公司采购工作采购管理制度与工作流程

公司采购工作采购管理制度与工作流程 一、 目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、 适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、内容： 1、 总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、 采购基本流程 采购需求（公司各部门）---采购计划（采购员）---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算 。 采购流程图如下图所示： 采购需求 财务部确认付款条件及帐期 总经理/财务 总经理审批 采购计划 审批 寻找供应商 采购部 总监 寻价、比价、议价 采购洽谈 董事长审批 验收 不合格 入仓 退货 计划对账 合同的签订 交货验收 验收合格 下单 建立供应商资料 财务结算 1） 采购计划：采购员应根据需求部门请购单和公司需求计划制订采购计划。 2） 供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算。 采购订购 3、申请商品采购流程图采购部审批（有合同） 采购部审批（无合同） 总经理/财务审批 请购部门 提出需求 1）请购部门提出采购需求，填写物质采购计划表 2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批； 3）审批通过后，由采购主管下单。 4、申请付款流程图 总经理/财务部审批 采购部审批 采购人对账 采购 财务部付款 1） 采购商品入仓后，做应付款计划 2） 采购员根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款； 3） 采购部审批到期应付款 4） 总经理批准付款 5、商品到货验收流程 进仓 仓管验货 成本会计审核入库单 仓管打入库单 1） 仓库根据供应商送货单验收产品 2） 验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复 同意 退单 6、退货流程 不同意 请购部门退货 供应商 仓库 采购部审核 报 损 需求部门 1） 请购部门填写退货申请单，写明原因 2） 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请 3） 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单 4） 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%