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1、 1 过渡页TRANSITION PAGE第 1 页 实务单元A 初识秘书生活 2 过渡页TRANSITION PAGE第 2 页 实务单元A 初识秘书生活学习目标 感知和体验秘书人员的工作状态 进一步认知和理解秘书人员的职责 从心理上做好从事秘书职业的准备 3 小张是北京某外企总经理办公室的秘书，其顶头上司是公司副总。这是她某一天的工作实录：小张是北京某外企总经理办公室的秘书，其顶头上司是公司副总。这是她某一天的工作实录：8 8：40 40 到达自己的办公室到达自己的办公室8 8：45 45 打扫上司的办公室、接待室等房间，查点备用物品打扫上司的办公室、接待室等房间，查点备用物品9 9：00
2、 00 上司到办公室上司到办公室9 9：15 15 为上司冲咖啡，确认当天的日程安排，通知总经理办公室主任在接待室接待预约好的客人为上司冲咖啡，确认当天的日程安排，通知总经理办公室主任在接待室接待预约好的客人9 9：30 30 有传真或电子邮件的话，根据上司的指示回复有传真或电子邮件的话，根据上司的指示回复9 9：45 45 邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人1010：00 00 接听电话，将前一天来访的数据输入电脑中的顾客名录，整理报纸杂志、剪报、扫描等等接听电话，将前一天来访的数据输入电脑中的顾客名录，整理报纸杂志、剪报、扫
3、描等等1010：30 30 接待客人，给客人沏茶等接待客人，给客人沏茶等1111：40 40 上司外出，将上司交代的文件打完上司外出，将上司交代的文件打完1212：00 00 午休午休1313：00 00 回到办公桌前，上网查资料，接听电话等等回到办公桌前，上网查资料，接听电话等等1313：10 10 上司回到公司，给上司冲咖啡，报告电话留言，领回上司上次出差时的单据，核算出差费用上司回到公司，给上司冲咖啡，报告电话留言，领回上司上次出差时的单据，核算出差费用实务0 体验秘书人员忙碌的一天实务情境体验 4 1414：00 00 根据总经理办公室主任的指示，复印并打印文件根据总经理办公室主任的指
4、示，复印并打印文件1414：30 30 招待客人，给沏茶招待客人，给沏茶1515：25 25 回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完）回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完）1515：30 30 为公司司务会准备咖啡为公司司务会准备咖啡1616：00 00 帮总经理办公室主任写信，写完之后，写好信封并通知快递公司将信取走；公司司务会结束后清理帮总经理办公室主任写信，写完之后，写好信封并通知快递公司将信取走；公司司务会结束后清理会场，打印出第二天上司的工作日程表，交给上司会场，打印出第二天上司的工作日程表，交给上司1717：30 30 上司出门办事，整理未完成的文件上司出门办事，整理未完成的文件
5、1818：00 00 下班下班实务0 体验秘书人员忙碌的一天实务情境体验 5 微思考：微思考：从事秘书职业，你做好心理准备了吗？从事秘书职业，你做好心理准备了吗？实务0 体验秘书人员忙碌的一天实务情境体验 6 （一）整理办公场所（一）整理办公场所无论上班后多么繁忙，都要养成上班后就马上整理办公场所的工作习惯无论上班后多么繁忙，都要养成上班后就马上整理办公场所的工作习惯作为秘书人员，负责整理的办公区域有三个：作为秘书人员，负责整理的办公区域有三个：实务0 体验秘书人员忙碌的一天实务学习准备：学会应知专业知识一、工作时间之内 1.个人办公区 2.上司办公区 3.公共办公区 7 （二）汇报工作安排（
6、二）汇报工作安排根据需要安排上司当天的日程，向上司汇报，与上司沟通，使上司的工作紧张而有序。根据需要安排上司当天的日程，向上司汇报，与上司沟通，使上司的工作紧张而有序。（三）处理日常事务（三）处理日常事务秘书人员应当积极主动地按时完成，不要拖延和积压。秘书人员应当积极主动地按时完成，不要拖延和积压。（四）后于他人下班（四）后于他人下班作为秘书人员，在下班之前要着重做好这些事情：作为秘书人员，在下班之前要着重做好这些事情：1.1.处理未能完成的事宜。处理未能完成的事宜。2.2.整理当天的文件资料。整理当天的文件资料。认真检查办公室的安全情况认真检查办公室的安全情况实务0 体验秘书人员忙碌的一天实
7、务学习准备：学会应知专业知识一、工作时间之内 8 （一）上班之前（一）上班之前1.1.回顾昨天工作。回顾昨天工作。回顾昨天的工作，有助于理清思路，顺利开始今天的工作。回顾昨天的工作，有助于理清思路，顺利开始今天的工作。作为秘书人员，回顾昨天的工作要着眼于以下几个方面：作为秘书人员，回顾昨天的工作要着眼于以下几个方面：（1 1）哪些工作尚未完成；）哪些工作尚未完成；（2 2）哪些工作已经完成但是不够满意；）哪些工作已经完成但是不够满意；（3 3）哪些工作已经完成而且都很满意。）哪些工作已经完成而且都很满意。实务0 体验秘书人员忙碌的一天实务学习准备：学会应知专业知识二、工作时间之外 9 2.2.
