集团行政管理中心组织体系设计方案（草案）编制机构：行政中心编制时间：2019年5月为加强集团行政管理，凸显集团行政管理、协调、服务的职能，提升各级行政部门的管理水平，促使集团行政管理体系的有效推进，进而更好的协助各事业中心经营目标的达成，特针对集团行政现状，制定以下行政规划方案一、集团行政中心组织架构二、集团行政中心岗位图三、品融集团行政中心人员配置序号岗位编制现在岗人员1行政人资副总12行政部长/副部长13行政经理/副经理14公关外联部负责人15总务经理/副经理16行政主管/副主管17IT主管18总裁秘书19前台文员210保安411保洁2合计16（其他岗位可以根据需求调整）四、集团行政管理中心部门职能1、 行政部：Ø 体系制度建设：行政体系管控建设、行政管理手册、行政管理制度、行政管理相关流程、操作指导书等；Ø 知识产权管理：证照变更年检、商标注册、专利申报、荣誉申报、党工团工作、图书管理等；Ø 行政督察：主要负责组织纪律、行为规范、办公6S日常检查、行政费用、团队氛围、部门满意度调查、分析、会议决议跟踪、培训人员出勤等深入研究，不断提出改进意见，促进公司规范化，标准化建设；Ø 资产管理：固定资产采购、固定资产管理、低值易耗品采购、低值易耗品管理、印章管理、仓库管理等，并建立健全台账资料，员工福利管理等；Ø IT管理：集团办公平台OA及内部通讯软件管理、服务器维护管理、公司网络管理、管理、通讯管理等；Ø 集团嘉奖异常管理；Ø 会议室管理、会议管理、外来人员接待管理等；Ø 内部管理：行政中心计划管理、绩效管理、预算管理、培训管理等。
2、 公关外联部：Ø 突发事件处理流程制定；并对突发事件进行处理，危机公关；Ø 政府关系、公、检、法、交通、劳动保障、城管、电信部门；Ø 联合供应商、合作商合作事宜及外联性质活动筹备安排；Ø 集团活动组织、筹备等3、 总务部：Ø 办公场地规划管理、房屋出租管理；Ø 停车位规范化管理；Ø 大楼消防安全管理；Ø 大楼环境、卫生管理；Ø 物业维修管理；Ø 前台、保安、保洁人员管理；Ø 物业与街道及华融等相关关系维护处理；Ø 集团对外出租物业的管理工作；Ø 负责物业零星项目整改、维修保养等4、 秘书处：Ø 文秘系统管理；Ø 公文发放管理；Ø 董办费用管理；Ø 董办临时交代事务处理；Ø 总裁办公会议组织开展协助；Ø 董办、集团会议、活动协助支持等六、 集团行政中心各岗位职责1、 行政管理部（副）部长岗位职责：Ø 协助行政副总建立短期工作计划，并落实到位；Ø 带领团队全面推进集团行政管理、总务管理、公关外联工作；Ø 指导下属人员按专业开展工作，并建立人才梯队2、 行政（副）经理岗位职责：Ø 建立健全集团行政规章制度及体系建设；Ø 集团行政管理部下属各个模块工作的监管；Ø 行政中心内部预算管理，编制、报批等；Ø 负责团队氛围、满意度调查；Ø 集团行政督察工作（员工着装、礼仪规范、组织纪律及办公环境、绿化养护情况、5S检查等）；Ø 集团会议及会议室管理；Ø 负责对各中心晨会、周例会及培训开展情况检查及会后跟踪等；Ø 带领行政管理团队完成公司的各项后勤支撑工作；Ø 倡导公司各事业中心成本控制、高效行动、提高团队的凝聚力及执行力。
3、 行政（副）主管岗位职责：Ø 负责公司行政制度的建设；Ø 负责公司管理流程的建设；Ø 负责公司管理指导书的建设；Ø 公司层面的通知、文件发布；Ø 行政月报编制（公司大事记、工作联系单汇总、信件收发管理等）；Ø 协助事业中心相关行政体系建设等；Ø 负责行政中心内部计划管理、绩效管理等Ø 负责集团各类证件的年检、变更工作；Ø 负责集团商标查询、申报、注册事宜，及著名商标、驰名商标的申报；Ø 负责集团各项专利申报；Ø 负责集团的荣誉申报、更新等；Ø 负责对行政费用稽查；Ø 负责集团各中心工作计划及完成情况检查；Ø 负责集团员工福利的安排发放；Ø 中心内部培训管理；Ø 负责集团的低值易耗品采购、发放；Ø 协助行政经理完成相关事务性工作等4、 IT主管岗位职责：Ø 负责公司的网络稳定性、畅通性及安全性；Ø 负责集团、卡等通讯工具的管理；Ø 负责对集团网络权限的设置与分配；Ø 负责公司的办公平台OA、内部通讯软件正常运转及开发管理；Ø 负责各类服务器维护，并保证数据的有效性；Ø 负责对集团各类OA流程的梳理与调整；Ø 负责对新员工在使用集团办公软件上的培训与讲解；Ø 对IT类产品及各类平台的采购及供应商选择上的建议权等。
5、 公关外联经理岗位职责：Ø 负责公司突发事件处理流程的拟制，并处理各项突发事件的善后工作；Ø 政府关系、公、检、法、交通、劳动保障、城管、电信等部门的对接，关系维护；Ø 联合供应商、合作商合作事宜及外联性质活动筹备安排；Ø 公司政府关系、媒体公关、项目公关工作；Ø 协助分子公司的业务拓展；Ø 集团层面的活动组织、筹备等6、 总裁秘书岗位职责：Ø 文秘系统管理、文秘管理体系、收发文制度建设等；Ø 总裁办公会议协调组织及会后工作跟进；Ø 负责董办客人接待；Ø 董事长日程规划、临时交办事宜完成等；Ø 协助外联公关经理组织筹备集团会议活动等7、 总务部（副）经理岗位职责：Ø 统筹物业管理工作及基建项目，物业管理制度及基建流程制度建设等；Ø 负责大楼房源规划安排；Ø 负责公司的基建项目统筹；Ø 负责大楼物业专项推进基建装修项目，接洽项目物业，负责项目的总体协调；Ø 集团党工团建设工作；Ø 负责集团固定资产盘点、转移、报废等；Ø 负责集团的仓库管理；Ø 负责建立集团资产台账，并及时更新8、 前台文员岗位职责：Ø 负责公司转接，访客、来宾的接待、引见；Ø 收发，复印文档，收发信件、报刊、文件等； Ø 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题； Ø 负责应聘人员的接待、指导应聘表格的填写；Ø 负责指纹考勤的日常管理，含指纹录入、数据导出及数据整理；Ø 图书借阅管理； Ø 维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养；Ø 完成领导交办的其他或临时工作。
9、 保安岗位职责：Ø 负责大楼安保值班工作；Ø 负责车辆进出入管理及停车场的综合管理工作；Ø 负责大楼维护工作；Ø 负责集团大型会议、活动的安保工作等10、 保洁岗位职责：Ø 负责大楼日常卫生清洁工作；Ø 负责各楼层垃圾清理工作；Ø 负责停车场区域的卫生清洁工作；Ø 负责集团大型会议、活动中的卫生清洁等七、 集团行政中心的管理权限八、 集团行政中心的核心工作九、 集团行政中心各岗位岗位说明书。