第十二章节专门档案的管理与利用

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1、第十二章 专门档案的管理与利用,学习目标,主要内容,知识框架图,本章点睛,了解音像档案的管理。 熟悉人事档案的管理、会计档案的管理、声 像档案的管理。 知道专门档案的种类、作用及管理方法。 掌握人事档案、会计档案分类的基本方法。,3,2,1,专门档案在社会生活中具有十分重要的作用。保守人事档案机密，维护人事档案材料完整。会计档案是记录经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分。,第二节 会计档案的管理 与利用,第三节 声像档案的管理 与利用,第一节 人事档案的管理 与利用,第一节 人事档案的管理与利用,一、人事档案的收集与鉴别,二、人事档案的整理,三、人事档案的利用,本节点睛,雪莱,他

2、人的经验，传达到我们的经验中，那就属于程度最低的一种。,人事档案一般产生于单位组织的人事 管理活动，主要包括个人基本材料、主要 经历、相关考核和评价等几大部分，根据 条例又可分为正本和副本两大类。,一、人事档案的收集与鉴别,人事档案正 本是全面反映一 个干部的历史和 现实情况的材料， 分为10大类，是 一个干部的全部 原始材料的总和， 见图11-1。,（一）人事档案正本,图11-1 人事档案正本的分类,人事档案的副本是概括反映一个干部历史和现实 情况的材料，由 干部人事档案正 本主要材料的复 制件构成，包括 以下八部分，见 图11-2。,（二）人事档案副本,图11-2 人事档案的副本的主要内容

3、,在收集中必要的鉴定甄别工作也必不可少， 鉴别归档材料的具体做法，见图11-3。,图11-3 鉴别归档材料的具体做法,（二）人事档案副本,对人事档案的鉴定，如表11-1所示。,表11-1 人事档案鉴定参考表,（二）人事档案副本,续 表,（二）人事档案副本,二、人事档案的整理,干部档案的整理工作，是将收集起来的每 个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。通过整理，使原来零乱的档案材料转化为能反映干部情况的系统、条理的专门案卷。,干部人事档案的利用必须按照干部管理权限确定 的范围进行，对查阅、借阅不同层次干部的档案，国 家规定了

4、相应的审批制度，见图11-4。,三、人事档案的利用,图11-4 干部人事档案的利用必须遵守的规定,第二节 会计档案的管理与利用,本节点睛,一、会计档案的收集,二、会计档案的整理与鉴定,三、会计档案的提供利用,列宁,从失败的经验中学习。,会计档案是在会计工作中形成的，记录和 反映一定组织和单位经济业务的专业材料，包 括三种，见图11-5。,图11-5 会计档案的内容,一、会计档案的收集,根据我国会计档案管理办法的规定 会计档案的收集工作应明确以下三个问题， 见图11-6。,图11-6 档案的收集工作注意的问题,一、会计档案的收集,二、会计档案的整理与鉴定,（一）会计档案的分类整理 根据会计档案的

5、类别和特点，具体可分为以下 类别，见图11-7。,图11-7 会计档案具体的分类,图11-8 会计档案的整理步骤,会计档案的整理步骤，见图11-8。,二、会计档案的整理与鉴定,会计档案的鉴定工作和保管期限， 见图11-9。,（二）会计档案的鉴定,图11-9 会计档案的鉴定工作和保管期限,对于经鉴定确无保存利用价值的会计档案可以进 行销毁，但由于会计档案的重要性和机密性，销毁必 须严格按有关规定程序进行，见图11-10。,图11-10 销毁的程序,（二）会计档案的鉴定,会计档案保管期限的分类特征，如表11-2所示。,表11-2 会计档案保管期限表 （企业和其他组织会计档案保管期限表）,续 表,（

6、二）会计档案的鉴定,会计档案的作用和有效的利用方式，见图11-11。,三、会计档案的提供利用,图11-11 会计档案的提供利用,第三节 声像档案的管理与利用,二、照片档案的管理,本节点睛,一、声像档案的作用与特点,三、录音、录像档案的管理,人变得聪明，并不是凭藉经验，而是对 待经验的能力。,萧伯纳,声像档案是指在社会活动中产生的 具有保存利用价值，以声音、图像为记 录手段的各种载体形的原始记录。,一、声像档案的作用与特点,1. 历史凭证作用 声像档案一方面是人类社会活动客观、 真实的记录，是最原始、最直接的历史凭证； 另一方面由于声像档案能够提供多种媒体传 输途径，其信息量和现场感都是文字材料

