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1、广东省清远市锅炉容器与特种设备检验所程序文件第一版编制：本所编写组审核： 批准： 受 控 广东清远 非受控发布：二00四年八月一日 实施：二00四年八月一日广东省清远市锅炉压力容器与特种设备检验所程序文件文件编号：QP01第1页共4页文件控制程序第一版第0次修改颁布日期：2004.8.1l.0 目的对与质量管理体系有关的文件实施控制，确保质量管理体系的有效运行。2.0 范围适用于本所质量管理体系要求的文件（包括外来文件）的控制。3.0 职责3.1 综合室负责文件的接收、发放、更改控制和管理。3.2 质量负责人、副所长负责相关文件的审核，所长负责相关文件的批准。3.3 各职能部门负责现行相关有效
2、文件的使用、保存、更新等管理。4.0 程序4.1 本程序管理的文件包括管理文件、技术文件和外来文件。4.2 文件的编制、审核和批准4.2.1 质量负责人负责组织质量手册程序文件和相关管理工作文件的编写，副所长负责组织技术文件的编写。4.2.2 质量手册和程序文件由质量负责人审核，相关管理工作文件和技术文件由副所长审核。4.2.3 管理文件由所长批准，技术文件由副所长批准。4.3 文件的发放4.3.1 文件分“受控”和“非受控”两种状态，本所内部使用的文件必须是受控文件，文件上应有“受控”标识。4.3.2 质量手册依据手册上确定的发放范围发放，其它文件由文件编制组织人根据实际需要确定发放范围，由
3、综合室发放。同时综合室将文件发放签收表（QR01P01）交由文件接受人员履行签收手续。4.3.4 文件使用人将文件损坏或丢失需要申请补发时，应填写文件领用申请表(QR02P01)经相关领导批准后，向综合室领取。广东省清远市锅炉压力容器与特种设备检验所程序文件文件编号：QP01第2页共4页文件控制程序第一版第0次修改颁布日期：2004.8.14.3.5 综合室对丢失的文件补发时，按新的分发序号发放，对损坏的文件补发时，按原分发序号发放，并收回损坏的文件销毁。4.4 文件的更改4.4.1 各部门所使用的文件，任何人不得随意在文件上更改。4.4.2 文件需要更改时，应经所长批准后，方可进行更改。更改
4、时，应确保同该文件相关的文件同时得到更改。文件更改后，应按4.2.2和4.2.3条规定进行审批。4.4.3 文件作条款更改时，更改人应将经审批的修改页交综合室发至文件的使用部门或使用人，并将被更改页收回销毁。4.4.4 文件更改、换页或换版发放时，综合室应按4.3条的规定发放。4.4.5 非受控文件不需随文件更改而更改。4.5 文件的作废 4.5.1 作废文件必须由综合室收回，填写文件销毁申请表（QR03P01）并进行销毁，文件使用部门或使用人不得以任何借口私自保留。4.5.2 作废文件收回后应即时销毁，若需保留作为资料，应在文件的封面及每页上盖“作废”标识并隔离保存。4.6 文件的管理4.6
5、.1 本所制定技术资料及档案管理制度（QW04）、图书管理制度（QW03）等文件作为本程序的支持性文件。由综合室统一对本所资料实行归口管理对已经形成的文件并收到的文件在文件资料归档登记表（QR04P01）记录。4.6.2 各部门对所使用的文件应妥善保管，保持整洁，不得乱涂、乱画，有保密要求的应注意保密，不得自行复印。4.6.3 各部门人员因工作需要需借阅文件时，应到综合室按综合室的要求办理借阅手续。广东省清远市锅炉压力容器与特种设备检验所程序文件文件编号：QP01第3页共4页文件控制程序第一版第0次修改颁布日期：2004.8.14.6.4 综合室和各部门应对文件和资料的保管提供适宜的环境和设施
6、，满足防潮、防火和防鼠害、防虫蛀的要求。4.6.5 外来文件管理4.6.5.1外来文件包括设备检测、管理方面的法律、法规，国家及行业标淮及顾客所提供的被检产品的技术文件等。4.6.5.2所内各部门均可接受外来文件，但必须送交综合室统一管理，任何部门和私人不得私自保留。4.6.5.3收到外来文件后，综合室应在每份文件封面或适当位置进行标识，注明接受时间，同时在文件资料归档登记表（QR04P01）上作好记录。4.6.5.4对外来标准，副所长或相关部门负责人应负责判别是否为适用的标准，确保获得和使用标准的最新版本。需要时，应确定发放范围，由综合室按4.2条规定发放。4.6.5.5外来文件旧版本被新版
7、本取代而作废时，按4.4条执行。4.7 文件编号原则4.7.1 质量手册编号：QM版本号（如01、02）手册代号4.7.2 程序文件编号：QP序号（如01、02）程序文件代号广东省清远市锅炉压力容器与特种设备检验所程序文件文件编号：QP01第4页共4页文件控制程序第一版第0次修改颁布日期：2004.8.14.7.3 相关管理工作文件编号：QW序号作业文件代号4.7.4 质量记录编号：QR所属文件代号记录序号记录代号4.8 在文件管理中，所需的“受控”印章，由综合室妥善保管，不得外借。5.0 相关文件技术资料及档案管理制度(QW04)图书管理制度（QW03）6.0 执行记录文件发放签收表（QR0
8、1P01）文件领用申请表（QR02P01）文件销毁申请单(QR03P01)文件资料归档登记表（QR04P01）文件资料一览表（QR05P01）文件借阅登记表（QR06P01）广东省清远市锅炉压力容器与特种设备检验所程序文件文件编号：QP02第1页共2页质量记录控制程序第一版第0次修改颁布日期：2004.8.11.0 目的对质量记录进行控制和管理，为证实质量活动符合规定的要求以及为质量管理体系有效运行提供客观证据。2.0 范围适用于本所质量管理体系所有的质量记录。3.0 职责3.l 综合室负责对本所的质量记录进行统一管理、编号。3.2 各职能部门对其所产生的质量记录在交由综合室之前进行管理。3.
