路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索26 十月 2022DCC文件管理控制培训文件管理控制培训路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉纲 要文控职责文控职责文控范围文控范围文件级别文件级别受控文件类型受控文件类型文件编制、审批权限文件编制、审批权限文件编号文件编号文件发行、修订、作废、遗失处理流程文件发行、修订、作废、遗失处理流程文件分类整理、检索、保存文件分类整理、检索、保存记录的填写、整理、检索、保存记录的填写、整理、检索、保存路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉文 控 职 责 对公司对公司/部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本所使用的文件均为有效版本按规章办事；按规章办事；按文件控制程序处理文件按文件控制程序处理文件,并按要求分发文件到每个部门；并按要求分发文件到每个部门；控制文件及编号；控制文件及编号；确保所有发出的受控文件均有确保所有发出的受控文件均有“受控文件受控文件”印章，此印章复印印章，此印章复印无效；无效；确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场；确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场；对部门文件进行分类整理、检索、保存；对部门文件进行分类整理、检索、保存；路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉范范围围APPLICATION申申请请/编编制制APPROVAL批准批准ISSUANCE发行发行CANCEL取消取消RECALL回收回收UPDATE更新更新RETENTION保留保留CHECK检查检查/审审核核文件控制范文件控制范围围路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉文件级别文件级别1)手册手册(manual-MA)质量、环境、职业健康质量、环境、职业健康 主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉全体员工或顾客全体员工或顾客2)程序文件程序文件(procedure-PR)文件控制程序文件控制程序 是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针及目标的文件及目标的文件3)支持文件支持文件(work instruction-WI)SOP，SIP，岗位要求，岗位要求 详细说明特定作业是如何运作的关系详细说明特定作业是如何运作的关系4)记录表格记录表格(record-RE)是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的文件文件路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉受控文件类型手册程序文件操作规程作业指导书企业标准检验标准APQPFMEA表格年度质量目标目标、指标及管理方案年度培训计划岗位职责要求工程/工艺更改书外部客户文件年度内外审资料年度管理评审路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉文件编制、审批权限文件编制、审批权限文件类型文件类型编制、修订、编制、修订、废止废止编号提供编号提供审核审核批准批准备案部门备案部门文件分发、文件分发、回收回收手册文件手册编写小组企管部管理者代表总经理企管部企管部程序文件手册编写小组/各部门企管部管理者代表总经理企管部企管部标准类文件职责部门提出部门知识产权部技术部知识产权部总经理知识产权部知识产权部公司管理类文件企管部企管部分管领导总经理分管领导企管部企管部部门管理类文件编制部门企管部部门负责人分管领导总经理企管部编制部门表单编制部门企管部部门负责人/企管部编制部门路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉文件编号原则第一、二级文件编码规则第一、二级文件编码规则NO.文件类型公司代码文件类型顺序号例如/参考1方针、目标、手册文件TPMA001-999TP-MA-001质量手册2程序文件TPPR001-999TP-PR-001TP-EP-014文件控制程序化学品管理程序路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索第三级文件编码规则（公司级）第三级文件编码规则（公司级）NO.文件类型公司代码文件类别顺序号例如/参考1企业标准TP/OCQB001-999OC-QB-001/2009D101检验标准2技术文件TP/OCTC001-999/3管理文件TP/OCWI001-999/文件编号原则路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索文件编号原则第三阶文件编码规则（部门级）NO.文件类型公司代码部门代码文件类别顺序号例如/参考1技术类文件TP/OCQC/HR/MF等QB/TC001-999TP/QC-TC-028水分仪操作规程2管理类文件TP/OCQC/HR/MF等WI001-999TP/QC-WI-015废水管理方案第四阶文件编码规则NO.文件类型公司代码部门代码文件类别顺序号例如/参考1记录表单TP/OCQC/HR/MF等RE001-999TP/HR-RE-001年度培训计划TP/HR-RE-002培训执行表路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉文件发行、修订、作废、遗失处理流程文件发行、修订、作废、遗失处理流程流程流程图图职责权职责权限限相关相关说说明明工作表工作表单单各部门各职责部门编制文件文件编制表格DCC管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部索取编码/分管领导管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核，技术类文件提交技术部/知识产权部审核/分管领导总经理管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及技术类文件由总经理批准；/DCC管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权部备案；受控文件需盖受控印章后下发；/编制部门文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门；有作废文件的，同时收回作废文件；文件分发回收记录关联部门1.