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1、 高职院校档案管理的难点和对策 王杰珍摘 要：近些年，我国高职教育不断发展，很多高职院校都将工作中心放在校园建设与扩招上，对于学校档案管理工作不是十分重视，相应组织机构设置与人员配备也跟不上学校与建设与发展的步伐，所以在开展先关工作时有些力不从心，也没有完善的档案管理制度，导致管理质量差、效率低。因此，高职院校应更加重视档案管理工作，从部门设置、人员组成以及档案管理制度等多方面入手，切实做好改革与把控工作，切实提高档案管理水平，为学校的长远发展保驾护航。Key：高职院校;档案管理;信息化与数字化随着我国经济的不断的发展，对于应用技术型人才的需求量与要求也在不断提升，高职教育优势就在于和企业之间
2、的高效对接，更加注重技术人才的培养，这也使高职教育得到了社会各界的認同与肯定。现阶段高职院校的招生率与毕业生的就业率显著提升，其学校发展迎来了一个关键时期，如何处理好发挥过程中的各类问题已经成为相关工作者研究与讨论的重点。档案管理工作在高职院校中有着非常重要的工作，是连接社会与学生的重要桥梁，对于学校与学生发挥有着深远影响，因此必须要予以重视，紧跟时代发展步伐，在信息化背景下做好档案管理工作是必须的，也是的必要的。虽然我国高职院校在档案管理方面已经取得一定成效，但还是存在诸多问题，有关人员要对问题进行合理分析与有效处理，积极探究解决对策。一、高职院校档案管理工作意义作为高职院校建设与发展中一项
3、非常重要的管理内容，档案管理工作始终都是一个重点环节，其工作内容的并不是一成不变的，而是随着高职院校的发展而不断变化，是一个前进、发展的过程，其要借助档案管理人员自身能力水平的不断提升以及对以往经验的不断积累，充分发挥创新精神，才能不断推陈出新，做好调整以适应内外部环境的变化。随着信息技术的不断发展，现阶段其已经对人类的生产生活方式带来了巨大影响，并且在各个领域中我们都不难看到信息技术的影子，由此，高职院校档案管理管理工作更要紧跟时代步伐，积极利用现代信息技术，对传统高职院校档案管理模式与管理方法进行创新，从更好的满足科学决策需要。二、高职院校档案管理工作中的难点1.高职院校人员数量较多。近些
4、年很多高职院校不断扩招，有些院校甚至学生人数已经上万，而且校园内部的从业人员也近千人，办学规模的不断扩大，对于档案管理工作也提出了更高的要求，除了要有朱门的档案外，还有着许多种不同的档案类型，如科研档案、教学档案、财务档案以及建设档案等等的，工作涉及面更多且越来越复杂，为先关工作者提出了更多难题。2.档案管理意识不高。现阶段我国的很多高职院校都在奋力发展，很多高职院校得前身都是中专院校，而在其从中专向高专转变的过程中普遍热衷于基础设施与教师团队建设，如教学楼、宿舍楼、图书馆的改扩建，以及校园图书馆新建与修整等，这些都是为了完成教育部对办学资质的评估要求，更有一些高职院校忙于升本，也是将大力的人
5、力、物力、财力投入到这两大方面，所以总的来说档案管理意识不高。不论是中专升高职还会高职升本科，大部分学校都未能重视档案管理工作，很多学校领导层人员甚至对档案管理工作存在偏见，认为档案管理工作对整个大局影响微乎其微，在档案管理设施有人员配备等方面未能给与支持;其次，学校发展的同时会面学生的短期大幅度增长，各种基础设施建设以及教学改革工作的开展，也都在提升档案管理工作的难度，很多学校在升格或者合并后都未能设立专门的档案库房，甚至档案管理人都没有正式的编制。三、高职院校档案管理中的问题1.重视力度不足，相关制度有待完善。大部分高职院校对于档案管理工作并不重视，因此在实际工作过程汇总我们不难看出其呈现
6、出分散化态势，比如说，不能将尚未入学的学生档案及时整理、归档，交由相应的辅导员等。此外，管理机制较为老旧，未能跟随学校的发展而变化，也更为有效利用信息技术，在绩效考核制度上也是漏洞百出，不能调动相关工作人员工作积极性。所以通常情况下，在进行学生档案整理与收集的过程中比较容易出现这样或那样的问题，由于缺乏现代管理手短，因此导致档案管理工作有着较强的随意性，这对于高职院校档案管理工作的长远发展来说是较为不利的。2.档案管理人员水平不高。现阶段，由于高职院校对成人教育档案管理工作的不重视，导致其在人员配备与硬件设施等方面投入较少，因此常常会出现这样或那样的问题。很多高职院校中的学院虽然按照相关规定与