7、所 不及的。,（一）声像档案的作用,声像档案就是当时历史最有说服力的证据。,南京大屠杀中的照片,淞沪抗战的记录片,2. 科学研究作用 声像档案能使人产生身临其境的感觉，能 够帮助人们在不同的时间和空间观察和研究同 一对象。这给科学研究带来了极大的便利，研 究者们可以突破时空限制，在更加广阔的领域 开展研究。,（一）声像档案的作用,利用声像档案记录科研成果、提供科研 素材，已经成为现代科学研究的重要手段。,声 像 档 案,3. 广泛交流作用 声像档案容量大，并具有直观、多维等 优势，能够使人们的交流变得更加容易，更 加方便，交流效果也大大超过了文字，而且 同一件声像档案对于不同的利用者，或同一

8、利用者从不同角度都能得到不同的信息。,（一）声像档案的作用,一段录像资料，我们既可以从其内容方面加以研 究，也可以从每一个人物的角度进行探讨，同时还可 以研究其拍摄技巧或艺术水平。档案部门应该重视声 像档案的这种作用，充分利用它进行各种信息交流工 作。,录 像 资 料,4. 宣传教育作用 利用声像档案进行宣传教育不仅形象 生动，而且效果明显，具有极强的说服力 和感染力。,（一）声像档案的作用,现代教育学的实验证明：学生在获取知识时仅靠听觉，三个小时后能保持70%，三天后仅能保持10%；若依靠视觉，则三个小时后能保持72%，三天后能保持20%；如果综合依靠视觉和听觉，三个小时后可保持85%，三天

9、后仍可保持65%。,看听结合,听,看,（二）声像档案的特点,不同的声像档案的特点也不相同，这里我 们综合不同的声像 档案从六个方面加 以讨论，见图11-12。,图11-12 影响声像档案的特点的六个方面,二、照片档案的管理,照片档案是声像档案的一种。根据我照 片档案管理规范（GB/T11892-89）的规定， 照片档案是指： “国家机构、社会组织及个人 在社会活动中直接形成的，有保存价值的，以 感光材料为载体，以影像为要反映方式的历史 录。”,1. 收集范围 按照照片档案管理规范的规定，照片档案的 收集范围应该包括，见图11-13。,（一）照片档案的收集,图11-13 照片档案的收集范围,2.

10、 归档要求 要求主要包括五项，见图11-14。,图11-14 照片档案的归档制度,（一）照片档案的收集,照片档案的鉴定是确保所藏照片档案价值的重要 环节，档案部门必须对照片档案进行认真鉴定，验收 合格后才能整理组卷。照片档案的鉴定主要包括三个 方面，见图11-15。,（二）照片档案的鉴定,图11-15 照片档案的鉴定内容,冲洗器,底片和照片在冲洗过程中如果水洗不彻底，定 影液中的硫代硫酸钠全残留在其中，这将直接导致 底片和照片发黄和褪色。底片和照片入库前的技术 处理可以采用直接水洗，也可以采用药水清洗，其 配方为： 水 750毫升 过氧化氢（3%） 150毫升 氢氧化铵（3%） 100毫升 加

11、水至 1000毫升,（三）照片档案的整理,1. 照片档案的分类 由于保管的要求不同，照片档案中底片 与照片应分别整理分类。,底 片,照 片,2. 照片文字说明的编写 文字说明是照片档案不可缺少的一部 分。如果没有文字说明，许多照片连出处、 事件、人物都无法分辨，更无法判断其价 值，而同一张照片可能因其文字说明不同， 内容大相径庭。,（三）照片档案的整理,文字说明应包括事由、时间、地点、人物、 背景、摄影者六要素。要求文字简洁、语言通 顺，一般不超过 200 字。文字说明的几个部分 要分段编写，格式如下： 照片号底片号 拍摄时间 文字说明 参见号 摄影者,照片文字说明,（四）照片档案的保护,按国

