每周一上午9点。 B.