9、3 从事质量记录填写的人员对记录的内容和每一个数据的准确性、真实性、齐全性负责。4.0 程序4.l 质量记录的设置与格式的设计4.1.1 各职能部门应根据本部门工作的质量管理要求与特点设置必要的质量记录并进行质量记录格式的设计。4.1.2 设计的质量记录与格式的内容应能满足为证实检验服务质量符合规定的要求或质量体系运行的有效性提供足够的证据。4.1.3 有关检验的质量记录格式应经主管领导审定，质量体系运行的相关记录应经质量负责人审定。4.1.4 经审定后的质量记录应由综合室按照文件控制程序（QP01）进行统一编号，纳入质量记录一览表（QR07P02）中进行管理。4.2 质量记录的填写要求与标识
10、4.2.1 质量记录的填写应按设计的格式进行填写，内容应完整，签署齐全，各项签名必须签全名。4.2.2 质量记录填写时确保字迹工整、清晰，填写后不得更改。如需更改，只能划改，并在划改处签名。广东省清远市锅炉压力容器与特种设备检验所程序文件文件编号：QP02第2页共2页质量记录控制程序第一版第0次修改颁布日期：2004.8.14.2.3 填写后的质量记录应在指定的位置进行编码标识，编码标识为水号。4.3 质量记录的收集、归档和保存4.3.1 各职能部门在对已完成的记录交给综合室。综合室按以便于检索的原则进行装订、编号、归档。4.3.2 归档的质量记录应在质量记录归档登记表（QR08P02）进行登
11、记，登记时应将归档位置清楚的填在登记本上，以便查阅时能迅速检索。4.3.3 各部门应对质量记录的保存提供适宜的环境和充分的设施，满足防潮、防火、防虫蛀、鼠害等要求。4.3.4 记录的保存期限，应符合质量记录一览表（QR07P02）中的规定。4.4 记录的借阅需借阅有关质量记录时，借阅人应填写质量记录领用（借阅、销毁）申请表（QR12P02），经分类管理部门领导批准后方可借阅。4.5 质量记录的销毁4.5.1 超过保存期限的质量记录，由文件资料员填写质量记录领用（借阅、销毁）申请表（QR09P02），经本部门主管领导审核批准，与指定的监管人一起进行销毁。4.5.2 质量记录销毁后，文件资料员应在
12、质量记录归档登记表（QR08P02）上作好记录。5.0 相关文件文件控制程序（QP01）6.0 执行记录质量记录一览表（QR07P02）质量记录归档登记表（QR08P02）质量记录领用（借阅、销毁）申请表（QR09P02）广东省清远市锅炉压力容器与特种设备检验所程序文件文件编号：QP03第1页共3页管理评审控制程序第一版第0次修改颁布日期：2004.8.11.0 目的确保质量管理体系持续的适宜性、充分性、有效性以及质量方针、质量目标的适应性，评价质量管理体系改进和更改的必要性。2.0. 范围适用于本所对质量管理体系运行现状及质量方针、质量目标的综合效果的评审。3.0 职责3.1 所长主持召开管
13、理评审会议3.2 质量负责人负责组织管理评审会议3.3 各职能部门负责人参加管理评审会议，并负责相关纠正和预防措施的实施，并检查、跟踪纠正和预防措施的效果。4.0 程序4.1 评审时机的确定4.1.1 管理评审会议，每年至少要召开一次。4.1.2 在下列情况下，所长应考虑开展管理评审活动：a.当所的体制、组织机构发生重大变化时；b.当所的质量方针目标需要进行调整时；C.当上级监察机构要求发生重大变化时；d.当检验服务质量出现重大异常时；e.所长本人认为有必要时。4.2 管理评审输入4.2.1 内外部质量审核结果；4.2.2 上级监察机构和顾客的反馈意见；4.2.3 检验、评审过程及服务质量的符合性；4.2.4 预防和纠正措施的运行情况；4.2.5 以往管理评审的跟踪措施；广东省清远市锅炉压力容器与特种设备检验所程序文件文件编号：QP03第2页共3页管理评审控制程序第一版第0次修改颁布日期：2004.8.14.2.6 经过策划的可能影响质量管理体系的更改；4
