时间管理培训资料模板

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1、,1,源通和 经理人培训 之 时 间 管 理,8/18/2019,培训内容,8/18/2019,2,时间的特点 影响成效的因素 有效利用时间的技巧,下面哪些做法是对您的描述：,先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否 先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否 先做紧急的事再做重要的事吗？ 是 否 按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否 不到接近最后期限的时候不真正投入项目吗？ 是 否,8/18/2019,3,8/18/2019,4,时间的特点,时间是一种特殊的稀缺资源 不能再生 不能被节省或储存下来 对每一个人都均等 是有限的,个人时间使用状况,80岁 -不能自主20年（1-20） 60 -老年时期20

2、年（60-80） 40 -睡眠13年（8h/d*365*40）/24*365 27 -三餐4年（2.5h/d）不包括下午茶 23 -交通2.5年（1.5h/d） 20.5 -闲聊打电话1.5年（1h/d） 19 -看电视5年（3h/d） 14 -休闲5年（3h/d）娱乐、锻炼、看电影 听音乐、看书 9 -其他1.5年（1h/d）刷牙洗脸、大小便 洗澡化妆、看报纸 7.5 -虚度时间4.1年(7天休假、白日梦1h/d、 闹情绪无法集中精力工作1h/d、 3.4,8/18/2019,5,3年4个月,影响成效的因素,8/18/2019,6,7,时间管理的杀手分类,8/18/2019,十大时间杀手,1

3、、不分轻重缓急，一次想完成太多事情，不懂得统筹安排 2、电话与不速之客，等待与各种干扰来袭 3、工作环境杂乱 4、不会说“不”的“老好人” 5、拖延的坏习惯 6、沟通不良，做无用功 7、事必躬亲不懂授权 8、不必要的会议 9、没有目标或缺乏计划，没有设定完成期限 10、官僚作风,8,8/18/2019,案例：马经理的一天,上司打电话让马经理去谈话，谈了关于人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、客人来访等，谈话延续到10点。 准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资问题，解释到10：20。 找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属请示其他工作，马经理的思路和时间被分割和打断，布置工

4、作一直延续到11点。 对文员报上来的文件等进行批示、处理，阅读文件、各类报告、建议书等，到12点，还有一部分没过目。 匆匆吃了饭，看了会报纸、与同事聊了会天，猛然想起总经理交代的人力资源规划报告还没完成，于是赶紧冲进办公室。,为什么时间总不够用,8：30,10：00,10：20,11：00,12：00,9,8/18/2019,案例：马经理的一天,与销售经理讨论业务员招聘事宜，由于对招聘专员的工作不放心，本应是下属的职责，马经理准备亲自做相关计划。 招聘计划、招聘人员资格、招聘渠道及广告发布等内容拟定占去了马经理2个小时时间。 刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了会个人

5、的私事和公司最近的传闻。 召集下属开会，因下属反映部门内部不团结影响到了工作，但会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。 下属走后，已经下班时间，没有时间完成报告，马经理只好带着未完成的报告回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。,为什么时间总不够用,13：00,14：00,16：00,16：30,17：00,8/18/2019,10,马经理的时间哪儿去了,为什么时间总不够用,会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。,喜欢下属事事请示和官僚汇报的作风，下属的不断请示和汇报，大大浪费了自己的时间。,上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。

6、,对公司员工解释薪酬问题，这本不属于马经理的事，有薪酬主管,对下属工作不放心，事必躬亲，替下属做工作，结果每天埋在事务性工作里。,8/18/2019,11,有效利用时间的技巧 时间管理方法一：有效的计划,做好每日计划 周工作计划安排,8/18/2019,12,确定工作目标,8/18/2019,13,计划,适当 授权,角色,目标,如何利用你的时间更有效地工作,澄清你的工作 和你的老板保持一致,8/18/2019,14,石块、碎石、沙子和水,8/18/2019,15,石块、碎石、沙子和水,8/18/2019,16,紧急,不紧急,不 重 要,重 要,第 一 象 限,第 三 象 限,第 二 象 限,第

