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1、 高校校友档案建设存在的问题及对策 孙佩雯摘 要：校友是高校最宝贵的人才资源，校友档案是高校档案资源建设的重要组成部分，建立和完善高校校友档案意义无论对校友、对档案馆还是对学校都有极其重要的意义。但是就目前高校校友档案的现状而言还面临着缺少政策性的指导、归档意识不足、材料收集难等问题，因此如何做好校友档案工作需要在实践中不断探索和研究，提高高校档案建设水平，丰富档案资源。Key：校友档案;档案资源;档案利用人才是经济社会发展的第一资源，对高校来说，人才也是高校的宝贵资源。高校承担着教书育人、培养全面发展的人才的责任，每一位学生走出校园踏入社会后，他们的为人处世、精神风貌也是学校形象和精神的体现
2、。所谓校友是指共同在一所学校学习过、交流过、进修过的人。他们都曾有一个共同的身份同一所学校的学生。当这些曾经的学生毕业（结束学习）离开学校踏入社会后，“校友”也就成为了他们的新身份，同时，“校友”也变成了这些学生之间、学生与学校之间联系的纽带和沟通的桥梁。对于高校而言，校友是极为重要的一个群体，校友参与和见证了高校的发展。无论是对于学校本身的发展而言，还是对于在校学生的培养和教育而言，校友资源都是一笔宝贵的财富。校友档案记录了学生在校的点点滴滴，不仅反映了学生的成长，是高校教学成果、人才培养的直接成果，同时也是高校校训精神的一种体现。因此校友档案无论对高校档案资源建设、对高校把握社会人才需求等
3、都有十分重要的影响作用。但是目前许多高校并未建立、或者尚未完善校友档案的相关规章制度，使得校友档案在实际操作过程中有不少阻碍。因此，试从建立校友档案的意义、目前建立校友档案存在的问题以及相应的对策进行研究分析，为做好校友档案工作奠定基础。一、建设校友档案的意义2005年4月，中国国民党主席连战访问大陆，北京大学获悉连战主席母亲赵兰坤女士与北大的渊源后，特别复印她76 年前在燕京大学（北京大学前身）学习的学籍档案和照片资料，赠送给连战先生作纪念，表达了两岸血脉相连、手足相依，和平统一是两岸同胞的共同期盼。由此可见，建立完整的校友档案无论对于校友本人、还是对高校的档案资源建设、对高校的发展都有及其
4、重要的意义。一方面，校友档案对服务和促进学校发展，维系校友与学校之间关系的重要纽带，另一方面，通过建立和完善校友档案有助于开展对在校生的思想政治教育，丰富校园文化建设，也可以打开学校知名度，为校友、为学校提供更多的机会。1.有助于完善学籍档案，丰富高校档案资源各大高校自建校以来，培养了许多优秀的毕业生，踏入社会后的他们学以致用，功成名就，在各个领域发光发热。他们通过自身为社会做出贡献的同时，为母校增光添彩。传统的校友档案一般是指学生学籍档案，是学生在校时期的真实写照。随着校友离开学校步入社会，校友档案也应当不断进行丰富和完善，可以包括校友在行业、社会的贡献、校友个人奋斗成长史。建立校友档案可以
5、丰富学校的学籍档案中一部分是学生在校期间时的学籍档案，校友档案的另一部分内容是学生踏入社会后的个人奋斗成长史，也是向社会展现学校对学生的培养与教育的成果，是高校校训精神的体现。一方面，完整的校友档案展现的是学生从进入学校到踏入社会的过程中一系列个人情况及其发展过程，包括了声像档案、学籍档案等多方面的信息，展示了校友在学校、在社会上的学习奋斗史。这些完整的档案内容也可以为校友提供可靠的凭证，如在校时期的获奖记录、录取名册、学习成绩等，这些材料都是校友岗位晋升、出国留学、参军入伍、办理退休等必不可少的依据。另一方面，通过校友档案的收集与建立不仅可以丰富学校的档案资源，也可以充实学校的校史信息。对校
