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1、第一节实施ERP系统前的数据准备看过很多关于ERP选型方面的文章大部份的文章都以 评估供货商 的角度去看问题却很少有提到作为软件的需求方需要准备些什么ERP 系统实施前需要准备些什么 需要考查 ERP 软件件的哪些内容在本文中我将给予详细说明个人认为首先应该准备公司的业务流程 销售 采购 仓库管理 生产 生 计划的流程 甚至包括公司的组织架构软件供货商可以通过一个公司 有的流程可以分析出一个公司的管理水平 权力分配情况 甚至可以从这些数据中看出贵公司的 ERP 实施能否成功 有的公司应集中的权力被分散了 如果能通过ERP顾问公司在实施 ERP系统前先对公司的流程进行改造(BPR) 那往后的实施
2、进度将有可能大大加快除了流程数据以外在选择 ERP 系统前还应该准备公司里的基础数据这里基础数据不仅是为了将来实施 ERP 系统用也可以用于选型的时候作为测试数据-只有一个公司完整真实的数据才检验出所选择的ERP系统是否真正满足需求 在准备数据的过程中才能真正明白-我需要什么一基础数据1物料控制 物料类型物料分类及分类码物料编码规则物料的计量单位(采购单位库存单位销售单位)计量单位的转换物料的生产/采购提前期物料损耗订购批量计划方法2产品结构产品清单 BOM 类型BOM 的编制方法 工程清单与生产 清单的转换3工作中心与工艺路线 工作中心设置机器与机器编码任务 Task 工艺路线设置生产提前期
3、关键工作中心设定4成本核算 成本核算参数成本类型与成本价格要素成本的计算方法外协加工成本计算方法附加费成本计算方法计算成本价格的程序产品成本计算标准成本的计算5库存控制 仓库设置仓库存储位置设置库存分类 库存分析及库存评价安全库存与库存订货库存查询与报告二计划与控制1生产预测 预测与计划的相互关系预测的基本原则预测方法2生产规划 生产资料的收集生产规划的编制资源需求完善生产规划批准生产规划3主生产计划 MPS 时间分段基准主生产计划需求来源如何将预测转为生产的实际需求编制主生产计划的步骤4物料需求计划 MRP BOM 结构 MRP运行策略5能力需求计划 CRP 工作中心能力的核定能力需求的报告
4、三计划的执行1推式生产订单作业 生产订单与基本格式生产订单成本核算要素生产订单实际成本的核算车间在制品控制 生产订单中的外协工序2重复生产 物流分析重复生产的操作程序重复生产 的成本记录3流程生产 物料控制流程的基本结构工艺路线成本计算计划方法4工时核算 工时主数据设置工时预算方法工时核算处理程序四采购与销售1采购管理 采购订单基本格式采购收货流程采购成本控制采购 库存与财务关系税务处理采购报价供货商评估采购价格控制2销售管理 销售订单处理程序基本操作程序销售与财务关系 品销售成本销售订单举例销售价格控制销售报价客户信誉评估五项目管理1项目成本估算2项目计划3项目进程控制 (项目库存控制项目生
5、产控制)4专案结算六财务管理1会计方程式与科目系统 账户系统账户的基本结构账户层次结构成本中心 ERP的财务计算机系统2总分类帐 G L 账户数据及账户结构会计期及期初余额设置期间事务处理3应付帐 采购与总帐的集成采购发票登记采购发票与采购收货匹配付款结算4应收帐 销售与财务集成收款结算5财务报表 报表数据来源报告结构6固定资产 管理固定资产的成本范围固定资产折旧方法其它特殊要求第二节 实施ERP前(过程中) 制度的建立前一节中我谈到了系统实施前需要准备的系统基础数据但仅有基础数据的准备还是不够的基础数据的准备只能加快实施的速度但 ERP 系统的实施是提高整个公司管理水平的过程所以除了上述部份
6、数据的准备以外我们还应作做好包括制度上的准备正所谓没有规矩不成方圆 而规矩的建立也有赖于文字的记录一会议制度ERP 实施会议是实施过程中必不可少的一部份通过 ERP 的实施会议可以辅助控制整个ERP实施的进度协调相关人员讨论和解决实施过程中遇到的问题但会议也不是随便能开的错误的时间在错误的地 讨论了错误的话头或许会生适得其反的效果 那个会议制度应该包括哪些内容呢1会议的组织制度即规定什么时间在什么地 开什么会议由哪些人参加 ERP的会议其括两种一种是固定的问题讨论总结或汇报会议另一类是临时性专一问题而设的会议 对于前者 然应该对会议的议程做出一定的规这类会议包括周/月/季的ERP 实施总结会议
7、 不同的时间需要不同的对于部门主管经理每周应参加一到两次相关议题的协调会议而对工理人员每两周一次的总结最好能亲自出席 ERP的实施又称之为一把可一把手也不一定有太多的时间顾及到如何有效的利用一把手的时是个问题然会议也不是多多益善相反过于密集和无聊的会议只会让人厌会议必须减少不必要的参加人员-没事让他们呆在这干吗2会议的文文件组织召开会议也就必须涉及到三种文档的编写会议通知会议记录以及论内容所形成的正规程序文件 切记任何会议都需要有相关文档支持否则是空谈A会议通知会议通知应包括如下内容什么人何时参加哪类会议会议主题是什的简单介绍 让用户做到有备而来 同时会议通知也应考虑到该知会哪些让领导对会议的