7、 四 象 限,防患于未然 改进产能 建立伙伴关系 发掘新机会 规划,危机 紧迫的问题 有限期压力的计划,不速之客 电话、信件与报告 不重要的会议 必要而不重要的事务 受欢迎的活动,繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动,重要性和紧急性,重要性： 与目标有关的活动 凡是有价值的，有利于组织和个人目标实现的事情,8/18/2019,17,紧急性： 是指必须立即处理的事情 显而易见且拖延不得，但不一定很重要的事情,8/18/2019,18,上级主管和你在工作的优先顺序上可能会有所不同-澄清你的工作目标和你的上级保持一致 工作的优先顺序会变化，所以需要在每天开始时重新进行评估。 越是

8、接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要,确定优先处理次序,8/18/2019,19,日常行动只规划60%； 对不期而至的活动规划20%； 突发事件20%。,确定优先处理次序,8/18/2019,20,如果偏重处理第一类事物,时刻有压力感，总在处理危机、收拾残局，因此显得心力交瘁,8/18/2019,21,IV,III 菜鸟 紧急但不重要 短视近利 轻视目标与计划 工作无重心 缺乏自制力 危机处理,II,I,缺乏自制力、短期行为严重，喜欢巧言令色，人际关系浮泛，头重脚轻根底浅！,如果偏重第三类事物,8/18/2019,22,IV 既不紧急又不重要,III,II,I,全无责任感 没有正确的方

9、向 依赖他人或社会机构维生,工作没有头绪和重点，长久工作不保！,偏重第四类事物,8/18/2019,23,II 重要但不紧急 有远见 有原则 善于平衡 善于把握时间 对危机有预见及行动,结果：运筹帷幄，决胜千里！,偏重第二类事物,小结,8/18/2019,24,偏重于石块一类事务的人，他的碎石会很少。 偏重于碎石一类事务的人，他的碎石会源源不断,时间管理的策略,8/18/2019,25,“三步药方”,把要做的事情列一份清单 从最重要的事情开始做起 每天都这么做,8/18/2019,26,如何提高工作效率,1、了解自己每天工作时段的特性，并善用之； 2、以PLANDOCHECKACTION(戴明

10、环）的方式安排工作； 3、保持良好的体力，养成运动的习惯。 4、身体均衡地发展，培养良好的爱好。 一日之计在于昨天下班前。 一周之计在于周六、日。 一月之计在于月底。,27,8/18/2019,1、工作时段分配法则,8/18/2019,28,2、每周工作性质分配法则,29,8/18/2019,3、如何管理你的Email,葛洛夫：你的时间是不是被Email切成零碎的片断，集中处理它。 （安迪葛洛夫(Andy Grove)博士，1936年出生，是一位匈牙利出生的犹太裔美国企业家，他参与英特尔公司的创建并主导了公司在1980年-2000年间的成功发展。1998年当选时代周刊年度世界风云人物。）,30

11、,8/18/2019,先问自己以下这几个问题,1、你一天花多少时间看Email？ 2、你看Email的时间是连续的，还是片断的？ 3、你的Email有没有分类？ 4、你回信时是边看边回，还是分类后集中回信？ 5、你进Email信箱 先看信，还是先发信？,31,8/18/2019,3、如何管理你的Email,如何提高Email处理效率,1、一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题都浏览一遍，然后做分类的动作。 2、养成习惯，一天只有三个时段看Email。 3、除了急件以外，集中时段回信。,32,8/18/2019,看Email的时段分配,33,8/18/2019,Email资料夹的分类,1、已回复

