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1、高效会议管理,我们的约定,学员需有以下三个承诺 要积极参与发言 要积极听取他人发言 要在自己工作上运用,准时到教室 手机放置无声,培训大纲,召开会议的时机与决定 有效的会议管理流程 会议前的准备 会议中的控制 会议后的跟进 会议主持管理技巧,会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？,整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！,我们为什么要开会？,显示组织/部门存在 巩固主管地位 激励士气 ,理想的会议时机,选准开会的时机,需要下属为你决策提供信息,你需要进行一个重要的人事决定,听取下属汇报工作,人们对
2、于如何解决问题有不同意见,你是唯一做决策并且知道该怎么做的人,团队成员对上次会议的结果感觉挫败,有事需要当众表扬或批评,需要澄清下属应对重要项目中的负责,上次会议的与会者没有按时完成工作,给小组委派任务,不需要 开会,需要 开会,会议的频率,固定的部门会议,建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次， 否则容易形成 拖沓的不良习惯； 将会议时间记录在笔记本上， 以防因一时疏忽造成工作上的被动。,处理意外的会议,建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。,小范围会议,建议频率：按需要 注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不
3、要超过1小时。,会议的角色,其他可能的会议角色 时间控制者 专家 决策制定者 发现者 “问题小子” ,高效会议流程,Plan 会前准备,策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知,Do 会中控制,宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议,Review 会后跟进,迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议,策划会议议程,会前准备,会中控制,会后跟进,策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知,明确会议内容 召开会议的目的 描述目标与产出 确定与会者角色 罗列需讨论项目 设定流程顺序 寻求项目间的联系 区分信息分享与问题分析及决策制订 先易后难，先
4、简后繁 把复杂项目分解成相对简单可控的,会议议程 主题：ST1000产品设计 目的：决定ST1000的最终设计稿 目标：选择1种基本满足团队主要需求并且可以预算内实施的方案；,策划议程的几点建议,会前准备,会中控制,会后跟进,策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知,议程,目标,期望成果,利益关注点,后续行动,回顾期望值,重复PDR,筛选参会人员,会前准备,会中控制,会后跟进,策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知,会议行政安排,会前准备,会中控制,会后跟进,策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知,会议地点,会议室布置,设备与材料准备,点心饮料及其
5、他,发送会议通知,会前准备,会中控制,会后跟进,策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知,问题的预先防范,会前准备,会中控制,会后跟进,策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知,可能存在的障碍 与会者没有及时获得通知 与会人员没有相应的职权去解决问题 事先没有解决与会者的冲突 可能的应对措施 尽量提前发布会议信息 预先确认与会对象 设置一个合理的会议目标 取消会议 在会议前预先进行沟通,会前准备检核清单,会前准备,会中控制,会后跟进,策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知,判断分析题：课前准备工作,会前准备,会中控制,会后跟进,策划会议议程 筛选参会
6、人员 会议行政安排 发送会议通知,高效会议流程,Plan 会前准备,策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知,Do 会中控制,宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议,Review 会后跟进,迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议,宣布会议规则,会前准备,会中控制,会后跟进,宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议,会议规则是与会者的行为承诺契约。 确定和宣布会议规则的目的是： 帮助团队在会议中保持聚焦在关键问题上，并形成决议； 就团队成员如何互动，为会议作出贡献达成共识； 会后可以用于评估会议中团队工作是否有效； 帮助区分会议中“恰当
7、的行为”与“不恰当的行为”。,高效会议的行为准则建议,会前准备,会中控制,会后跟进,宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议,恰当扮演自己的角色领导者,会前准备,会中控制,会后跟进,宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议,负责整个会议，设定会议内容与产出 确认与会者名单 提供支持、信息和资源 营造氛围 鼓励创意 作出决定 需要认真充分的准备、参与并影响会议 为会议设定合理的较高期望值 在会议中多使用“我们”而非“我” 提醒团队任务的重要性,恰当扮演自己的角色推动者,会前准备,会中控制,会后跟进,宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议,参与者,领导者
8、,负责控制会议的程序与进度 坚持实施会议的议程； 适当“管理”与会者的行为 确保与会者处在“安全”状态； 记录团队的建议与决议； 时间控制； 必要时把大家带回正题； 协助归纳和澄清观点； 协助达成会议成效； 提供反馈；,恰当扮演自己的角色参与者,会前准备,会中控制,会后跟进,宣布会议规则 恰当扮演角色 控制议程进度 推动达成决议,推动者,领导者,负责积极的为会议贡献“输入” 事先了解会议议程与目标； 了解会议背景，搜集有用的信息； 积极倾听； 积极提供观点与建议； 遵守会议议程与规则； 恰当的与会“行为”； 承诺并履行安排的任务；,控制议程进度,会前准备,会中控制,会后跟进,宣布会议规则 鼓励
9、积极参与 控制议程进度 推动达成决议,TIPS：用好会议白板 帮助团队讨论聚焦 即时记录会议内容与要点 鼓励参与 “共有”观点 增进成就感,严格按议程控制进程,控制议程进度的技巧（一）,会前准备,会中控制,会后跟进,宣布会议规则 鼓励积极参与 控制议程进度 推动达成决议,控制议程进度的技巧（二）,会前准备,会中控制,会后跟进,宣布会议规则 鼓励积极参与 控制议程进度 推动达成决议,群体决策的几种技巧,会前准备,会中控制,会后跟进,宣布会议规则 鼓励积极参与 控制议程进度 推动达成决议,高效会议流程,Plan 会前准备,策划会议议程 筛选参会人员 会议行政安排 发送会议通知,Do 会中控制,宣布
10、会议规则 鼓励积极参与 控制议程进度 推动达成决议,Review 会后跟进,迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议,会议评估要点,会前准备,会中控制,会后跟进,迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议,会议评估应当包括： 将会议的结果与起始设定的议程及目标进行比较以评估会议的有效性； 检查会议是否符合团队程序，符合有效会议标准 及时流转会议记录 会议技巧的个别辅导 知识分享,有效会议对照评估表,会前准备,会中控制,会后跟进,迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议,发送会议纪要,会前准备,会中控制,会后跟进,迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进
11、持续改进会议,仔细阅读理解会议纪要 考虑自己任务的完成方法 会议是一项新任务的开始 检讨自己在会议中的角色完成情况,与缺席的同事沟通 负责实施跟进 如有需要找高层协助 如有必要，安排下次会议议程 会议之后检讨得失 针对意见做出改进,立即行动跟进,会前准备,会中控制,会后跟进,迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议,领导者,参与者,持续改进会议,会前准备,会中控制,会后跟进,迅速总结评估 发送会议纪要 立即行动跟进 持续改进会议,成功会议不是偶然的，必须具备4大关键因素 严格执行纪律 鼓励积极与符合准则的会议行为 有效履行角色 有会议主持，并且所有与会成员均有清晰的角色与职责 充分酝酿议程 明确的内容、确切的时间长度以及负责人 持续优化循环 会前准备、会中控制、会后跟进,会议主持管理技巧,掌控会议全程管理 会中巧妙现场应对 几种特殊会议管理,会议管理流程,会议进行控场技巧,虚拟会议管理,