文件修订由文件中涉及到的关联部门提出，并填写文件更改申请通知单说明修订原因；2.文件修订原因得到编制部门或相关领导同意后进行文件修订；文件更改申请通知单编制部门2.1 当出现文件需作废时，编制部门提出文件/记录销毁申请表，说明原因，提交申请；文件/记录销毁申请表分管领导总经理2.2 文件/记录销毁申请表提交分管领导审核，上一级领导批准；文件/记录销毁申请表编制部门DCC2.3 各文件编制部门负责回收下发的作废文件；技术类文件由知识产权部回收；公司管理类文件及体系文件由企业办回收；文件分发回收记录企业办知识产权2.4 对回收后的作废文件，DCC要及时销毁，并注销相应文件编号；文件/记录销毁申请表使用部门3.1 文件使用部门当出现文件遗失时，可说明原因，并提出申请；DCC3.2 企业办/知识产权部审核提交申请；3.3根据申请重新发放文件，并做好发放登记；文件分发回收记录路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉记录填写、整理、检索记录记录:记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分分.所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指体系运行效果和产品满足质量要求的程度。
指体系运行效果和产品满足质量要求的程度根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用质量记录：质量记录：质量记录是体系文件的组成部分质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体质量记录是体系文件的组成部分质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系有运行的证实系有运行的证实对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型：对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型：1)与质量体系运行有关的记录，包括：与质量体系运行有关的记录，包括：“质量体系审核报告；质量成本报告；质量体系审核报告；质量成本报告；设计评设计评审报告；审报告；设计验证记录；设计验证记录；设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、考核记录等等训、考核记录等等2)与产品有关的记录，包括：与产品有关的记录，包括：产品鉴定报告；产品鉴定报告；产品审核报告：产品审核报告：产品验证报告；产品验证报告；质量检验记录；质量检验记录；产品试验记录；产品试验记录；不合格品处置报告；不合格品处置报告；产品让步记录，等等产品让步记录，等等。
路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉质量记录的作用质量记录的作用：A.质量记录是信息管理的重要内容离开及时、真实的质量记录，信息管质量记录是信息管理的重要内容离开及时、真实的质量记录，信息管 理就没有实际义意理就没有实际义意B.质量记录是记载过程状态和过程结果的文件质量记录是记载过程状态和过程结果的文件C.质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件D.质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据E.质量记录有利于产品标识和可追溯性质量记录有利于产品标识和可追溯性记录填写：记录填写：记录的填写要求及时记录的填写要求及时,真实真实,准确准确,按规定进行填写按规定进行填写.字迹清晰字迹清晰,不得涂改不得涂改;若有填错若有填错,用线或用线或/线划掉线划掉,在旁边重新填写上正确在旁边重新填写上正确数值数值,并签上修并签上修 改人名字改人名字,填写修改日期填写修改日期.当出显记录空白栏目无内容可填写时当出显记录空白栏目无内容可填写时,要求在空白的适中位置画一横线要求在空白的适中位置画一横线,表示记录已被关注表示记录已被关注,只是无内容可填只是无内容可填.如何是纵向几行均无内容可填写如何是纵向几行均无内容可填写,用一斜线代之用一斜线代之.记录的签署记录的签署(检测人检测人,审核人审核人,批准人批准人)均应签署全名均应签署全名,尽可能清晰易辨不允尽可能清晰易辨不允许有姓无名或有名无姓存在许有姓无名或有名无姓存在.路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉记录整理、保存、检索：记录整理、保存、检索：记录是一种特殊类型的文件。
故记录的整理、保存、记录是一种特殊类型的文件故记录的整理、保存、检索可按照文件要求进行分级整理保存，检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照按照记录控制程序中规定的保存年限进行保存记录控制程序中规定的保存年限进行保存路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉文件分类整理、检索、保存文件分类整理、检索、保存路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下而求索吾将上下而求索业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉业精于勤，荒于嬉路漫漫其修远兮路漫漫其修远兮,吾将上下。