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1、董事会秘书的职业风险及有效防范董事会秘书的职业风险及有效防范随着中国证券市场的发展董事会秘书职业队伍也得到了迅速的发展董事会秘书的职能及作用在证券市场规范化发展中越来越显示出它独特的专业作用。与此同时董事会秘书的职业风险及如何防范的问题也随之摆在我们面前。 董事会秘书的职业风险 董事会秘书的职业风险主要来自于以下两个方面： 首先董事会秘书的职业风险来自于公司的外部。董事会秘书在中国有关法律、法规上的认同最早起源于国务院根据公司法第85条及155条颁布的关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定该规定第15条明确了董事会秘书为公司的高级管理人员。而后国务院证券委、国家体改委颁布的到境外上市公司
2、章程必备条款以及中国证监会颁布的上市公司章程指引特别是上海和深圳证券交易所的股票上市规则中有关章节都确定了董事会秘书这一职位并规定相应的职责和作用。 董事会秘书是公司的高级管理人员承担法律、法规及公司章程对公司高级管理人员所要求的义务享有相应的工作职权并获取相应的报酬。 事实上由于上市公司的规模、领导层的认识、企业文化的不同及董事会秘书本身素质的差异往往造成董事会秘书执行有关职责时在承担责任、工作标准、工作职权及相应报酬等方面存在较大的差异。造成这种现象的主要原因是由于在有关规定中对董事会秘书有严格的任职资格及任免程序有较明确的职权范围但对董事会秘书承担什么样的责任界定不够清晰对如何保证董事会
3、秘书行使其职权则表述较少由此造成了董事会秘书在行使职权时的不确定性。 从另一个方面考虑董事会秘书的职权主要反映在与交易所的联络、协调和组织上市公司信息披露事宜、与投资者及新闻媒体的联络、董事会内部的管理等方面。是处在公司与外界的交汇点也是公司与外界矛盾的交汇点。目前我国证券市场处在发展时期有关法律、法规还在不断地建立和健全由此也造成董事会秘书在行使职权中的困惑。而一旦出现问题董事会秘书首当其中必然要负有关责任。 第二董事会秘书的职业风险来自于公司内部。由于中国证券市场的特殊性上市公司中大部分是由国有企业改制而成的。而这些公司在完成上市筹集资金之后很多管理思路及管理办法还没有真正适应证券市场的要
4、求也就是说改制滞后。 可以想像如果上市公司的董事会对上市公司的规范化运作没有足够的认识对董事会秘书的作用也不会有充分的认同。可能出现两个方面的问题：一方面将公司上市之后的多出来的工作交给董事会秘书去做但是并没有在机构设置、工作人员配备、管理制度方面给予配合。而当董事会秘书对公司董事会的一些做法提出疑义时往往得不到理解；另一方面公司对董事会秘书寄予较大的期望由于董事会秘书自身素质等原因造成不胜任董事会秘书工作而产生公司董事会对董事会秘书工作的不信任感。无论出现哪一种情况董事会秘书的工作都处于一种被动的尴尬局面。 董事会秘书的职业风险最终将反映在承担有关法律责任受到董事会的解聘等处罚上。 董事会秘
5、书职业风险的防范 从个人角度来说董事会秘书职业风险可以从以下几个方面防范： 1、具备专业知识提供专业意见。 董事会秘书应该具备一定的专业知识这是董事会秘书的职业所必须的。不仅要掌握公司法、证券法、上市规则等有关法律法规还要熟悉公司章程、信息披露规则掌握财务及行政管理方面的有关知识。只有这样才能有效的行使董事会秘书的职责对董事会提供全面的专业意见保障公司规范化运作从而确立董事会秘书在公司的地位及作用。 2、遵守职业操守履行专业职能。 董事会秘书应当遵守公司章程承担高级管理人员的有关法律责任对公司负有诚信和勤勉义务不得利用职权为自己或他人谋取利益。董事会秘书作为专业人士遵守职业操守保持个人的品格和