8、议程有所了解并安排相关人员出席B会议记录常被忽略的一项会议记录内容就是签到，我们参加会议常遇到的迟到 八点锺开会九点锺到十点锺开始做报告 可因为一个人耽误大家的时间合理吗会议签到是有效防止这类问题的方法之一会议中讨论了什么内容如何对问题进行分析规划的做出了哪些结容都应该一一予以说明C会议后形成的程序文件该部份内容将在以后予以说明3会议内容的执行制度会议内容的执行也是会议的重要组成部份会开了却没有效果这样的会议还会有谁参加除了会议记录以外会议的内容也要形成正规的操作指引来指导用户进行工作同时还应在后续的会议中不断总结和纠正执行过程中的问题使之达到预定的目的和操作手册不同的是会议记录的操作指引是针
9、对某个特定的问题他规定了该问题的解决方法参与人员完成时间以及需要达到的效果 该文档也常与会议记录合并为一个文档二培训制度对于整个实施的过程来说 ERP 的实施培训也是必不可少的培训的内容包括规章制度的倡导ERP 理念的倡导一直到 ERP 操作的指导培训可以说培训贯穿ERP实施的整个过程什么时间什么人物应该参加哪类培训这也是在实施初期需要给以规定的系统的培训可以加快整个实施的过程 我个人认为有效的培训是 ERP 实施成功的主要因素之一培训也就会涉及到培训的文档我个人将培训资料分为以下五部份1培训计划 实施前便需要从全局考虑的问题该如何培训如何达到最佳的效果需要通过哪些步骤每培训的目的是什么2培训
10、教材(文字性的说明) 说明文件主要讲解培训中遇到的概念性的问题比如什么叫 ERPMRP库存管制等等简洁的文字描述能让用户有一个初步的了解 培训教材中也应该包括图型化的流程说明(即流程图) 简要介绍整个操作过程和步骤3培训教材(演示文件) 我常用Powerpoint 制作演示文件图形动画 加上生动的说明才能吸引用户的注意力4培训教材(操作演示) Lotus 的屏幕录入软件是个极好的工具对于大部份简单的操作我们可以把整个操作过程分步骤的录下来 用户到了某个步骤不清楚下一步该如何进行时便可以通过该软件查看-这类教材尤其适合与实施初期的操作指导培训5培训记录 培训记录包括培训的人员老师培训的内容(包括
11、教材资料) 本人就遇到过培训了四次反倒被用户报怨的问题好在有培训记录和用户自己的签字在否则被人投诉还无从辩解呢不同的文檔重点不同但都有个相同的要求通俗易懂 用户对 ERP 理解与电脑操作能力和文档编写者往往相差甚远所以编写文文件时特别需要按照用户的语言去阐述问题最好能结合用户的手工操作相对应的进行说明 而对于ERP的操作就按照实际的操作步骤一步一步的给以说明三实施操作制度这里所说的实施操作制度是指指导系统操作的文件不同的公司有不同的问题反馈解决方法这就需要您在实际的工作中予以思考并制定相应的制度规章制度的提前制定也有利于对ERP系统的考核有没有考虑过应该建立哪些文档我简单的归纳一下至少应该包括
12、如下几个部份1文件总纲 规定系统应该包括哪些文档以及文档的内容和作用2系统角色职权职责设定文档这类文档主要包括a. 系统授权手册说明哪些人需要授权授予什么权利作用是什么由谁批准由谁执行该操作等b. 系统信息需求手册用户需要哪些报表或需要增加哪些功能时需要填写哪些文件文件中同时应解释报表的格式和作用 实际的操作过程中用户的需求也是不断变化的该文文件也可以促使用户思考要求的合理性c. 故障报告手册该手册中需要记录发现问题时应该如何报告对已报告问题的记录问题登记/解决的时间方法以及导致该问题的原因预防措施等d. 用户支持手册即用户的培训记录3系统完整性安全性设定文档 该部份文文件主要介绍系统的日常维
13、护和备份制度它包括a. 系统日常维护手册 何时检查系统日志何时检查ERP系统状况(数据流量数据库大小磁盘空间等)b. 系统备份手册 系统备份包括哪些层次何时进行哪一层次的系统备份如c. 何备份如何恢复等 同时该文件也给日后的系统升级做了铺垫系统达到什么d. 状况时需要进行升级e. c. 系统安装设定手册 系统的安装包括两部份服务器端的安装和客户端的安f. 装 服务器端的安装主要是为了防止万一系统崩溃时如何从原安装盘恢复从原g. 盘的安装恢复与备份恢复略有不同 而客户端的安装则可以属于日常维护的一部h. 份i. d. 系统故障处理手册 发生系统故障时应该如何处理对于每次的系统故障应j. 给予记录
14、 大型的ERP系统系统故障处理手册应按ERP系统操作系统硬件k. 系统三大部份进行分类而硬件系统更应该注明硬件维护/维修/保障服务公司的l. 联络方法m. 4系统业务流程 系统业务流程主要指系统的操作手册严格意义上讲操作手n. 册包括两大部份o. a. 部门级的操作手册 该手册由各部门自行编写主要是结合本部门的实际操p. 作进行编写q. b. 全局性的操作手册 该手册按系统功能模块进行编写同一个系统功能模块r. 的操作可能会涉及到不同的部门该文档必须从全局的角度出发介绍各部门s. 应该如何相互配合以及如何培训 该文文件还需要指出交接的程序和文件包括t. 哪些 这是整个文档中最重要的部份由ERP实施顾问负责编写u. 5数据的修正程序 这里把数据的修正程序单独列出的原因在于错误的数据对v. ERP 系统的影响往往及其巨大比如说系统的参数设置错误甚至能导致系统崩w. 溃而数据与数据间往往相互关联牵一发而动全身 对于数据的修正一般由x. ERP系统维护人员负责
