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1、发文管理1 范围月度采购计划包含适用于公司所有部门签发公文的全过程，公文种类可以包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种2 控制目标2.1 确保全公司以统一的方式发放公文2.2 确保公文签发工作的效率和质量3 主要控制点3.1 发文部门经理审阅本部门草拟的公文计划人员根据物料品种确定是否本年已有签约供应商，没有供应商的重新进行选择，已有供应商的确定供应价格3.2 办公室主任审阅发文部门提交的公文草样3.3 发文部门主管经理或副总经理审阅签发公文4 特定政策4.1 文件下发工作应在半天之内完成 4.2 为便于档案管理，对集团公司各级机构
2、公文字号统一设置如下： （一）公司级（含集团公司党委、行政、工会、共青团）文件字号冠“神马”字样，即：神马+机关代字+年份+序号，发文机关标识下空2行，用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入，序号不编虚位（即1不编为01），发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 公司级公文字号设置如下： 集团公司党委文件字号为：神马发20xxx号； 集团公司工会文件字号为：神马工20xxx号； 集团公司团委文件字号为：神马青20xxx号； 集团公司行政机关文件字号设置如下： 1、神马令：适用于以总经理名义颁布的有关行文； 2、神马：适用于以集团公司行政名
3、义向上向下行文； 3、神马人：适用于集团公司人事、干部管理、劳动、工资管理方面的上下行文； 4、神马办：适用于集团公司办公室受命签发的上下行文； 5、神马函：适用于集团公司向有关单位商洽工作、告知事项的平行文 （二）集团公司直属各子公司党、政、工、团文件字号不准使用“神马”字样，可直接以“单位代字+年份+序号”形式标识。其党、政、工、团机关代字分别为“组”、“政”、“工”、“青”，如橡胶轮胎公司党委公文字号为：橡组字20xxx号，其它直属子公司依此类推 （三）上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用三号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒
4、号后用三号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm（四）集团公司所属各分公司不具备发文资格4.3 由各部门负责起草的公文文稿，本部门负责人要认真审核，全面把关、修改和定稿，签名并加盖部门印章后报送公司办公室进行核稿。公文由公司办公室统一报送有关领导签批、统一编号、统一登记并负责打印（紧急公文在报送公司办公室时要提出时限说明）。各部门的公文由其自行负责管理4.4 凡可以用电话和协商等方式解决的问题，不得印发文件4.5
5、 凡可以用集团公司办公室文件解决的问题，不印发集团公司文件；凡可以用一般通知解决的问题，不印发正式文件4.6 凡属各部门职权范围内的事情，部门行文或者与有关部门联合行文可以解决的问题，不以集团公司、集团公司办公室名义行文或批转4.7 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.59.5。公文用纸幅面尺寸为GB/T148中规定的A4型纸（其成品幅面尺寸为：210mm297mm）。公文标题位于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，标题字号采用二号小标宋体
6、字。正文用三号仿宋体字，版式一般每面排22行，每行排28个字。根据集团公司实际情况，可采用单面印刷，印刷要求按国家行政机关公文格式7.3执行。装订要求按国家行政机关公文格式7.4执行4.8 起草、修改和审核公文，应严格按照国家行政机关公文处理办法的要求认真办理。文稿用蓝黑水笔或碳素水笔认真誊写清楚，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝水笔、红墨水笔起草、修改、签发公文。凡不符合上述要求或涂改、修改过多，字迹潦草者，集团公司办公室可以予以退回，誊写清楚后方可送领导签发4.9 拟稿应简明扼要，层次清楚，文理通顺，字迹工整，其中所用的数字、计量单位、人名、地名、时间和引文等要认真核实，做到规范划一，准确无误。
7、公文中的数字除必须使用汉字的以外，应当使用阿拉伯数码。拟稿人应注明单位、姓名、电话，并经本部门负责人核稿签名，而后按规定程序办理4.10 领导审批、签发公文，以蓝黑水笔、碳素水笔书写。审批、签发公文应签署具体意见、姓名和时间，以便承办人员办理5 发文管理流程C-15-01-001步骤涉及部门步骤说明1发文部门综合管理员起草公文2发文部门经理审阅公文草样在内容上有无偏差2.1发文部门综合管理员若发文部门经理审阅不通过，按批示修改公文3发文部门综合管理员若发文部门经理审阅通过，上交公司办公室4办公室秘书对上报文稿格式、文体、措辞进行规范调整、补充修改后，登记公文编号并进行规范核定5办公室主任审阅公
8、文草样，对公文涉及的政策法规内容进行把关5.1办公室秘书若办公室主任审阅不通过，返还发文部门修改公文6办公室秘书若办公室主任审阅通过，上报公司总经理/主管副总审阅公文草样7公司总经理/主管副总审阅公文草样，对相关政策法规内容进行最后审核7.1办公室秘书若部门主管副总经理/总经理审阅不通过，返还发文部门修改公文8公司总经理/主管副总若公司总经理/主管副总审阅通过，签发文件9办公室文印员打印、校对公文样稿，每份校对两遍，若打印有误，根据校对稿重打公文样稿，若打印无误，根据份数要求印刷公文10办公室机要管理员公文盖章，参见印章使用流程11办公室机要管理员将正式公文下发，与相关部门综合管理员办理登记、签收手续12办公室机要管理员留存下发公文，立卷归档，年底根据归档要求，将留存的公文移交档案室
