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1、创新档案管理,提升服务水平 摘 要：创新是当今时代的主题，档案管理要想跟上时代发展的步伐，就必须以创新为主题，在推进信息化和现代化建设的同时，提升服务能力和水平，从而最大程度地发挥其在社会生活中的独特作用。为此，本文提出创新档案管理观念、创新档案管理制度以及创新档案管理方式的主张，旨在推进档案管理服务社会生活的水平。 关键词：档案管理；创新；服务 创新是时代的主题，随着信息化时代的到来，各行各业都在加紧创新，以应对不断发展变化的形势需要。档案管理在近几年的发展变化中，管理内容更为复杂，管理手段也更为多样，不过管理水平却相对滞后，为此，必须进一步加大创新力度，提升管理水平，提升服务社会生活的能力
2、。 一、创新档案管理观念 观念决定行动，创新档案管理观念，是创新档案管理的首要之举。 传统观念认为，档案是相对静止的，一旦形成档案，往往就会作为一种原始资料保管在档案室、档案柜里，除非有人查询，否则几乎长期处于静止状态，利用率非常低。尤其在信息化时代，网络资源无限丰富，如果想查询什么资料，人们更习惯于使用百度搜索，而不会求助于纸质档案。所以，要创新档案管理，必须从改变传统观念做起。 首先，要对档案的作用有一个全新的认识。有些人认为，档案就是一些资料的累积，这些资料几乎都能百度得到，所以档案的作用已经弱化了。这显然是对档案缺乏了解，以企业档案为例，它是企业员工生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是
3、企业发展历程的真实记录和客观评价，当这些经历以文字、数据、图片、音像等形式固定下来时，它所代表的是企业不可复制的记忆，是金钱买不到的无价之宝。很多档案更是企业独有的原始记录，往往记载着一些还没有公开的内容，比如专利技术，设计方案等等，而这种属性，是网上那些轻易就能搜到的信息所无法比拟的。所以，绝对不能低估档案在经济社会发展过程的重要性和不可替代性。 其次，要对档案的服务范畴有一个全新的认定。通常情况下，某个单位或某个部门的档案，往往都是为本单位或本部门服务的，服务范畴似乎从归档的那天就被自动界定出来了，但随着信息化时代的到来，档案的服务范畴已经没有这样的局限性了，必须充分意识到，除非是带密级的
4、档案，否则，档案就是服务于整个社会的。换句话说，分享档案这份财富的是整个社会，而不是个别单位或集体。只有创新对档案的认识，才能在管理上主动创新，积极寻求新的发展。 二、创新档案管理制度 制度决定服务高度，所以创新档案管理制度是创新档案管理的一个必要环节。 从目前看，适应各种性质，各类机制的档案管理制度还不够健全，比如，有的档案收集制度不健全，导致一些档案缺乏完整的记录，从而影响了利用价值；有的档案保管制度不健全，导致档案保管不当，出现档案破损，毁坏甚至丢失的现象；有的档案利用制度不健全，导致有的档案利用率极低，无法发挥出其应有的作用和价值。所有这些，都极大地影响了档案的研究和利用，是档案管理亟
5、待的问题。因此，创新档案管理，必须在制度上创新，要根据我国档案法等法律法规和有关的档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。同时，要引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准，使档案管理工作逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。此外，档案管理员的职责也与以前有所不同，要结合实际，对档案管理员在档案工作中的义务和责任，作出更加具体和明确的规定，从而提高档案管理人员工作的规范性，进而提高他们的服务水平。 三、创新档案服务方式 方式决定服务的效率，所以创新档案服务方式，是创新档案管理的核心内容。 在信息化时代，档
6、案载体发生了巨大变化，由原来以纸质档案为主，逐渐发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，极大地增加了档案的信息存储量，使档案具有开发利用速度快、直观性、选择性和易操作性的特点。这些特点，也使得档案更容易走出档案室的狭小空间而走向社会，更好地为人们的生活、学习和工作服务。 一是要实现档案资源共享，建立联合目录。我们要打破档案、图书馆等部门各自为政的局面，建立一个完整的资源共享系统，进行一体化管理，发挥整体优势。要建立联合目录，就是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录，从而使利用者能够很方便地获取到
7、更多，更广泛的知识和信息，情报等。与此同时，各文献部门也能充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源的利用率，从而避免了不必要的重复和浪费，也可以有效地缓解档案存储空间拥挤，管理人员及资金紧张等现实的矛盾。在共享的同时，各级各类档案馆和图书馆也可以统筹发展，走特色化专业化发展的道路，从而更好的满足于社会多方面的需要。 二是开展在线服务。传统的档案利用方式，一般都是到档案部门去调阅档案，或者参加档案展览、查询档案的复印件等。但在信息化的今天，这种利用档案的方式显然缺乏快速性和便捷性，显得麻烦。这时，就需要创新服务方式，为大众提供现代化的在线服务。建立档案馆（室）网页，实现档案信息的网
8、上检索是一个重要方式，比如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。为大众提供电子信箱服务，让大众与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行直接对话和信息交流，档案管理人员也要扮演好服务员的角色，及时、耐心地回答服务对象关于档案内容和利用途径等方面的咨询，让服务真正贴近生活。 三是开展档案阅览服务。以前，档案几乎不对大众开放，到档案馆（室）查阅资料的也多是公务人员，这使得档案的利用率很低。为此，可以开展档案阅览服务，比如每周设立档案阅览日，在档案室开辟一块阅览空间，让大众可以更便捷地调阅档案，了解信息，提高档案的利用率。 总之，创新档案管理，是适应信息化时代档案工作的必然要求。在创新的过程中，必须在观念、制度和服务方式上下工夫，想办法，真正使貌似陈旧的档案焕发生机，为社会生活服务，展现其独有的价值和作用。 参考文献 1于泰山，加强档案管理工作规范化，推进档案创新发展J.办公室业务，2012年05期 2王燕玲，浅析如何做好档案管理工作J.大视野，2008年07期
