高效会议管理商务版

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1、1,高 效 会 议 管 理 （商务版）,孙业利 博士 上海圣博华康投资管理有限公司,2,倾听和关注 会议是管理最综合最直接的表现,3,效用,功效,效应,效力,效果,时效,绩效,高效会议结构原则,效益评价,效率实施,4,1.效用,目标和方向 几何困境 存在价值 会议板块 会议类型 开会政策 会议成功要素 不开会的理由 会议文化,5,会议几何困境,1.效用,目标和方向,平均一生中9000小时的会议 每年企业中30%在开会 中层管理人员开会时间超过35% 高层管理人员开会时间超过50% 全美每天开会人数超过1000万 年人事费用的7%-15% 无效会议损失人均800美元/ 年 （会议复原综合症）,6

2、,会议几何困境,2 4 16 256,1.效用,目标和方向,2 2 2 2,员 工,决策层,管理层,基 层,7,会议几何困境,1.效用,目标和方向,波纹 效应,波纹效应 (ripple effect) 15人会议 影响300人 持续一周以上,8,意义表现存在价值,1.效用,目标和方向,阶 层 和 资 源,组 织 和 部 门,权威和领导,能力和方法,9,意义表现存在价值,1.效用,目标和方向,群体决策的水平型组织,层次决策的等级制组织,10,会 议 板 块,1.效用,目标和方向,董事会 代表会 商务谈判 人事安排 财务 计划 ?,报告、动员和布置 生产会 务虚会 商务会谈 计划准备 研讨、论坛

3、和学习 社会活动组织 ?,信 息 传 递 决 议 决 策,11,规模：大会、中会、小会、小组会、一对一 手段：电话会、广播会、网络会、视频会、现场会 内容：讨论会、专题会、报告会、技术会、业务会、 对象：内部、外部、国际、层次 时间：例会 年会、季度、周会、晨会、临时会,1.效用,目标和方向,会 议 类 型,12,会议管理机制和机构 更有效的解决办法 参与者了解目的性 合适的人员 准点 时间和地点 议题到位 合会与分会 不要怕取消,1.效用,目标和方向,会 议 政策,13,1.效用,目标和方向,成功会议基本要素,共同内容注意点 共同过程注意点 维护开放和平衡的会议环境 保护参与者不受人身攻击

4、明确角色分配,14,1.效用,目标和方向,成功会议基本要素,“多头怪物” 案例 梁先生是一个行业协会会员部主任，他召集王科长、钟小姐、金秘书一个会议。 梁（不容反对地）：我很清楚，问题是需要增加100元的年会员费。 王（咄咄逼人地）：如果这样，会员会减少。事实上我们需要改个好听的名字，以适合实际需要。 梁（口气缓和）：年费只增加50元怎么样。 钟小姐（以希望的口吻）：我们可以请一个好一点的集资人员，我认识这样一个人的。 王（得意地）：把“协会”改成“俱乐部”怎么样？这听起来更加有时代感！ 金（第一次插话）：你就知道赶时髦，难道我们不能将预算削减一些吗？我知道现在有人乱报销。至少可以减一点儿。,

5、15,准备不足 结局渺茫 更优的替代方法： 自己解决 单独交谈 通知和告示 问卷调查 电话信函 口头传达 重复和已经达成一致,1.效用,目标和方向,不开会的理由,16,杨经理刚上任，发现部门里的员工工作时特别缺少积极性，经理很想了解其中的原因，于是首先召开了一次会议，但在会议上，他发现员工们并不承认自己工作缺乏积极性，并且回避原因所在，似乎是有些顾虑。 于是杨经理决定改变方法，他先找到了比较敢说的小刘私下面谈，了解到问题可能出自两名员工身上，他们是副总经理的亲戚，副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为，但却总是多得很多利益。 杨经理又通过不记名调查问卷的形式向大家了解了进一步的情况，找