6、地位是履行专业职能的首要条件。 董事会秘书作为公司的高级管理人员知道很多公司在决策与投资方面的安排保守公司的秘密避免公司对股价有影响的消息通过非正常的渠道传播。当得知公司作出或者可能作出违反有关法律、法规的决议时应及时提醒公司有关人员并拿出解决问题的办法。这样做一方面可以提升公司董事会对董事会秘书的信任程度另一方面也能有效的防范风险。 董事会秘书也有权行使如下职责：协助董事会依法行使职权在董事会违反法律法规、公司章程及证券交易所有关规定作出决议时及时提出异议如董事会坚持作出上述决议应当把情况记载在会议纪要上并将会议纪要马上提交上市公司全体董事和监事。 协助董事及经理在行使职权时切实履行境内外法
7、律、法规、公司章程及其他有关规定。在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时有义务及时提醒并有权如实向中国证监会及其他监管机构反映情况。 3、 积累工作经验提高工作质量。 董事会秘书在工作实践中积累出了不少好的经验这些经验都有利于董事会秘书有效的防范风险。 注重工作方法对董事一视同仁提供同等专业意见与董事保持良好的关系提高董事对董事会秘书的信任程度。争取董事会成员对董事会秘书工作的理解和支持建立良好的工作环境。 提高工作技巧对董事会的议案要事先提出专业意见在有可能违反有关法律、法规时在会前要表明自己的观点协助董事会在不违反有关法律、法规的前提下提出解决问题的方案。不要等到董事会议上提出反对意
8、见避免在董事会议上引起争议。如需要请专业会计师或专业律师提供意见时应在会前安排专业人士到场。 董事会秘书应向职业化、专业化方向发展 中国的董事会秘书专业队伍经过近十年的发展目前已有二千多专业人员从1999年11月起上海、大连、湖南、青岛、山东、海南等地相继成立了董事会秘书协会这些协会主要起到了自律及为会员服务的作用。 与国际上公司秘书专业人士相比中国的董事会秘书任职资格的标准上已基本上与国际接轨但在就业程序上有所不同。一般来讲国际上先是取得了公司秘书的资格才可去应聘公司秘书的职位而在中国一般是先由董事会聘任有了职位再经过两个交易所培训取得任职资格。 从中国董事会秘书的现状来分析有效的防止职业风
9、险应该从根本上解决。我认为推动董事会秘书向职业化、专业化方向发展应该是一条有效的途径而目前中国已经具备了这种客观条件。 1、促进成立全国性的董事会秘书专业协会。成立全国性的董事会秘书专业协会有利于统一全国董事会秘书的专业管理加快各地区董事会秘书的合作及交流促进发挥董事会秘书专业人士的作用保护董事会秘书的权益。有利于开展与国际间同业的交流和合作与国际标准接轨使董事会秘书作为专业人士可以走向世界。 2、强调董事会秘书是一个专业人士发挥其在公司治理中的作用。在目前讨论的有关公司治理中董事会秘书应作为一个专业人士发挥作用。在董事会秘书现有的职责中很多都是保障公司治理准则的实施。如董事会秘书的职责包括：
10、帮助上市公司董事、监事、高级管理人员了解法律法规、公司章程、股票上市规则及股票上市协议对其设定的责任。 为强化公司董事会的战略决策和导向功能董事会秘书应确保公司董事会决策的重大事项严格按规定的程序进行。根据董事会要求参加组织董事会决策事项的咨询、分析提出相应的意见和建议。受委托承办董事会及其有关委员会的日常工作。 3、建立董事会秘书人才库只有将董事会秘书作为专业人士通过考试、工作经验及个人品格的标准培养一支符合国际水准的专业队伍促进董事会秘书专业人才的正常流动与竞争。 董事会秘书向职业化、专业化发展成立全国性的专业团体在加强专业素质、强化职业道德、提高董事会秘书的地位、提供为会员服务的同时可以更有效的防范职业风险并发挥其应有的作用。 文/东方姑弥 第 页 共 页
