《房地产公司规划设计部文件管理规范1》由会员分享，可在线阅读，更多相关《房地产公司规划设计部文件管理规范1（11页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、文件管理规范编号：OP-QR-SJ025版号：A/0页码：第 1 页 共11页文件管理规范编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人注：本规范编写一级目录为小三加粗宋体，二级目录为四号宋体，三级目录为五号宋体。编写：阳光城郑乘华一、流程概况3二、在确文件顺利运作的前提下控制周期4三、流程图5一、合同请示单流程:5二、合同会签单流程：5三、合同会签结束后后续工作；5四、银行付款凭单流程：6五、合作单位评估：6六、图纸接收流程：6七、图纸存档：6八、文件存档流程：7九、图纸加晒复印流程7四、规划设计部表单填写规范71.请示单填写规范72.内部联系单填写规范83.外部联
2、系单填写规范84.合同委托单位选择请示单填写规范85.合同会签单填写规范86.设计变更审批表87.设计变更通知单88.图纸出图审批表99.自审汇总表910.填写银行付款凭单9五、规划设计部表单保管规范91.请示单保管规范92.内部联系单保管规范93.外部联系单保管规范94.合同会签单保管规范95.设计变更审批表保管规范106.设计变更通知单保管规范107.图纸出图审批表保管规范108.自审汇总表保管规范10六、规划设计部文件夹管理规范101.资料员须建立的文件夹目录包含如下：102.项目负责人须建立的文件夹目录包含如下：103.专业负责人须建立的文件夹目录包含如下：10七、规划设计部电子存档规
3、范10八、规划设计部文件管理评价内容11一.文件管理(电子版本或纸质版本)11二.合同管理(电子版本或纸质版本)11三.信息管理(电子版本或纸质版本)11一、 流程概况流程目的为规范项目设计管理部文件接收的操作流程，加强监控，达到确保文件及时、有效，保存企业发展经验的目的，并使文件保存达到统一性，不因人员流动照成损失。流程风险文件资源库较强大，文员流动前注意文件复制流程范围土地获得后到项目概念规划方案确定、后期竣工验收等全程性跟踪确定阶段。定义文件运行：是指文件在公司内部能正常的进行批示、公示，使得事件能通过文件进行解决，并通过文件使得事件处理经验能得到做大利用。流程客户内部客户设计管理部成员
4、外部客户其它部门流程主导部门技术管理中心流程参与部门公司各部门上游流程名称下游流程名称子流程名称项目策划流程流程中文件输入、出部分流程KPI责任部门/岗位数据来源设计计划完成率技术管理中心月抽查报告设计资料提交及时率技术管理中心设计资料提交登记表流程起点项目策划报告同时流程关键点关键点说明支持文件编写收发文资料登记表常用表单发文过程执行情况请示文件移交表格合同资金支付情况表格设计单位合作诚信表二、 在确文件顺利运作的前提下控制周期序号阶段起始点结束点基准值（天）备注1 发文登记记录请示文件单接收记录发问文件本部门会签结束其它部门及公司领导签字7（14）括号内数字适用于“文件运行情况”。其他均适
5、用于一般流程时间。图纸收发记录设计院图纸移交图纸移交项目秘书7（14）借阅登记记录文件移交到本部门文件进行存档12文件存档记录图纸文件存档设计部备用图纸备用图纸移交项目周期资产记录登记表员工入职员工离职工作周期电子文件存档记录文件刻盘保存文件销毁（移交）项目周期3资金运作表格新项目合同签订项目验收竣工合同履约项目周期总计项目进展周期项目周期1、 文件包含常用表单中各种文件，同时利用好这些表单才能顺利的进展设计部资源的有效利用。2、 本文件流程中包含数种文件，其中包含不同的利用流程。3、 本表为日历日。三、 流程图一、 合同请示单流程:1. 经办人须要项目专业负责人来签字2. 规划设计部经理在部
6、门经理处签字3. 然后直接交由分管副总签字4. 之后交由常务副总会签5. 最后由公司总经理签字。6. 合同请示单由资料员移交给档案室，并在请示文件移交表格签收。同时复印一份存入请示文件夹进行扫描，将扫描文件发给相关会签人员，注：请示单会签过程中有疑义时，经办人须进行说明。二、 合同会签单流程：1. 合同会签单附件需包含单位选择凭证（可为委托请示单）和合同文本稿2. 经办人须项目专业负责人来签字3. 由经办人交由部门经理签字4. 然后交由资料员进行各部门会签，会签部门包括成本部、财务部、公司法务、合作方推荐部门（需要时，由该部门部门经理签字）；会签单后面需由该单位请示单为附件，或其他单位需该单位
7、进行工作联系单。5. 汇总各部门意见后交由经办人修改，同时与合作单位进行沟通。若同意修改着按照此修改合同文本交给资料员。6. 资料员交由分管副总签字。7. 之后交由常务副总会签；8. 然后由公司总经理签字。9. 最后再次交由公司法务进行会签。注：合同会签过程中有疑义时，经办人须进行说明，同时由经办人修改合同文本工作。三、 合同会签结束后后续工作；1. 法务签字完后，资料员向经办人提取该合同电子版，并把它转化为PDF存档，之后发给对方合作单位进行盖章，份数我司至少为两份。2. 等待合作单位将合同送达我司后，经办人进行核查，资料员到盖章处（现公司由张敏负责）领取用章表格，并填写相关内容后，请部门经