6、到了问题的根源所在。于是直接向董事会反映，董事会将以权谋私的副总经理降职，并将他的两位亲戚解聘。之后，杨经理又发了一个通知，要求大家调整心态，提高工作积极性。 虽然再没有召开一次会议，但部门风气却迅速成功好转了。部门的效益也随之上升。,1.效用,目标和方向,小 案 例,17,1，公司需要制定新的员工规范，关系到每个员工的行为准则。 2，国家刚对税制进行了调整，企业所得税和增值税的税率都有不同幅度的变 化，需要让相关的人员都能深入了解。 3，员工们在周五都计划着自己的周未活动，但经理想安排周五的晚些时间了 解一下大家的工作情况。 4，李主任上任一个月，很希望了解一下下属对自己的评价，并且希望从基

7、层 得到进一步改进自己工作的建议。 5，上半年公司利润下滑，总经理很生气，于是打算将各个部门经理召集起来 研究情况，但是谁都知道销售经理和广告经理很对立，他们一定会在会上 彼此大加指责。,1.效用,目标和方向,判断是否开会,18,资源的准备 管理的过程 生产的产品 团队的载体 一个团队的目标应该和整个组织的任务相关联，并对之提供支持。 卡尔. 哈会曼 团队合作,1.效用,目标和方向,会 议 文 化,19,2.效力,敬业和专业,准备开会 组织和组织者 专题会筹备组 场外功夫 休哈特循环 议程设计,对象和人数 开会形式 程序 临时会议小组 VIP管理 会议成本,20,准 备 开 会 笔记本、电脑、

8、笔、手、桌子、椅子、黑板 还缺少什么？ 讨论讨论 研究研究,2.效力,敬业和专业,21,组织和组织者 机构： 个人 小组 常设机构 责任：制定主题、组织开会、目标管理 重点：合适的组织者 在员工会议上，主管负责人应该是一个领导者、观察者、稽查员、提问者和决策者，请注意在这其中不包括说教者。一个主管人员决不能利用员工会议来自以为是地宣讲道理。 英特尔公司执行总裁 安迪.格罗夫,2.效力,敬业和专业,22,专 题 会 筹 备 组 领导小组 执行委员会 秘书组 保障组 专家组 商业组 支持单位,2.效力,敬业和专业,23,场外功夫 休哈特循环 沟通：全面、完整、对称、及时、通路 协调：主次 先后 调

9、整 精心：用文案来表达,2.效力,敬业和专业,Act Plan Check Do,24,议 程 设 计 主题与目标：清晰并达成决定 选择开会形式 开会对象 时间和地点 主持人选择 发言者 可能的结论 文件准备和发放 工作分配落实,2.效力,敬业和专业,25,对象和人数 直接部门 关联部门 合适人员 讨论会 报告会 生产和技术分析会的平均人数 项目 17 行政 18 销售 15 人事 15 研发 13,2.效力,敬业和专业,26,选择参会对象记录,2.效力,敬业和专业,Y,N,Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,Y,N,Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,Y,N,Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,Y,N,

10、Y,N,Y,Y,N,N,N,Y,27,开会形式：组织间会议,2.效力,敬业和专业,一个组织内部的统一 内部配合和默契 收集与会组织和代表信息 事先的沟通 瓦解和中融,28,组织间会议作业,2.效力,敬业和专业,利用将参加的一次组织间会议进行记录 1，此次会议的议题是_-，在会议召开之前，已方的意见（已经/ 还未） 达成统一，于是我们（要/不）召开已方的事先预备会。预备会后（达成/ 没有 达成）的统一。 2，此次组织间会共有_方参加，分别是_。 3，他们的情况有_在这些组织中，有一些人值得注 意，他们是_。 4，这些人的特点是_。 5，还有一些可能有用的信息，包括_。 6，对于将召开的会议，已方