12、家有关规定，照片档案的保护的内容， 见图11-16。,图11-16 照片档案的保护的内容,具体保管时可将底片和照片分别用不同 的装具存放：底片装具有底片袋、底片册和 底片盒。,底片袋,底片册,照片装具可分为簿册式、插袋式、粘贴 式、压膜式等种类。无论哪一种都应该选用 透明的无有害物质污染的优质薄膜，既不易 磨损照片，又避免了外界因素的影响。,插袋式相册,粘贴式相册,照片档案的利用方式很多，其中较常用的 有四种。 1. 借阅服务 即利用档案部门的阅览室向利用者提供照 片档案的借阅，满足利 用者的各种需要，这是 照片档案利用的主要渠 道。,（五）照片档案的利用,档案部门的阅览室,缩微,2. 复制服

13、务 根据利用者的需要提供照片复制件，是一 种既有利于提高利用率，又宜于保护原始照片 的有效利用方式。照片复制的方法很多。,刻录光盘,（五）照片档案的利用,3. 编辑出版照片画册 档案部门还可以根据社会的需要组织编辑 出版大型照片画册。照片画册能够围绕某一主 题将各个不同时代、不 同来源的照片档案集中 在一起，通过公开出版 发行的方式向社会广泛 传播档案信息，方便利 用者利用档案资源。,照片画册,（五）照片档案的利用,4. 照片档案展览 利用照片档案举办各种展览也是一种行 之有效的利用方式。照 片展览形象生动、形式 活泼、影响面广，对发 挥照片档案的社会作用 有较大的帮助。,照片档案展览,（五）

14、照片档案的利用,（六）照片档案的数字化管理,1. 数字化照片档案的收集 数字化照片档案的收集的方式有两种，见图11-17。,图11-17 数字化照片档案的收集的方式,（六）照片档案的数字化管理,2. 数字化照片档案的分类 照片分类是建立数字档案的重要环节。可以利用WINDOWS的文件夹功能为照片建立三级目录。一级目录为年份；二级目录为照片类别；三级目录为照片编号。 3. 数字化照片档案的存放 为保证安全，通常可将数字照片档案拷贝到独立硬盘存储器、光盘等耐久性强的载体上存放。将鉴定过的数字档案照片拷贝到光盘上至少要求一式两套，一套封存保管，一套供查阅利用。,录音、录像档案是声像档案的另一种常见

15、形式。目前的录音录像档案大多是采用磁性物 质来保留声音和图像，所以又称为磁记录档案 磁记录档案是指通过电磁转化原理和磁性物质 的磁现象记录信息的档案形式。,三、录音、录像档案的管理,磁记录档案包括的种类，见图11-18。,三、录音、录像档案的管理,图11-18 磁记录档案的种类,图11-19 录音、录像档案的收集应注意的问题,录音、录像档案的收集应注意以下两个面， 见图11-19。,（一）录音、录像档案的收集,在收集过程中要注意加强对录音、录像档案的鉴 定，保证其真实可靠、 具有保存利用价值。 录音录像档案的鉴定 可以从四个方面来进 行，见图11-20。,（二）录音、录像档案的鉴定,图11-2

16、0 录音录像档案的鉴定工作,录音磁带和录像磁带尽管结构、原理相似，但由 于记录的内容、频率范围有较大区别，所以应该分别 进行归类，见图11-21。,（三）录音、录像档案的分类,图11-21 录音、录像档案的分类,录音录像档案保存时间有限，而且受外界环境的 影响较大，所以其保护应 严格按有关规定的标准进 行，尽可能提供一个良好 的保存环境，以延长磁记 录材料的寿命，注意的问 题有六方面，见图11-22。,（四）录音、录像档案的保护,图11-22 录音、录像档案的保护要注意的问题,（四）录音、录像档案的保护,1. 视听服务 有条件的档案部门应该建立专门的声像 档案视听室，提供必要的设备供利用者利用 录音、录像档案。视听室的设备一般包括录 音机、录像机、电唱机、功率放大器、耳机、 扬声器等。,（五）录音、录像档案的利用,录音机,录像机,电唱机,耳 机,扬声器,功率放大器,2. 复制服务 提供录音、录像带的复制件也是一种常用 的利用方法。录音录像带复制容易，效果也较 好，而且可以同时满足众多利用者的需要，还 可以利