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1、此公司运作书的控制部门是环境推行小组，环境推行小组负责制订、发出及 控制此程序文件。对于任何形式或内容上的更改，必须由总经理确认及董事总经理审 批。此份为受控文件,修订定后将立即更新版本；除认可之副本外,不得随意复制副本。只有已被签批及盖上红色“控制”图章之副木方可作为有效及可依据之工作文件。版本/版次页码修订內容摘要出版EI期A/A016初版2003-1015A/A136.l.ld已修改2005-06-10B/B01-4621a已修改2007-1-20如控制图章并非红色，此文件非正式文件，所有工作程序的进行只可参 考冇效的控制文件；文件控制部门必须确保此控制文件传阅有关人员，并在有 需要时提
2、供此文件参考。控制图章1.0目的为及时、准确地收集，传递及反馈有关信息，作好信息的管理，确保内部沟通与外部沟通的有 效性。2.0适用范围适用本公司内、外部沟通及信息交流。有余纸品有限公司公司运作书文件编号ECOP443标题信息交流控制程序版本B0出版日期二零零七年一月二十口页数第2页，共2页3.0引用文件3.1纠正及预防措施程序3.2文件系统控制程序3.3记录控制程序3.4环境法律、法规及其它要求程序4.0定义：无5.0权责见程序要求6.0程序6.1信息分类及对应窗口6.1.1外部信息a) .环境法律、法规、行政管理条例及产品标准信息等环境推行小组；b) .环境巾报、商检局、认证机构、环保局、
3、监测站等监测或检查结果及反馈的信息环境推 行小组；C).市场方面环境要求，(如：客户问询、合同订单处理、满意抱怨沟通等)业务部、营业部;d) .行业组织品质部;e) .相关方：供应商-采购部、货仓部工程合同方、运输公司行政部废物收购方、消防局/防疫站的紧急通知等后勤部相关方投诉及要求(社区、邻居、劳动局)环境推行小组6.1.2内部信息及对应窗口a) .系统正常运作时过程中的信息：环境方针为公众所获取环境推行小组指标、检验、监测记录、内部审核和管理评审、环境信息、产品符合性信息各部门主b) 其它内部信息如:员工建议。6.2信息收集及处理有余纸品有限公司公司运作书文件编号ECOP443标题信息交流
4、控制程序版本B0出版日期二零零七年一月二十口页数第3页，共3页6.2.1外部信息收集，除公司管理系统规定以外，各部门可根据需要收集相关信息。并作如下要求：a) .营业/业务部、品质部为客户沟通的主要部门。必要时，经业务部经理级以上同意或授权可 由相关部门直接向客户沟通。当出现环境方面的信息时，须通知环境推行小组协助处理。b) .采购部为与供方沟通的主要部门，并对供方施加环境影响。必要时，货仓部、也可直接与供 方沟通。c) 客户投诉、客户满意度分析、退货等品质事故由营业部、业务部与客户进行沟通处理。当出现 环境方面的投诉时，营业部、业务部须通知环境推行小组协助处理。d) .行政部、后勤部为对外政
5、府安全、消防等法规、法令的沟通主要部门。e) .其它部门从外获取的有关信息，经部门经理审批后，在部门内部使用，当涉及到跨部门使 用信息时，必须征得环境管理者代表批准后方可在现场使用。f) .在信息沟通中所产生的决议，各部门应按要求及时处理，如：把信息及时传递公司各部门， 回复客户等。g) .环境推行小组负责地方监测站、环保局、质量技朮监督局、认证机构等的监测检查结果的收集，由该部门传递到公司相关部门,当不符合时，按纠正及预防措施程序的要求处理。h) .环境推行小组负责政策、法规、标准类资料的收集，详见环境法律、法规及其它要求程序 及文件系统控制程序。622内部信息收集，根据管理体系文件要求的记
6、录收集相关信息。并按照管理系统要求处理。6.3信息沟通工具可用如下等方式a) 书面资料，如：通讯传真、记录等。b) 公告栏、内部刊物等。c) 例会、交流等。d) 电了媒体芦像设备通讯传真互联网等沟通工具对信息进行沟通传递。6.3.1为确保信息的正确传递，必须完全执行收发制度，如:发出信息人员须要求接收部门及人员签收于信息原件背面或其它方式登记，以确保其信息准确传递。6.3.2在内部沟通过程中，若经过三次沟通未有效果，则可以越级执行，以确保沟通管道畅通。6.4信息管理6.4.1文控中心根据信息的不同形态，建立目录保管方式，如：磁盘、图片、文件等。并对信息 保存安放于适宜地方以防损坏，各部门根据需要，可到文控中心巾请相关信息的使用。有余纸品有限公司公司运作书文件编号ECOP443标题信息交流控制程序版本B0出版日期二零零七年一月二十口页数第4页，共4页642对系统运行过程中齐类记录的控制详见记录控制程序。7.0附件：无
