现代公文写作之行政公文.ppt

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1、第二章 行政公文,第一节 通知,一、通知的含义 通知是批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理以及需要有关单位周知或者共同执行的事项、任免和聘用干部时使用的一种公文。通知是各级党政机关，企事业单位使用最普遍的一种文种。,二、通知的特点 （一）应用范围广 通知的广泛性，其一是指使用通知的机关单位广泛，不受发文机关的级别高低的限制；其二是指通知的内容很广泛，无论是上级机关的重要决策，还是日常的工作都可以使用通知进行传达、部署和告知。 （二）使用频率高 由于通知的内容很广泛，使用单位不受级别高低的限制，且行文方便，写法多样，因此通知的使用频率很高，据统计，

2、通知的使用时现行公文中最多的一种，有时能占公文总量的一半。 （三）时效性强 通知对时效性具有明确的要求，它所传达的事项，往往要求受文者及时知晓或迅速办理。例如会议通知，会议一开，通知就被视为无效。,第一节 通知,第一节 通知,三、通知的分类 按内容和作用划分，通知可以分为： 批转、转发性通知， 发布性通知， 指示性通知， 告知性通知， 会议性通知， 任免或聘用性通知。,第一节 通知,四、通知的写作 通知一般由标题、主送机关、正文、落款、日期几部分构成。 在所有的公文中，通知是类型及写法最为复杂的一种。一般说来，不同类型的通知写作有如下共同特点。 标题：“发文机关+事由+文种”或者“事由+文种”

3、。 主送机关：属普发性文件，主送机关较多时，应采用抽象概括的写法，并用顿号和逗号区别主送机关的级别，如：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。 正文：“发文缘由+通知事项+执行要求”。 落款：位于正文右下方。 成文日期：一般位于落款下。,第一节 通知,不同类型的通知具有不同的写法，下面就不同类型通知的标题及正文的写法作一具体介绍。 （一）批转、转发性通知 批转、转发性通知是批转下级机关的公文或转发上级机关以及不相隶属机关的公文时使用的一种通知。其写法如下。 （1）标题。批转、转发性通知的标题制作比较特殊，通常由转发机关名称加上“批转”或“转发”，然后加上被转发文件全称，再

4、加上“通知”二字组成。如XX市人民政府批转XX市经委关于对我市部分工业产品实行控制发展的报告的通知。,第一节 通知,拟写标题时应注意的问题如下： 1.除发布或转发行政法规、规章性公文加书名号外，标题中一般不用标点符号。 2.关于层层转发的通知，标题往往会形成这样的形式：XX市政府办公室转发XX省政府转发省财政厅关于XXXXX的通知的通知的通知，重复且不便于理解。可采取省略中转层次直接取原文件标题的方法，即XX市政府办公室转发省财政厅关于XXXXX的通知的通知。,第一节 通知,（2）正文。批转、转发性通知的正文比较简短，有的通知只有一句话，即写明由谁批准或同意，转发了一份什么公文，然后对有关方面

5、提出要求。这类批转性通知叫“照批照转式”通知。 还有批转、转发性通知除写清楚上述内容之外，还扼要地阐述被批转或转发公文内容的重要性、必要性及执行过程中的具体要求，或补充完善有关内容。这类批转性通知叫“按语”式通知。,第一节 通知,（二）发布性通知 这类通知主要用于发布行政规章。因为是发布（印发、下达）性通知，所以其发布、印发的多数是条例、办法等行政法规，如林业部关于发布的通知。也有部分是应用文书，如国务院办公厅关于印发全国打击传销专项行动方案的通知。需要说明的是，在印发对象中，凡属法规性文件，标题与行文一般称为“颁布”、“颁发”或“发布”，其他文件则称为“印发”。发布性通知的标题和正文写法如下

6、。,第一节 通知,（1）标题。一般使用完全性标题，其内容部分是由“关于发布（印发）”加被发布的文件名称构成。如果被发布的公文是法规性文件，应加上书名号。 （2）正文。发布性通知的正文比较短，依次写清被发布的行政规章的名称、发布的目的、执行的要求和实施的日期即可。有的通知还需要简要地说明被发布规章的适用范围和执行过程中的有关事宜。,第一节 通知,（三）告知性通知 告知性通知是将新近决定的有关事项告知受文单位时使用的通知。这类通知的内容非常广泛，如人事调整、机构的设立和撤销、机关单位隶属关系的变更、单位更名印章范围等。两种标题形式均可使用，正文写清告知事项的目的、依据和具体告知内容即可。,第一节

7、通知,（四）指示性通知 指示性通知是向下级机关部署工作，阐明工作活动的指导原则，要求下级机关办理或共同执行时使用的通知。其标题和正文的写法如下。 （1）标题。指示性通知要求使用完全性标题，如遇特殊情况，还可在通知前加“紧急”、“联合”、“补充”等字样。如中共中央办公厅国务院办公厅关于切实减轻农民负担的紧急通知。,第一节 通知,（2）正文。指示性通知的正文包括两个部分的内容。 1.发文的缘由。主要阐述发文的目的、意义及依据，其目的是提高受文机关或单位对通知事项的重要性和必要性认识，提高执行的自觉性。这部分内容要简短，要有针对性。 2.通知的事项。这是指示性通知的主体部分，应写明指示的具体内容，并

8、阐述执行的具体方法和要求。这部分一般采用分条列项的方法，在写作时应注意条与条、项与项之间的逻辑关系。,第一节 通知,（五）会议性通知 这类通知专门用于通知召开会议的有关事项。 会议性通知在写作上具有要素化的特点，即写清会议的名称，召开会议的目的、依据、会议的中心议题，召开会议的具体时间、地点、参加人员、会前准备工作及其他事项等。,第一节 通知,（六）任免或聘用性通知 这是行政机关任免、聘用干部时使用的通知。也包括设立和撤销机构的通知。 这类通知的正文很简单，通常只写明任免事项或设立和撤销的事项即可。有的也交待一下原因、依据等。在行文写作时，要遵循先任后免或先设后撤的原则。,第一节 通知,关于发