7、要求设立了学生科和教务科，但是其中管理人员水平却不令人满意，有些人员甚至根本不能达到相关工作要求，还有一些人员身兼多职，也不能一心一意的投入到档案管理工作中来，并且大多数工作人员没有接受过系统性的培训，缺乏档案管理经验，更不能有效利用信息化技术来提高档案管理水平，有些甚至不能做好最基础的档案分类与整理工作。3.信息化水平不高。随着人们生活水平的提升，对于教育也更加重视，为高职教育的发展创造了一个很好的外部环境，扩招使得在校生逐渐增加，这对于高职院校来说不仅仅是机遇更是挑战，面对大量的学生，高职院校要提供跟原有一样水平的教育与生活服务，则需要在里面投入更多精力与物力，从而导致很多高职院校面临着资
8、金紧张等问题，因此很多院校则是能省则省。4.资源收集能力有限。很多高职院校在档案管理过程中，更加注档案的数量与广度，这就导致许多档案管理人员在收集档案资料的过程中根本不对其进行细致筛选，虽然院校是能够得到诸多档案资料信息，但是也在无形中增加了档案数量，降低了档案质量，很多永不倒的档案文件浪费资源与空间，甚至抑制了档案管理工作的进一步开展。四、促进高职院校档案管理质量提升的措施1.建立健全科学的档案管理体系。由于档案管理工作往往涵盖诸多方面的内容，涉及环节较多，所以如果未能形成完整的档案管理体系，则难以支撑档案管理工作的顺利开展，其档案管理水平也不能得到很好的提升，因此高职院校应建立健全档案管理
9、体系，做到权责统一，细化分工，结构、条理清晰。2.完善档案管理制度。制度化与规范化是现代化发展所必须的前提，诉说说得好：“没有规矩不成方圆。”只有不断完善档案管理制度，才能全面保障与提升档案管理质量。相关部门应在国家相关规定的基础上，结合本校实际情况，如工作流程、工作内容等，确定具体、可行的规章制度，对档案管理的方法与程序进行着重把控，对各个环节所需材料进行严格控制，坚决维护档案完整性、可靠性、全面性与真实性，确保材料收集与整理等工作的正常开展，使档案管理工作紧跟高职院校发展步伐。并且，高职院校档案管理人员还应建立健全与工作内容相辅相成的考核计划，保障考核方案的适用性与合理性，通过开会研究等方
10、式集思广益，让考核方案得到更多相关工作人员的认同。3.强化档案管理意识。首先，高职院校档案管理工作者必须要有较强的档案管理意识，明确档案管理的作用与价值，更加积极的投入到档案管理工作之中，改变不良的工作状态，端正工作态度，运用科学手段与先进管理理念，对档案管理工作进行改革与创新;其次高职院校领导应给与相应的重视，先从思想观念的转变开始，改变长期以来对档案管理工作的片面认识与冷漠态度，清楚认识到档案管理对实现高职院校发展战略的影响，加大投入力度，为档案管理部门更换办公设备，做好配套设备供应，以满足现代化档案管理工作的实际需要，加大重视力度的同时也意味着监管更加严格，从一定程度上促进档案管理工作规
11、范化与制度化发展，避免形式主义;最后，高职院校领导层还应看到新技术对人类社会带来的冲击，有预见性的看到其优势所在，深入理解信息技术对档案管理工作的促进作用，做好软硬件设施更新升级工作，在库房结构、库房功能要求、计算机硬件需要等诸多方面做出调整，做好档案管理部门建设工作。4.提高工作人员专业水平与综合素养。高職院校可通过内部培训与外部招人两种方式来满足档案管理信息化建设对人才的具体需要，在内部培训环节，高职院校应切实提升培训质量，重视人员培养，为其创造更多的交流学习机会，还可借鉴其他院校的成功经验，在结合我校特殊性的要求下开展各项培训工作，为档案管理工作者提供平台，在研究与讨论中更新观念，增长见
12、识，逐步树立与强化教育档案信息化管理意识;其次要加大人才招募力度，从薪资待遇、福利补贴、晋升空间等诸多方面加大对人才的吸引力，同时做好考核工作，保障笔试或面试有效性、公平性、公正性与竞争性，挑选具备较强专业技术能力与较高职业素养的优秀人才，为高职院校的发展提供助力。5.做好信息化与数字化档案管理工作。首先，高职院校要在全校范围内营建良好的信息化分为，让校内更多教职工与学生认识到档案管理的重要性所在，带动全员热情，投身于成人教育档案信息化建设之中;其次，高职院校应积极与社会专业机构达成共识、寻求合作，通过合同的方式聘请专业人员来校负责数字化档案升级工作;第三，应设立专门的档案信息化与数字化建设专项资金，用来购置信息化艰涩和有关的硬件设备与软件系统，做到专款专用，提高资源利用率，尽量保证资金优化配置。综上所述，在新时代背景下我们不难看出档案管理工作在高职院校发展过程中的重要作用，相关人员一定要给予相应重视，深入理解档案管理内涵与价值，加大投入做好档案管理部门、人员建设与设备添置，推进信息化与数字化档案管理进程，为高职院校战略决策提供依据，为我国高等教育的长远发展奠定基础。Reference：1陈懋晔.市场经济条件下对高职院校档案质量问题的思考J.兰台世界，2012（10）2张晓阳.高职院校教学档案管理和利用工作的几点设想J.陕西档案，2009，（3）. -全文完-