8、考虑今天工作。考虑今天工作。要为今天工作留有余地，以应对随时出现的变化。要为今天工作留有余地，以应对随时出现的变化。作为秘书人员，考虑今天的工作要着眼于以下几个方面：作为秘书人员，考虑今天的工作要着眼于以下几个方面：（1 1）如何承接尚未完成的重要事项；）如何承接尚未完成的重要事项；（2 2）如何分步实施当日计划的紧急事项；）如何分步实施当日计划的紧急事项；（3 3）如何顺便处理重要而不紧急的事项。）如何顺便处理重要而不紧急的事项。实务0 体验秘书人员忙碌的一天实务学习准备：学会应知专业知识二、工作时间之外 10 3.3.修饰个人仪表。修饰个人仪表。展示一个得体、有素养并且值得信赖的形象。展示
9、一个得体、有素养并且值得信赖的形象。4.4.先于他人上班。先于他人上班。应当自觉养成提前上班的好习惯，上司未到，自己先到，以便有比较充裕的时间做好一天工作开始的准备。应当自觉养成提前上班的好习惯，上司未到，自己先到，以便有比较充裕的时间做好一天工作开始的准备。实务0 体验秘书人员忙碌的一天实务学习准备：学会应知专业知识二、工作时间之外 11 （二）下班之后（二）下班之后1.1.工作加班。工作加班。秘书人员不能按时下班是常有的事。需要秘书人员牺牲个人的休息时间。秘书人员不能按时下班是常有的事。需要秘书人员牺牲个人的休息时间。2.2.社交应酬。社交应酬。秘书人员在参与这些活动中，要做好服务工作。秘
10、书人员在参与这些活动中，要做好服务工作。实务0 体验秘书人员忙碌的一天实务学习准备：学会应知专业知识二、工作时间之外 12 【训练素材详见教材】【训练素材详见教材】实务0 体验秘书人员忙碌的一天实务学习应用：强化训练专业技能 13 过渡页TRANSITION PAGE第 13 页 实务单元B 处理日常事务学习目标 懂得办公室的布局常识 学会科学地布置办公室 学会办公环境的日常维护 学会办公环境的安全管理 14 某天有位顾问到一家公司去拜访，看到公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是，他就问这家公某天有位顾问到一家公司去拜访，看到公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是，他就问这家公司的老板为什么
11、会这样，老板告诉他说：司的老板为什么会这样，老板告诉他说：“公司的日常清洁工作是请专职清洁公司清洁的，平时清洁公公司的日常清洁工作是请专职清洁公司清洁的，平时清洁公司会在早晨司会在早晨9 9：0000派清洁工来打扫卫生，可今天有事不能前来。派清洁工来打扫卫生，可今天有事不能前来。”听了这话后，顾问就觉得诧异了：听了这话后，顾问就觉得诧异了：“那你的秘书呢？她不在吗？那你的秘书呢？她不在吗？”老板说：老板说：“在啊。在啊。”“那她为什么不举手之劳啊？那她为什么不举手之劳啊？”顾问更无法理解了。想不到老板一脸苦笑说：顾问更无法理解了。想不到老板一脸苦笑说：“她说她是秘书，不她说她是秘书，不是清洁工
12、。是清洁工。”“秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁舒适的办公环境确是秘书应尽的义务。秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁舒适的办公环境确是秘书应尽的义务。”顾问意味深长地顾问意味深长地说道。说道。实务1 管理办公环境实务情境体验 15 微思考：微思考：“秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁舒适的办公环境确是秘书应秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁舒适的办公环境确是秘书应尽的义务。尽的义务。”你如何理解公司顾问的这句话？你如何理解公司顾问的这句话？实务1 管理办公环境实务情境体验 16 （一）采用开放式布局（一）采用开放式布局开放式办公室布局，是指按照工作职能、业务活动和技术分工来确定组织成员的工作