9、布公益性地质资料提供利用暂行办法的通知 国土资发2000178号 各省、自治区、直辖市地矿厅（局），各有关部门和单位： 根据中华人民共和国矿产资源法的规定，我部制定了公益性地质资料提供利用暂行办法，现发布施行。 国土资源部 二年六月十三日（印）,第二节 通报,一、通报的含义 通报是国家机关、社会团体、企事业单位表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况时使用的公文，属下行文。 二、通报的种类和作用 通报一般可分为表彰性通报、批评性通报和情况性通报三种类型。 （一）表彰性通报 表彰性通报主要用于表彰先进人物、先进集体，介绍先进经验，达到激励先进、推广经验、指导工作的目的。,第二节 通报,（二）批评性

10、通报 批评性通报主要用于对工作中出现的影响较大的错误事件、错误的做法进行通报批评，借以告诫和教育人们吸取教训，引以为戒。 （三）情况性通报 情况性通报主要用于向干部群众传达重要精神或重要情况。使广大干部群众及时了解工作中存在的带普遍性的问题或出现的新情况和新问题。以便统一认识，统一行动，推动工作的顺利进行。,第二节 通报,三、通报的写作 通报的结构是：标题+主送机关+正文（+附件）+署名+成文日期 （一）标题 通报的标题通常有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种组成，如“国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报”；另外一种是由事由和文种构成，如“关于给不顾个人安危勇

11、于救人的王XX同志记功表彰的通报”。此外，少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如“中共XX市纪律检查委员会通报”；也有的通报标题只有文种名称，但这种通报一般只见于张贴式通报。,第二节 通报,（二）主送机关 除普发性通报外，其他通报均应该标明主送机关。 （三）正文 通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。 不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下：,第二节 通报,1、表彰性通报的正文，可以分为表彰先进人物、先进集体和介绍先进经验。 （1）表彰先进人物、先进集体的通报正文。这类通报的正文大体可分为四个层次： 一是概

12、括地介绍先进事迹，说明通报缘由。由于它是做出通报的依据，因此要求把表扬对象的先进事迹交待清楚，而且要注意详略得当、重点突出； 二是分析先进事迹的典型意义，并对此作出肯定性的评价，阐明所述事件的性质和意义。 三是写明表彰决定，如通报表扬、授予荣誉称号或给予一定物质奖励等； 四是发出希望和号召。,第二节 通报,（2）介绍先进经验的通报正文。这类通报的正文，一般分为三个层次： 一是简略介绍取得经验和成绩的事迹，并作出表彰决定。 二是介绍取得经验和成绩的单位或个人的具体做法及其成功经验。这是全文的重点，必要时可采取分条列款撰写的方法。 三是指出存在的不足，有则写，没有则不必强求。,第二节 通报,2、批

13、评性通报的正文，大致包括以下四个方面。 （1）情况概述。即首先概括地介绍错误事实发生的时间、地点、简单经过，以及造成的经济损失和政治影响等。 （2）分析原因。主要是客观分析错误事实产生的原因，并指出错误的性质、危害及违反了哪些政策、规定。 （3）处理办法。首先要提供处理的有关依据，然后提出对主要责任者的处理决定和工作上的改进措施。 （4）提出要求或发出警戒。主要是要求被通报的有关单位或人员，从此类错误中吸取教训或向有关方面发出不要再犯类似错误的警戒。,第二节 通报,3、情况性通报的正文，主要包括以下两个方面的内容。 （1）通报的相关情况。这一部分所占篇幅相对重一些。但在写作时要注意表述准确，语

14、言精练。 （2）分析情况和提出要求。即针对通报的相关情况，作出恰如其分的分析，并表明态度，提出今后工作的具体意见和要求。 具体写法，有的是先摆情况，然后进行分析得出结论；有的是先通过简要分析作出结论，再列举情况，来说明结论的正确性和针对性；总之，写法多样，如何表述可因事制宜，无须强求一律。 在写作实践中，应注意情况性通报与批评性通报的区别，不要将二者混淆在一起。,第二节 通报,（四）署名和日期 在通报正文的右下方，署发出通报的机关单位名称，署名下面写成文日期。,第二节 通报,四、撰写通报应注意的问题 （一）通报的内容必须真实 通报的事实和所引用的材料，都必须真实无误。动笔前先要做好调查研究，对

15、有关情况和事例要认真进行核对，并客观、准确地进行分析和评论。 （二）通报的决定要恰如其分 无论哪一种通报，都要做到态度鲜明，分析中肯，评价实事求是，结论公正准确，用语把握分寸。否则通报不但会缺乏说服力，而且有可能产生副作用。 （三）通报的语言要简洁、庄重 其中表彰性和批评性的通报还应注意用语分寸，要力求文实相符，不讲空话、套话，不讲过头的话。,第三节 请示,一、请示的概念和适用范围 （一）请示的概念 请示“适用于向上级机关请求指示、批准”的公文。请示为上行文，具有强制回复的性质。请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于： 1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处

16、理； 2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情； 3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。,第三节 请示,请示和报告既有相同之处，又有区别。 相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。 区别在于：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。,第三节 请示,（二）请示的适用范围 请示作为报请性的上行文，应用范围十分广泛。大致可归纳为以下几个方面。 （1）下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有问题或没有把握，需要上级机关给以指示时，要用请示。 （2）下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示。 （3）下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要向上级帮助解决时，要