6、友档案的收集与建立是对学校发展历程的见证，是高校精神的体现，有助于人文精神的传承和发展。2.有助于激励在校生，营造积极向上的校园文化大学阶段是大学生世界观、人生观、价值观形成和确立的重要阶段，受新形势下大数据中不良思潮的影响，有些学生可能偶尔会对未来人生规划迷茫，校友的故事可以帮助他们树立正确的三观，校友的档案信息资源可以发挥“榜样效应”。校友档案，尤其是杰出校友档案是学有所成的校友学生在校时期学习、生活等多方面的真实记录，也记载着毕业后学习在社会奋斗的点点滴滴，校友毕业踏入社会后进入社会各行各业奋斗打拼，具有不同的成就。他们奋斗的真人真事对于在校生而言是极具激励作用的，这些学长学姐会成为在校
7、学生学习的榜样，激发学子向优秀看齐，学子们会在这些校友的故事中得到启迪和激励，完善自我，成为经济建设的有用人才和新文化的创造者。这种启迪和激励主要体现在这样两个方面：一方面，有助于新生入学教育，前辈成功的经验有助于营造一个良好的氛围，前辈的真人真事可以帮助新生对新环境、专业情况、未来发展有更直接的认识和了解，增加他们的信心，激励和敦促新生树立人生目标。另一方面，学校可以通过校友档案，对校友有更全面的了解，可以定期邀请这些校友来校开展座谈会，就业指导等畅谈自己的经验和感想，为学生树立正确的学习态度和就业方向，这些校友资源对于学生就业和未来的选择都可以提供都是不错的资源和信息。3.有助于加深学校与
8、校友之间的联系，相互促进从校友角度而言，校友档案的建设与完善为校友之间的沟通提供了渠道和桥梁。踏入社会后，曾经朝夕相对的校友因为时间、空间等多方面因素的限制减少了彼此之间的联系，校友档案可以帮助他们忆往昔，为广大校友提供再聚首的契机与机会，彼此沟通，加强校友彼此间的联系。从高校教育角度而言，通过校友档案的建设与完善，可以直接有效了解毕业生的就业信息、流向与相关政策，明确毕业生知识、能力、素质等方面的结构，获取辦学质量、办学方向、人才培养等信息，便于高校把握社会人才需求，及时调整自身办学目标和人才培养模式，优化专业结构。利用校友与母校之间的联系，还可以促进校企合作与产学研结合的发展，通过校友就业
9、和创业档案的建立，可以吸取精髓，为高校就业创业教育提供案例和新思路，更好地注重全方位人才的培养。从社会影响力角度而言，有助于提升社会影响，为彼此提供更多的机会和发展空间。优秀校友在社会的影响力，会不断提升高校的知名度和社会形象。优秀校友在社会中代表的是学校的形象，随着校友在社会的成就越来越高，社会影响力的越来越多，关于高校的社会评价也会得到不断提升，对于高校而言是极好的。与此同时，学校在社会的影响力和威望会为校友提供机遇，校友也会为学校带来一定的资源，回馈学校，为学弟学妹们提供更多的机会和帮助。校友与高校的发展是相互促进，共同发展的。二、校友档案建设过程中存在的问题1.缺少政策依据在目前的高校
10、档案法律规定中虽然对高校档案进行了党群、行政、教学等详细的分类，但是并没有对校友档案进行明确规定。因此在缺少政策依据的情况下，校友档案的建设就具有很大的困难。一方面，校友档案应当单独归类还是属于教学档案这也是一个重要的问题，从操作上来说，更是缺少了收集范围、归档标准、收集方法等政策指导和规定。另一方面，高校档案的内容过多，涉及在校生的学籍档案、毕业生的社会成长档案;可能涉及文字材料档案，也会有声像类的档案，尤其是毕业生离校后的档案如何进行追踪和完善并没有科学的规定，使得毕业生离校后的档案缺失，就无法完整做好校友档案。2.档案管理意识不足虽然高校都有档案馆（室）、各部门也都配备了专、兼职档案员，
11、但是还存在着档案管理意识薄弱的情况，尤其是在校友档案管理上管理意识的不足。主要体现了两方面：一方面，虽然很多高校都已经设置了校友工作的机构部门，但是其主要职责是加强校友与学校之间的联系，组织校友活动，宣传学校和校友工作等，校友档案的收集与归档并没有纳入到工作职责之中，这也就是校友档案的管理意识不足的体现。另一方面，专职档案员对于校友档案的收集工作的不够重视，即使是专职档案员对于校友档案的收集中也多停留于在校时期学生学籍档案的收集与整理，毕业后的信息大多仅仅停留在毕业去向之中，而该去向所发生的更新则不在后续的收集与整理之中。校友在社会中的情况与发展的相关信息也就更得不到重视与整理了。3.收集归档