11、（有/ 没有）会议领队，他们是_。 其它人（有/ 没有）明确分工，包括_负责_。 7，另外，已方还安排了一些可能需要的行动，是_。 此次会议最后（取得了/ 没取得）成功。,29,2.效力,敬业和专业 特殊会议形式,单独谈判 大型会务 新闻发布会 网络会议 会议阴谋,30,2.效力,敬业和专业,一对一会议,正方 做好充分准备 提建议和施加压力 会前拜访 选择合适的场所 定下基调,反方 发现优势 掌握信息 保守秘密 适当压力 守住底线 后发制人 故意误解,31,2.效力,敬业和专业 听证会案例,上海居民用户排水收费标准拟由现行的0.70元/立方米调整为1.00元/立方米，同时拟将居民和非居民用户的

12、收费标准适当拉开差距。昨天下午，（5月13日）市物价局就调价方案举行了公开听证，21名公开聘请的代表和10名旁听市民参加听证会，对调价幅度基本认可。提交听证会申请方案为： 方案一：按居民与非居民用户区别收费 排水收费标准由现行统一的0.70元/立方米分别调整为：居民1.00元/立方米；非居民1.20元/立方米。 方案二：按排放污（废）水性质分类计价 为体现“按污染程度收费”原则，并为逐步建立“按质计价”的收费机制创造条件，拟对非居民排水户按其排放污（废）水性质采取分类计价，适当拉开收费差距。排水收费标准分为四档。会上，多数与会代表原则上同意第二方案。代表李中亮先生说：“此次听证会提出的调价理由

13、还是从纯粹的经济角度，作为价格调整听证会，目的还不够明确。 望能促进企业合理用水：参与听证会的一位浴场老板表示，目前浴场水费是5元/吨，排水费是0.7元/吨，如果排水费调整到1.4元/吨，浴场压力很大。 排水企业应探索“增效降本”：上海社会科学院王先生说：“水价分为刚性部分和弹性部分。每个人每天都必须喝一定的水，这是刚性的。而超出必须使用水的部分是弹性的，排水费调整应该在弹性部分合理调整。” 他认为，排水费调整的关键，应该是通过价格调整来提高社会节水意识，但价格杠杆不是万能的，不能一刀切。另外，排水企业今后要努力探索“增效降本”，如污泥的再利用问题等。同时对企业用户收费也要适当考虑，因为企业用

14、户会把这些成本摊到产品中，无形中又把这些费用摊到市民身上。目前来看，污水处理设施运行缺少一定的资金，适当调价是合理的。 市物价局表示将认真梳理代表意见，提出基本方案后，提交市政府常务会议公布实施。,32,敬业和专业 网络视频会议 网络视频电子系统 适用的时间、内容和对象 控制会议中的发言和文件传输 丰富的数据量和个性化表达,2.效力,33,程 序 会议要点和注意事项 介绍与会者 请主持人 介绍会议议程 致辞 主题发言 评论和交流 提问和讨论 小结和布置,2.效力,敬业和专业,34,临时会议小组TCG 小组关系只限于会议期间 人员组织与召集 不同主题和兴趣,2.效力,敬业和专业,35,V I P

15、 管 理 谁来决定谁是贵宾 专人负责联络 到会与离开 保密措施和安全措施 贵宾就坐和发言安排 贵宾文件礼品 结伴和随从安排,2.效力,敬业和专业,36,2.效力,敬业和专业,直接成本：所有费用和支出 时间成本：与会者时薪*时间*人数 效率成本：开会耽误的收益*此收益可能性 伍德法：实际工作日每分钟薪水（1+0.3）*时间*人数,会 议 成 本,37,3.效应,环境和艺术,问题在哪里 开会时机 选址要素 会场环境 会场排坐 会议材料 主持人 发言者沟通 会议互动,引发讨论 决策“德菲尔法” 演示工具 PPT技巧 与会议有关的色彩 厌会情结的处方 会议虫药剂 化解冲突的方法 会议病的理疗,38,问题在哪里 打瞌睡 讲话、争执、无主题、接电话 迟到和早退 无反