13、部门和工作团队、小组开放式办公室布局，是指按照工作职能、业务活动和技术分工来确定组织成员的工作部门和工作团队、小组的区划布局。的区划布局。开放式办公室布局又可以分为全开放式办公室和半开放式办公室。开放式办公室布局又可以分为全开放式办公室和半开放式办公室。实务1 管理办公环境实务学习准备：学会应知专业知识一、怎样对办公室进行布局设计 17 特别提示开放式办公室的优点是：开放式办公室的优点是：降低建筑成本和能源成本；降低建筑成本和能源成本；提高办公室的空间利用率；提高办公室的空间利用率；可以共享办公设备，形成集中化的管理和服务；可以共享办公设备，形成集中化的管理和服务；易于对员工的监督和指导；易于
14、对员工的监督和指导；易于管理者加深与员工的交流。易于管理者加深与员工的交流。实务1 管理办公环境实务学习准备：学会应知专业知识一、怎样对办公室进行布局设计开放式办公室的缺点是：开放式办公室的缺点是：缺少单独办公的机会；缺少单独办公的机会；难于集中工作的注意力；难于集中工作的注意力；办公区域噪音太大；办公区域噪音太大；不利于保密。不利于保密。18 （二）采用封闭式布局（二）采用封闭式布局封闭式办公室布局，是指用墙壁将办公空间分割成若干有门、窗的独立房间的办公室布局，这样的办公室即封闭式办公室布局，是指用墙壁将办公空间分割成若干有门、窗的独立房间的办公室布局，这样的办公室即传统式办公室。传统式办公
15、室。实务1 管理办公环境实务学习准备：学会应知专业知识一、怎样对办公室进行布局设计 封闭式办公室的优点是：封闭式办公室的优点是：可满足单独办公的要求；可满足单独办公的要求；避免受到外界干扰，易于员工集中精力；避免受到外界干扰，易于员工集中精力；无噪音；无噪音；保密性强。保密性强。封闭式办公室的缺点是：封闭式办公室的缺点是：建筑成本和能源成本高；建筑成本和能源成本高；办公空间的浪费较大；办公空间的浪费较大；不易于对员工的监督和指导；不易于对员工的监督和指导；一定程度地影响了员工之间的交流。一定程度地影响了员工之间的交流。19 （一）利用好物理条件（一）利用好物理条件1.1.利用好空气。利用好空气
16、。办公室空气环境好坏有办公室空气环境好坏有“四度四度”：温度应当控制在：温度应当控制在20202727之间为宜；理想相对湿度是在之间为宜；理想相对湿度是在40%40%60%60%；清洁；清洁度和流动速度可以通过常开窗门度和流动速度可以通过常开窗门“换气换气”或利用有关设备调节。或利用有关设备调节。2.2.利用好光线。利用好光线。办公室的光线应当以使人感到充足、舒适为宜办公室的光线应当以使人感到充足、舒适为宜3.3.利用好色彩。利用好色彩。一般来说，办公室的内墙宜采用白色、乳白色等，会议室、接待室多用淡黄色；天花板一般都用白色，地板一般来说，办公室的内墙宜采用白色、乳白色等，会议室、接待室多用淡黄色；天花板一般都用白色，地板多采用不宜被污染的棕色为佳。多采用不宜被污染的棕色为佳。4.4.利用好声音。利用好声音。布置时通过各种办法排除或降低噪音，如按工作流程布置座位以减少来回走动的声音，播放一些轻柔舒缓的布置时通过各种办法排除或降低噪音，如按工作流程布置座位以减少来回走动的声音，播放一些轻柔舒缓的背景音乐等。背景音乐等。实务1 管理办公环境实务学习准备：学会应知专业知识二、怎样对办公室进行