12、难度大校友档案的建立最主要的困难还在于档案的收集与归档。一方面，完整的校友档案的不仅应当有学生在校时期的学习情况，照片等相关信息，还应当有毕业离校后的信息、工作、照片等材料档案，涉及了不同的载体形式和不同范围的内容，如何对毕业生离校后的信息进行追踪和了解目前没有明确的规定，因此这也增加了档案材料收集的难度。另一方面，校友档案的究竟应当归类在哪一种类别中尚未有一个明确的规定。高校档案法中对高校的党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类进行了明确的分类，但是校友档案应当纳入到哪一类中并没有明文规定，这让校友档案在实际操作中都有很大的困难和
13、挑战性。三、完善校友档案建立的途径1.完善档案制度虽然高校档案法中校友档案相关规定的缺失就造成了档案在收集、整理时候的随意性，但是高校可以在档案法的政策指导下，根据实际情况制定适合本校的校友档案收集和管理的规定，将校友档案的收集与管理纳入到档案管理规章制度之中，明确归档范围的同时，更要确定档案的岗位责任制。即是说，一方面不仅要明确列出校友档案归档的范围，各高校可以从自身实际情况出发，结合上级有关法律法规，建立一套切合本校校友档案归档工作的管理制度，从源头根源上规范校友档案的管理，让校友档案的归档工作有法可依，科学化地建立好校友档案，这也是高校档案规范化、法治化的重要体现。另一方面，明确档案的岗
14、位责任制是说要将校友档案的收集管理与利用纳入到相关部门和人员的职责范围，对收集、交接、管理和利用的具体步骤进行规定，并对相关人员进行一定的培训，掌握校友档案收集与管理的业务，确保校友档案收集的有序进行，使档案工作向制度化、规范化、科学化的方向发展。2.强化档案管理意识档案管理部门与校友档案形成部门应当加强对校友档案收集与保管的重视，在校友档案管理上不仅仅要做到丰富档案内容，保证档案的真实性、有效性，、档案工作人员更要注意对校友档案信息的保密性，注重档案员的职业道德修养，要做到时刻为校友的相关信息进行保密处理。树立好“以人为本”的理念，发挥好档案部门的服务于“窗口”功能。一方面，领导层面应当要重
15、视校友档案的收集与管理。领导的重视是做好校友档案的前提和基础。因此，要引起校领导层面的重视，将校友档案的收集与管理提上议事日程，针对校友档案工作提供相应的经费，明确好相关部门及其工作人员的岗位职责，各部门分工协调，做好校友档案的建设工作。另一方面，加强相关部门及工作人员对校友档案建立的重视。对于校友档案建立可以从两个部分进行加强，一则，是加强学生在校時期相关档案收集与整理的意识。主要包括学生的学习信息，在校时期的成绩单、奖惩情况、重大活动照片等。二则，是加强学生毕业后相关档案的收集与整理的意识。主要包括学生的毕业去向、工作上的重大突破和发展等，这些资料信息的收集离不开校友与学校密切的联系，只有
16、不断加强校友与学校之间的联系与互动，彼此之间不断交流才能掌握更全面的校友信息。3.探索档案利用新模式基于校友档案内容的特点，可以在档案信息化管理的基础上，整合高校学生学籍档案信息，构建校友档案数据库;同时加强部门之间的合作，档案工作部门可以与校友会工作相结合，通过校友捐赠、校友论坛等多元化活动让更多校友主动参与到校友档案资源的建设之中。一方面，利用网络信息化搭建服务平台。可以利用网络做好校友档案信息化，将校友信息纳入到平台之中，这其中可以包括声像类档案、学籍档案以及校友离开学校后的重要阶段的档案信息，这些信息的完善对于校友来说，可以便于日后自己的查阅和利用。同时在经过校友的同意和确认后，也可以提取相关信息建立杰出校友陈列室等，宣传高校精神、展示校友风采，加强校友与学校之间的互动和联系，激励在校生发愤图强。另一方面，可以利用网络传播速度快、高效便捷的特点为校友利用自身档案提供服务。“改变以藏为主，重藏轻用，保守封闭，被动