8、理签字。3. 出示用章签字本，同时携带合同会签单到盖章处进行盖章，盖章一般要附加法人章。且份数要按原先规定份数。4. 盖章好后，原件一份送到档案室进行存挡，一份送到财务部资料员（现公司为毛向威），并在请示文件移交表格中签字。5. 剩下一份由资料员进行保管，同时更新合同文件夹目录和电子档合同文件夹目录及相关内容，并建立该项目合同文本资料夹。6. 在合同资金支付情况表格中增加该公司单位名称及合同详细资料。7. 资料员要把合同文本放入范本资料库。并做好管理工作。8. 下次合同会签以上一次合同为范本（除非硬性规定），资料员要与将合同文件电子版发给下一个经办人，经办人可咨询上一合同经办人注意条款事情。四
9、、 银行付款凭单流程：1. 经办人填完后签字并交由部门经理和分管副总会签，后交由部门资料员进行流程管理，并在请示文件移交表格上进行登记。2. 资料员需粘结发票并附上合同该金额合同文件复印件，并将它进行以下部门进行会签：财务部会计、财务部经理、财务部副总、再由总经理签收。3. 会签完毕后资料员进行请示文件移交表格登记，并在合同资金支付情况表格进行记录跟踪。4. 由资料员对资金情况进行跟踪，并及时把相关相信传递给经办人。五、 合作单位评估：1. 待合同履约结束后，由经办人填写与该合作单位设计单位合作诚信表，签字后交由部门经理知会签字，资料员将合同履约情况汇入合作单位资料库中。六、 图纸接收流程：1
10、. 在招标完成前图纸修改变更均不走变更流程，出图只运行图纸图纸出图审批表，设计相关专业均要看完，所以经办人要注意电子版提取。2. 设计单位设计图纸首先由设计单位负责送达甲方（可预先规定）、其次由专业负责人到设计院提取图纸（当场清点），数量无误后连同设计变更审批单交给资料员，资料员运行设计变更审批流程。3. 图纸、文件等签发由资料员进行签发，发放地点均在公司，并按项目分不同的签收文件发放回收记录。七、 图纸存档：1. 存档图纸类型：审查盖章图纸设计部只需存档一套完整版，其它一套为审查单位、另一套移交给项目部、第四套给开发报建施工许可证、另外还需准备三套审查建筑专业施工图建筑专业审查盖章三份项目发
11、展部整套施工图一套设计部留档整套施工图一套项目发展部整套施工图一套项目部注：其它部分变更审查，按照同样分法，2.图纸类型图纸分数发放部门土建施工图（含幕墙）8项目部五份给施工方+竣工图1到2成本部1设计部（留档）由资料员保存土建施工图（审查）3（建施则需6份）开发部3（福州只要建施）1项目部所有专业各一份人防施工图（审查）2开发部1项目部装修、景观等6项目部1成本部1设计部（留档）由资料员保存注：图纸借阅需进行登记，登记本应由资料员保管，可在设计部档案室。图纸存档由资料员进行存档保存，项目负责人协助资料进行本项目图纸搬运并在图档室进行接交。注：土建施工图纸一般交由施工单位由合同签订数量减去竣工
12、图数量，一般只给施工方五份。注：土建施工图纸需在目录中应在备注栏中增加其下图纸的版本号，即第几版第几次修改和时间，并在图纸中开辟一栏注明图纸修改过程栏。参照福州市规划院图纸目录。八、 文件存档流程：a) 资料员留档文件管理1. 文件存档需按照公司档案管理流程，按不同类型内容进行管理。档案管理工作由资料员进行。2. 文件首先应先按照项目来分类；3. 项目分类完毕后，再按照公司通知、会议纪要、工作联系单（包含施工单位发文，项目部直接送达设计部）、外部联系单.九、 图纸加晒复印流程a) 设计院图纸加晒1. 图纸加晒工作由项目经办人通过填写外部联系单方式签上署名后传真给设计单位；2. 设计单位应负责送
13、图工作，若特殊情况可由经办人到设计单位拿取，若设计单位邮寄图纸，图纸费用由设计单位支付。b) 平常图纸加晒复印1. 设计人员自行联系晒图公司，晒图公司应派人员到指定地点拿图加晒复印图纸图纸，之后送达指定地点，签单第一页设计人员必须交给部门资料员，注明晒图项目，用图并签字。该单可做支付晒图费用凭证。四、 规划设计部表单填写规范1. 请示单填写规范a) 请示单填写主题内容需包含请示项目名称；b) 填写级别时注意：1. 紧急级别：事件影响重要工作进展，须注明请示过程时间节点。2. 优先级别：事件影响请示本身工作进展，须注明请示过程时间节点。3. 普通级别：事件未对其它工作节点产生影响，该工作可按照正常工作时间进行处理。c) 请示单中内容一项由经办人填写，须包含：1. 请示内容缘由；2. 请示中需清晰明确领导定夺内容。d) 请示单中公司部门意见：此事件进展会影响其它部门原已工作时，需提及该部门最高领导抉择，并提供意见。2. 内部联系单填写规范a) 联系单填写主题内容需包含联系项目名称；b) 填写级别时注意：1. 紧急级别：事