12、/完成 （1）公务 （2）私人 2、后续工作 （1）紧急处理 （2）老板OR上级交代 （3）重要 （4）一般 （5）私人 3、计划进度 4、有空再看,34,8/18/2019,8/18/2019,35,时间管理方法二：授权,授权是上级向下级分配工作的过程, 它通常与一个管理者的责任相关联 是可以帮助你节约时间的有力武器 可以增强一个管理者的聪明才智 把工作授权给下级, 是给下属发展的机会 不是用来惩罚下级 不是让管理者摆脱自己不喜欢做的事情！,8/18/2019,36,制定所分配工作的目标 制定需要的结果 制定下属的权力范围及规定 制定完成工作的限期 询问下属的意见及疑问 定期跟踪进展并及时修

13、正,如何授权,8/18/2019,37,倒授权猴子现象,每当我们对这些请求说“是”的时候，我们就收集了另一只猴子由别人引起的问题 猴子会吃光我们的空余时间 接受猴子同时意味你与下属的角色转换,8/18/2019,38,处理“猴子”,猴子生病了，要找出治病的方法指点迷津 这是谁家的猴子，猴子由执行者喂养分清责任 替猴子保险，给予建议，立即行动提供建议和选择 定期检查猴子的身体定期跟进,永远别说：“我来了，你别管了。”,猴子管理法则的启示,1、每个人都应该照看自己的“猴子”（责任） 2、不要麻烦别人照看自己的“猴子” 3、组织中每个人都应该明白自己照看哪些“猴子”以及如何照看好它们 4、不要试图把

14、自己的“猴子”托付给别人照顾。这里的别人可能是上级、下属、别的部门的同事，也可能是公司、社会乃至上天和命运 5、不要出现没有人照看的“猴子”，也不要出现两个“主人”以上的“猴子” 6、作为上司不仅应明确让下属知道他应该照看好哪些“猴子”，更需要训练下属如何照看好他们的“猴子”。 7、 、“猴子管理”并不适用于所有管理。比如说我们在创业初期时，就需要创业者或创业团队背负所有的“猴子”。并主动的帮助其他人背负“猴子”，否则创业不会成功。就像比尔盖茨一样，不仅要背负写软件这只“猴子”，还要背负卖软件这只“猴子”。,39,8/18/2019,8/18/2019,40,时间管理方法三：控制和约束,帕金森

15、定律： 对于一个不称职的管理者，他可能有几种解决的办法？ 工作往往会越拖越长， 最终耗尽所有可用时间,8/18/2019,41,制定有效的工作计划，并按照执行 有效的处理电话 有效的处理不速之客 改善拖延的习惯 高效的会议,控制和约束,42,改善环境-从办公桌开始,8/18/2019,43,只打开正在使用的文件,发函文件经常清理,只保留当前的来函文件,文件都是最新的,最频繁使用的文档极易拿到,电话伸手可及,常用文档靠近办公桌,无用的东西及时清除,清理办公桌,8/18/2019,8/18/2019,44,时间管理方法四：开发时间,能力开发 善用节省时间的工具 善用零碎与业余时间 定时运动，保持健

16、康 根据个人的节律安排时间,分析你的时间,每日活动记录表 时间管理自行诊断表 时间计划表,45,8/18/2019,时间计划表,46,8/18/2019,时间管理自行诊断表,今天做了哪些有意义的事？ 今天有哪些事情是适当的时间内做的？ 今天有哪些事情是不适当的时间内做的？为什么在不适当的时间内做了这些事情？ 今天最有效率的是哪段时间？为什么这段时间最有效率？ 今天最没效率的是哪段时间？为什么这段时间最没效率？ 今天工作中最大的干扰是什么？为什么产生干扰？这干扰是否可控制或排除？ 今天最严重的三个时间杀手是什么？以后有无可能排除这些杀手？如何绕过它们？ 今天做了哪些不需要自己亲自动手的事？ 今天花费了多少时间做最重要的事？ 今天花费了多少时间做不重要的事？ 今天有哪些事情本来应该花费更多的时间去做？ 今天有哪些事情本来