单击此处编辑母版文本样式,第二级,#,单击此处编辑母版标题样式,工作邮件的规范与注意事项,想知道更多吗？,开 始,1,TWO,内容,FOUR,范文,THREE,地址栏,ONE,主题,FIVE,其他,C,ontent,No.1,主旨,简短扼要,No.2,目的,明确直观,尽量在标题前注明目的长度不宜冗长,意思明确，引人注目一、主题,1,2,02,精简,03,对象,面对客户的,商务邮件,主题最好能包含公司名字（,Who,）04,时间,如果带有,时间性质,的邮件，要在主题中标明时间，比如月报日报周报等01,明确,主题应该简单，,明确,的概括邮件的内容，切忌使用含义不清的标题,可以遵循,Where,、,What,、,When,原则，（一般不超过,35,字）来描述主题书写的注意事项,二、内容,01,称呼,02,正文,03,附件,04,结束语,05,署名,称呼,1),如果知道,收件人的姓名,的话,可以称呼全名,/,名字让对方感觉更加友好注：名字千万不要写错2),如果只知道,对方的姓氏,：,1.,对方是技术型的，可称呼：姓氏,+,工；,2.,对方不是技术型的，不确定职位，可称呼：姓氏,+,老师3),如果只知道,对方的身份,可以用：姓氏,+,职称。
4),如果为,群发收件人,可直接称呼为,Dear all,或者大家好,/,各位好,/,三位（数量）好01,02,1,2,3,问候语,1.,同事之间，平级之间，可称呼你好,2.,如果是领导，或者是客户可称呼您好！（称呼的下一行，,首行缩进,2,个汉字,一般是对邮件里的某个东西（比如：附件,）,的进一步详细说明应加下划线,注,正文,正文内容,正文的核心部分，,层次分明、简单易懂,下一页,正文中内容的格式,首行,内容,字体,第一个首行在称呼语下面隔一行每段文字的首行向右缩,2,个汉字，第二行从左边顶格书写,要求主次分明，先总体表达，再分层次说明，多用“第一,/,第二,/,第三,”,的格式宋体，黑色,字号一般选择,10-16,号邮箱默认的字体都适用1,2,3,01,02,03,内容简明扼要,注意论述语气,注意序列性,多用简短语句或者词汇不宜长篇大论，行文注意通畅如果内容较多时，正文中简要介绍，可添加个附件进行详细描述选择恰当的语气进行论述尊重对方，多用敬语评价请谨慎和客观如果事情复杂，最好多用,1,、,2,、,3,、,4,之类的列点列段说明每个点和段落不宜过长正文的注意事项,1,04,05,06,正文的注意事项,2,信息完整、准确,重要信息提示,检查,一次性把信息说清楚，说准确。
避免在,2,分钟后少发“补充”“更正”之类的邮件合理利用大写字母、粗体、颜色字体、加大字号不宜过多的提示再次重新审读，检查错误不要使用表情和使用过多的带有感情的标点符号03,附件,网页版,Foxmail,Outlook,附件文件名的格式统一为：,姓名（名称）,+,内容,+,日期,如果有附件，,一定要记得添加,如果附件超过三个及以上，可在正文内容后空一行注明,，,（注,按,“附件一、附件二,”,依序,：）,列出附件内容，并,在文字底下加横线,附件的注意事项,如果邮件里面含有附件，应在正文里提示收件人查看应该让人清晰明了，涵盖附件的内容概要，不能以新建表格和新建文档等命名如果附件是特殊格式，请在文中注明打开方式，以免影响使用正文中应对附件进行简要说明，特别是很多个附件的时候03,04,附件数量不宜超过,4,个，如果过多可压缩打包05,06,如果附件占用空间过大，可分割成几个小文件分别发送提示,格式,说明,数量,空间,01,02,命名,04,结束语,01,可提供好的选择,02,希望,03,感谢,祝福语,04,结束语 在正文之后,祝福语 空一行后书写,05,署名,公司名称及,logo,部门姓名,地址,：,邮编：,：,：,邮箱：,网页版,Foxmail,Outlook,打开网页邮箱,-,点右上角头像,-,设置,-,个性签名,-,新建签名,-,输入签名档名称,-,编辑你的个性签名,打开,Foxmail-,点右上角图标,-,设置,-,左上一行 写邮件,-,高级,-,签名管理,-,新建,-,输入签名档名称,-,编辑你的个性签名,打开,Outlook-,开始,-,点击,-,新建电子邮件,-,签名,-,新建,-,输入签名档名称,-,编辑你的个性签名,01,可多个不同的签名。
慎重引用短语或者公司宣传文化作为签名的一部分数量,和正文字体匹配，简体中文或者英文大小和正文一样，或者比正文小一些将内容归档，不宜超过,5,行号码数字中间建议加个停顿“,-,”尽可能插入公司,logo,图片，后面并带有中文名称编写邮箱用超链接，对方点你的邮箱即可生成到收件人栏03,05,02,04,06,字体,行数,号码,标志,超链接,个性签名的注意事项,三、地址栏,抄送,将邮件同时发送给收件人以外的人，抄送一份给别人，收到的人可回邮件，也可不回邮件抄送的人数应做到最少比较重要，责任比较重大的邮件，记得抄送给我们的直接上司或者领导,收件人,邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示有时可能会发送多人,检查是否有人员遗漏可按照职位高低和重要程度，先后输入范文一,写信版,四、范文,范文二,收件版,注意同一邮件主题,/,事项的邮件的连续性,回复时，属于同一邮件主题的按照发起顺序跟进，不要另起一个新邮件回复邮件的处理和回复,邮件的保存和管理,分类建立不同的文件夹，以便后续查找,邮件可按照主题或者联系人等建立新建文件夹保存在不易丢失的地方重要的邮件可备份保存到安全的地方，比如转发至其他邮箱邮件其他方面的注意事项,五、其他,THANKS,FOR,YOUR,WATCHING,。